Основные задачи проекта

1. Внедрение типового комплекса электронного архива в рамках создания регионального сегмента инфраструктуры «Электронного правительства»

2. Основные задачи проекта • переход на новый уровень оказания государственных услуг, за счет перевода архивным фондов в электронный вид в интересах службы «Одного окна» • минимизация сроков обработки обращений граждан в архивы при возрастающем количестве запросов, в том числе через службу «Одного окна» (более 500 000 в год) • повышение открытости исполнительной власти за счет предоставления cервисов доступа к документам различных видов, хранящихся в ведомствах и архивах города • увеличение доли автоматизированных процессов в деятельности ведомств, организаций и архивов города Москвы • унификация технологических процессов по переводу бумажных документов в электронный вид • обеспечение возможности сквозного поиска информации о документах из распределенных хранилищ информационных систем • интеграция с системами–поставщиками архивных документов в т.ч. Системами электронного документооборота, другими электронными архивами

3. Реализация проекта ЕДИНОЕ ИНДЕКСНОЕ ХРАНИЛИЩЕ • ЕСЭА — распределенная система, состоящая из: • Подсистемы электронного архива Правительства Москвы • Типовых комплексов электронных архивов органов исполнительной власти города Москвы • Типовых комплексов электронных архивов структуры ГлавАрхива города Москвы • Единого хранилища индексной информации Запрос/выдача индексной информации WEB–сервис (СЭВ МЭМ) Запрос/выдача индексной информации Запрос/выдача электронного документа Электронные архивы Административных округов Электронные архивы Главного архивного управления Электронный архив Аппарата правительства Москвы Информационный обмен через СЭВ МЭМ — среду электронного взаимодействия метасистемы «Электронная Москва» Электронные архивы Префектур Электронные архивы Департаментов

4. Структура ЕСЭА ЕДИНОЕ ИНДЕКСНОЕ ХРАНИЛИЩЕ Запрос/выдача индексной информации WEB–сервис (СЭВ МЭМ) Запрос/выдача индексной информации Запрос/выдача электронного документа Электронные архивы Главного архивного управления Электронные архивы Административных округов Электронный архив Аппарата правительства Москвы Электронные архивы Префектур Электронные архивы Департаментов

5. Идеология применения электронного архива Единое хранилище данныхи документов в интересах всех используемых автоматизированных систем Структурированный массив электронных копий документов с эффективным механизмом поиска Развитый механизм доступа к разнородной информации руководства и сотрудников для анализа, в том числе и комплектования подборок документов 5

6. Функциональная структура типового архива организации 6

7. Функциональная структура типового архива организации Модуль текущего ввода документации — служит для наполнения электронного архива цифровыми копиями документов. Оснащается высокопроизводительными сканерами ЭЛАР СКАМАКС и планетарными сканерами ЭЛАР ПланСкан Модуль администрирования и управления доступом — служит для разграничения доступа к функциям и электронным документам в зависимости от определенного набора прав; регистрации всех операций пользователей, управлением резервным копированием и восстановлением и т.д. Модуль хранения — обеспечивает надежное, долговременное и достоверное хранение информации. Строится на базе роботизированных оптических накопителей ЭЛАР НСМ DVD/BD, емкостью до 35 ТБ (до 700 оптических дисков каждый). 7

8. Функциональная структура типового архива Модуль интеграции — предназначен для обеспечения взаимодействия с единым индексным хранилищем ЕСЭА и прикладными системами. Обеспечивает информационный обмен через СЭВ МЭМ, прием и обработку запроса на доступ к электронному образу документа, поиск электронного документа и отправку копии, синхронизацию словарей и классификаторов Модуль поиска и просмотра документов предназначен для предоставления доступа к сервису по поиску документов и выдачи результатов поиска. Модуль автоматизации архивного дела предназначен для использования в деятельности служащих, ответственных за оформление и передачу бумажных дел на архивное хранение, а также для автоматизированного формирования и оформления электронных дел. 8

9. Основные процессы, реализуемые СААД

10. Функции,реализуемые СААД

11. Технология использования типового архива

12. Состав информационного ресурса ЕСЭА (более 10 млн., более 70-ти разновидностей) • Распоряжения Мэра и Префектов • Решения коллегий префектур • Решения межведомственных комиссий по использованию жилищного фонда • Свидетельства на право собственности • Карточки учета кадров (Т-2) • Приказами по личному составу • Распоряжения по земельным отношениям • Документы гаражных комиссий • Лицевые счета • Договора аренды • Свидетельства о внесении в реестр • Разрешения на строительство • Разрешения на ввод объектов в эксплуатацию • Заключения о соответствии объектов капитального строительства требованиям технических регламентов и проектной документации • Постановления по делам об административных нарушениях • Контракты оперативного ведения • Медицинские карты стационарных больных

