1 / 44

Offentlighetsprosjekt i Hole kommune

Offentlighetsprosjekt i Hole kommune. Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013. Agenda. Kort om Hole kommune Åpenhetspris /-indeks – resultat for Hole Historikk/bakgrunn Offentlighetsprosjektet Informasjonssikkerhet/Vegen videre. Kort om Hole kommune.

elden
Download Presentation

Offentlighetsprosjekt i Hole kommune

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Offentlighetsprosjekt i Hole kommune Innlegg på IKA Kongsbergs arkivlederseminar 6. juni 2013 Gunhild Gjærder Solheim - Arkivet - Hole kommune

  2. Agenda • Kort om Hole kommune • Åpenhetspris /-indeks – resultat for Hole • Historikk/bakgrunn • Offentlighetsprosjektet • Informasjonssikkerhet/Vegen videre Arkivet - Hole kommune

  3. Kort om Hole kommune Beliggenhet: Grenser til Bærum, Ringerike, Lier og Modum kommuner Antall innbyggere: 6.400 Antall ansatte: 664 Antall tjenestesteder: 20 Antall skoler: 4 Antall barnehager: 8 Antall pleie- og omsorgssenter: 1 Arkivet - Hole kommune

  4. Åpenhetspris / indeks Hole kommune har lenge vært opptatt av god informasjon og åpenhet i forholdet mellom innbyggerne og forvaltningen. Dette har bl.a. gitt seg utslag i at kommunen har mottatt pris for åpenhet og sine nettsider 4 ganger siden år 2000, og kommunen kom svært godt ut i Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbunds undersøkelse «Åpenhetsindeksen 2011», der vi fikk 15 poeng av 18 mulige. I tillegg kan nevnes at Hole kommune var en av de første kommunene i Norge som publiserte saksdokumenter på internett (1998). Arkivet - Hole kommune

  5. Arkivet - Hole kommune

  6. Arkivet - Hole kommune

  7. Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

  8. Arkivet - Hole kommune

  9. Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

  10. WebSak og Innsynsmodulen • Innføring av AcosWebSak i mars 2006 • Acos Innsyn/Drum fra samme dato Strategi - Meroffentlighet: • Publisering av hele journalen • Publisering av alle dokumenter som ikke er u.off. med hjemmel i lov. • Publisering av både innkomne og egenproduserte dokumenter – Typer I, U, N og S • Publisering med 3 dagers forsinkelse Arkivet - Hole kommune

  11. Offentlig journal og personvern Saksbehandler/leder: • Inngående dok.: Ansvar for offentlighetsvurdering og publiseringsvurdering innen 3 arbeidsdager • Utgående dok.: Ansvar for skjerming/publisering – evt. lage offentlig versjon av dokumentet i WebSak Arkivtjenesten: • Inngående dokumenter: Evt. forhåndsgradering ved journalføring • Utgående dokumenter: Journalføring av dokumenter med status F (Ferdig) Arkivet - Hole kommune

  12. Offentlig journal og personvern Arkivet: • Ansvar for å kontrollere opplysninger i journalen før publisering og å kjøre «Drum» • Ansvar for nødrutine ved feilpublisering Arkivet - Hole kommune

  13. BRUKERVENNLIG INNSYNSLØSNING Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

  14. Ja – vi gjør feil Publisering av dokumenter med • Sensitiv informasjon • Fødsels- og personnummer Arkivet - Hole kommune

  15. Datatilsynet 2007 – Kontroll av Hole kommunes nettside og varsel om vedtak om følgende pålegg: • Pålegg om å fjerne personnummer fra div elektroniske søknadsskjema. • Fjerne oppfordring til bruk av e-post ved forsendelse av skjemaer med helseopplysninger og personnummer • Gi tilstrekkelig informasjon til den registrerte om formålet med behandlingen Arkivet - Hole kommune

  16. Tiltak: • Pålegg utført – Datatilsynet fornøyd I tillegg: • Dokumentene publiseres i 3 mnd. (ligger ikke ute «til evig tid») Arkivet - Hole kommune

  17. Grunnlaget for innsyn • Journalføring og arkivering i sak/arkiv-systemet er grunnlaget for innsyn i postlisten • Utfordring: Hvordan få saksbehandlere (inkludert ledere) til å forstå dette? Arkivet - Hole kommune

  18. Flere tiltak: • Info-skriv med forslag til gradering • «Teskje-kurs» for saksbehandlere i bruk av WebSak og gradering av dok. • Kurs for alle i Offentleglova • Info om publisering og rett til innsyn på hjemmesiden Arkivet - Hole kommune

  19. INFORMASJON OM RETTEN TIL INNSYN

  20. Ny offentlighetslov 1.1.2009 • Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009 • Den nye offentlighetsloven innebærer vesentlige endringer og gir bl.a. større rett til innsyn i kommunens dokumenter. • Forskriften §7 og §9 presiserer hvilke opplysninger og dokumenter som ikke skal publiseres på internett. Arkivet - Hole kommune

