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PROCESO DE REINDUCCIÓN VIGENCIA 2014

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PROCESO DE REINDUCCIÓN VIGENCIA 2014. PLAN ESTRATÉGICO 2012-2015 “Por un Control fiscal efectivo y transparente”. Misión. RAZON DE SER. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. A Donde quiero llegar. Visión. Plan de Acción. Estrategia. Indicadores. Capacidad Institucional. Estructura.

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PLAN ESTRATÉGICO 2012-2015

“Por un Control fiscal efectivo y transparente”

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Misión

RAZON DE SER

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

A Donde quiero

llegar

Visión

Plan de Acción

Estrategia

Indicadores

Capacidad

Institucional

Estructura

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RAZON DE SER

Misión

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

Somos una entidad que vigila la gestión fiscal de la Administración Distrital y de los particulares que manejen fondos o bienes públicos, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

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RAZON DE SER

Misión

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

A Donde quiero

llegar

Visión

A 2015 la Contraloría de Bogotá D.C., será reconocida como un organismo de control respetable, confiable, técnico y oportuno en el ejercicio de la función de vigilancia del manejo de los recursos públicos del Distrito Capital.

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1 Gestión Pública

2 Gobierno, Seguridad y Convivencia

3 Hacienda

4 Planeación

5 Desarrollo Económico, Industria y Turismo

6 Educación

7 Salud

8 Integración Social

9 Cultura, Recreación y Deporte

10 Ambiente

11 Movilidad

12 Hábitat

Localidades – Mujer y Género

  • Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.
  • Dirección Sector Movilidad.
  • Dirección Sector Hábitat y Ambiente.
  • Dirección Sector Servicios Públicos
  • Dirección Sector Salud.
  • Dirección Sector Integración Social.
  • Dirección Sector Gobierno.
  • Dirección Sector Educación, Cultura, Recreación y Deporte.
  • Dirección Sector Hacienda.
  • Dirección Sector Desarrollo Económico, Industria y Turismo

Direcciones Sectoriales

Contraloría de Bogotá

Sectores

administrativos

de Coordinación

ACUERDO 257 DE 2006

ACUERDO 519 DE 2012

110 SUJETOS DE CONTROL

¿Quién nos vigila? Auditoría Fiscal (Decreto ley 1421 de 1993 art. 105, Acuerdo 429 de 2010)

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DESPACHO DEL CONTRALOR

Organigrama

(Acuerdo 519 de 2012, art. 10)

DESPACHO CONTRALOR AUXILIAR

DIRECCIÓN DE REACCIÓN INMEDIATA

-------------------------

OFICINA ASESORA JURÍDICA

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y DESARROLLO LOCAL

DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO

SUBDIRECCIÓN DE ANALISIS, ESTADÍSTICAS E INDICADORES

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN LOCAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

20 GERENCIAS LOCALES

DIRECCIÓN SECTOR EDUCACIÓN, CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

DIRECCIÓN SECTOR INTEGRACIÓN SOCIAL

DIRECCIÓN SECTOR GOBIERNO

DIRECCIÓN SECTOR MOVILIDAD

DIRECCIÓN SECTOR HABITAT Y AMBIENTE

DIRECCIÓN SECTOR SALUD

DIRECCIÓN SECTOR SERVICIOS PÚBLICOS

DIRECCIÓN SECTOR HACIENDA

DIRECCIÓN SECTOR DESARROLLO ECONÓMICO, INDUSTRIA Y TURISMO

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GOBIERNO, SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIACIÓN GESTIÓN PÚBLICA Y EQUIDAD DE GENERO

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN MOVILIDAD

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIACIÓN INFRAESTRUCTURA

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN AMBIENTE

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN HAABITAT

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN CONTROL URBANO

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO BÁSICO

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN ENERGÍA

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN COMUNICACIONES

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN EDUCACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIACIÓN CULTURA RECREACIÓN Y DEPORTE

SUBDIRECCIÓN DE JURISDICCIÓN COATIVA

SUBDIRECCIÓN DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS ECONÓMICOS Y FISCALES

SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS

SUBDIRECIÓN DE ESTADÍSTICA Y ANÁLISIS PRESUPUESTAL Y FINANCIERO

DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

SUBDIRECCIÓN DE CARRERA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y COOPERACIÓN TÉCNICA

SUBDIRECCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL

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POLÍTICAS

Es política de nuestra entidad aplicar un control fiscal efectivo y transparente a la gestión fiscal de la Administración Distrital.

