Klubbsekreterare

1. Klubbsekreterare Roll, ansvar och uppgifter

2. Vad kommer jag att lära mig i den här kursen?

3. När den här kursen är avslutadkommer du att… • Känna till en klubbsekreterares uppgifter fastställda i Lions Clubs Internationals policy • Känna till vilka resurser som finns för en sekreterare • Veta vilket ansvar som arbetet innebär • Kunna fullfölja en klubbsekreterares uppgifter • Känna till vad som förväntas av ditt ledarskap som sekreterare i klubben • Kunna skicka in fastställda rapporter i tid

4. Om du redan har gått igenom den här kursen och på nytt skulle vilja gå igenom ett visst avsnitt kan du klickar här:

5. Vilken är klubbsekreterarens roll? Klubbsekreteraren är vald till sin befattning och har rollen som klubbens främsta kontakt. Den rollen är mycket viktig för klubbens framgång både nu och i framtiden.

6. Sekreterarens roll? Klubbsekreteraren ingår också i klubbens styrelse.

7. Vilka ingår i klubbens styrelse? • Styrelsen består av: • President • Närmast föregående president • Vice president(er) • Sekreterare • Kassör • Klubbmästare • Tail twister • Medlemsordförande • Filialsamordnare • och övriga valda direktorer

8. Sekreterarens roll Sekreteraren arbetar efter hänvisning från både klubbens presidenten och klubbstyrelsen. Sekreteraren har en mycket viktig roll i klubben.

9. Sekreterarens roll Sekreteraren har en nyckelroll som kommunikationslänk mellan klubben, distriktet och Lions Clubs International. • All korrespondens, såväl inkommande som utgående, går genom sekreteraren.

10. “All korrespondens” inkluderar frågor från all-mänheten, korrespondens med distriktet och Lions huvudkontor, förutom meddelanden från med-lemmarna och all annan korrespondens. Sekreterarens roll

12. Kommunikation Frågor om sekreterarens roll Sekreteraren är klubbens främsta _____________ länk. Lion Tjänsteman Kommunikation Information

14. FALSKT Frågor Sekreteraren är ledamot i klubbens styrelse och skall delta i möten. Presidenten måste informera sekreteraren om vad som beslutas på styrelsemötena då sekreteraren inte är styrelseledamot. SANT FALSKT

16. Presidenten och styrelsen Frågor om sekreterarens roll Sekreterarens arbete övervakas av: Presidenten och kassören Presidenten och styrelsen Medlemmar och Leos Klubbmästaren och Tail Twistern

18. Rådgivande kommittémedlem Sekreteraren samarbetar med och ingår som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon som klubben tillhör.

19. Rådgivande kommittémedlem Den här befattningen innebär att: • Delta i zonmöten och regionmöten • Vara behjälplig med att sammanställa rapporter i förberedelsearbetet inför zon- och regionmöten • Hjälpa till att arrangera ett zonmöte om klubben blir ombedd att stå som värd

20. Korrespondens (Kommunikation) Då sekreteraren svarar för all korrespondens är effektiv kommunikation av vital betydelse. • Sekreteraren är ansvarig för att besvara alla ansökningar och förfrågningar.

21. Korrespondens (Kommunikation) • OBS: Sekreteraren och presidenten bör träffas i början av verksamhetsåret för att diskutera hur korrespondensen skall besvaras, arkiveras och rapporteras.

22. Korrespondens(Kommunikation) Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras.

23. Korrespondens(Kommunikation) Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras. • Omgående – Sekreteraren bör diskutera med presidenten om vilken tidsram som skall gälla för att besvara inkommen post. • Om svaren är sena kan man missa olika möjligheter och klubben kan framstå som oorganiserad eller opålitlig.

24. Korrespondens (Kommunikation) • I rätt tid – Sekreteraren har hand om rapporter och andra ärenden med angivna deadlines och olika krav. Om man inte besvarar ärendena i rätt tid kan klubben få ändrad status och missa möjligheter till engagemang eller erkännande. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras. Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt.

25. Korrespondens (Kommunikation) • På rätt sätt – all kommunikation från klubben måste vara professionell med korrekt språkbruk. När man skriver om juridiska eller konstitutionella ärenden måste man använda rätta citat från stadgar och arbetsordning. *Sekreteraren är den som ser till att alla förfrågningar, ansökningar med mera besvaras. Det är viktigt att inkommande post tas om hand omgående och besvaras i rätt tid och på rätt sätt.

26. Korrespondens (Kommunikation) • Organisation är mycket viktigt i sekreterarens arbete eftersom han/hon är klubbens informationsresurs. • Presidenten och övriga klubbtjänstemän bör tillsammans med sekreteraren diskutera hur kommunikationen skall hanteras så att beslut kan fattas i början av verksamhetsåret. Att organisera den skrivna kommunikationen är en mycket viktig uppgift för sekreteraren.

27. Korrespondens (Kommunikation) OBS: Av erfarenhet vet vi att en särskild mapp för arkivering av korrespondens är ett effektivt sätt att hålla ordning på kommunikationen under året.

