BAZY DANYCH – PROGRAM ACCESS

1. WIADOMOŚCI OGÓLNE I ĆWICZENIA BAZY DANYCH – PROGRAM ACCESS Opracował: Zbigniew Szymanek

2. DEFINICJA Baza danych to uporządkowany zbiór danych z określonej dziedziny tematycznej, zorganizowany w sposób ułatwiający do nich dostęp. System zarządzania bazą danych to program zarządzający danymi w bazie i umożliwiający ich przetwarzanie.

3. Komputerowe bazy danych dzielimy ze względu na sposób dostępu do nich na: • bazy jednostanowiskowe – baza i system zarządzania nią znajdują się na jednym komputerze, dostęp do bazy ma jeden użytkownik • bazy ze współdzieleniem plików – baza i system zarządzania nią są dostępne na wielu komputerach • bazy typu klient-serwer – baza i system zarządzania nią stanowią odrębny proces, często na wydzielonym komputerze – serwerze bazy danych.

4. MODELE BAZ DANYCH Model hierarchiczny Technikum Profil Księgowość Administracja Hotelarz Sekretariat Dyrekcja Informatyk

5. MODELE BAZ DANYCH 2. Model sieciowy Uczelnie Uniwersytet Jagielloński Uniwersytet W Poznaniu Uniwersytet w Toruniu Wydział Informatyki Wydział Fizyki Wydział Humanistyczny Socjologia Informatyka

6. MODELE BAZ DANYCH 3. Model relacyjny Informacja jest zapisywana w tabeli w formie wierszy. Tabele tworzą między sobą powiązania – relacje. Uczeń Lp Nazwisko Imię Miejscowość Ulica Nr domu Data urodzenia Data rozpoczęcia nauki Miejsce urodzenia Nr klasy Koniec nauki Notatki o uczniu Zdjęcie Ocena końcowa Klasa Nauczyciel 1 Nr klasy Nazwa klasy Specjalność Id wychowawcy Opis klasy 1 Id nauczyciela Nazwisko Imię Uwagi

7. Tabela W modelu tym podstawową formą przechowywania danych jest tabela – zbiór powiązanych ze sobą danych. Kolumna Nazwa kolumny Rekord (wiersz) Pole

8. Klucz podstawowy Klucz podstawowy to minimalna kombinacja pól identyfikująca każdy rekord w tabeli w sposób jednoznaczny. • Klucz podstawowy nie może zawierać powtarzających się danych oraz nie może być pusty. • klucz sztuczny – to pole zawierające unikatową wartość nadaną sztucznie każdemu obiektowi w tabeli. • klucz obcy – to jedno lub więcej pól tabeli (kolumn), które odwołują się do pola lub pól klucza podstawowego innej tabeli. Wskazuje sposób powiązania tabel.

9. Relacja Relacja to zdefiniowanie logicznego połączenia między tabelami bazy danych. W efekcie zmiana wiersza bieżącego w tabeli głównej powoduje automatyczną zmianę wiersza bieżącego w tabeli przyłączonej. • Typy relacji: • jeden do jednego • jeden do wielu • wiele do wielu

10. Program Access W programie Access może być otwarta tylko jedna baza danych. Jednak w obrębie tej bazy danych może istnieć wiele obiektów typu: tabela, kwerenda, formularz, raport czy makropolecenie. Od MS Office Access 2007 wprowadzono nowy format pliku o rozszerzeniu accdb.

11. Obiekty programu Access • Tabela– tabele są podstawowymi obiektami bazy danych służącymi do przechowywania danych; • Formularz – formularze są obiektami, które służą do przedstawiania danych z tabeli lub kwerendy w sposób graficzny; • Kwerenda – umożliwia przeszukiwanie, sortowanie i wyświetlanie danych. Służą do pobierania informacji z tabel, ich przetwarzania oraz wykonywania obliczeń; • Raport – obiekt służący do wyświetlania i drukowania zestawień danych z tabeli lub kwerendy;

12. Makro– makropolecenia to procedury, których działanie powoduje wykonanie jednej lub kilku czynności zwanych akcjami. Makropolecenia pozwalają uprościć i zautomatyzować obsługę baz danych; • Moduły – są to zbiory procedur i funkcji napisanych w języku Visual Basic.

