Le Organizzazioni Complesse sono alle prese con una sfida assai ardua:

1. Alessandro SposiIl key-management e la semplicità----------------------------------------------------------------Il Breviario della Gestione Chiavi Alessandro Sposi - Marco Polo

2. Sempre Nuove COMPLESSITA’: riduzione dei costi espansione delle attività e dei mercati procedure e regolamenti norme tecniche sempre più esigenti le nuove possibilità offerte dal mondo delle IT I Moderni CONCETTI: destrutturazione elasticità tempo mobilità leggerezza Le Organizzazioni Complessesono alle prese con una sfida assai ardua: Gestire le COMPLESSITA’ la soluzione: SEMPLICITA’ Alessandro Sposi - Marco Polo

3. La semplicità è a portata di mano, quando si applicano le facili regole che qui introduciamo: Le 3 regole della SEMPLICITA’ RIDUCI ORGANIZZA IMPARA Applichiamo le 3 regole della SEMPLICITA’ alla Gestione delle Chiavi in Organizzazioni Complesse Alessandro Sposi - Marco Polo

4. La TECNOLOGIA è SEMPLICITA’ 1-RIDUCI2-ORGANIZZA3-IMPARA F Applichiamo le 3 Regole alla Gestione delle Chiavi in Organizzazioni Complesse con l’aiuto della TECNOLOGIA Alessandro Sposi - Marco Polo

5. regola 1 - RIDUCI Riduci il numero delle Chiavi Circolanti prima azione: ELIMINA le complessità inutili seconda azione: RIMPICCIOLISCI il sistema ed i suoi componenti terza azione: NASCONDI le complessità che non puoi eliminare quarta azione: INCORPORA nel sistema nuove qualità La Riduzione è il primo passo verso la Semplicità Alessandro Sposi - Marco Polo

6. regola 1 - RIDUCI Riduci il numero delle Chiavi Circolanti Elimina le funzionalità superflue, senza però dover pagare costi significativi • le serrature non necessarie; • gli inutili passaggi di mano di chiavi; • i registri manuali mal compilati; • le chiavi senza serrature; • le incertezze operative; prima azione: ELIMINA le complessità Alessandro Sposi - Marco Polo

7. regola 1 - RIDUCI Riduci il numero delle Chiavi Circolanti La tecnologia è rimpicciolimento, utilizzala! • il numero di mazzi di chiavi • la consistenza dei mazzi di chiavi, fino ad una sola chiave; • la dimensione e la capacità delle bacheche; • il rischio della esistenza di copie chiavi “non autorizzate”; seconda azione: RIMPICCIOLISCI le complessità Alessandro Sposi - Marco Polo

8. regola 1 - RIDUCI Riduci il numero delle Chiavi Circolanti Lontano dagli occhi, lontano dal cuore • in una stessa chiave, più titoli di accesso; • fai gestire dalla tecnologia il registro dei prelievi ed il riconoscimento degli utenti; • nascondi le complessità nelle procedure, per potervi attingere solo quando necessario; terza azione: NASCONDI le complessità Alessandro Sposi - Marco Polo

9. regola 1 - RIDUCI Riduci il numero delle Chiavi Circolanti Aggiungi le qualità disponibili nella tecnologia • profili chiavi brevettati; • cilindri anti-manomissioni; • allestimenti blindati delle bacheche elettroniche; • le funzionalità tipiche delle IT, estendendo alla gestione delle chiavi l’informatizzazione dei processi di controllo; • interazioni con altri sistemi gestionali e tecnologici, la massima automazione dei processi; quarta azione: INCORPORA nel sistema nuove qualità Alessandro Sposi - Marco Polo

10. cilindro codificato profilo esclusivo per il cliente; sistema meccanico o misto elettronico; emissione di Chiavi Maestre con titoli di accesso superiori; pieno e sicuro controllo di emissione delle copie di chiavi; poche chiavi che operano su molte serrature; Applicazione tecnica 1:riduzione del numero di chiavi circolanti,per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra Caratteristiche tecniche salienti: Alessandro Sposi - Marco Polo

11. chiave maestra di reparto, di linea, di area, di stabilimento; chiave maestra per manutenzioni; chiave maestra per security; chiave maestra per gestione emergenze; chiave maestra per Vigili del Fuoco; Applicazione tecnica 1:riduzione del numero di chiavi circolanti,per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra Emissione di Chiavi Maestre con Titoli di Accesso Personalizzati Alessandro Sposi - Marco Polo

12. regola 2 - ORGANIZZA Il processo gestionale informatizzato Organizzare i processi attraverso una procedura consente di stabilire le reali esigenze e, quindi, di eliminare il superfluo. La Procedura imposta le seguenti attività: Ordina Etichetta Integra Assegna le priorità L’organizzazione fa sì che un sistema composto da molti elementi appaia costituito da pochi. Alessandro Sposi - Marco Polo