POLITICA INSTITUCIONAL

“Somos un equipo comprometido con el mejoramiento continuo de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, generando productos de calidad y oportunidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes y de este modo contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital”

POLITICA DE CALIDAD

Los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C., toman las acciones necesarias para evitar, reducir, compartir, transferir o asumir los riesgos inherentes a la ejecución de los procesos institucionales, con el fin de cumplir con la misión y visión de la entidad.

POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO

POLITICA AMBIENTAL

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PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

Honestidad: El servidor público de la Contraloría de Bogotá, D.C., es probo, incorruptible, muestra coherencia entre lo que piensa, dice y hace, y utiliza en función del servicio público los bienes que le han sido confiados.

Lealtad: El servidor público de la Contraloría de Bogotá, D.C., es leal en todas sus actuaciones con la entidad, con su compañeros de trabajo y con la ciudad.

Transparencia: El servidor público de la Contraloría de Bogotá, D.C., es diáfano en su actuar, sin ocultamiento ni ambigüedades, rinde cuentas de su actividad de manera oportuna, haciendo efectivo el derecho que tienen los ciudadanos del Distrito Capital a estar informados.

Respeto:El servidor público de la Contraloría de Bogotá, D.C., respeta la dignidad de todos los usuarios internos y externos de la entidad, sin discriminación alguna.

Vocación de servicio:El servidor público de la Contraloría de Bogotá, D.C., busca siempre servir antes que ser servido.

Trabajo en equipo: El servidor público de la Contraloría de Bogotá, D.C., coordina e integra esfuerzos con sus compañeros de trabajo para lograr los objetivos corporativos.

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OBJETIVOS CORPORATIVOS

  • Fortalecer la función de vigilancia a la gestión fiscal.
  • Hacer efectivo el resarcimiento del daño causado al erario distrital.
  • Posicionar la imagen de la Contraloría de Bogotá D.C.

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

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Fortalecer la defensa judicial y la prevención del daño antijurídico.

Optimizar la evaluación de las políticas públicas distritales.

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Efectuar el cobro a través del proceso de jurisdicción coactiva

Implementar un nuevo modelo de gestión al interior del Proceso de prestación del servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

Objetivo 2

Hacer efectivo el resarcimiento del daño causado al erario distrital

2.2 Unificar criterios con el proceso Micro, en temas relacionados con la cuantificación y materialización del daño, la gestión fiscal, la identificación de los presuntos responsables y el análisis de culpabilidad.

Decidir en oportunidad los procesos de responsabilidad fiscal ordinarios

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Fortalecer los mecanismos de atención a los ciudadanos del Distrito Capital.

.

Fortalecer la comunicación interna y externa de la entidad.

Objetivo 3

Posicionar la imagen de la Contraloría de Bogotá, D.C

Medir la percepción hacia la Contraloría de Bogotá, D.C., por parte de los grupos de interés ciudadanos.

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SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIÓN - SIG

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

El Sistema Integrado de Gestión de la CB es un herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional conformado por un conjunto de subsistemas que de manera armónica y complementaria buscan la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios.

qu hace el sig
QUÉ HACE EL SIG?
  • Integrar de manera armónica y complementaria los
  • subsistemas mencionados, bajo estándares de calidad como:
  • ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 para Gestión de la Calidad.
  • ISO 14001:2004 para la Gestión Ambiental.
  • OHSAS 18001:2007 Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.
  • ISO 26000: 2010 para la Responsabilidad Social.
  • ISO 27001:2005 para la Gestión de la Seguridad de la Información.
  • MECI 1000:2005 para el Modelo Estándar de Control Interno.
  • Ley 594 del 2000 - Ley General de Archivos y Decreto 514 de 2006 para Gestión Documental y Archivo).
para qu sirve el sig
¿PARA QUÉ SIRVE EL SIG?

Lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes, partes interesadas, dado que las normas que lo integran tienen elementos comunes (compatibles) que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con procesos de mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos específicos de cada Sistema, sino a cumplir la obligación legal de su implementación.

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MODELO DE UN SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL SEGÚN ISO 14001:2004

MEJORACONTINUA

Política

Ambiental

Revisión de la Dirección

  • Planificación
  • Aspectos Ambientales
  • Requisitos Legales y de otro tipo
  • Objetivos, Metas y programas
  • Verificación
  • Seguimiento y Medición
  • Evaluación de cumplimiento legal
  • No conformidades Acciones correctivas y preventivas
  • Control de los Registros
  • Auditoria Interna
  • Implementación y Operación
  • Recursos, funciones responsabilidad y autoridad
  • Competencia, formación y toma de conciencia
  • Comunicación
  • Documentación
  • Control de la Documentos
  • Control operacional
  • Preparación y respuesta a emergencias

Busca un mayor compromiso con la protección del medio ambiente y la disminución de impactos que puedan generar contaminación ambiental

pol tica ambiental
POLÍTICA AMBIENTAL
  • Gestor ambiental Director Administrativo y Financiero

“La Contraloría de Bogotá, en ejercicio de las funciones de Control Fiscal en el Distrito Capital se encuentra comprometida con cumplimiento de la prevención de la contaminación, la identificación y control de sus aspectos e impactos ambientales generados por la gestión de la entidad, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de carácter ambiental aplicables y el mejoramiento continuo contribuyendo a la preservación del ambiente, el uso sostenible de los recursos naturales”.

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MODELO DE UN SG DE SYSO SEGÚN OHSAS 18001

Busca un mayor compromiso con el tratamiento de peligros y riesgos que pueden afectar a los colaboradores que desarrollan sus actividades en la Entidad

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MODELO DE UN SG DE SI SEGÚN

ISO 27001:2005

Se basa en códigos de buenas prácticas

y objetivos de control, el cual se centra

en la preservación de las características

de confidencialidad, integridad y

Disponibilidad de la información.

subsistema de responsabilidad social srs
SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL - SRS
  • Herramienta de gestión organizacional, transversal a los diferentes sistemas de gestión, que garantiza la sostenibilidad de las acciones, proyectos y políticas públicas, teniendo en cuenta los grupos de interés con los que se relaciona, más allá de las obligaciones legales, basada en la ética y transparencia, que responden a un compromiso con la satisfacción al interior.
  • La norma ISO 26000 es el documento de referencia establece como principios la transparencia, la rendición de cuentas, el respeto a la ley y a los derechos humanos.
subsistema de gesti n documental y archivo siga
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - SIGA
  • Conjunto de actividades que permiten el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la institución y el cumplimiento de los requisitos de la normatividad legal aplicable, determina el tiempo de su creación, eliminación o conservación definitiva, convirtiéndose así en un factor clave para la optimización de los procesos.
  • Mediante Decreto 514 de 2006, se estableció la obligación a cada entidad pública de tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público y la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo.
modelo est ndar de control interno meci ley 87 1993 decreto 1599 2005
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECILey 87/1993 – Decreto 1599/2005

Es una herramienta que tiene como finalidad proporcionar una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación de las entidades del Estado, para orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y su contribución a los fines esenciales del Estado

Adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria No. 013 de junio 12 de 2006

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COMPONENTES DEL MECI

AUTOCONTROL

Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.

AUTORREGULACIÓN

Capacidad Institucional para aplicar de manera participativa los métodos, y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI.

AUTOGESTIÓN

Capacidad Institucional para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada.

