Mikko AJ Ramstedt Senior Project Adviser Financial Partnerships Unit

1. Projektové řízení podle tzv. přístupu stage gateŠkolení na řízení plánování a procesů PPP 27.5. 2008 Twinningový projekt CZ/2005/IB/FI/04 Mikko AJ Ramstedt Senior Project Adviser Financial Partnerships Unit

2. Úvod • Obecné informace • Přístup stage gate (založený na několika fázích a branách) • Potřeba dodržování přesně stanoveného postupu • PPP vs. konvenční projekty • Plánování zdrojů

3. Obecné informace • Proč je PPP jiné? • Smluvně stanovené výstupy • Pevně dané • Požadavky na výkony & dostupnost • Koncese • Dlouhé trvání • Smluvně stanovené povinnosti – omezená flexibilita • Vzájemná odpovědnost • Pobídky, stimulace

4. Obecné informace • Řízení plánování a procesů PPP • šestifázový proces: • Zahájení • Příprava projektu • Zadávací proces • Výstavba • Provoz • Předání • Každá fáze se skládá z několika podfází

5. Obecné informace • Proces PPP • Náročný na zdroje (na všech úrovních) • Náročný na vstupy na samém začátku • Dlouhodobé následky • Zodpovědné orgány potřebují efektivní způsob sledování průběhu projektů a monitorování rizik.

6. Přístup stage-gate - principy • Nástroj pro sebehodnocení • Odborné nezávislé hodnocení • Kontrola investic centrální vlády • Povinné pro skotská ministerstva & vládní úřady & projekty PPP, které získaly finanční prostředky od vlády nebo které vyžadují souhlas vlády. • Zachování odpovědnosti na lokální úrovni • Shromažďování zkušeností z veřejného sektoru & trhu

7. Přístup stage-gate: Účel • Stanovení jasných a transparentních kritérií pro hodnocení projektů • Audity v klíčových fázích • Konzistentnost hodnocení/kontroly • Ujištění pro sponzory z veřejného sektoru • Ujištění pro trh: minimální standardy • Vytváření nejlepší praxe • Sdílení ponaučení Zajištění kvality

8. Přístup stage-gate : Kontext 1 10 největších rizik, která se objevila během zadávacích procesů PPP: • Získání pozemků • Vlastnictví místa stavby • Územní rozhodnutí/stavební povolení • Nedostatek konsenzu mezi zainteresovanými subjekty

9. Přístup stage-gate : Kontext 2 • Finanční dostupnost • Nedostatek soutěže • Nestálý rozsah projektu • Nejistá nabídková cena • Komerční dohody • Nepředvídané okolnosti během due diligence

11. Přístup stage-gate Proces – při každém hodnocení: • Podání • Vyjasnění & nezávislé hodnocení na základě stanovených kritérií • Nezávislá doporučení • Podstatná vs. žádoucí • Reakce na doporučení/ podniknuté kroky • Hodnocení podniknutých kroků centrální vládou • Žádné kroky –> ČERVENÁ • Pozitivní kroky –> ZELENÁ

12. Přístup stage-gate: Zaměření Koncesní projekt (Outline Business Case) Rovnováha mezi potřebou, politikami/strategiemi a rozsahem projektu: • Jasné prokázání potřeby, hodnocení všech možností, komplexní hodnocení value for money pro různé způsoby zadávání, prokázání finanční dostupnosti projektu s ohledem na příslušné citlivosti a identifikace klíčových problémů s proveditelností.

13. Přístup stage-gate : Zaměření Brána 1 – fáze předcházející oznámení v Úředním věstníku EU Připravenost na oslovení trhu: • Řízení a správa • Rozsah • Zainteresované subjekty • Soutěž • Rizika zadávacího procesu • Hodnocení value for money (hodnoty za peníze)

14. Přístup stage-gate: Zaměření Brána 2 – fáze předcházející výzvě k účasti v soutěžním dialogu Připravenost zahájit dialog a vést jednání, která zajistí vysoce kvalitní, udržitelné nabídky s minimálními kvalifikacemi uchazečů: • Finanční dostupnost • Value for money (VfM) • Komerční záležitosti • Proveditelnost • Poskytování důvěrných informací (prostřednictvím tzv. data roomů) a obecných informací

