Unified Messaging

Unified Messaging Tagung der DFN-Nutzergruppe „Hochschulverwaltung“ Potsdam, 13. - 15. Mai 2003

Übersicht • DV in der Zentralverwaltung • Verbesserungspotentiale • Unified Messaging System (UMS) • UMS in der Praxis • Ausblicke Unified Messaging

Applikationen • MS Office mit Exchange/Outlook • SAP R/3: HR, FI, CO, MM, AA, PM, EBP • agiplan BuSy, AutoCAD • HIS: SOS, QIS, ZUL, ISY • UnivIS (elektronisches VV) • Göttinger Content Management (GCMS) • .... Unified Messaging

PC-Arbeitsplatz Office-Appl. SAP Outlook HIS sonstige Unified Messaging

Verbesserungspotentiale • Z.Z. ist ein elektronischer Geschäftsverkehr (eCommerce) mit vielen externen Partnern noch nicht möglich. • Deshalb wird der Schriftverkehr überwiegend über Fax abgewickelt. • „Lange Dienstwege“ zum Faxgerät • Einsparung bei 25 Faxen/Tag: 18750 € /Jahr • Versand aus gemischten Empfängerlisten Unified Messaging

Technisches Systemumfeld Fax Exchange BuSy TK Exchange SAP ..... SOS Voice LAN Voice FAX PC Drucker Unified Messaging

Technisches Systemumfeld Fax ? Exchange BuSy TK Exchange SAP ..... SOS Voice Voice FAX PC Drucker Unified Messaging

Anforderungen • Medienbruch überbrücken • E-Mail, Fax, Voice, SMS in der Fläche • Einheitlich, am besten über Outlook • Voice-Nachrichten zumindest über das lokale Telefon • Skalierbarkeit • Einfache und schnelle Bedienung • Einfache Administration Unified Messaging

Unified Messaging System Ein UMS ist ... ... eine Zusammenfassung von Voice-, E-Mail-, Fax- und SMS-Server ... ... zu einem einzigen Kommunikationssystem ... ... mit einheitlicher Bedienoberfläche am PC ... ... und Benutzerführung am Telefon/Handy und WWW-Browser. Unified Messaging

Extern Büro U M S Unified Messaging System • Single Point of Access • Gleichbehandlung unterschiedlicher Nachrichten • Gute Integration Unified Messaging

Unified Messaging System Ein UMS bedeutet nicht ... ... eine Vereinheitlichung der Übertragungstechnik !!! Unified Messaging

Technisches Systemumfeld Fax Exchange ISDN E-Mail UMS BuSy TK Exchange SAP + Att. ..... SOS Voice Voice Fax PC Drucker Unified Messaging

„Message Routing System“ • Warum mrs von cycos AG • Vollständige Integration für CTI, E-Mail, Voice-Mail, Fax, SMS in Outlook – die Benutzer haben eine einheitliche Oberfläche • Unterstützt die Telefonanlage der Universität • Benutzeradministration über MS Exchange • Modular aufgebaut, skalierbar, zukunftssicher • „One Solution for all Communications“ Unified Messaging

Telefonanlage MRS Exchange S , S 0 2M E-Mail Server Web Client Fax Client LAN Printer „Message Routing System“ Unified Messaging

Fax-Versand • Faxe versenden • Wie E-Mail, Empfänger = Faxnummer • Gemischte Empfängerlisten • Direkt aus jeder Office-Anwendungen Unified Messaging

Fax-Versand Unified Messaging

Fax-Empfang • Faxe empfangen • Jedem Mitarbeiter kann ein virtuelles Fax-Gerät zugeordnet werden (0551-39 18 xxxxx) • Ein Telefon und mehrere Benutzer ? • Faxe erscheinen in Outlook genau wie E-Mails Unified Messaging

Voice-Funktionen • Jedem Benutzer kann ein Anrufbeantwortet zugeordnet werden (0551-39 18 xxxxx) • Auch wenn mehreren Benutzer sich ein Telefon teilen • Sprachnachrichten können über das lokale Telefon abgehört werden • Ansagetexten über eine Web-Oberfläche • All diese Funktionen stehen von überall zur Verfügung über PIN-Code Unified Messaging

SMS-Funktionen • Jedem Benutzer kann eine SMS-Nummer zugeordnet werden, genau wie für Fax oder Voice • Ein Text (maximal 160 Zeichen) an mehreren Empfänger • Wenn Systeme Fehlfunktionen nur über E-Mail senden, kann man UMS nehmen Unified Messaging

Ausblick • Preselektion von ankommenden Anrufen • Call Center Funktionalitäten • Single Sign-on für Client-Software • Integration von CTI-Funktionen (Computer Telephony Integration) • Ersetzen des „Anrufbeantworters“ der Telefonanlage Unified Messaging

Vielen Dank ... .... für Ihre Aufmerksamkeit. Unified Messaging

Unified Messaging