WORKSHOP

1. WELCOME to STATE SENIOR HIGH SCHOOL 1 PEKALONGAN WORKSHOP INTERNAL AUDITOR

2. Agenda Pelatihan • Latihan • Program Audit • Daftar Pertanyaan • Simulasi Pertemuan Pembukaan (Opening Meeting) • Simulasi Pertemuan Penutupan (Closing Meeting) • Materi • Sistem Dokumentasi • Program Audit • Daftar Pertanyaan • Pelaksanaan Audit • Investigasi Audit Pelaporan Audit

3. Tujuan Audit • untukmelihatkesesuaianimplementasiSMM terhadappersyaratanstandar ISO 9001:2008 • untukmenentukanefektifitasdariimplementasi ISO terhadaptujuanSekolah • untukmengidentifikasi area-area yang perludiperbaikidalammanajemenSekolah

4. Dokumen yang diaudit • Pedoman Mutu/ • Manual Mutu 2. ProsedurMutusistem ProsedurMutuProses 3. Instruksi Kerja (SOP) 4. Catatan Mutu

5. Fungsi-fungsi dalam Audit Internal • Manajemen • Penanggungjawab (WMM) • Auditor • Ketua Tim Auditor • Auditee

6. Tanggung Jawab Manajemen • Menunjukpenanggungjawab program audit (WMM) • Memberiwewenanguntukmerencanakan audit internal kepadapenanggungjawab • Menyelesaikanmasalah yang menyangkutkebijakan • Menyediakansumberdaya

7. Penanggungjawab Program Audit Internal/WMM • Membuat rencana audit internal • Memilih, melatih dan membuat kualifikasi untuk auditor internal • Menunjuk Tim Audit • Memonitor dan memastikan pelaksanaan audit internal • Memelihara catatan audit internal • Melaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen

8. Tugas Lead Auditor • Mengatur semua proses audit • Membantu menunjuk anggota tim audit • Memimpin pertemuan pembukaan • Memimpin pelaksanaan audit • Mempresentasikan hasil audit • Memimpin pertemuan penutupan • Membuat laporan hasil audit

9. Tugas Auditor • Bekerjasama dan membantu Lead Auditor dalam melaksanakan audit • Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan • Mempersiapkan dokumen dan pendukung • Menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi yang penting

10. Auditee • Koordinasidengan Tim Audit tentangjadual audit internal • Menjaminkehadiranpersonel yang relevan • Menyediakanfasilitas yang diperlukan • Menindaklanjutihasil audit dengantindakanperbaikan • Mendokumentasikanhasil audit sertatindakanperbaikan yang diperlukan

11. Penunjukkan Auditor • Auditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnya • Auditor harus memiliki: • Pengetahuan • Ketrampilan • Kepribadian • Pendidikan • Pelatihan • Pengalaman

12. Pengetahuan • Prosedur, alatdanmetodologi audit • Dokumensistemmanajemen • Situasisekolahataubagian yang diaudit • Perundang-undangan, peraturandanpersyaratanlainnya yang relevan

13. Ketrampilan • VERBAL • Cara bertanya dan intonasi suara • Kejelasan pertanyaan • Kejelasan tutur kata • Level komunikasi • NON VERBAL • Roman muka • Body language • Penempatandiri

14. Kepribadian • ETIS -

15. Pendidikan, Pelatihan & Pengalaman Rekomendasi

16. Pelaksanaan Audit • Pertemuan pembukaan • Pelaksanaan audit • Pertemuan penutup

17. Pertemuan PembukaanOpening Meeting • Memperkenalkan Tim Auditor • Menjelaskan Tujuan Audit, Standar dan Metode yang digunakan serta Ruang Lingkup Audit • Konfirmasi Jadwal Audit • Konfirmasi Auditee per bagian • Memberikan penjelasan kepada Auditee tentang hal-hal yang masih dipertanyakan

18. Pelaksanaan Audit • Menggunakan checklist yang telah dipersiapkan • Melakukan audit berdasarkan pada jadwal yang telah ditentukan • Menggunakan Teknik Audit dan Metode Audit

19. Teknik Audit • Klarifikasi atas pernyataan auditee yang kurang jelas • Wawancara dengan menggunakan kata tanya 5 W dan 1 H • Observasi • Verifikasi • Pengambilan contoh secara acak

20. Teknik Bertanya 5W dan 1H • Apa? • Mengapa? • Kapan? • Siapa? • Di mana? • Bagaimana? • Tunjukkan?

21. KeterampilanAudit Bertanya Secara Efektif Melakukan Pemeriksaan Mengamati/Mendengar

22. Kode Etik Auditor Yang HarusDilakukan : • MenjagakerahasiaanAuditee • Bersikapnetral • Selalupositif thinking • MendengarpenjelasanAuditee • Sopansantundanramah • Melaporkanhasil audit berdasarkanfakta Yang TidakBolehDilakukan : • MenekanAuditeedenganjabatannya • MengadudombaantarAuditee • Mengejek, melecehkanAuditee • Emosi, lepaskendali, berkatakasar, memaki

23. Rapat Penutupan Mengucapkan terima kasih Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakan Menyampaikan hasil audit Menentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikan Memberi kesempatan untuk bertanya

24. Pelaporan Audit Laporan audit meliputi: • Ruang lingkup dan sasaran audit • Jadwal audit • Anggota tim audit • Auditee • Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukan • Observasi audit dengan bukti pendukung • Ketidaksesuaian • Kesimpulan/keputusan audit • Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya

25. Kategori Temuan Audit • Ketidaksesuaian Minor : • Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan dalam sistem manajemen mutu (mis : prosedur kerja atau instruksi Kerja) dengan pelaksanaan di lapangan • Bila salah satu dari persyaratan pada standar ISO 9001:2000 tidak konsisten diterapkan • Ketidaksesuaian Major : • Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang Total Breakdown • Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan

26. Distribusi Laporan Audit • Top Manajemen • Anggota tim tinjauan manajemen • Tim audit dan auditee • Personel yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan

27. Terima Kasih