Advertisement
/ 74 []

JAKOŚĆ a zarządzanie projektem ERP - ppt presentation


Agenda:. Jakosc a zarzadzanie ? w poszukiwaniu definicjiAnaliza kluczowych problem?w wdrozeniowych projekt?w ERPJak mierzyc jakosc wdrozenia? ? Metoda ABCD Zarzadzanie jakoscia wedlug Q-ERP ? opis metodologiczny w zarysie. Jakosc a zarzadzanie? w poszukiwaniu definicji. Rozr?zniamy r?zne konce

Download Presentation

JAKOSC a zarzadzanie projektem ERP

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use only and may not be sold or licensed nor shared on other sites. SlideServe reserves the right to change this policy at anytime.While downloading, If for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.











- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -




Presentation Transcript


JAKOŚĆ a zarządzanie projektem ERP

  • dr Marian Krupa


Agenda:

  • Jakość a zarządzanie – w poszukiwaniu definicji

  • Analiza kluczowych problemów wdrożeniowych projektów ERP

  • Jak mierzyć jakość wdrożenia? – Metoda ABCD

  • Zarządzanie jakością według Q-ERP

  • – opis metodologiczny w zarysie


  • Jakość a zarządzanie

  • – w poszukiwaniu definicji


Jakość?

  • Rozróżniamy różne koncepcje:

  • (łac. qualitas) pewien stopień doskonałości [Platon, Cyceron].

  • Zgodność z normami prakseologicznymi (efektywność i skuteczność) [Kotarbiński].

  • Stosunek efektu użytkowego do kosztów [Cholewicka-Goździk].

  • Sposób (metoda) zarządzania [Feigenbaum].

  • Pełne zaspokojenie potrzeb klienta [Banka].

  • Stopień zgodności z wzorcem [Juran].

  • Conformance to requirements[Crosby].

Por. E. Skrzypek, Jakość i efektywność, UMCS, Lublin 2000.


Jakość?

  • Jakość i jej istota:

  • Jakość to pojęcie względne, nie istnieje sama w sobie i dlatego można mówić o jakości wyrobu w powiązaniu z celem [Ettinger].

  • Jakość jako piękno stanowi sąd wartościujący, którego autorem jest każdy klient [Platon].

Por. E. Skrzypek, Jakość i efektywność, UMCS, Lublin 2000.


Przykład:

  • Polska Nagroda Jakości (PNJ):

  • jest filozofią kształtującą pozytywne relacje pomiędzy:

  • produktywnością, konkurencyjnością i jakością wyrobów oraz usług, ochroną środowiska, bezpieczeństwem i higieną pracy,

  • a także pomiędzy kierownictwem i pracownikami

  • oraz pomiędzy przedsiębiorstwem i społeczeństwem, które w efekcie kształtują "Jakość Życia" (kulturę, wychowanie, etykę oraz poziom materialny) jednostki, grupy oraz społeczeństwa.

    dr inż. Mirosław Recha

http://www.pnj.pl


Przykład:

  • Polska Nagroda Jakości (PNJ):

  • Przywództwo – 15%

  • Zarządzanie ludźmi – 8%

  • Polityka i strategia – 10%

  • Zasoby – 5%

  • Procesy – 12%

  • Satysfakcja zatrudnionych – 9%

  • Satysfakcja klientów – 20%

  • Wpływ na otoczenie – 6%

  • Rezultat końcowy – 15%

Możliwości – 50%

Rezultaty – 50%

http://www.pnj.pl


2. Analiza kluczowych problemów wdrożeniowych projektów ERP


Kluczowe problemy

Czynniki warunkujące powodzenie lub porażkę wdrażania ERP:

U.Esser, A. Krammer: "CIM zwischen Anspruch und Wirklichkeit", TUV, Köln 1989


Kluczowe problemy

  • Problem utożsamiania się z projektem:

  • Wdrożenie MRP II, połączone zwykle z wdrażaniem Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania jest często postrzegane jako zagadnienie informatyczne a nie z zakresu zarządzania.

  • Nic więc dziwnego, że wdrożenie, którego cel nie zostanie prawidłowo zdefiniowany, praktycznie nie może zakończyć się powodzeniem.

  • Brak zaangażowanie najwyższej kadry kierowniczej jest najczęstszym powodem niepowodzenia wdrożenia.

A. Popończyk z Coopers&Lybrand Polska.


Kluczowe problemy

2. Problem zarządzania projektem:

Często, zawężenie kompetencji grupy wdrażającej w połączeniu z brakiem dostatecznej woli menedżerów przedsiębiorstwa, w którym odbywa się wdrożenie, jest przyczyną niepowodzenia.

3. Problem wiedzy o standardzie MRP II:

Brakuje polskich opracowań poświęconych MRP II. Zagraniczne opracowania są natomiast trudno dostępne.

Do nieznajomości problematyki MRP II przyznaje się aż 21% informatyków zatrudnionych w dużych polskich przedsiębiorstwach.