13. Tabela jako podstawowa forma organizacji danych Dane w bazie danych są zapisywane w tabelach. Zbiór podobnych informacji jest umieszczony w jednej tabeli. W bazie danych może być wiele tabel przechowujących informacje dotyczące różnych tematów. Tabela musi być dobrze zaplanowana i zaprojektowana, aby uniknąć późniejszych jej modyfikacji. Nazwa pola Tabela Pole Rekord Na karcie Tworzenie w grupie Tabele można wybrać ikonę określającą sposób tworzenia tabeli: z Szablonu tabel, Tabeli (automatycznie nowej), Projekt tabeli (nowa tabela przy użyciu widoku projektu

14. Projektowanie tabeli (opcja Projekt tabeli) Okno projektowania tabeli składa się z dwóch części – w górnej definiujemy strukturę tabeli, w dolnej – właściwości pól tabeli. Minimalna deklaracja w projekcie tabeli musi zawierać nazwy pól i typy pól. Jeśli nie zostanie zdeklarowany typ danych, to domyślnie wybierany jest typ Tekst. Kolumna Opis może zawierać komentarze do projektowanych pól. Tabelę po zaprojektowaniu należy zapisać i nadać jej nazwę np. Dane osobowe.

15. Definiowanie klucza podstawowego • Pole pełniące funkcję klucza podstawowego ma kilka cech: • Jednoznacznie identyfikuje każdy rekord, • Nigdy nie jest puste ani nie ma wartość NULL – wartość zawsze istnieje, • Jest niezbędne przy zakładaniu relacji, • Jest rzadko (najlepiej nigdy) zmieniane • Za pomocą klucza podstawowego program Access szybko łączy dane z wielu tabel. • Aby ustawić klucz podstawowy (zmienić lub usunąć klucz), należy skorzystać z widoku projektu. Trzeba zaznaczyć wiersz z polem, które będzie kluczem podstawowym i na karcie Narzędzia wybrać ikonę Klucz podstawowy Gdy pole klucza podstawowego zostało zdefiniowane automatycznie, program przypisuje mu nazwę pola Identyfikator oraz typ danych Autonumerowanie

16. Typy danych

18. Ćwiczenie1a Zaprojektuj prostą bazę danych składającą się z jednej tabeli. Tabela nazywa się DANE OSOBOWE i zawiera następujące pola: Rozmiar 30 znaków 25 znaków 50 znaków 45 znaków 6 znaków Nazwa kolumny Nr ewidencyjny Nazwisko Imię Miejscowość Ulica Nr domu Data urodzenia Zarobki Zdjęcie Uwagi Typ Autonumerowanie Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst Data/godzina Waluta Obiekt OLE nota W zaprojektowanej tabeli ustaw klucz podstawowy, wpisz przykładowe dane i wstaw przynajmniej 2 zdjęcia. Zanim wstawisz zdjęcia, utwórz plik ze zdjęciami w formacie mapy bitowej i odpowiednio je nazwij.

19. Właściwości pól tabeli

20. Ćwiczenie1b Zaprojektuj bazę danych SZKOŁA składająca się z trzech tabel: Tabela UCZEŃ Tabela KLASA Tabela NAUCZYCIEL Wprowadź przykładowe dane do tabel np.: 6 klas 1a, 1b, 1c, 2a, 2b, 2c, 8 nauczycieli do tabeli NAUCZYCIEL 20 uczniów do tabeli UCZEŃ

21. Zasady tworzenia relacji między tabelami • Relacje między tabelami: • pomagają w projektowaniu kwerend na podstawie danych z wielu tabel, • pomagają w projektowaniu formularzy i raportów opartych na danych z wielu tabel • poprzez wymuszanie więzów integralności zapobiegają powstawaniu rekordów odłączonych (to rekord odwołujący się do rekordu, który nie istnieje • Aby prawidłowo utworzyć relacje między tabelami, muszą być spełnione warunki: • Pola wspólne muszą mieć ten sam typ danych (jeśli klucz podstawowy tworzy pole typu Autonumerowanie, polem klucza obcego może być pole typu Liczba, ale RozmiarPola musi być taki sam) • Pole wspólne w tabeli ze strony jeden musi być polem klucza podstawowego • Pola łączone muszą zawierać informacje wzajemnie sobie odpowiadające.

22. Relacja jeden do wielu Relacja to powiązanie między parą tabel bazy danych za pomocą pola klucza podstawowego jednej z tabel i odpowiadającego mu pola klucza obcego w drugiej tabeli Najczęściej korzystamy z relacji jeden do wielu, relację jeden do jednego używa się bardzo rzadko, a relację wiele do wielu należy zastąpić dwoma relacjami jeden do wielu. Relacje między tabelami tworzymy w oknie Relacje na karcie Narzędzia bazy danych. Jeśli relacji jeszcze nie zdefiniowano, pokaże się automatycznie okno Pokazywanie tabeli, w którym wyświetla się wszystkie tabele bazy danych. W oknie Relacje przeciągamy pole (zwykle klucz podst.) z jednej tabeli do pola wspólnego (klucza obcego) w drugiej tabeli. W wyświetlonym oknie Edytowanie relacji zaznaczamy pole Wymuszaj więzy integralności i klikamy Utwórz. Między tabelami powstanie linia relacji. 1