13. Результаты внедрения • Минимальное время предоставления документа пользователю, в том числе сотрудникам службы «Одного окна» (3-6 секунд) • Прозрачное взаимодействие между организациями города за счет создания единого информационного пространства эл. документов • Интерактивный оперативный многопользовательский поиск в многомиллионном массиве документов • Снижение трудозатрат на операции по учету документов и подготовке отчетной документации • Обеспечение сохранности бумажных оригиналов за счет работы с электронными копиями 13

14. Объекты внедрения типовых решений • г. Москва: все префектуры, 4 департамента(комитета) • Архив ОАО «ГАЗПРОМ» (более 50 «дочек») • Министерство Природных Ресурсов. Единая территориально-распределенной системы информационного взаимодействия МПР России с агентствами на базе системы электронного документооборота и электронного архива. • Росводоресурсы. Система электронного архивирования документов • Министерство финансов РФ. Система электронного архива министерства

15. Исходные данные до внедренияэлектронного архива Тюменской области • Управление по делам архивови три государственных архива: • Государственный архив Тюменской области г. Тюмень • Государственный архив социально-политической истории Тюменской области г. Тюмень • Государственный архив Тюменской областив г. Тобольске • 1500 000 единиц хранения • НСА - 15 000 описей дел в бумажном виде • Более 7 000 фондов

16. Электронный архивТюменской области: реализация • Единая автоматизированная система на основе архивных фондов Тюменской области: • Создание типового комплекса автоматизации деятельности государственного архива: • Комплексное обследование объектов автоматизации • Разработана концепция ЭА ТО • Техническое задание системы электронного архива • Технический проект системы электронного архива • Создание электронного НСА: • Сканирование архивных описей(крупноформатные нерасшиваемые книгис записями, сделанными от руки) • Создание электронного фонда пользования: • Сканирование архивных документов

17. Система Электронного архива Тюменской области

18. Автоматизированные рабочие места • АРМ пользователя • АРМ сотрудника читального зала • АРМ директора архива • АРМ администратора

19. ГАТО, ГАСПИТОи ГА в г. Тобольске • Автоматизированный учетединиц хранения архива • Автоматизированное ведениеличных дел сотрудников пользователей • Формирование основных и вспомогательныхучетных документов архива • Автоматизированный учет заказови движения единиц хранения • Работа с фондом пользованияна электронных носителях • В 3х государственных архивах Тюменской областипроводится опытная эксплуатация АИС «Архив» • Ведется создание ПО Управления по делам архивов • Создан Интернет-портал Архивной службы области

20. Центральный узел ЭА ТО • Интернет-портал Архивной службы области: • «Представительство» Архивной службыв сети Интернет • Новостная, справочная, контактная информация • Путеводитель по фондам архивов • Фонд пользования на электронных носителях • Возможность подачи Интернет-обращенияв орган архивного дела

21. Управление по делам архивов • Автоматизация НСА госархивов области • Автоматизация деятельности ЭПК Управления • Автоматизация ведения статистикии отчетности Управления • Автоматизированное ведениеЦентрализованного фондового каталога области • Взаимодействие с общефедеральными БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»

22. Результаты внедрения электронного архива Тюменской области • Внедрение единой автоматизированной системы на основе территориально-распределенных архивных фондов региона позволило: • Эффективно исполнять нормативы на реализацию конституционных прав граждан и организаций на получение информации • Значительно сократить время на исполнение запросов пользователей • Предоставить свободный многопользовательский доступ граждан к культурно-историческому наследию региона • Повысить эффективность ведения учета и подготовки отчетной документации за счет автоматизации процессов • Обеспечить надежное долговременное хранение электронных копий документов архивов, исключающее их утрату, повреждение или модификацию • Сократить затраты на восстановление физических оригиналов НСАи документов архивных фондов, за счет ограничения к ним доступа • Создать модуль текущего ввода для актуализации ЭИР ИТОГ: создание ЭИР объемом 35 000 000 листов

23. Спасибо за внимание! 127083, МоскваПетровско–Разумовская аллея, 12а Тел.:+7 (495) 792–31–31,факс: +7 (495) 251–36–03 www.elar.ruE–mail: office@elar.ru