Felles sak arkiv til 9 k
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 8

Felles sak/arkiv til 9-k PowerPoint PPT Presentation


  • 77 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Felles sak/arkiv til 9-k. v/ kommuneelsker konsulent Lars Fremstad, LarvikIT as. 1. Bakgrunn Flere av 9-k kommunene har i dag sak-/arkivsystemer som bygger på Noark 3-standard. Felles sak/arkiv til 9-k.

Download Presentation

Felles sak/arkiv til 9-k

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Felles sak arkiv til 9 k

Felles sak/arkiv til 9-k

v/ kommuneelsker konsulent Lars Fremstad, LarvikIT as

1


Felles sak arkiv til 9 k1

Bakgrunn

Flere av 9-k kommunene har i dag sak-/arkivsystemer som bygger på Noark 3-standard

Felles sak/arkiv til 9-k

  • Denne standarden ivaretar ikke kommunenes behov og krav til elektronisk arkiv og saksbehandling

  • Slike behov dekkes kun gjennom sak-/arkivsystemer som er godkjente etter Noark 4-standard. (7 systemer pt)

  • Noark-4 er et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling

  • Noark-4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Setter krav til informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet

2


Felles sak arkiv til 9 k2

Mandat

Prosjektet skal anbefale for kommunene i 9k et felles elektronisk sak-/arkivsystem

Felles sak/arkiv til 9-k

  • Deltagere

    • Tjøme, Nøtterøy, Tønsberg, Andebu og Hof er aktuelle til å skifte system i første omgang

    • Horten, Holmestrand, Stokke og Re vil evt bytte senere i avtaleperioden

  • Organisering

    • Prosjektgruppe bestående av 1 person fra hver kommune, kompetanse på sak/arkiv, IKT, forhandlinger

    • Styringsgruppen er 9-k rådmannsgruppa

    • Adm leder 9-k er bindeleddet mellom prosjektgruppen og styringsgruppen

  • Arbeidsmetodikk

    • Prosjektgruppen har mange møter

    • Mye telefoner, men ikke e-post

    • Virtuell samtidig jobbing på Internett - direkte oppdateringer i felles originaldokumenter

3


Felles sak arkiv til 9 k3

Antall navngitte brukere av sak/arkiv:

Horten: 600

Andebu: 75

Nøtterøy: 312

Holmestrand

Re: 113

Tjøme: 56

Stokke: 137

Tønsberg: 800

Hof: 50

Larvik: 620

Felles sak/arkiv til 9-k

  • Sum antall brukere i 9-k kommunene er ca 2.250, hvorav ca 750 er beregnet til å være daglige brukere

  • Kommunenes øvrige fag- og fellessystemer må/bør/skal forholde seg til sak/arkiv

  • Det pågår et prosjekt i regi av KS og Riksarkivet som utreder hvorfor og hvordan ulike fagsystemer (bl a innenfor barnevernet) skal snakke med sak/arkiv

  • Sak/arkiv er hovedleverandør til kommunenes hjemmesider på Internett

4


Felles sak arkiv til 9 k4

Felles sak/arkiv til 9-k

5


Felles sak arkiv til 9 k5

Effektivisering og gevinster

Det er ca 750 daglige brukerne av sak/arkiv i 9-k. Prosjektgruppen mener at disse blir i gjennomsnitt 10 minutter mer effektive pr dag ved et felles, brukervennlig sak/arkiv system.

Dette tilsvarer (750*10/60) 125 timer

Felles sak/arkiv til 9-k

  • Det blir en gevinst på kostnader til opplæring, maskinvare, databaser, lisensiering med mer. I 9-k prosjektet sensitiv driftssentral for Re, Hof og Andebu kommuner ligger denne gevinsten på ca 20 %, både i etablering og reduserte vedlikeholdskostnader.

  • Bedre kvalitet og sikkerhet

  • Samarbeid er inspirerende og ikke minst GØY !

6


Felles sak arkiv til 9 k6

Videre fremdrift

8.4 Leveringsfrist for anmodning om deltagelse

Felles sak/arkiv til 9-k

  • 19.4 Møte i styringsgruppen (9-k rådmannsmøte)

  • 20.4 Valg av forhandlingsdeltagere. Det inviteres min 2 og maks 4.

  • Mai-juni, innhenting av tilbudene + forhandlinger

  • 24.5 Presentasjon av sak/arkiv løsningene for rådmannsgruppa

  • 7.6 Når prosjektgruppens innstilling er presentert for styringsgruppen (9-k rådmannsmøte)

  • 1.9 Oppstart av avtale

  • Første kommune i drift fra ca 1.1.2006, andre kommuner fortløpende i avtaleperioden (3 år)

7


Felles sak arkiv til 9 k7

Felles sak/arkiv til 9-k

?

8


  • Login