23. Reguły integralności bazy danych • Reguły integralności bazy danych zapewniają poprawność i spójność danych w bazie. Można je definiować na poziomie pól (typy danych, maski wprowadzania) oraz tabel i relacji (wymuszanie więzów integralności). • Po włączeniu Wymuszaj więzy integralności są stosowane poniższe reguły: • nie można wprowadzić wartości w polu klucza obcego tabeli połączonej, jeśli ta wartość nie istnieje w polu klucza podstawowego tabeli podstawowej. • nie można usunąć rekordu z tabeli podstawowej, jeśli w tabeli połączonej istnieją rekordy pasujące do niego. • Nie można zmienić wartości klucza podstawowego w tabeli podstawowej, jeśli spowodowałoby to powstanie rekordów odłączonych.

24. Ćwiczenie2 Dla bazy danych SZKOŁA sprawdź, czy są spełnione warunki niezbędne do prawidłowego zdefiniowania relacji, zaprojektuj relacje między tabelami 1 1 Jeśli relacja nie została prawidłowo zdefiniowana, po zaznaczeniu opcji Wymuszaj więzy integralności pojawi się komunikat o przyczynie błędu

25. Sprawdzanie poprawności danych • Aby ograniczyć możliwość popełnienia błędu w czasie wprowadzania danych, możemy zdefiniować ograniczenia, które pomogą w kontrolowaniu poprawności danych. • wartość domyślna • maska wprowadzania • reguła poprawności Wartość domyślna Gdy dane w wybranym polu często przyjmują tę sama wartość, należy ją wpisać do pola Wartość domyślna, wówczas pojawią się automatycznie w każdym nowym rekordzie. Wartość domyślną można określić dla danych wszystkich typów z wyjątkiem typów Obiekt OLE i Autonumerowanie. Dla danych typu liczbowego lub kwotowego wartość domyślna to 0.

26. Ćwiczenie3 W tabeli UCZEŃ w polu Data rozpoczęcia nauki ustaw Wartość domyślną na datę bieżącą, dla pola Specjalizacja w tabeli KLASA ustaw wartość domyślną na Ogólna. Wartości domyślne będą wpisywane tylko w nowych rekordach, w już istniejących nie nastąpi zmiana danych.

27. Maska wprowadzania • Maska wprowadzania może być zdefiniowana dla pól typu Liczba, Data/Godzina i Tekst. Możemy osiągnąć trzy rodzaje efektów: • zezwolenie na wpisywanie znaków określonego typu • automatyczne pojawianie się znaków, gdy część z nich się powtarza • ograniczenie liczny możliwych do wprowadzenia znaków Symbole maski wprowadzania

28. Przykłady masek wprowadzania

29. Ćwiczenie4 • W tabeli UCZEŃ ustaw maski wprowadzania tak, aby: • dla pól Nazwisko maksymalna długość 25 znaków i Imię wymusić wstawianie wielkiej litery na początku tekstu, maksymalna długość imienia 20 znaków • dla pola Nr domu zezwolić na wpisywanie cyfr, maksymalnie 4 znaki • dla pola Nazwa klasy w tabeli KLASA wymusić wpisywanie tekstu według wzoru:’2c’ • dla pola Specjalizacja ograniczyć możliwość wprowadzania znaków do liter

30. Reguły poprawności Reguły poprawności mogą być definiowane dla pojedynczego pola lub dla całego rekordu. Definiując regułę poprawności, określamy zakres danych, jakie mogą być wprowadzone w danym polu, lub zakres wypełnienia rekordu. Można je definiować samodzielnie lub za pomocą kreatora wyrażeń. Reguła poprawności dla pola Reguła ta pozwala sprawdzić wartości wpisywane w polu. Do jej definiowania używamy wyrażeń. Najprościej definiować ją dla pól liczbowych poprzez określenie zakresu dopuszczanych wartości np.: >=50 and <=1500 Dla wartości z zakresu <50,1500> >=1/1/97 and 1/1/98 Dla dat z zakresu od 1 stycznia 1997 do 1 stycznia 1998 <‘Kowalski’ Wszystkie nazwiska sprzed Kowalski w porządku alfabetycznym Można też wyświetlić własny komunikat o błędzie. Treść komunikatu należy wpisać w wierszu właściwości Tekst reguły sprawdzania poprawności.

