กระบวนการบริหาร

1. กระบวนการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ในยุคสารสนเทศ

2. กระบวนการทำงาน ส่วนกระบวนการทำงานเป็นเรื่องของการปฏิบัติ (Implementation) เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของเนื้อหาสาระของงาน คือทำตามการวางแผนที่ได้ตั้งไว้หรือสามารถทำได้หลังจากที่ได้ออกแบบงานแล้ว การออกแบบงานจะประกอบไปด้วย การตัดสินใจว่าใคร(Who)จะเป็นผู้ทำงานอะไร (What) ทำที่ไหน (Where) ทำงานนี้เพื่อจุดประสงค์อะไร (Why) ทำงานเมื่อไหร่อย่างไร(How) เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยใช้ทรัพยากรให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ซึ่งกระบวนการทำงานที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้นต้องมาจาก การวางแผนงานที่ดี ถ้ามีการวางแผนไม่ดีมาแล้วถึงจะทำงานได้ดีเท่าใดก็อาจทำไห้งานมีประสิทธิภาพต่ำกว่าที่ต้องการเพราะนั้นสิ่งที่ต้องคำนึงคือต้องมีการการวางแผนที่ดีด้วย

3. ปัจจัยที่เกี่ยวข้องในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ปัจจัยที่เกี่ยวข้องในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ กระบวนการในการสรรหา (Recruitment Process) • การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning) จะสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและการดำเนินงานขององค์การอย่างชัดเจนรวมถึงแผนการที่วางไว้ในอนาคต • ความต้องการและการร้องขอ (Specific Requests) ในแต่ละฝ่ายถ้ามีพนักงานลาออกหรือมีคนขาด เนื่องจากบริษัทกำขยาย เพราะฉะนั้นในแต่ละฝ่ายถ้ามีงานมากเกินไปจะใช้การร้องขอต่อฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ตามความจำเป็นและเป็นไปตามนโยบายขององค์การ • การระบุตำแหน่งงาน (Job Opening Identified) ในการระบุตำแหน่งงานจะเกิดขึ้นจากการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

4. กระบวนการในการสรรหา (Recruitment Process)(ต่อ) • สารสนเทศในการวิเคราะห์งาน (job Analysis Information)ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานจะเป็นประโยชน์แก่ผู้สรรหาพนักงาน เพราะจะทำให้ทราบถึงคุณสมบัติและความสามารถต่างๆของพนักงานต่องานที่ทำ • ข้อคิดเห็น (Comments)หลังจากที่วิเคราะห์งานแล้ว การระบุตำแหน่งจำเป็นต้องอาศัยข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะต่างๆมาเป็นแนวทางด้วย เพื่อทำให้การทำงานโปร่งใสและขจัดข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต • การกำหนดคุณสมบัติบุคลากร (Job Requirement) เกิดขึ้นหลังจากการวิเคราห์งานแล้วมีการตรวจสอบ รวมทั้งมีข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากฝ่ายบริหาร จะทำให้บุคลากรใหม่ทำงานได้ตรงกับงานนั้นมากขึ้น • ความพึงพอใจของพนักงานใหม่ (Satisfactory Pool of Recruits)เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จะก่อให้เกิดความพึงพอใจในองคืการที่พนักงานยใหม่ได้ทำงาน

5. ช่องทางในการสรรหา (Channels of Recruitment) • จากการเขียนจดหมายสมัครงาน (Write-in) • ผู้สมัครไปสมัครเองกับบริษัทที่ผู้สมัครสนใจ (Walk-in) • การแนะนำของพนักงานในองค์การ (Employee Referrals) • การโฆษณา (Advertising) • กรมแรงงาน (Department of Labour) • บริษัทจัดหางาน (Agencies) • สถาบันการศึกษา (Educational Institutions) • สมัครทางอินเตอร์เน็ต (Internet)