La función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política.

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¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)?

El sistema de gestión de la calidad es aquella parte del sistema de gestión de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas,

Objetivo. Mejorar la gestión por procesos con un enfoque a resultados, que permita incrementar la conformidad en la prestación de los servicios y lograr la satisfacción de nuestros clientes.

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NORMAS SGC

  • ISO 9000:2005 Fundamentos

INTERNACIONAL

  • ISO 9001:2008 Requisitos
  • LEY 872 DE 2003: Crea el SGC sector público
  • DECRETO 4110 DE 2004: Adopta la (Norma NTCGP 1000:2004)

NACIONAL

  • ACUERDO 122 DE 2004: Adopta NTCGP 1000 D.C.
  • DECRETO 387 DE 2004: Reglamenta el Acuerdo 122
  • DECRETO 4485 DE 2009: (Actualización Norma NTCGP 1000:2009)
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MODELO DE GESTION DE LA CALIDAD BASADO EN PROCESOS. (Según los numerales de la norma)

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

CLIENTES

CLIENTES

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

SATISFACCION

GESTION DE LOS RECURSOS

MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

REQUISITOS

REALIZACION DEL

PRODUCTO

PRODUCTO

ENTRADAS

SALIDAS

FLUJO DE INFORMACION

ACTIVIDADES QUE AGREGAN VALOR

DOCUMENTACION DE LA NORMA NTCGP 1000:2004

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CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Son clientes de la Contraloría de Bogotá D.C., la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá.

Ciudadanía. Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe el beneficio generado por la labor de vigilancia fiscal.

Concejo de Bogotá. Recibe productos del control fiscal que requiere para desarrollar su actividad normativa y de control político.

Los sujetos de control, los particulares queadministran fondos o bienes públicos del Distrito Capital y los entes de control que vigilan la gestión de la entidad, son PARTES INTERESADAS.

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Enfoque basado en procesos

Proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados

Notas:

Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos

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MAPA DE PROCESOS LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

CIUDADANOS

CONCEJO DE

BOGOTÁ

D.C.

REQUISITOS

Y

EXPECTATIVAS

SATISFACCIÓN

CONCEJO DE

BOGOTÁ

D.C.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

PROCESOS MISIONALES

VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL

RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA

ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN JURÍDICA

GESTIÓN

DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN FINANCIERA

GESTIÓN CONTRACTUAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

PROCESO DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN Y CONTROL

CIUDADANOS

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Ciclo PHVA

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

Hacer: implementar los procesos.

Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

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SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD – SGC

ISO 9001:2008 – NT CGP 1000:2009

Requisitos:

Capítulos de la NTC:

4. Sistema De Gestión De Calidad

5. Responsabilidad De La Dirección

6. Gestión De Los Recursos

7. Realización Del Producto o prestación del servicio

8. Medición, análisis y mejora

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Direccionamiento

Estratégico

Comunicación

Estratégica

Participación Ciudadana

y Control Social

Tecnologías de la

Información y las

Comunicaciones

Oficina Asesora de Comunicaciones

Despacho del Contralor

Despacho Contralor Auxiliar

Dirección de Planeación

Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Dirección de Participación Ciudadana y Dirección de Apoyo al Despacho

Procesos Estratégicos:

Dependencias que participan en el proceso

Difundir la orientación estratégica de la entidad de conformidad con las disposiciones legales vigentes, a través de la implementación de políticas, estrategias, lineamientos, objetivos y metas, para el cumplimiento de la misión institucional.

Estandarizar los sistemas de información automatizar procesos y gestionar tecnológicamente comunicaciones unificadas para apoyar el proceso de toma de decisiones en la entidad.

Diseñar y difundir la política comunicacional interna y externa de la entidad, a través de la implementación de estrategias informativas, encaminadas a posicionar la imagen de la Contraloría de Bogotá.