31. Reguła poprawności rekordu Reguły te określają warunki, których spełnienie jest konieczne do zapisania całego rekordu. Mogą się one odwoływać się do różnych pól tej samej tabeli. Ustawia się je we właściwościach tabeli w widoku projektu: Narzędzie tabel->Projekt->Pokazywanie/ukrywanie->Arkusz właściwości. np.: reguła: [Data Urodzenia] < [Data Zatrudnienia], [Nazwisko] <> „” And [Imię] <> „” nie pozwoli zostawić tych pól pustych. Ćwiczenie5 W tabeli UCZEŃ pola Nazwisko i Imię nie mogą pozostać puste. Ustaw odpowiednie warunki w regule poprawności rekordu. Do szkoły można przyjmować uczniów urodzonych w roku 1991 lub później oraz zamieszkałych w Łobzie, Węgorzynie lub Świdwinie. Ustaw odpowiednie warunki w regule poprawności pola.

32. Formularze Formularz służy do przedstawienia danych z tabeli lub kwerendy w sposób graficzny. Można go zaprojektować do wprowadzania, edytowania lub wyświetlania oraz sterować dostępem do danych. Projektowanie formularza (opcja Projekt formularza) Okno projektowania formularza zawiera sekcje Nagłówek, Szczegóły i Stopka formularza. Sekcje Nagłówek i Stopka formularza służą do zamieszczania informacji, takich jak tytuł formularza, numeracja stron itp. W sekcji Szczegóły umieszczane są pola tabeli lub kwerendy, pola obliczeniowe oraz inne formanty.

33. Widok Projektu formularza pozwala na dodawanie do formularza różnych obiektów – pola tekstowe, etykiety, obrazy, linie i prostokąty, przyciski poleceń i pola kombi (formanty). Można również zmienić właściwości formantów. Na początku określamy źródło rekordów (tabela, kwerenda). Okno Arkusz właściwości pozwala na określenie tego parametru. Projektowanie->Narzędzia->Arkusz właściwości-> Źródło rekordów – wybrać odpowiednią tabele lub kwerendę. Aby umieścić w formularzu pole tabeli lub kwerendy należy je przeciągnąć bezpośrednio z okna Lista Pól do odpowiedniej sekcji formularza. Projektowanie->Narzędzia->Dodaj istniejące pola. Do budowania innych obiektów służą narzędzia z grupy Formanty na karcie Projektowanie. Aby utworzyć nowy formant w projekcie formularza – wybieramy ikonę potrzebnego formantu i w siatce projektu rysujemy formant. Możemy też użyć Kreatora formantów. Można za jego pomocą tworzyć przyciski poleceń, pola listy, podformularze, pola kombi i grupy opcji. Za pomocą narzędzi Formanty na karcie Formatowanie można dodać do formularza logo, tytuł, numerację stron lub datę i godzinę.

34. Formanty • Formanty są to obiekty, które służą do wyświetlania danych (pola tekstowe) i wykonywania akcji (przyciski poleceń), zwiększają funkcjonalność formularza (etykiety, pola wyboru, i formanty podformularza czy raportu), pokazują elementy graficzne (obrazy, linie, prostokąty). • Formanty mogą być powiązane, niepowiązane i obliczeniowe. • formant powiązany – źródłem danych jest pole tabeli lub kwerendy, służy do wyświetlania wartości pól bazy. • formant niepowiązany – nie ma przypisanego źródła danych. Wyświetla informacje, linie, prostokąty i obrazy np. etykiety • formant obliczeniowy – źródłem danych jest wyrażenie. Wartość, która stanowi źródło danych formantu, określana jest przez zdefiniowane wyrażenie. Etykiety Wyświetlają treść tekstową np. tytuł, nazwę. Można edytować treść i wygląd etykiet Pole tekstowe Służy do przeglądania i edytowania danych. Wyświetla dane z tabeli lub kwerendy, można też wykonywać obliczenia w polu tekstowym. Aby pokazać dane z tabeli pole musi być powiązane z danymi z tabeli. Tworząc je, albo przeciągamy pola z Listy pól do formularza, lub w karcie Projektowanie->Formanty->Pole tekstowe i wstawiamy do formularza. Aby je powiązać z polem tabeli we właściwościach pola tekstowego ustawiamy Źródło formantu – odpowiednie pole tabeli. Aby pole tekstowe było polem obliczeniowym – wpisujemy w nim wyrażenie, lub we właściwości Źródło formantu wpisujemy wyrażenie.