6. การคัดเลือกบุคลากร (Selection) เป็นการคัดเลือกบุคคลที่จะเข้ามาทำงานกับองค์การและจะต้องผ่านการคัดเลือก โดยองค์การคิดว่าบุคคลนั้นจะมาทำงานให้กับองค์การได้ดีที่สุด การสรรหาคัดเลือกในเชิงรุกและในเชิงรับ ในภาคเอกชนก่อนจะวิกฤติการณ์ฟองสบู่จะแตก (พ.ศ. 2540) เอกชนได้ใช้นโยบายสรรหาเชิงรุก ในต่างประเทศจะมีนโยบายคือหางานให้นักศึกษาทำ นโยบายเชิงรุกของมหาวิทยาลัยคือให้บริษัทมาติดต่อที่มหาวิทยาลัยเพื่อคัดเลือนักศึกษาที่กำลังจะสำเร็จการศึกษาที่อยู่ในช่วงภาคเรียนสุดท้ายของการศึกษา การสร้างนโยบายเชิงรุกของมหาวิทยาลัยเพื่อเป็นจุดขายให้กับมหาวิทยาลัยเอง

7. ความสำคัญของกระบวนการคัดเลือกความสำคัญของกระบวนการคัดเลือก • 1. ต้นทุน (Costs)ต้นทุนเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการบริหารองค์การ ดังนั้นยิ่งให้ต้นทุนต่ำลงเท่าไร จะสามารถเพิ่มผลผลิตและผลกำไรให้กับบริษัทได้มากขึ้นเท่านั้น นั่นหมายความว่าบริษัทมีวิธีการบริหารและการจัดการที่ดี และสิ่งที่เป็นต้นทุนที่มากที่สุดในการจัดองค์การคือต้นทุนในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ซึ่งมาจากการสรรหาและว่าจ้างพนักงาน การสัมภาษณ์ การตรวจสอบ ค่าใช้จ่ายอื่นๆในการรับบุคคลเข้าทำงาน • 2. การวัดความสามารถ (Competency)ก่อนที่องค์การหรือบริษัทจะทำการคัดเลือกบุคลากร จะต้องมีการวัดความสามารถของผู้สมัครก่อน เพราะบางคนอาจจะไม่มีความสามารถเพียงพอในการปฏิบัติงาน ดังนยั้นยจึงต้องมีการกลั่นกรองเอาบุคคลที่ไม่มีคุณสมบัติออกไปก่อนที่จะรับบุคคลนั้นเข้ามาทำงาน และเพื่อทำให้กระบวนการการคัดเลือกมีประสิทธิภาพ • 3. การตรวจสอบ (Check)ผู้บริหารควรตรวจสอบให้รอบคอบก่อนการจ้างงาน เพื่อป้องกันบุคคลที่ไม่มีคุณสมบัติแท้จริงเข้ามาทำงาน การตรวจสอบเช่น การตรวจสอบจากนายจ้างเดิม การตรวจสอบข้อเท็จจริงของผู้สมัคร เช่นใบรับรองวุฒของการศึกษาและประวัติของการถูกตัดสินลงโทษทางกฏหมายหรือจาสถานที่ทำงานเดิม

8. การทอลองงาน (Probation) ถ้ามองทางด้านลบ คือเผื่อตอนคัดเลือกไม่สมบูรณ์ ก็เลยไม่อยากให้เกิดปัญหา จึงใช้ระยะของการทดลองงาน ถ้าไม่ดีหรือไม่ผ่านการประเมินก็จะไม่รับบรรจุเข้าทำงาน ส่วนในต่างประเทศบางทีก็มีปัญหากับสหภาพแรงงาน แต่สำหรับเมืองไทยสหภาพแรงงานจะไม่ค่อยมีบทบาทเท่าไร ในภาครัฐเองก็มีในเรื่องของการทดลองงานเหมือนกัน โดยใช้ระยะเวลากำหนด เพราะการคัดเลือก เป็นแค่เพียงการคาดการณ์อย่างมีเหตุผล (Predictive Validity) แต่ก็ไม่สามารถประกันได้ 100 % ทางออกที่ดีคือให้พนักงานใหม่ได้ทดลองงาน แต่ในทางปฏิบัติเมื่อให้คนเข้ามาทดลองงานก็จะเกิดความเกรงใจกัน โดยเฉพาะในสังคมไทยจึงก็ไม่ค่อย ให้ออกหลังจากทดลองงานไม่ได้จริงๆ

