PROJEKTI VÄLJAMAKSE TAOTLUSED

1. PROJEKTI VÄLJAMAKSE TAOTLUSED Maarja Parve SA Innove ESF koordinaator 01. detsember 2006

2. Õigusaktid • Meetme 1.1 tingimuste määrus §24-27 https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=953552 • Rahandusministri 27.02.2006 a. määrus nr 15 ”Abikõlblike kulude määramise üldised tingimused ja kord”koos lisadega https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=999234 • Euroopa Komisjoni määrus nr 448/2004 http://www.legaltext.ee/text/et/T80948.htm

3. Toetuse saaja ja partnerite üldised kohustused • Projekti tegevuskava jälgimine • Projekti eelarve jälgimine – JOOKSVALT! • Omafinantseeringu tagamine • Aruandluse esitamine • Raamatupidamise eristamine • Teavitusnõuded

4. Projekti raamatupidamine • Projekti raamatupidamine peab olema muust raamatupidamisest selgelt eristatav (nt objektipõhiselt või muu tunnuse alusel) • Eristada vaid projekti abikõlblikud kulud 100%, muud kulud viia projekti kulude hulgast välja; • Sise-eeskirjas teha märge projekti dokumentatsiooni ringluse erisuste või samasuse kohta muu raamatupidamisega võrreldes (soovituslik); • Kohapealse kontrolli või auditi käigus peavad dokumendid olema lihtsalt ning kiiresti leitavad (võimaluseks eraldi kaustas hoidmine); • Juhul, kui palutakse esitada raamatupidamise väljavõte (projekti tuludest ja kuludest kontode lõikes), siis seal peaksid kajastuma samad andmed, mis kuludokumentidel ning väljamakse taotluses sama perioodi kohta; • Kõik nõutavad alusdokumendid peavad kulu algse tegija või toetuse saaja juures säiluma kuni aastani 2015.

5. Omafinantseering • Omafinantseering tuleb kajastada projekti kulude hulgas ehk 100% abikõlblikud kulud (75/ 25) • Projekti tulude poolel on näiteks omafinantseeringu ja toetuse kajastamine, oma eelarvest võiks võimalusel tõsta omafinantseeringu projekti kontole, et tagada kulude-tulude tasakaal (75/25) .

6. Väljamaksete üldpõhimõtted Toetuse saaja koondab kõik väljamakse perioodil tehtud (tasutud) kulud ning esitab vormikohase väljamakse taotluse SA-le Innove. Peale väljamakse taotluse menetlemist makstakse toetuse saajale abikõlblikest kuludest maksimaalselt kuni 75% toetust (täpne proportsioon on toetuse ja kogumaksumuse suhe). Toetus kantakse toetuse saaja kontole, kes vastavalt kokkulepetele partneriga selle edasi kannab.

7. Väljamaksete skeem (1)Väljamakse tegemiseks esitab toetuse saaja rakendusüksusele väljamakse taotluse koos kuludokumentidega ja nende tasumist tõendavate dokumentidega. (2) Rakendusüksus sooritab vajalikud kontrollprotseduurid ja esitab nõuetele vastava väljamakse taotluse makseasutusele (20 tööpäeva). (3) Makseasutus sooritab vajalikud kontrollprotseduurid ja edastab väljamakse taotluse alusel koostatud maksekorralduse Rahandusministeeriumi riigikassa osakonnale (edaspidi riigikassa) väljamakse tegemiseks (kokku 6 tööpäeva).

8. Kulu- ja maksedokumendid ning neile esitatavad nõuded

9. Maksetaotluste vormistamine • Väljamakse taotlus peab kajastama kõiki toetuse saaja või partnerite poolt nimetatud perioodis välja makstud abikõlblikke kulusid. Järgnev väljamaksetaotlus ei tohi sisaldada kulusid, mis oleks pidanud kajastuma sellele eelnenud perioodi väljamakse taotluses. Maksude puhul erand! • Igale väljamakse perioodile planeeritakse kulude tekkimise ajaline vahemik. Kuluperioodid ei tohi reeglina omavahel kattuda. Kulusid kajastatakse nende reaalse tasumise kohaselt ehk kassapõhiselt.