35. Ćwiczenie6 Dla tabeli UCZEŃ zaprojektuj formularz zawierający wszystkie pola z tej tabeli. Pola Nazwisko i Imię powinny zostać połączone i wyświetlone w jednym polu - pole obliczeniowe Nazwisko i imię ucznia utwórz wyrażenie =[Nazwisko] & ” ” & [Imię]. Zapisz formularz Dane o uczniu. Nawigacja między rekordami formularza za pomocą okna Rekord na dole formularza

36. Właściwości formularza • Najważniejsze właściwości formularza w oknie Arkusz właściwości dzielą się na grupy: • Format – wygląd formularza • Dane – najważniejsza Źródło rekordów • Zdarzenie – definiuje działania związane ze zdarzeniami w trakcie pracy z formularzem • Inne – pozostałe właściwości Właściwości formantów Formanty mają właściwości różne w zależności od rodzaju formantu. Znajdują się one w oknie Arkusz właściwości. W oknie Typ zaznaczenia można wybrać obiekt, którego właściwości mają być edytowane. Wstawianie do formularza obiektów graficznych • Do formularza możemy wstawić następujące elementy graficzne: • Obraz – wyświetla statyczny obraz, nie można go edytować, można jedynie zmienić jego rozmiar i proporcje (Obetnij, Rozciągnij, Powiększ) • Niezwiązana ramka obiektu – wyświetla niezwiązany obiekt OLE. Nie zmienia się przy przechodzeniu od rekordu do rekordu. • Związana ramka obiektu – wyświetla obiekty OLE, których wartości są przechowywane w kolejnych rekordach pola tabeli. Najczęściej wyświetla się dane z pola Zdjęcia (typ OLE)

37. Ćwiczenie7 Zaprojektuj formularz dla tabeli KLASA zawierający wszystkie pola z tej tabeli oraz nazwisko i imię wychowawcy z tabeli NAUCZYCIEL. Formularz nazwij Dane o klasie Ćwiczenie8 Zaprojektuj formularz dla tabeli NAUCZYCIEL zawierający wszystkie dane z tej tabeli. Formularz nazwij Dane o nauczycielu Ćwiczenie9 W formularzu Dane o klasie umieść obok danych rysunek logo szkoły Ćwiczenie10 W formularzu Dane o nauczycielu umieść jako tło formularza logo szkoły Ćwiczenie11 W formularzu Dane o uczniu umieść pole wyświetlające zdjęcia uczniów. Podczas zmiany rekordu w formularzu zdjęcie musi się zmieniać

38. Przyciski poleceń w formularzu Formant Przycisk polecenia służy do uruchamiania akcji lub zestawu akcji np. otwieranie innego formularza, znajdowanie rekordu, przejście do kolejnego rekordu itp. Aby przypisać akcję do przycisku polecenia, należy zaprojektować makro lub napisać procedurę zdarzenia i dołączyć ją do odpowiedniej właściwości przycisku polecenia. Można to zrobić tez za pomocą kreatora. Kreator przycisków poleceń Aby zaprojektować przycisk poleceń przy użyciu kreatora przycisków poleceń należy: w Widok projektu -> Projektowanie -> Formanty ->włączyć -> Użyj kreatorów formantów, a następnie wybrać ikonę Przycisk. Uruchomi to narzędzie Kreator przycisków poleceń, który krok po kroku utworzy przycisk polecenia i w jego właściwości zdarzenia Przy kliknięciu osadzi makro. Makro zawiera akcje służące do wykonywania zadania wybranego w kreatorze. Na karcie Zdarzenie w arkuszu właściwości przy zapisie Przy kliknięciu powinien wyświetlać się tekst [Makro osadzone]. Ćwiczenie12 W formularzu Dane o uczniu utwórz za pomocą kreatora przycisków poleceń następujące przyciski służące do nawigacji między rekordami: Następny rekord, Poprzedni rekord, Pierwszy rekord, Ostatni rekordoraz przycisk Zamknij do zamykania formularza.

39. Właściwości zdarzeń Właściwości zdarzeń dla formularza i formantów zawierają listę zdarzeń, które mogą towarzyszyć danemu obiektowi. Jeśli przypiszemy określone działanie, to wykona się określona procedura lub makropolecenie Makropolecenia Makra automatyzują zadania wykonywane w bazie. Zadania te można wiązać ze zdarzeniami zachodzącymi w obiektach bazy danych np. zdarzenie Przy kliknięciu można związać z makro. Projektowanie makra odbywa się przez wybór akcji z listy rozwijalnej i uzupełnienie akcji dodatkowymi informacjami np. argumentami akcji. Definiowanie makropoleceń Najlepiej używać konstruktora makr. Uruchamiamy go na karcie Tworzenie ->Inne->przyciskMakro. Otworzy się okno projektowania makr i w obszarze Narzędzia makr karta Projektowanie. W kolejnych wierszach kolumny Akcja wybieramy z listy rodzaj akcji, z których będzie się składać makro. Większość akcji wymaga jednego argumentu lub większej ich liczby. Argumenty można zobaczyć w oknie u dołu konstruktora. Dodatkowo do każdego makra można dodać warunki definiowane w oknie Warunek Akcje makropoleceń Program udostępnia wiele akcji, najczęściej używa się: otwieranie raportu, znalezienie rekordu, wyświetlenie okna komunikatu, lub zastosowanie filtra do formularza lub raportu. Makra warunkowe Można użyć różnych warunków zwracających wynik prawda/fałsz lub Tak/Nie. Akcja nie zostanie wykonana jeśli wyrażenie zwróci wartość Fałsz, Nie lub 0.