9. กระบวนการในการคัดเลือก (The Selection Process) 1. คัดเลือกจากใบสมัครแต่ละบุคคล (Recruited Individuals)คือดูจากใบสมัครแต่ละบุคคล แต่เป็นแค่ข้อมูลทั่วๆไป 2. คัดเลือกจากการสัมภาษณ์เบื้องต้น (Preliminary Interview)ใช้การสัมภาษณ์ ไม่จำเป็นต้องเรียกมาสัมภาษณ์ เช่น อาจจะสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ คือเป็นการสัมภาษณ์เบื้องต้นนอกจากนี้ยังใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ เช่น อาจใช้วีดิทัศน์ หรืออัดเทป หรือคอมพิวเตอร์ช่วย หรือใช้การสัมภาษณ์ทางอินเตอร์เน็ต 3. คัดเลือกโดยดูจากประวัติย่อในใบสมัคร (Review of Application and Resumes)จะต้องดูใบสมัครและประวัติย่อ ภาครัฐจะเน้นเรื่องนี้มาก คือถ้ารับคนขาดคุณสมบัติ กรรมการก็มีความผิด ในองค์การขนาดใหญ่จะมีการตรวจสอบวุฒิการศึกษาอย่างละเอียด

10. 4. การสอบคัดเลือก (Selection Tests)ในการทดสอบจะต้องทดสอบอะไรบ้าง เกณฑ์ที่ชี้วัดจริง ๆ คือใช้เกณฑ์แบบเอาหลาย ๆ อย่างมาถาม การวัดนี้บอกในสิ่งที่ผู้บริหารต้องการทราบการวัดต้องใช้เครื่องมือ การวัดคนเข้ามาทำงานคือต้องใช้ข้อสอบ แม้แต่ลักษณะข้อสอบก็มีปัญหาคือจะใช้แบบชนิดเขียนบรรยาย (Essay Type) หรือแบบจำแนกตามวัตถุประสงค์ (Objective Type) 5. การอ้างอิงและตรวจสอบภูมิหลัง (Reference and Background Check)คือจะต้องตรวจสอบคุณสมบัติ เช่นในต่างประเทศมีการเปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนนามสกุลใหม่ จะต้องตรวจสอบประวัติต่าง ๆ เกี่ยวกับความด่างพร้อยหรือความผิดทางกฎหมาย 6. การตรวจสอบร่างกาย (Physical Examination)การตรวจสอบร่างกายหรือตรวจสุขภาพคือต้องดูว่ามีโรคไม่พึงปรารถนาหรือเป็นอุปสรรคในการทำงานหรือไม่ 7. สิทธิในการว่าจ้าง (Employed Individual)ดูเรื่องสิทธิส่วนบุคคล

11. การสัมภาษณ์บุคคลเข้าทำงาน (Employment Inerviews) • ถือเป็นหัวใจของการรับคนเข้าทำงาน ซึ่งบางหน่วยงานไม่ต้องทดสอบข้อเขียนใช้การสัมภาษณ์เลย เราจะเชื่อการสัมภาษณ์บางทีก็ลำบาก ในภาคเอกชนจะใช้การสัมภาษณ์เป็นหลัก • คำถามที่ผู้สัมภาษณ์จะถามถึง • *ประสบการณ์การทำงาน (Occupational Eeperience) • พวกที่มีประสบการณแล้วไม่ค่อยมีปัญหา แต่พวกที่จบใหม่ก็จะมีปัญหาเหมือนกัน เพราะฉะนั้นในใบสมัครต้องเขียนให้ดี • * การประสบผลสำเร็จในการศึกษาเล่าเรียน (Academic Achievement) การประสบผลสำเร็จในการศึกษาเล่าเรียน ซึ่งตามความจริงในการทำงานการเรียนดีอาจจะช่วยไม่ได้ 100% แต่ในเมืองไทยให้เป็นประเด็นสำคัญ