Establecer un enlace permanente con los clientes de la entidad: Concejo y Ciudadanía, promoviendo la participación ciudadana en el control fiscal y el apoyo al control político,

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Responsabilidad

Fiscal

y Jurisdicción

Coactiva

Vigilancia y

Control a la

Gestión Fiscal

Estudios de

Economía y

Política Pública

Despacho Contralor Auxiliar

Dirección de Planeación

Direcciones S. de Fiscalización

Dirección de Reacción Inmediata

Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

Dirección de Reacción Inmediata

Dirección de Estudios de Economía Pública y Política Pública

Procesos Misionales:

Dependencias que participan en el proceso

Realizar estudios e investigaciones que permitan evaluar la gestión fiscal de la administración distrital a través del Plan de Desarrollo, las Políticas Públicas y las Finanzas de la Administración Distrital

Ejercer la vigilancia y control a la gestión fiscal de los sujetos de control, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

Adelantar el proceso de responsabilidad con el fin de establecer la responsabilidad fiscal por el daño ocasionado al patrimonio del Distrito Capital, así como obtener su resarcimiento a través de la Jurisdicción Coactiva.

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Gestión

Jurídica

Gestión

Del Talento

Humano

Gestión

Financiera

Gestión

Contractual

Gestión

De Recursos

Físicos

Gestión

Documental

Dirección Administrativa y Financiera

Subdirección Financiera

Dirección Administrativa y F.

Sub. Recursos Materiales

Sub. Servicios Administrativos

Dirección Administrativa y Financiera

Sub. Servicios Administrativos

Dir. de Talento Humano

Oficina Asuntos Disciplinarios

Oficina Asesora Jurídica

Subdirección de Contratación

PROCESOS DE APOYO:

DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO

Implementar las actividades técnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación

Realizar la defensa judicial y extrajudicial, así como la emisión de conceptos jurídicos requeridos por la entidad.

Planear, ejecutar y hacer seguimiento a la ejecución presupuestal de los recursos apropiados a la Contraloría de Bogotá

Administrar de manera eficiente el talento humano al servicio de la Contraloría de Bogotá, D.C

Adquirir los bienes y servicios, mediante la implementación de procedimientos de contratación ágiles

Gestionar la provisión oportuna de los recursos físicos, equipos informáticos y de servicios administrativos de la Contraloria de Bogotá,

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4. Sistemas de Gestión de la Calidad

4.1 Requisitos generales (debe)

4.2 Requisitos de documentación

4.2.1. Generalidades

4.2.2. Manual de la Calidad (alcance, procedimientos, interacción)

4.2.3.Control de Documentos (Elaborar, aprobar, revisar, actualizar, controlar cambios, vigencia, uso)

4.2.4 Control de registros (La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros)

Los documentos y registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

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RESOLUCION REGLAMENTARIA No.001/2014

MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

Herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejerció articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios…

Hace parte del Proceso de Direccionamiento estratégico e incluye:

  • Estructura y Alcance del SGC.
  • Niveles de Autoridad, responsabilidad, representación, revisión y evaluación.
  • Exclusiones
  • Mapa de Procesos de la CB
  • Interacción y descripción de los procesos del SGC.
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5. Responsabilidad de la Dirección

5.1. Compromiso de la Dirección

5.2. Enfoque al Cliente

5.3. Política de la Calidad

5.4. Planificación

5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.6. Revisión por la Dirección

6. Gestión de Recursos

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7. Realización del Producto

7.1 Planificación de la realización del producto

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.3 Diseño y desarrollo EXCLUSION

7.4 Compras

7.5 Producción y prestación del servicio

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio EXCLUSION

7.5.3 Identificación y trazabilidad

7.5.4 Propiedad del cliente EXLUSION (propiedad intelectual y datos)

7.5.5 Preservación del producto (identificación, manipulación, Embalaje, almacenamiento y protección)

7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición EXCLUSIÓN

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8 Medición, análisis y mejora

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del cliente

8.2.2 Auditoría interna

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

8.2.4 Seguimiento y medición del producto

8.3 Control del producto no conforme

8.4 Análisis de datos

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

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1. INGRESO A LA INTRANET – SGC: http://www.contraloriabogota.gov.co

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PROCESO DE VIGILANCIA Y CONTROL

A LA GESTION FISCAL

OBJETIVO

Ejercer la vigilancia y control a la gestión fiscal de los sujetos de control, en aras del mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

  • Contralor Auxiliar.
  • Secretaría Técnica: Dirección de Planeación

RESPONSABLE

Despacho del Contralor Auxiliar.