13. regola 2 - ORGANIZZA Il processo gestionale informatizzato Ordina i processi in una Procedura • ordina le serrature a cui sono destinate le chiavi, attraverso un censimento delle stesse; • ordina i diritti di accesso delle persone o delle funzioni alle serrature censite, attraverso la redazione di un piano di aperture; ORDINAè un importante passo del nostro progetto di semplificazione di una gestione delle chiavi Alessandro Sposi - Marco Polo

14. regola 2 - ORGANIZZA Il processo gestionale informatizzato La procedura • codifica le serrature durante il censimento; • codifica le persone o le funzioni durante la redazione del piano di aperture; • etichetta le chiavi, prima di metterle a disposizione degli utenti; ETICHETTAla codifica è un’attività che viene svolta ex novo, oppure importando le codifiche già definite dall’ente Alessandro Sposi - Marco Polo

15. regola 2 - ORGANIZZA Il processo gestionale informatizzato • integra in una singola Chiave Maestra i titoli di accesso a tutte le serrature associate alla persona o funzione; • integra il sistema di serrature meccaniche al sistema di bacheche elettroniche, abbinando le chiavi ai portachiavi elettronici, per cui la chiave diventa un dato nel software gestionale; • integra sul badge di identificazione del personale anche le credenziali di accesso alle chiavi conservate nelle bacheche elettroniche; INTEGRAfunzioni simili o consequenziali Integrare è semplificare Alessandro Sposi - Marco Polo

16. regola 2 - ORGANIZZA Il processo gestionale informatizzato • assegna agli utenti le priorità di accesso alle chiavi secondo le esigenze operative generali; • assegna alle chiavi necessarie alle attività di emergenza la massima facilità di prelievo; • assegna esclusività di accesso alle chiavi agli utenti che si sono prenotati per primi; • assegna segnalazioni di allarmi per prelievi di chiavi speciali o per mancate restituzioni; • assegna fasce temporali proprie a persone od a chiavi; ASSEGNA LE PRIORITA’ La precedenza va rispettata Alessandro Sposi - Marco Polo

17. regola 2 - ORGANIZZA Il processo gestionale informatizzato • Ordina • Etichetta • Integra • Assegna le priorità • e…Registra tutti i dati necessari alla gestione della COMPLESSITA’, rendendoli poi fruibili con estrema SEMPLICITA’, attraverso le risorse tecnologiche delle IT. ASSEGNA alle chiavi una posizione nella BACHECA ELETTRONICA, il sistema informatizzato di tracciamento dei prelievi e delle restituzioni delle chiavi, che: La tecnologia è semplicità Alessandro Sposi - Marco Polo

18. porta-chiavi con RFID; chiavi apposte con sigillo; sigilli monouso con n° seriale; binomio CHIAVE / KEY-TAG assicurato; ID porta-chiavi univoco; Applicazione tecnica 2:controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser, grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo Caratteristiche tecniche salienti: Alessandro Sposi - Marco Polo

19. alloggiamento porta-chiavi con lettore RFID; porta-chiavi trattenuto meccanicamente; identificazione utente; gestione autorizzazioni; gestione finestre temporali; gestione allarmi; giornale prelievi e riconsegne; gestione su rete TCP/IP; sblocco meccanico; Applicazione tecnica 2:controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser, grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo Caratteristiche tecniche salienti: Alessandro Sposi - Marco Polo

20. regola 3 - IMPARA Il percorso formativo personalizzato IMPARA a “dominare” il continuo rinnovarsi della COMPLESSITA’, che segue l’evoluzione dei processi gestionali. Conoscenza significa SEMPLICITA’ Alessandro Sposi - Marco Polo

21. regola 3 - IMPARA Il processo gestionale informatizzato F • la formazione di “Formatori Interni”, grazie ai quali potrà essere strutturato un “Servizio Interno” di formazione continua degli “Utenti” del sistema; • oppure, la strutturazione di un “Servizio Esterno” destinato alla formazione continua degli “Utenti” del sistema. Formazione del Servizio di Gestione Chiavi La conoscenza è SEMPLICITA’ Alessandro Sposi - Marco Polo

22. BENEFICI per tutti i servizi CONCLUSIONITabella di sintesi di un progettoper la Gestione delle Chiavi Semplificata I Servizi interessati al progetto: Alessandro Sposi - Marco Polo

23. CONCLUSIONITabella di sintesi di un progettoper la Gestione delle Chiavi Semplificata Obiettivo finale: la SEMPLICITA’ Gli Obiettivi del Progetto: Alessandro Sposi - Marco Polo

24. La Tecnologia è SEMPLICITA’ CONCLUSIONITabella di sintesi di un progettoper la Gestione delle Chiavi Semplificata Gli Strumenti tecnologici: Alessandro Sposi - Marco Polo