40. Wiązanie makr ze zdarzeniami Makro może być osadzone w dowolnej właściwości zdarzenia formularza, raportu lub formantu. Aby utworzyć makro osadzone otwieramy formularz w widoku projektu, wybieramy formant np. przycisk poleceń) lub formularz, w Arkuszu właściwości wybieramy Zdarzenie i określamy właściwość zdarzenia w którym makro ma być osadzone i klikamy obok pola przycisk … W otwartym oknie klikamy na Konstruktor makr i przycisk OK. W Konstruktorze poleceń w kolumnie Akcja wybieramy odpowiednią akcję, wpisujemy argumenty w oknie Argumenty akcji i przechodzimy do kolejnego wiersza akcji. Po zakończeniu zapisujemy i zamykamy okno. Ćwiczenie13 W formularzach Dane o klasie i Dane o nauczycielu utwórz za pomocą makr osadzonych przyciski służące do nawigacji między rekordami (Następny rekord, Poprzedni rekord, Pierwszy rekord, Ostatni rekord) oraz przycisk Zamknij.

41. Funkcje formularza Do formularza można dodać elementy, które pozwolą na sterowanie obsługą bazy danych. Funkcje dostępu do danych i sposobu ich obsługi są realizowane przez definiowanie właściwości formularza. Formularz do przeglądania danych Ćwiczenie14 Formularz Dane o uczniu, ustaw tak, by pozwalał na przeglądanie danych bez możliwości ich dodawania, modyfikowania i usuwania. Dodatkowo w formularzu zablokuj wyświetlanie okna Rekord i działanie ikony Zamknijw górnym prawym rogu jego okna. Do nawigacji między rekordami i zamykania formularza użyj wyłącznie przycisków poleceń. Ikony w górnym prawym rogu okna formularza powinny być niedostępne. Formularz do wprowadzania danych danych Ćwiczenie15 Zaprojektuj nowy formularz oparty na tabeli UCZEŃ przeznaczony do wprowadzania danych nowych uczniów przyjmowanych do szkoły. Umieść w nim wszystkie pola tabeli i nazwij go Nowy uczeń. Formularz wprowadzania danych powinien otwierać się z pustymi polami gotowymi do wprowadzania danych.

42. Ćwiczenie16 Formularz Dane o klasie ma być przeznaczony do przeglądania danych, bez możliwości dodawania, modyfikowania i usuwania danych. Ustaw odpowiednie właściwości formularza. Ćwiczenie17 Formularz Dane o nauczycielu ma być przeznaczony do przeglądania danych bez możliwości dodawania, modyfikowania i usuwania danych. Ustaw odpowiednie właściwości formularza. Ćwiczenie18 Zaprojektuj nowy formularz oparty na tabeli KLASA i nazwij go Nowa klasa. Umieść w nim wszystkie pola z tej tabeli. Będzie on przeznaczony do wprowadzania danych o nowych klasach w szkole. Ćwiczenie19 Zaprojektuj nowy formularz oparty na tabeli NAUCZYCIEL i nazwij go Nowy nauczyciel. Umieść w nim wszystkie pola z tej tabeli. Będzie on przeznaczony do wprowadzania danych o nowych nauczycielach uczących w szkole. Przy wprowadzaniu danych do formularza, nie zawsze kolejność dostępnych okien jest odpowiednia. Można to zmienić poprzez (w widoku projektu na karcie Rozmieszczaniew grupie Sterowanie układem klikamy ikonę Kolejność klawisza Tab. W oknie dialogowym wiersze można przemieścić na liście tak jak nam wygodnie.