12. * ทักษะในการทำงานร่วมกับผู้อื่น (Interpersonal Skills) • คือดูว่าจะทำงานร่วมกับผู้ร่วมงานได้อย่างไร คืออาจจะต้องดูว่าเป็นสมาชิกในชมรมอะไรบ้าง • * คุณสมบัติพิเศษส่วนบุคคล (Personal Qualities) • ดูว่าเขามีคุณสมบัติเป็นอย่างไร บางคนก็จะพยายามโฆษณาคุณสมบัติตัวเอง • * ความเหมาะสมในองค์การ (Organization Fit) • เหมาะกับหน่วยงานนั้นหรือไม่

13. กระบวนการการประเมินผลกระบวนการการประเมินผล • กำหนดวัตถุประสงค์ในการประเมินให้ชัดเจน • กำหนดแบบประเมิน หรือลักษณะงานที่ประเมิน • กำหนดตัวผู้ประเมิน คือต้องรู้ว่าประเมินโดยใคร เช่นประเมินคนเดียว หรือประเมินเป็นกลุ่ม • กำหนดวิธีการประเมิน จะใช้เป็นแนวทางใด • การวิเคราะห์และนำผลไปใช้ ประเทศไทยมีปัญหาในการประเมินมากเกินแต่เอาผลประเมินมาใช้เพียงนิดเดียว

14. ความรับผิดชอบในการประเมินผล (Responsibility for Appraisal) • * หัวหน้างาน (Immediate Supervisor) ให้หัวหน้างานที่สูงกว่าเราอีกขั้นเป็นผู้ ประเมิน • * ลูกน้อง (Subordinates)ให้ลูกน้องประเมิน แต่ในเมืองไทยอาจจะลำบากนิดหนึ่งเพราะเกรงกลังภัยถ้าหากประเมินตรงๆ • * เพื่อนร่วมงาน(Peers)ให้เพื่อนร่วมงานประเมินให้ระดับระนาบประเมิน • * ประเมินตัวเอง(Self-appraisal) เปิดกว้างให้เขาประเมินตัวเอง แต่ต้องระวังเรื่องความลำเอียงเข้าข้างตัวเอง • * ลูกค้าประเมิน(Customer Appraisal)ให้ลูกค้าหรือคนติดต่อเป็นผู้ประเมิน • * การประเมินรอบทิศทาง 360 องศา(360 – Degree Feedback) ให้ทุกฝ่ายทุกกลุ่มเป็นผู้ประเมิน หรือเป็นการประเมินรอบทิศทาง 360 องศา

15. ปัจจัยที่ทำให้การประเมินผิดพลาดไปปัจจัยที่ทำให้การประเมินผิดพลาดไป • *ความประทับใจในบางเรื่อง เช่นผู้ถูกประเมินเรียนจบมาได้เกียรตินิยม • * ความนิยมที่จะประเมินเป็นกลางๆ • * ใช้เหตุการณ์ที่ผ่านมาเป็นบรรทัดฐานในการประเมิน • * ใจดีเกินไป • * ใจหินเกินไป • * ไม่ชอบเห็นใครเก่งกว่า

16. เหตุผลที่ทำให้การประเมินล้มเหลวเหตุผลที่ทำให้การประเมินล้มเหลว • ข้อมูลข่าวสารไม่เพียงพอหรือไม่ตรงข้อเท็จจริงหรือไม่ถูกต้อง • มาตราฐานไม่ชัดเจน (สิ่งที่เป็นนามธรรมวัดยาก เช่นมีใบเสร็จไหม) • หน่วยงานไม่ให้ความสำคัญ (ไม่ได้คิดว่าจะใช้ผลการประเมินมาใช้ในการตรวจสอบอะไร) • ขาดการเตรียมที่ดี (ในประเทศไทยไม่ค่อยได้เตรียมการ) • ผู้ประเมินไม่ซื่อตรงหรือจริงใจ • ผู้ประเมินขาดทักษะในการประเมิน • ผู้ถูกประเมินไม่ทราบผลการประเมิน • ไม่ได้รับการสนับสนุนให้ดำเนินการตามผลประเมิน • ไม่ไดใช้การประเมินพัฒนาผู้ปฏิบัติงาน • วิธีการประเมินไม่ชัดเจน ใช้ภาษาคลุมเครือ