  21. Offentlighetsvurdering • Feil bruk av lovverket • Feil bruk av WebSak • Ulik praksis på tjenestestedene • Egen tolkning av «sensitiv informasjon» • Konsekvens: «Overgradering» av saker og dokumenter Arkivet - Hole kommune

  22. Publisering • Publisering – gjelder det meg? • Publisering – et arkivanliggende? • Overordnet policy på hva som skal publiseres – retningslinjer? Arkivet - Hole kommune

  23. FRUSTRASJON • Flere kontrollerer journalen • Vi gjør likevel feil Arkivet - Hole kommune

  24. OFFENTLIGHETSPROSJEKTET • Kontakt med Torleif Lind, IKA Kongsberg • Avklaring med rådmannen • Dannet prosjektgruppe bestående av: • Prosjektansvarlig Heming Herdlevær, kommunalsjef • Prosjektleder; Gunhild G. Solheim • Prosjektgruppe: Marthe Hagelsteen, formannskapssekretær • og Torleif Lind , IKA Kongsberg • Oppstart 22. aug. 2012 Arkivet - Hole kommune

  25. Prosjektplan • Utarbeidelse av prosjektplan – Oktober 2012 • Forprosjekt Offentlighet og internettpublisering i Hole kommune Arkivet - Hole kommune

  26. Prosjektplan • Hole kommune tar konsekvensen av de krav som stilles til korrekt og kompetent praktisering av offentlighetsloven, og setter med dette i gang en forstudie som skal se på ulike løsninger for å oppfylle disse kravene. Forstudiet skal i tillegg se på løsninger som skal bidra til at kommunens publisering av journaler og dokumenter blir så sikker som mulig. Arkivet - Hole kommune

  27. Prosjektplan • Målsetting: Prosjektets målsetting er å skape ett eller flere verktøy som saksbehandlerne i Hole kommune kan benytte for på en effektiv måte å kunne vurdere offentlighet/unntak fra offentlighet i henhold til gjeldende lovverk og kommunens politikk på området. Verktøyene skal også være egnet til å vurdere hvilke dokumenter som skal publiseres på internett, og hvilke som skal unntas slik publisering Arkivet - Hole kommune

  28. Prosjektplan godkjent • Prosjektplanen ble godkjent av rådmannen den 12. okt. Arkivet - Hole kommune

  29. Hva er behovet? Enighet om: • Noe konkret – retningslinjer • Sikre personvern • Sikre likebehandling (saksbehandlers vurderinger av innsynet) • Et dokument som saksbehandlere og arkiv kan benytte i det daglige. • Redusere ressursbruk Arkivet - Hole kommune

  30. Prosjektplan - verktøy • Vi utarbeidet en oversikt over de fleste typer saker og dokumenter som håndteres innenfor hvert tjenesteområde. Videre satte vi opp forslag til gradering og publisering Arkivet - Hole kommune

  31. Prosjektplan Hadde stor nytte av dokumentoversiktene i IKA Kongsbergs retningslinjer for • Personalsaker • Elevsaker • Barnemapper Arkivet - Hole kommune

  32. Utfordringer underveis: • Publisering av offentlig versjon av dokumenter i WebSak? • Meroffentlighet og bruk av ressurser? • Målsetting: Å ikke publisere dokumenter som inneholder personnummer Arkivet - Hole kommune

  33. Høring internt • Dokumentet ble godkjent av prosjekteier og sendt ut på høring (tjenesteledere og saksbehandlere) i organisasjonen den 26. februar. • Informasjon om prosjektet ble også lagt ut på intranettet Arkivet - Hole kommune

  34. DOKUMENTET UT PÅ HØRING Foredragstittel - Ditt navn - Hole kommune

  35. Høring forts. • Mange positive tilbakemeldinger • Mange glade for å få retningslinjer • Noen mente vi hadde vært for restriktive ang. publisering Arkivet - Hole kommune

  36. Rådmannens godkjenning • Endelig utgave av retningslinjer ble oversendt rådmannen og godkjent den 15. mai • Publisert på intranettet og tas opp som sak på tjenesteledermøte før sommeren Arkivet - Hole kommune

  37. Arkivet - Hole kommune

  38. Arkivet - Hole kommune

  39. Dokumentet er ment å være et dynamisk dokument som kan justeres etter behov Arkivet - Hole kommune

  40. Info. sikkerhet -Vegen videre: Arkivet er oppdelt i mange arkivdeler • Dokumenter i arkivdelene for barnemapper og elevsaker er sperret for automatisk publisering • Vurderer å sperre arkivdelen for personalsaker og oppmålingssaker Arkivet - Hole kommune

  41. Info. Sikkerhet - Veien videre • 3. sept. - Kurs i Offentleglova og gjennomgang av retningslinjene for tjenesteledere og saksbehandlere v/Torleif Lind • Forts. fokus på tiltak som styrker informasjonssikkerheten Arkivet - Hole kommune

  42. SPØRSMÅL Arkivet - Hole kommune

  43. Arkivet - Hole kommune

More Related