10. Maksetaotluse vormistamine NÄIDE: • Märtsikuu palka, mis makstakse välja APRILLIS, ei kajastata sellel perioodil.   *Kui märtsikuu palk makstakse välja MÄRTSIS, siis kajastatakse see ühes kuluperioodis koos maksudega ning lisatakse ka vastav maksekorraldus, mis võib maksude osas kanda ka aprillikuu kuupäeva. • Ülejäänud aprillis tasutud kulusid (näiteks arve kuupäevaga 03.04.05, mis on tasutud 04.04.05) ei lisata sellesse perioodi, vaid järgmisesse.

11. Väljamakse taotluse koostamine • Väljamakse taotlused nummerdatakse järjest olenemata sellest kas on tegemist ettemaksu taotlusega või aasta vahetumisega; • Väljamakse taotluse kuupäev on see kuupäev, millal taotlus kokku pannakse ja rakendusüksusele saadetakse. (mitte prognoosi kuupäev). Paranduste puhul jääb kuupäev samaks. • Finantseerimisallikate tabelisse märkida väljamaksed kokku ehk need kulud, mis on juba ESF-ist rahastuse saanud (toetuse saajale laekunud) • Kuludokumentide loetelu üle enne välja saatmist üle kontrollida, et ei esineks vigu summeerimisel ja ümardamisel; • Kuludokumentide järjekord: kuludokument + maksedokument + tõendavad dokumendid järjestikku kuludokumentide loetelu järjekorras; • Soovitame dokumendid vastavalt kulurea numbrile nummerdada. • Väljamakse taotlust ei pea panema kaustadesse, arhiveeritakse SA-s Innove.

12. Kuludokumendid (1) • Kõik väljamaksete aluseks olevad kulud peavad olema abikõlblikud ja kinnitatud taotleja/partneri esindaja või volitatud isiku poolt vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale • Algdokument peab olema vormistatud vastavalt Raamatupidamise seadusele • Kõik kulutused peavad olema tõendatud kuludokumentidega (arve, maksekviitung või muu tõendusjõudu omav raamatupidamise algdokument)

13. Kuludokumendid (2) Kõikidele kuludokumentidele peab olema lisatud: 1) projekti kood struktuuritoetuse registris – 1.0101-0289 2) projektijuhi/allkirjaõigusliku isiku kinnitus (allkiri) 3) raamatupidamise kirjendi number (kui võimalik, siis pearaamatu kirjendi number) 4) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ning vastavad summad kontode lõikes. (ainult projekti osa kohta) KIRJENDAMINE ka osalise puhul, käibemaksu välja toomine. Kõigil maksmist tõendavatel dokumendid peab olema kas arhiveerimistunnus või Riigikassa makse puhul staatus “teostatud” või “arvestatud”

14. Rida 1 “Personalikulud” • Algdokumendiks on palgaleht või arvestuse tabel, kus on selgelt välja toodud eraldi iga töötaja kohta bruto- ja netosummad, kõik töötaja palgast kinnipeetud- ning tööandja maksud; • KULUDOKUMENDIL peavad olema välja toodud kande andmed; • Teha raamatupidamise väljavõte projektiga seotud kulude ja tasumise osa kohta VÕI esitada kõik maksekorraldused, kus on soovituslikult ka projekti osa välja toodud; • Esimesel korral või töölepingu tingimuste muutumisel esitada töölepingu koopia. • Palume täita seda raamatupidamise andmete põhjal!

15. Personalikulud 2 • Töölepingu alusel osalise tööajaga projektis töötades tuleb täita tööajatabeleid, kus on täpselt ära näidatud projekti heaks töötatud aeg. • Tööajatabelis tuleb kajastada projekti heaks tegelikult kulunud aeg ning tegevuste kirjeldus + muu töö tegemiseks kulunud aeg. Kokku peavad töötunnid moodustama töötaja koormusele vastava arvu töötunde. • Puhkused vastavalt asutuse sisekorrale ning abikõlblikud alates projektis tööle asumisest, soovitus kohe esitada lisaks info päevade arvu ja keskmise päevatasu kohta. • Töövõtu- ja käsunduslepingu puhul tuleb lisada korrektsed tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, milles on detailne tööde kirjeldus.

