La gestione dei fondi studenteschi nel modello associativo

1. Attenzione particolare alla presentazione del modello EAS La gestione dei fondi studenteschi nel modello associativo Guida operativa per le associazioni studentesche che hanno richiesto la consulenza fiscale da parte dell’ Università per la gestione dei loro fondi Aggiornamento Aprile 2012 Obbligo di movimentazione del conto corrente per effettuare pagamenti

2. Obiettivi • Rendere più snello il processo di erogazione dei contributi • Aumentare i margini di autonomia delle associazioni studentesche • Rendere effettivo ed efficace il ruolo di controllo del Consiglio degli Studenti • Chiarire i livelli di responsabilità per effetto della gestione dei fondi

3. Gli strumenti • Regolamento per l’assegnazione di contributi per le attività studentesche • Statuti delle singole Associazioni • Contratto di servizio tra Associazioni ed Ateneo

4. Il Regolamento • La proposta prevede l’ obbligo salvo una fase transitoria) di costituzione di associazioni non riconosciute ai sensi dell’art. 36 codice civile • In pratica: • E’ IMPORTANTE REGISTRARE L’ATTO PRESSO L’AGENZIA DELLE ENTRATE • ASSUMERE UN CODICE FISCALE • APRIRE UN CONTO CORRENTE PER L’ACCREDITO DEI FONDI

5. Il modello per richiedere il codice fiscale • Link ipertestuale: • Modello per enti associativi (mod. AA5/6)

6. MODELLO EAS • Assolutamente fondamentale è che nei sessanta giorni successivi alla costituzione dell’associazione sia compilato ed inviato in via telematica all’ Agenzia delle Entrate uno specifico modello detto EAS che dà diritto a poter usufruire delle agevolazioni fiscali in materia di associazioni. Un idea del modello si può avere cliccando sul link • http://www.agenziaentrate.gov.it/ipso/wcm/connect/86dd9100426a4aad832c9bc065cef0e8/Modello+enti+associativi.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=86dd9100426a4aad832c9bc065cef0e8 • La consulenza e la trasmissione telematica del modello può essere concordata con l’ufficio fiscale all’interno del contratto di servizio.

7. Le associazioni studentesche • Non viene previsto l’albo delle associazioni • Si costituiscono sulla base degli allegati fac – simile attraverso: • - Atto costitutivo • - Statuto

8. Il notaio • Contrariamente a quanto comunemente si pensa non è indispensabile l’intervento del notaio per la validità della costituzione di associazione. • Certamente comunque chi lo riterrà opportuno per dare maggiore certezza e autenticità alle firme dei promotori potrà farlo • L’ Ateneo potrà comunque far autenticare le firme dell’atto costitutivo da propri funzionari

9. Il contratto di servizio • E’ lo strumento fondamentale per regolare i rapporti tra Ateneo e Associazioni. • Dovrà prevedere: • - le modalità di concessione degli spazi universitari • La fornitura gratuita o meno di attrezzature • L’assistenza amministrativa/contabile/fiscale da parte di strutture dell’ Ateneo alla vita delle Associazioni • Ogni altra pattuizione che si riterrà utile • Il contratto di servizio sarà stipulato tra il Presidente dell’ Associazione e un dirigente responsabile dlel’Ateneo.

10. Le modalità di finanziamento • Saranno sostanzialmente budgettarie: controllo solo in fase di autorizzazione del finanziamento ed in fase di rendicontazione • Ampia flessibilità nel periodo di svolgimento dell’attività (previsione di integrazione con risparmi sulla singola attività di altre attività per cui si sia verificato un incremento di costi) • Le attività non saranno soggette ai vincoli dei Regolamenti di Ateneo • Esclusione per l’Ateneo di obblighi EQUITALIA o DURC

11. Il finanziamento • E’ fuori da ogni forma di prelievo fiscale essendo un contributo privo di rilevanza corrispettiva. • L’accredito del fondo su conto corrente renderà semplicissima la contabilità a scalare dello stesso

12. Responsabilità • Le attività saranno giuridicamente imputate alla singola Associazione nella persona del Presidente (dell’ Assemblea o del Comitato esecutivo)

13. Controllo Sarà: • Preventivo: esame del budget ed ammissibilità al finanziamento • Successivo: esame del rendiconto • Penalità: interruzione del finanziamento, azioni legali specifiche

14. Obbligo di movimentazione del conto corrente per incassi e pagamenti • Per incassare e pagare occorre che le associazioni passino obbligatoriamente attraverso il conto corrente aperto a nome dell’associazione. Altre forme disordinate di gestione non permettono di poter fornire consulenza in materia di redazione dei documenti contabili da parte degli uffici dell’Ateneo e costituiscono sintomo di non corretta gestione.

15. Adempimenti gestionali • Fattispecie ricorrenti: • - organizzazione seminario • - organizzazione concerto • - acquisizione beni (con fondi non dell’Ateneo per esplicito divieto regolamentare)

16. Niente paura! • Gli adempimenti che saranno illustrati nelle slides successive possono apparire complicati ma in realtà sono abbastanza semplici e comunque affidati o a consulente esterno indicato dall’ Ateneo o all’ Ufficio fiscale dell’ Ateneo. • Per un’associazione di media grandezza si stima che tutti gli adempimenti annuali cumulati (rendiconto, 770…) possono al massimo portar via una mezza giornata e comunque non saranno a carico delle Associazioni • UNICO ACCORGIMENTO: conservazione delle fatture e dei documenti in maniera ordinata (appena arriva la fattura/notula basta consegnarla al consulente/ufficio fiscale)

17. Organizzazione seminario • Non c’è bisogno di chiedere preventivi • Formalizzazione dell’ordine con comunicazione scritta del Presidente • Emissione di notula/fattura da parte del seminarista se previsto compenso • Versamento della ritenuta d’acconto IRPEF nel mese successivo al pagamento con modello F24 • CONSERVAZIONE ORDINATA DEGLI ORDINI E DELLE NOTULE/FATTURE

18. Concerto • Verifica della sicurezza degli impianti presso gli organi competenti (Vigili del Fuoco etc.) a cura dell’ Associazione (consulenza dell’Ateneo se prevista in contratto di servizio) • Formalizzazione dell’ordine con comunicazione scritta del Presidente • Adempimenti SIAE a carico associazione/artista/gruppo • Modalità di uso degli spazi previsti nel contratto di servizio • Artista o gruppo emetteranno notula/fattura per prestazione con contribuzione ENPALS • Versamento della ritenuta d’acconto IRPEF nel mese successivo al pagamento con modello F24 • CONSERVAZIONE ORDINATA DEGLI ORDINI E DELLE NOTULE/FATTURE

19. Acquisizione beni/servizi generici • Non c’è bisogno di tre preventivi anche se è utile un’indagine di mercato per ottimizzazione finanziaria • Lettera d’ordine del presidente • Ricevimento della fattura • CONSERVAZIONE ORDINATA DEGLI ORDINI E DELLE NOTULE/FATTURE

20. Adempimenti di carattere generale • Stesura del budget e del rendiconto finanziario: possibile solo se si sono ordinatamente conservati i documenti di gestione • Mod 770 semplificato entro settembre anno successivo VIA TELEMATICA : riepilogo di tutte le ritenute Irpef Versate per seminari/concerti/generica attività di lavoro autonomo • Mod Unico: improbabile. Solo se emergessero attività commerciali (obbligo allora anche di Partita IVA ): ma proibite in base al regolamento • Certificazione di ritenute operate