17. การวัดประสิทธิภาพในการทำงานการวัดประสิทธิภาพในการทำงาน • จะต้องดูกลยุทธ์หรือแผนในระยะยาวของหน่วยงาน เมืองไทยชอบทำให้เสร็จตามระยะเวลา แต่บางอย่างมันก็ประเมินลำบาก เพราะบางทีก็ไม่เสร็จตามระยะเวลา การวัดนอกจากมีเหตุผล(Validity) และ เชื่อถือได้ (Reliability) แล้ว ในต่างประเทศยังต้องมีการให้ยอมรับ (Acceptability) คือประเมินแล้วต้องให้ผู้ถูกประเมินทราบ • ความเฉพาะเจาะจง (Specification) คือจะวัดอะไร เช่น การวัดเฉพาะเลื่อนชั้นเงินเดือนการประเมินผลการปฏิบัติงานตามระยะเวลา ประเมินเลื่อนตำแหน่ง หรืออื่นๆ แต่ในเมืองไทยชอบเอามารวมกัน

18. แนวทางการบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management Approach) • แนวทางเปรียบเทียบ (The Comparative Approach) กำหนดเป็นช่วง(Range) เช่น คะแนนในการเรียนนี่เป็นเชิงคุณภาพ บางทีมันอาจจะไม่เที่ยงตรงเท่าที่ควร • แนวทางตามคุณลักษณะ (The Attribute Approach) เช่น เรื่องของโควต้า ในเรื่องของผลงานดีเด่น มีไม่เกิน 15 คน อันนี้เป็นเชิงปริมาณมากขึ้น การให้คะแนนที่เป็นระดับ (Scale) ต่างๆ การที่จะแย้งจะยากเพราะเป็นเชิงปริมาณ • แนวทางด้านพฤติกรรม(The Behavioral Approach) สามารถวัดได้เช่น ระดับคะแนนทางด้านพฤติกรรม (Behavior Scale) และใช้การกระตุ้นของพฤติกรรมองค์การ(Organization Behavior Motivation) ประเมินพฤติกรรมโดยรวม

19. แนวทางเน้นที่ผลลัพธ์ (The Results Approach) ที่เน้นคือการประเมินแบบยึดวัตถุประสงค์ MBO (Management by Objective) คือมีการตั้งวัตถุประสงค์เอาไว้ก่อน • แนวทางคุณภาพ (The Quality Approach ) เป็นเป้าหมายในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เพราะฉะนั้นทุกหน่วยงานต้องตอบได้ว่าผลผลิต (Productivity) คืออะไรแต่ในภาครัฐหาข้อสรุปยาก ในภาคเอกชนจะง่ายกว่าคือ ดูที่ผลกำไร ในทางธุรกิจใช้ว่าผลิตภาพ (Productivity) บางทีก็ไม่ได้เกิดจากคนแต่มาจากนวัตกรรม (Innovation) หรือนวัตกรรมทางความคิด (Innovative Idea) ซึ่งจะทำให้ เกิดผลผลิตภาพเพิ่มขึ้น

20. การจำแนกมาตราฐานผลการปฏิบัติงาน (Identifying Performance Standards) • การเข้าไปแข่งขันกับธุรกิจสมัยใหม่ คะแนนต่างๆ ที่ใช้ในการประเมินบางหน่วยงานมันจะบอกเลยว่าใช้ได้ไม่เกิน 1ปี หรือการสอบต่างๆ เช่นการสอบวัดผลทางภาษาอังกฤษอาจจะใช้ได้ไม่เกิน 2 ปี เป็นต้น การประเมินด้วยข้อเขียน (Essay) ในหน่วยงานเอกชนของเราไม่ค่อยใช้