Dirección de Planeación.

Direcciones Sectoriales de Fiscalización.

Subdirecciones de Fiscalización.

Gerencias de Localidades.

Dirección de Reacción Inmediata.

DEPENDENCIAS QUE

PARTICIPAN

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INTERACCION CON OTROS PROCESOS

Efectúa auditorias a las entidades distritales, sometidas a su control y vigilancia, recibiendo insumos de los procesos de: Direccionamiento Estratégico, Estudios de Economía y Política Pública, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Participación Ciudadana; su productos se convierte en insumo para los procesos: Direccionamiento Estratégico, Estudios de Economía y Política Pública, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Participación Ciudadana. Así mismo, tiene relación directa con la parte interesada (sujetos de control).

Manual del Sistema Integrado de Gestión

versión 12.0

Resolución Reglamentaria 001 de 2014

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CARACTERIZACIÓN

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CICLO PHVA.

1. Identificar las necesidades de Talento Humano y de Recursos Físicos y Tecnológicos.

2. Formular actividades estratégicas e indicadores de gestión.

3. Elaborar el Plan de Auditoria Distrital.

4. Elaborar memorando de asignación de auditoria ó de Visita Fiscal

5. Asignar funcionario (s) para elaborar Función

de Advertencia.

10. Determinar e implementar Acciones correctivas y preventivas y efectuar seguimiento. Plan de Mejoramiento.

PLANEAR

(P)

ACTUAR

(A)

DESCRIPCIÓN

DEL

PROCESO

9. Realizar seguimiento y medición a la ejecución del proceso y el análisis de gestión del proceso.

HACER

(H)

VERIFICAR

(V)

6.Aplicar plan de trabajo, programas de auditoría y elaborar informe.

7. Elaborar Función de Advertencia.

8. Adelantar Indagación Preliminar

documentos del proceso
DOCUMENTOS DEL PROCESO

TRANSVERSAL: Plan de Mejoramiento

Control de Documento del SIG

documentos del proceso1
DOCUMENTOS DEL PROCESO

TRANSVERSAL: Plan de Mejoramiento

Control de Documento del SIG

plan de mejoramiento pvcf
PLAN DE MEJORAMIENTO – PVCF

De acuerdo con el seguimiento efectuado al plan de mejoramiento del proceso de vigilancia y control a la gestión fiscal con corte a Diciembre de 2013, se presenta el siguiente resultado:

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AUDITORÍAS

DE

CALIDAD

por qu otra auditor a
¿POR QUÉ OTRA AUDITORÍA?

En 2003 la

CB se certificó

el SGC

BVQ

En 2012 la

CB se certificó

Con la Firma

SGS

Cada año SGS

Visitará para

hacer auditoría

de seguimiento

Mejorar

continuamente

El certificado

fue otorgado

por tres años

2012-2015

Sirve para

identificar los

aspectos por

Mejorar y las

ppales fortalezas

mejoras realizadas sig
MEJORAS REALIZADASSIG

Caracterización

De procesos

Revisión y ajuste

Caracterización

de procesos

Inclusión de

formatos

Procesos

Revisión ajuste

de Indicadores

Revisión y ajuste

Planes

institucionales

Revisión y ajuste

Mapa de Riesgos

Revisión y ajuste

Procedimientos

lo que debo saber
LO QUE DEBO SABER

¿Cuál es la matriz de caracterización del proceso al que pertenezco?

¿En qué proceso y

procedimientos participo?

