Evolución Histórica de la Descripción Archivística

1. Evolución Histórica de la Descripción Archivística Esteban Cabezas Bolaños

2. Antecedentes • Los archivos tienen su origen en las primeras civilizaciones del oriente medio, en palacios y templos tras el surgimiento de la escritura y la organización social en ciudades.

3. Antecedentes

4. Antecedentes • Roma, como heredera de la Grecia clásica llega a conjugar el especto administrativo del archivo con el carácter sagrado.

5. Antecedentes • Edad media.

6. La influencia de los archivos españoles

7. El proceso de descubrimiento, conquista y colonización generaron la producción de documentos y el establecimiento de archivos en el nuevo mundo.

8. Archivo de Simancas, refleja el deseo de centralizar los documentos en un solo gran archivo.

9. Los archivos americanos

10. Siglo XVIII: proliferación de archivos generales y centrales en el Imperio Español.

11. Inventarios Coloniales

12. El Archivo Colonial

13. El archivo colonial • El archivo colonial costarricense • Consolidado en 1660 • Iniciativa de Juan López de Ortega ...se sirva de mandar se busque en los archivos que hay en esta … los libros de cabildo, cedulas y ordenanzas reales y los demás papeles tocantes a dicho cabildo y que se pongan en la caja de tres llaves que tiene la ciudad... ... y se ponga dicha caja en la sala principal de dicho cabildo... Fuente: Archivo Nacional. Serie Cartago, número 1117. Folio 85f

14. Inventario de 1773

15. Inventario de 1806

16. Cuadro de Clasificación

17. Los Archivos Nacionales • “ Habiendo personalmente visitado los archivos y conociendo el lamentable estado en que se hallaban, así como el peligro de que continuaran desapareciendo los documentos, … , propuse la creación de un archivo nacional, en donde se recogiera y custodiara toda clase de documentos oficiales anteriores al año de 1850.”

18. Primera transferencia

19. Los Archivos Nacionales

20. Los Archivos Nacionales

21. Estudio de caso: descripción de la mortual del Capitán Antonio López de Herrera

22. Inventario de 1773 • Ytem otra del Capitán Antonio López de Herrera. Juez don Juan de Sequeira y Téllez.

23. Inventario de 1806 • Índice de localización. Legajo 21 (1738-1747) Mortuales de Cartago.

24. Inventario de 1806 • 1739. Del Capitán don Antonio López de Herrera.

25. Índice de Mortuales. 1894 Legajo 23

26. Ficha Actual

29. Los archivos costarricenses posteriores a la independencia

30. El archivo republicano Primeros pasos hacia una archivística costarricense En sesión N° 87 del 30 de agosto de 1822, la Junta Gubernativa autoriza que las causas civiles y criminales, expedientes y demás documentos públicos producidos por los ayuntamientos y que fueran emitidos por los tenientes de gobernación u otras autoridades coloniales, fueran devueltos a sus respectivos ayuntamientos, con el fin de ser archivados en su lugar de origen. Podemos observar la aplicación lógica del principal postulado de la archivística: el Respeto al Principio de Procedencia.

31. Los Archivos en el siglo XIX

32. El archivo republicano Maduración de la técnica archivística En 1859 por Decreto Nº 4 se crean Archivos Judiciales en las cabeceras de provincia, con la justificación de que los continuos traslados de los documentos generaban su pérdida o destrucción. Este decreto es el primero en la legislación costarricense que da las instrucciones para organizar adecuadamente un archivo bajo la responsabilidad de un archivero.

33. El archivo republicano La Ley Nº XIII del 23 de mayo de 1878 decreta nuevamente la creación de una Oficina de Archivos Judiciales Funciones: Estaba a cargo de un Archivero Cartulario de nombramiento del Poder Ejecutivo junto a un oficial mayor-escribiente y un amanuense fijo nombrados por la misma autoridad a propuesta del Archivero Cartulario. El Archivero Cartulario era mayor de edad, ciudadano en ejercicio. Licenciado en Jurisprudencia y de notoria honradez. Entre las obligaciones del Archivero Cartulario se encontraba organizar, ordenar y conservar el archivo, como se prescribe en el artículo 16 de la citada ley.

34. El archivo republicano Art. 16º formando de los expedientes numerados, colecciones de año por el de su fenecimiento, con separación de materias llevando de todos y de la propia manera un inventario general para los negocios verbales y otro para los escritos, conteniendo en una columna, el nombre y apellido del actor; en otra, sucintamente, el objeto del asunto; en otra, la fecha de su iniciación; en otra la de fenecimiento; en otra, su número de orden de la colección respectiva; y en la última, el que le toque en la serie general de piezas del archivo. También a de llevar, á intento de facilitar el registro, un índice de lo verbal y otro para lo escrito, en series alfabéticas por la inicial del primer apellido del que promovió, ó a cuyo nombre se promovió el asunto, el cual índice ha de contener en columna el apellido correspondiente á la inicial respectiva, y nombre adjunto de la persona demandante; el nombre y apellido de la demandada, habiéndola; una breve determinación del asunto

35. El archivo republicano Decreto Nº XXI del 29 de marzo de 1885 en que se organiza las Secretarías del Estado y se crea un archivo ministerial. "Archivo de los Ministerios" a cargo de dos empleados, denominados 1º y 2º archiveros. Funciones: “ ..debidamente arreglados por orden de fechas, registrados en un índice que se abrirá para cada secretaría y custodiados bajo la responsabilidad de dichos archiveros..”

36. El archivo republicano La creación de la figura jurídica del archivero es un avance muy importante porque permitió sentar las bases de su profesión, como aquella persona encargada de organizar, facilitar y conservar adecuadamente la documentación producida por el Estado. No obstante, el incipiente desarrollo educativo de la época no debió favorecer la formación o entrenamiento de archiveros profesionales, de manera que no se sabe si este decreto se puso en práctica y alcanzó los objetivos propuestos.

37. La organización archivística en los Archivos Nacionales

38. Los Archivos Nacionales Decreto XXV del 23 de julio de 1881 Su creación, que no debe verse como un hecho aislado de puro interés historicista, fue una iniciativa de León Fernández Bonilla quien después de visitar importantes archivos europeos y americanos decide reunir en un solo lugar la documentación histórica de nuestro país.

39. Reglamento de 1902 • Organización: formación científica de prontuarios o índices • Catalogación: estudio del documento y redacción del contenido en fichas 983

40. Reglamento de 1902 • Clasificación • Sección Legislativa • Sección Administrativa • Sección Histórica • Sección Jurídica • Clase • Serie • Materia • Asunto • Expediente o documento

42. Carátula de documento de la Sección Jurídica

43. Ficha de la Sección Jurídica

44. Reglamento de 1931 • Indices de los Archivos Nacionales: • Repertorio: registro de diversos asuntos y materias denominadas secciones, clases y series • Catálogo: procedimiento analítico de clasificación que conducirá directamente al documento • Inventario: relación suscinta de los documentos • Registro: para la salida y entrada de documentos • Indice: se forma de las papeletas auxiliares colocándolas de manera que los apellidos y nombres de las partes queden en órden alfabético

45. Descripción documental