43. Formularze pojedyncze i ciągłe W formularzu można rekordy wyświetlać pojedynczo lub w sposób ciągły. Sposób wyświetlania danych w formularzu określamy, ustawiając właściwość Widok domyślny formularza w oknie Arkusz właściwości, po wybraniu zakładki Format. Domyślnie jest wartość Formularz pojedynczy, aby zobaczyć wiele rekordów w jednym oknie wybieramy Formularze ciągłe Ćwiczenie20 Zaprojektuj nowy formularz oparty na tabeli KLASA i nazwij go Lista klas. Umieść w nim pola: Nazwa klasy, Specjalizacja i Opis klasy. Formularz będzie przeznaczony do przeglądania danych o klasach w szkole. Dane powinny być wyświetlone w postaci formularzy ciągłych

44. Formularz z podformularzem Podformularz to formularz wstawiony do innego formularza (formularz główny). Wykorzystuje się go, gdy trzeba przedstawić dane pochodzące z tabel połączonych relacją jeden do wielu. Formularz główny zawiera dane ze strony jeden, podformularz ze strony wiele relacji. Podformularz może być wyświetlany w widokach Arkusz danych lub Formularze ciągłe. W formularzu dla tabeli jeden należy zaprojektować formant Podformularz/Podraporti związać go we właściwościach formantu z formularzem ze strony wiele, wybierając we właściwości Obiekt źródłowy nazwę podformularza. Właściwości Podrzędne pole łączące i Nadrzędne pole łączące powinny wypełnić się automatycznie nazwami pól połączonych tabel. Ćwiczenie21 Zaprojektuj formularz z podformularzem oparty na tabeli KLASA (tabela ze strony jeden) i tabeli UCZEŃ (tabela ze strony wiele). W formularzu głównym umieść pola: Nazwisko, Imięi Specjalizacja z tabeli KLASA. Dodatkowo zaprojektuj przyciski poleceń Następny, Poprzedni, Pierwszy, Ostatni oraz Zamknij formularz. Aby dane w podformularzu były pokazywane w postaci tabelki, we właściwości podformularzaWidok domyślny wybierz Arkusz danych. W tworzeniu formularza z podformularzem skorzystaj z kreatora formularzy (Tworzenie->Formularze->Więcej formularzy->Kreator formularzy.

45. Formanty listy Formanty pole listy i pole kombi pozwalają na wybór danych z listy przy wprowadzaniu, co zmniejsza możliwość popełnienia błędu przy wpisywaniu. Listy stosujemy wówczas, gdy dane mają ograniczony zbiór wartości. Pole listy Używa się go w formularzach i na stronach dostępu do danych. Taka lista jest zawsze widoczna, a wartość formantu jest ograniczona do ustalonego zbioru elementów listy. Pole kombi W polu kombi lista nie jest wyświetlana, dopóki nie zostanie otwarta. Można zezwolić na wprowadzenie dowolnej wartości spoza zbioru wartości z listy. Pola te można tworzyć za pomocą kreatora lub samodzielnie i zdefiniować ich właściwości. Projektowanie listy za pomocą kreatora W Widoku projektu->Projektowanie->Formanty włączyć opcję Użyj kreatorów formantów i wybrać Pole kombi i narysować w projekcie formularza. Uruchomi się kreator pola-w 1 oknie określmy cel użycia pola kombi, w 2 oknie wskazujemy źródło danych, w 3 oknie określamy, które z pól źródła danych ma być widoczne w polu kombi, w ostatnim ustalamy, gdzie będzie zapamiętana wartość wybrana z listy.

46. Ćwiczenie22 W formularzu Nowy uczeń umieść pole pozwalające na wybór z listy klasy, do której uczeń zostanie zapisany. Funkcję zrealizuj za pomocą pola kombi zawierającego listę klas z tabeli KLASA. Wybór z listy powinien spowodować zapisanie ucznia do wybranej z listy klasy. Ćwiczenie23 Zmodyfikuj formularz Nowa klasa, umieszczając w nim pole kombi z listą wartości, na których podstawie będzie można wybrać specjalizację klasy. Na liście mogą pojawić się następujące wartości: Systemy zarządzania bazami danych, Komputerowe wspomaganie projektowania, Grafika komputerowa, Techniki multimedialne, Eksploatacja sprzętu komputerowego. Ćwiczenie24 Zaprojektuj formularz, który będzie służył do wyszukiwania ucznia na liście (lista rozwijalna) i wyświetlenia w formularzu jego danych. Ćwiczenie25 W formularzu Nowa klasa umieść pole pozwalające określić, który nauczyciel zostanie wychowawcą nowej klasy. Wykorzystaj pole kombi (lista rozwijana) zawierające listę nauczycieli z tabeli NAUCZYCIEL. Wybór nauczyciela z listy powinien spowodować przypisanie go do wybranej klasy.