16. Tööajatabelid • Tuleb pidada juhul, kui töötaja töötab projekti heaks mingi osa oma asutuses kokkulepitud tööajast (ka kui on mitu lepingut); • Hea oleks asutuse üldkäskkiri projekti lõikes kohe aasta alguses saata; eelmise aasta puhkusejäägi tõend; • Puhkuse puhul on tööaeg 0, kui kogu kuu puhkusel, siis esitada sellekohane tõendus ning tööajatabelit pole vaja; • Puhkusetasu projekti kuluks arvestamine: keskmine proportsioon projekti heaks töötatud ajast viimase kuue kuu kohta, palume ka infot, mis metoodikat kasutatakse – kalendripäeva või tööpäeva alusel arvestus;

17. Puhkusetasu arvestamise näidis • Töötaja asus tööle 01.01.2006, puhkus juulis 2006 28 päeva (lepingujärgselt). Projekti heaks töötanud jaanuar-juuni keskmiselt 50% tööajast. • Abikõlblik on pool töötajale arvestatud ja väljamakstud puhkusetasust või vastavalt lepingus projektile sätestatud summa proportsioonile. • Kui projekti heaks asunud tööle hiljem kui aasta algul, siis alates projekti heaks tööle asumisest kuni kalendriaasta lõpuni arvestatavate puhkusepäevade eest võib puhkusetasu lugeda ka projekti kuluks. • Varasema puhkusejäägi eest võetud puhkus ja selle tasu ei ole abikõlblikud.

18. Rida 3 “Kulud koolitatavatele”, Rida 4 “Koolitusmaterjalid” ja Rida 5 “Muud koolitusega seotud ühekordsed kulud” • Nimekirjad osalemise kohta, pakkumised • Abikõlblikud vaid juhul, kui on planeeritud eelarvesse ning väljaantavatel materjalidel on RAK-EL logo. • Peavad olema eranditult koolitatavatega ning koolituse toimumisega seotud. • Koolituse toimumise tõenduseks on detailne sisuline koolituse päevakava ning osalejate igapäevaselt allkirjastatud nimekirjad.

19. Rida 6 “Inventar” ja Rida 10 “Vara rendi- ja liisingukulud • Eelarve seletuskirjas märgitud! • Pakkumised, hanked, alates 100 000 krooni pakkuja poolt allkirjastatud pakkumine • Kõik, mis mitte põhivara, soetatud varem kui 12 kuud enne projekti lõppu • Riigihanke deklaratsioonis peab olema märgitud, et kasutatakse struktuurivahendeid, kui ei, siis palume esitada esildis deklaratsiooni muutmiseks! • Märgistatud nähtavas kohas RAK logoga • 100% PROJEKTI KASUTUSES! • Liisingu puhul esimesel korral leping ja graafik • Käibemaks partneri ostu puhul abikõlbmatu!

20. Peamised vead maksetaotlustes • Kuludokumenditele ei ole lisatud nõuetekohaseid andmeid, maksedokumendil tasumise kirjendi andmeid vaja pole, lisada ainult raamatupidaja allkiri! • Palgaarvestuse alused jäävad ebaselgeks; • Puuduvad maksekorraldused palga osas või on need arhiveerimistunnuseta • Vigased või arusaamatud lepingud – mõelge läbi töölepingud ning kasutage juristi abi; • Kulud ei ole seotud projekti eelarvega ehk nad on eelarves planeerimata – võib teha ainult eelneval teavitamisel või vajadusel haldusotsuse muutmisel! • Tööajatabelid matemaatiliselt ebakorrektsed või valede andmetega puhkepäevade osas. Menetlemise kiirus on seotud maksetaotluse komplekteerimisega!

21. Kontakt: www.innove.ee/struktuuritoetused struktuurifondid@innove.ee Tel: 699 8518 Tänan kuulamast!