28. Korrespondens (Kommunikation) • Förse presidenten med kopior på alla brev • Redan i början av året bör sekreteraren diskutera hur rutinärendena skall hanteras och vilka ärenden som han/hon kan besvara själv. • Presidenten bör gå igenom ärendena och besluta om ytterligare åtgärder är nödvändiga • Sekreteraren kan få i uppdrag att besvara brev på presidentens vägnar eller så gör presidenten det själv När sekreteraren samarbetar med presidenten om besvarande av inkommen post bör sekreteraren….

29. Korrespondens (Kommunikation) • Kursen i Lions utbildningscenter, PR , är mycket bra för att lära sig hur man gör pressmeddelanden och mycket annat. • Sekreteraren kan också hjälpa till med klubbens PR och marknadsföring

31. Frågor om korrespondens Sekreteraren är den som har hand om: Ansökningar Kommunikations-organisation Möten Förfrågningar Förfrågningar Ansökningar Budgeten Kommunikations-organisation

33. Frågor om korrespondens Välj de saker som kompletterar påståendet: Försenad All korrespondens skall vara: Omgående I rätt tid Kortfattad Omgående På rätt sätt På rätt sätt I rätt tid Informell

35. Presidenten Frågor om korrespondens Diskutera med ______ för beslut om hur korrespondensen skall hanteras Tail Twistern Presidenten Medlemsordf. Zonordföranden

37. Rapporter Sekreteraren svarar för sammanställning och arkivering av rapporter. Sekreteraren skall också känna till när rapporter skall vara färdiga och har ansvar för att de skickas in i tid.

38. Rapporter Här är de rapporter som sekreteraren måste känna till: • Månatlig medlemsrapport • Aktivitetsrapport (A-1) • Rapporter som fastställts av Lions Clubs International • Rapport om chartermedlemmar • Transferformulär

39. Rapporter Tillkommande rapporter: • Rapport om klubbtjänstemän (PU-101) • Rapport om valda medlemmar, det vill säga delegater och ersättare vid Convention • Klubbens medlemsförteckning • Skall på begäran skickas till distriktsrådet • Inkluderar kopior på månatliga medlemsrapporter och årliga aktivitetsrapporter • Ansökan om klubbpresidentens excellensutmärkelse

40. Rapporter Rapporter som lämnas vid speciella fall • Rapport över avlidna medlemmar • Muntliga rapporter (koncisa, faktiska och aktuella) • Specificerade av presidenten

41. Rapporter • Månatlig medlemsrapport • Rapporterar om klubbens månatliga medlemskap avseende avgångna och nytillkomna medlemmar • De klubbar som skickar sina månatliga med-lemsrapporter via nätet måste göra detta senast den sista dagen i aktuell månad. • Månatliga medlemsrapporter per post till LCI måste vara LCI tillhanda senast den 20:e i aktuell månad.

42. Rapporter • Månatlig/Årlig aktivitetsrapport (A-1) • Att hålla reda på en klubbs aktiviteter är sekreterarens ansvar • Information om aktiviteter rapporteras kan inrapporteras på LCI:s webbplats

43. Rapporter • Formulär för chartermedlemmar • Nya chartermedlemmar kan läggas till inom 90 dagar efter den nya klubbens officiella charterdatum. • Använd rapportformuläret för att inrapportera nya chartermedlemmar eller chartermedlemmar som lämnat klubben under denna period. • Medlemmar som tillkommer efter denna period skall inrapporteras som vanliga medlemmar på den månatliga medlemsrapporten.

44. Rapporter • Transferformulär • För att avsluta en transfer måste två saker ske - avgång från en klubb och transfer till en annan. • Först måste avgång från en klubb ha skett och därefter transfer till en ny klubb.

45. Rapporter • Transferformulär • Klubbsekreteraren är ansvarig för att rapportera såväl avgångna medlemmar som transfer på den månatliga medlemsrapporten som skickas per post eller via nätet. Att bara skicka ett transfer-formulär till LCI räcker inte för att transfereringen skall vara giltig.

46. Vad är medlemsrapporter på webbplatsen och hur använder sekreteraren det? • Det månatliga rapporteringssystemet på LCI:s webbplats är ett system som hjälper sekreteraren att lätt och smidigt uppdatera klubbens medlemsregister. • LCI uppmanar alla sekreterare att använda detta. För information klicka på Medlemsrapportering, sammanfattning

47. Rapportering via LCI:s webbplats • Gå in på LCI:s hemsida och välj “Skicka rapporter” som står i det övre högra hörnet. • Lösenord och inloggningshjälp finns också tillgängligt. • För att komma in på LCI:s webbplats och länkar till rapporteringsvägarna:

48. Rapporter • Rapport om klubbtjänstemän (PU-101) • Det här formuläret används för att till Lions internationella huvudkontor rapportera namn och adresser på de nyvalda klubbtjänstemännen • Skicka till internationella huvudkontoret omedelbart efter klubbens val i april • Deadline är 15maj

49. Rapporter • Medlemslista • Upptar namn på och information om klubbens medlemmar • Informationen måste alltid uppdateras

50. Rapporter Det är viktigt att klubbrapporter lämnas in i tid. • Om rapporter inte kommer in i tid kan det få följdverkningar • Påverkar presidentens möjlighet att kvalificera sig för Klubbpresidentens excellensutmärkelse • Klubbens status quo kan förändras med risk för att klubben blir upplöst