47. Pole kombi w tabeli Umieszczenie pola kombi w tabeli ma na celu wyeliminowanie wartości klucza obcego i zastąpienie ich danymi zapisanymi w tabeli powiązanej. Pole klucza obcego odwołuje się do pola klucza podstawowego innej tabeli. Klucz obcy wskazuje, w jaki sposób pola są powiązane. Pole kombi dla pola klucza obcego można zaprojektować za pomocą kreatora odnośników, wybierając jako typ danych Kreator odnośników lub samodzielnie ustawiając właściwości pola znajdujące się w zakładce Odnośnik . Ćwiczenie26 Zmodyfikuj tabelę KLASA, tak aby w polu Id wychowawcy zamiast numerów zostały wyświetlone nazwiska nauczycieli pobrane z tabeli NAUCZYCIEL. Skorzystaj z Kreatora odnośników.

48. Ręczne ustawianie właściwości pola kombi • Pole kombi można zaprojektować samodzielnie. W tym celu po wybraniu pola należy się przełączyć na zakładkę Odnośnik i ustawić jego właściwości. • Typ formantu – określa sposób wyświetlania pola. Domyślnie jest to wartość pole tekstowe, wybieramy Pole kombi. • Typ źródła – określa typ źródła wierszy. Do wyboru są trzy wartości: Tabela/Kwerenda, Lista wartości - gdy wyliczamy listę wartości (wpisujemy poszczególne wartości, oddzielając je średnikiem), Lista pól – gdy na liście chcemy umieścić nazwy pól tabeli lub kwerendy. • Źródło wierszy – określa źródło danych dla pola. Kreator jako źródło podaje utworzoną za jego pomocą kwerendę, użytkownik może wybrać z listy tabele lub kwerendę. • Kolumna związana – określa numer kolumny w tabeli lub kwerendzie podanej jako źródło wierszy, z którym pole kombi jest powiązane (najczęściej pole klucza podstawowego). • Liczba kolumn – określa liczbę wyświetlanych kolumn z tabeli źródłowej (od lewej). • Szerokość kolumn – określa szerokości kolejnych kolumn wyświetlanych na liście (są to liczby oddzielone średnikiem). Jeżeli kolumna nie będzie wyświetlana, należy wpisać 0. np. dla zdeklarowanych 3 kolumn, gdy kolumna pierwsza nie będzie wyświetlana, a jest niezbędna, bo jest to kolumna związana, należy wpisać: 0; 2; 2,5

49. Formularz sterujący Przy projektowaniu systemu obsługi bazy danych zakładamy, że użytkownik będzie miał dostęp do danych tylko przez odpowiednie formularze. Projektujemy liczne formularze przeznaczone do różnych zadań. Potrzebne jest narzędzi, które będzie sterowało obsługą aplikacji – formularz główny – sterujący dostępem do innych formularzy. Ćwiczenie27 Zaprojektuj formularz główny o nazwie Główny, który będzie przeznaczony do sterowania dostępem do formularzy bazy danych SZKOŁA. Ćwiczenie28 Zaprojektuj makropolecenie o nazwie AutoExec, którego zadaniem będzie uruchomienie formularza główny sterującego obsługą bazy danych SZKOŁA

50. Definiowanie wyrażeń w Accessie • Zdaniem bazy danych jest nie tylko przechowywanie informacji, ale tez ich przetwarzanie. Projektując bazy danych, często korzystamy z wyrażeń (formuł) bo umożliwiają one: • wykonywanie obliczeń • pobieranie wartości pól lub formantów • definiowanie właściwości pól tabeli i formantów (wartość domyślna, reguła poprawności) • tworzenie formantów i pól obliczeniowych • definiowanie kryteriów kwerendy • definiowanie poziomów grupowania w raporcie Elementy wyrażenia • Identyfikatory – są to nazwy pól tabeli, formanty w formularzach lub raportach albo właściwości tych pól lub formantów. Za ich pomocą można odwołać się do wartości związanej z polem, właściwością lub formantem np. =[DataOdbioru] – [DataDostawy]. W skład identyfikatora wchodzą nazwa obiektu oraz operatory ! (wykrzyknik) i . (kropka). Nazwy obiektów zawierające spację lub inne znaki specjalne muszą być ujęte w nawiasy kwadratowe. Gdy w wyrażeniu odwołujemy się do innego obiektu, identyfikator ma postać: [Nazwa rodzaju obiektu]![Nazwa obiektu].[Nazwa detalu].[Nazwa właściwości]. • Na przykład: • = Formularze![Towar].[DataOdbioru] – Formularze![Towar].[DataDostawy] = Raporty![DaneOsobowe].[DataRejestracji] – Raporty![DaneOsobowe].[DataZapisu] • = Formularze![Towar].[DataOdbioru].[WartośćDomyślna] • Nazwy właściwości składających się z kilku słów piszemy bez spacji.