15. Přístup stage-gate: Zaměření Brána 3 – fáze předcházející výzvě k podávání finálních nabídek Existuje dostatečná jistota týkající se technických a komerčních otázek na to, aby byla soutěž ukončena? • Finanční dostupnost • VfM • Přenos rizik • Komerční/ právní otázky/financování • Technické řešení • Proveditelnost

16. Přístup stage-gate: Zaměření Brána 4 – Fáze předcházející výběru preferovaného uchazeče Zajištění, že projekty mají minimální příležitosti k navyšování původní ceny (tzv. „deal creep“) a přerozdělování rizik: • Finanční dostupnost • Otázky související s financemi a riziky • Komerční/právní otázky • Technické otázky • Proveditelnost

17. Přístup stage-gate: Zaměření Brána 5 – Fáze předcházející uzavření finančních záležitostí projektu Pomoc úřadům při zvažování kroků, které je třeba podniknout co se týče pracovníků a zdrojů před stavební a provozní fází jejich projektů PPP, podpora a řízení vypracovávání jejich smluv PPP: • Management & správa smluv • Platební mechanismus • Řízení zainteresovaných subjektů

18. Přístup stage-gate: Zaměření Závěrečné hodnocení (tzv. Post Occupation Evaluation) Splnil projekt své strategické cíle? • Reflexe • Dokumentování & šíření ponaučení

19. Přístup stage-gate: Možnosti • Hodnocení typu peer review • Nezávislé hodnocení • Odpovědnost • Centrální požadavky & lokální odpovědnost • Pozor na střet zájmů

20. Potřeba dodržování přesně stanoveného postupu • Maximalizace VfM • Důvěra trhu • Ochrana před externími tlaky • Minimalizace nákladů a časové náročnosti zadávání • Čas = peníze • Každá změna vyžaduje zdroje a čas • Pro dodržení tzv. kritické cesty (tj. splnění naplánovaných kroků) je skutečně nezbytná individuální odpovědnost!

21. PPP vs. konvenční projekty • Je třeba procesy řídit a kontrolovat jinak, protože: • Nové formy realizace projektů vyžadují větší míru zkoumání a kontrol • Pevně stanovený přenos rizik ovlivňuje dostupné strategie zmírňování rizik, což vede k potřebě řízení budoucích závazků • Vztah mezi veřejným a soukromým sektorem je regulován na základě jediné smlouvy, což vede k větší vzájemné závislosti v rámci veřejného sektoru • O projektech se často jedná s vysoce rozvinutými a soutěživými trhy, což vyžaduje zvýšenou míru delegování pravomocí

22. Plánování zdrojů 1 Postupujte správně od samého začátku! • Každá ze 6 fází má jiné požadavky na zdroje • Zahájení – technické, finanční • Příprava projektu – manažerské, komerční (právní/finanční/technické), odborné vstupy • Zadávání – management, expertní komerční • Výstavba – management, monitoring, expertní technické • Provoz – management, monitoring • Předání – monitoring, expertní technické

23. Plánování zdrojů 2 Otázky související se soutěžním dialogem: • Několik oddělených, ale paralelních vyjednávání • Každý z uchazečů může představit jiné technické řešení, které bude vyžadovat zajištění odborného poradenství pro zadavatele • Požadavky na finanční, právní a technické vstupy rostou s počtem uchazečů

24. Plánování zdrojů 3 • Plánování zdrojů je pro úspěšnou realizaci projektu zásadní • Počáteční investice do dlouhodobého partnerství • Pro úspěšnou realizaci přínosů a neustálé zlepšování je nezbytná kontinuita • Projektové řízení nekončí s uzavřením finančních záležitostí projektu!

25. Shrnutí • Dobře strukturovaný hodnotící/kontrolní proces typu stage gate je velmi přínosným procesem projektového řízení & monitoringu a může napomoci budování trhu. • Aby byly realizovány dobré výsledky, měly by být v rámci všech projektů PPP vypracovány plány řízení zdrojů, které by pokrývaly celé období od přípravy projektu až po předání.

26. Otázky? Mikko AJ Ramstedt mikko.ramstedt@scotland.gsi.gov.uk 0131 244 4940