Avtalsdatabasen kommer att byta utseende! Denna presentation visar hur den kommer att ändras

1. Klicka nedan om du vill läsa mer Avtalsdatabasen kommer att byta utseende!Denna presentation visar hur den kommer att ändras Anledningen till uppgraderingen

2. E-avrops avtalsdatabas innehåller för närvarande drygt 18 000 giltiga avtal och mer än tre gånger så många arkiverade avtal. Utvecklingen av avtalsdatabasen är ett led i vår strävan att erbjuda ett komplett processtöd för upphandling. Processen har sin början i skallkrav och utvärderingsanalys och utmynnar i avvikelserapportering och avtalsrevision. Den uppgradering som införs i avtalsdatabasen är första steget för att effektivt kunna införa avvikelserapportering och avtalsrevision. Övriga fördelar: - Bättre överblick - Lättare att söka och hitta avtal - Möjlighet till mer egen information - Riktad information beroende av roll - Möjlighet till att dölja publicerade avtal Varför uppgraderas avtalsdatabasen? Bakåt Nästa

3. Tidigare benämning ”Dokumenttyp” byter namn till ”Kategori” När man kommer till avtalsdatabasen visas alla Kategorier (dokumenttyper) som första bild

4. Du kan ha en egen informationstext på förstasidan. - Ändra texten genom att klicka på pennan

5. Redigera rubrik och text här. - Klicka på Spara när du är klar

6. Klicka nedan om du vill läsa mer Klicka på en kategori Läs mer om kategorier

7. Den gamla benämningen Dokumenttyp utgår och ersätts av benämningen Kategori. Nuvarande dokumenttyper har ofta namn som är ett ”upphandlarspråk”. Exempelvis: ramavtal, direktupphandlat eller enstaka köp. Denna typ av benämningar är sällan till hjälp för den som söker avtal då benämningen ofta säger mer om typen av avtal än om avtalets innehåll. När man kommer till databasen i dag visas alla avtal i en lång lista. I stället för att visa alla avtal visas alla kategorier. Varför införs kategori? Man kommer att kunna välja om man vill fortsätta visa avtalsdatabasen som den er ut i dag eller visa avtalsdatabasen i kategorisökningsläge. Bakåt Nästa

8. Precis som på förstasidan kan du ha en egen informationstext som beskriver vald kategori Klicka på en varugrupp Alla varugrupper visas i den valda kategorin

9. Även varugruppen kan ha en egen informationstext som beskriver vald grupp Om varugruppen har fler än ett avtal visas avtalslistan I annat fall visas avtalet direkt Klicka på ett avtal

10. Upphandlarfunktioner Redigera avtalet Visas för kvalitetsansvarig Business Check Integration beställningssystem - Bella, Raindance (Logica) Alla dokument i en fil Flytta avtal till arkiv (i förtid) Visas baraför inloggad personal Avtalsvisning för inloggad upphandlare Visas om: förnyad eller rangordnat Egen informationstext Bilagor

11. Verktygen försvinner Interna kontakter försvinner Avtalsvisning övriga

12. 1. Vi inför beskrivna uppdateringar successivt t.o.m. 2012-04-20 2. Avtal presenteras i den nya vyn. (gäller i dag) 3. Avtalslistan presenteras i ett nytt komprimerat format (kommer) 4. Avvikelserapportering och avtalsrevision införs (kommer) Hur genomförs uppdateringen? Dokumenttyp har ofta används för att informera om avtalens juridiska form: - ramavtal, direktupphandlat, enstaka köp mm. Avtalens juridiska form hjälper sällan en användare som söker efter ett avtalmed ett visst innehåll. Kategori (dokumenttyp) ska säja något om avtalets innehåll: - kontorsmaterial och maskiner, livsmedel och köksutrustning mm. En omstrukturering av avtalsdatabasen med kategoriindelning leder till en tydligare struktur och en bättre sökbarhet. Om du vill testa hur kategorilayout ser ut hos dig, gör så här: - Gå till din avtalsdatabas på e-Avrop - I adressfältet står det .... /e-Avtal/Default.aspx - Byt ut .../Default.aspx mot .../Kategori.aspx

13. Sökfunktionen till vänster i avtalsdatabasen fungerar som tidigare. 1. Allt ni har i dag blir kvar, inget försvinner 2. Ni kan skriva in egen information varje avtal 3. Ni kan påbörja arbetet med kategoriindelningen Hur påverkas min organisation? e-Avrop kan hjälpa till och underlätta en omstrukturering av avtalsdatabasen. Kontakta oss så berättar vi mer.