¿Conozco los planes y documentos de mi proceso?

¿Cuáles no conformidades y acciones correctivas se han detectado en mi proceso?

lo que debo saber1
LO QUE DEBO SABER

¿Existen formatos dentro de mi proceso, están codificados?

¿Qué mejoras existen en mi proceso desde la auditoria anterior?

¿A qué objetivo corporativo apunta mi proceso?

¿Cómo se mide mi proceso?

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Fortalecer los mecanismos de atención a los ciudadanos del Distrito Capital.

.

Fortalecer la comunicación interna y externa de la entidad.

Objetivo 3

Posicionar la imagen de la Contraloría de Bogotá, D.C

Medir la percepción hacia la Contraloría de Bogotá, D.C., por parte de los grupos de interés ciudadanos.

estrategias a seguir tips
ESTRATEGIAS A SEGUIR - TIPS
  • Conformar un equipo de trabajo al interior de cada dependencia, que asegure incluir un auditor interno de calidad, con el fin de coadyuvar en la verificación de los registros, de forma previa al ejercicio auditor.
  • El COMO se hace la labor, la sabemos nosotros no el auditor de calidad y mucho menos cuando es un auditor externo, en sí, la labor de auditoria que ellos adelantan se basa en la verificación de registros.
  • El auditor debe recibir un buen trato.
  • Prepararla parte logística de la auditoria se debe lograr una ubicación que facilite la atención de la actividad, es decir, cerca a un computador, buscar ayudas visuales que se puedan utilizar durante la visita, tener los registros y documentos de apoyo a la mano, entre otros.
estrategias a seguir tips1
ESTRATEGIAS A SEGUIR - TIPS

Es importante precisar que no se debe saber de memoria los temas, lo primordial es saber ubicar la información. Los documentos están en la INTRANET.

Al momento de la auditoria, prever que se disponga de la información y del personal de apoyo para asegurar su buena atención.

Se debe limitar a contestar lo preguntado, cuando se excede en información puede conllevar a brindar información innecesaria que desvíe el curso de la visita y nos lleve a equivocaciones. En caso de no saber que responder se sugiere buscar estrategias como solicitar que se aclare o explique la pregunta.

Aprovechar la reunión de cierre para controvertir o consolidar hallazgos y definir claramente responsables, llevar soportes y tener en cuenta que es la única oportunidad para evitar que queden hallazgos abiertos que se consideran que no van al caso.

plan de accion a seguir
PLAN DE ACCION A SEGUIR
  • Organizar equipo de trabajo de apoyo (equipo directivo, funcionario de la dependencia que sea auditor de calidad, administrador de archivo, nivel secretarial, como mínimo.)
  • Verificar los registros
  • Repasar la conceptualización sobre misión, visión, objetivos y políticas.
  • Temas básicos a manejar:
    • Plan Estratégico
    • Caracterización del proceso (actividades claves)
    • Planificación del Proceso
    • Ejecución del Proceso
    • Ciclo PHVA)
    • Objetivo del Proceso
    • Productos del Proceso (caracterización del producto)
    • Normas de calidad
    • Resoluciones y Procedimientos actuales
  • Utilizar como herramienta de apoyo Listas de Verificación.
lo que debo tener
LO QUE DEBO TENER

5

  • Registro tablas de retención documental
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TALLER

Temas: Matriz de Caracterización y Mapa de Procesos.

Dinámica de Trabajo

Selecciona un moderador y un relator por grupo

Tiempo de ejecución de 15 minutos

El relator presenta las conclusiones del equipo.

Moderar presenta la experiencia del taller

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TALLER

Temas: Matriz de Caracterización del Proceso y del producto, Mapa de Procesos, Políticas y SIG

Dinámica de Trabajo

Numerarse

Selecciona un moderador y un relator por grupo

Tiempo de ejecución de 20 minutos

El relator presenta las conclusiones del equipo.

muchas gracias
MUCHAS GRACIAS

DIRECCION DE PLANEACION

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