A. Popończyk z Coopers&Lybrand Polska.


Kluczowe problemy

4. Problem interpretacji (integracji):

Wykorzystanie w przedsiębiorstwie Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania, wymaga od kadry kierowniczej oraz pracowników szerszego spojrzenia na wykonywaną pracę. Brak takiego podejścia może spowodować utratę koordynacji działania.

5. Problem anachronicznych managerów:

Nowoczesne systemy komputerowego wspomagania zarządzania wymagają odpowiednio elastycznych menedżerów. Charakterystyczne dla polskich przedsiębiorstw problemy to brak jednolitej i usystematyzowanej dokumentacji biznesowej.

A. Popończyk z Coopers&Lybrand Polska.


Kluczowe problemy

  • Projekt uni•verse.at

  • - studium przypadku:

  • Zmiany, zmiany, zmiany – brak konsekwencji

  • Brak zintegrowanego systemu raportującego

  • Brak ekspertów – menedżer zmian, jakości, ryzyka

  • Brak pełnej identyfikacji z, i dedykacji dla projektu

  • Brak czytelnych priorytetów – kluczowe procesy

  • Pominięcie testów integrujących

  • Brak wspólnej dyskusji, pracy z użytkownikami

  • Problemy ze strukturami baz danych

  • Brak „wiary” w SAP

http://finanzwesen.univie.ac.at


3. Jak mierzyć jakość wdrożenia?

– Metoda ABCD [Oliver Wight]


Kryterium efektywności wdrożenia

  • Czym jest jakość wdrożenia?

  • Jak mierzyć efektywność?

  • Stosunek efektu użytkowego do kosztów [Cholewicka-Goździk].

  • Stopień zgodności z wzorcem [Juran].

Por. E. Skrzypek, Jakość i efektywność, UMCS, Lublin 2000.


Kryterium efektywności wdrożenia

  • Metoda ABCD Check List (Oliver Wight):

  • Klasa A – Stopień wykorzystania funkcjonalności na poziomie powyżej 90%.

  • Klasa B – Spełnienie wymogów w 80% - system formalnie wdrożony ale nie wszystko działa efektywnie.

  • Klasa C – Poziom 70% - nie wszystkie moduły są wdrożone – ograniczony zakres praktycznego wykorzystania.

  • Klasa D – Poziom 50% - praktycznie brak wdrożenia.

W.T. Bielecki, Informatyzacja zarządzania, PWE, Warszawa 2001, s. 126.


Kryterium efektywności wdrożenia

Metoda ABCD Check List (Oliver Wight):

http://media.wiley.com


Kryterium efektywności wdrożenia

Metoda ABCD Check List (Oliver Wight):

http://media.wiley.com


Kryterium efektywności wdrożenia

  • Metoda ABCD Check List (Oliver Wight):

  • Zaleta metody ABCD polega na obiektywnym i wystandaryzowanym sposobie oceny jakości wdrożenia ERP.

  • Zasadnicza wada polega na stwierdzeniu efektywności (jakości) wdrożenia post factum.

  • Metoda ABCD ocenia przede wszystkim efekty użytkowe.

  • Brak oceny relacji efektów do kosztów.

+


Kryterium efektywności wdrożenia

  • Użyteczne metody i techniki ZJ:

  • Koncepcja TQM

  • Metoda analizy wartości

  • Standardy jakościowe ISO

  • Technika „Check list”

  • ?


4. Zarządzanie jakością według Q-ERP

– opis metodologiczny w zarysie


Q-ERP

– definicje


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Jakość:

  • Stopień zgodności z wzorcem(cele jakościowe)[Juran].

  • Zarządzanie jakością:

  • proces identyfikacji kluczowych wskaźników jakościowych (KWJ), monitorowania i pomiaru poziomu jakości (diagnozowanie) realizowanych prac wdrożeniowych oraz skuteczności oddziaływania korygującego (sterowanie jakością) w wybranych obszarach funkcjonalnych. [MK].


Q-ERP

– koncepcja


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Wzorcowe wdrożenie ERP polega na:

  • Sprawnym przekazaniu do eksploatacji systemu

  • o pełnym zakresie techniczno-funkcjonalnym,

  • na czas,

  • zgodnie z przyjętym budżetem,

  • przy pełnej akceptacji nowych rozwiązań przez pracowników danej organizacji

  • I osiągnięciu celów strategicznych projektu.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Każde wdrożenie zakończone pełnym sukcesem musi spełniać 4 kluczowe przesłanki (KCS):

  • Techniczne – postulat funkcjonalny

  • Ekonomiczne – postulat kosztowy

  • Kulturowe – postulat motywacyjny

  • Organizacyjne – postulat sprawnościowy oraz strategiczny


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Techniczneczynniki sukcesu obejmują:

  • Instalację, uruchomienie, sprawdzenie i przekazanie do eksploatacji systemu według przyjętego w umowie zakresu funkcjonalnego – czynnik funkcjonalny (transakcyjny).

  • Integrację i automatyzację funkcji i zadań w wymiarze procesowym – czynnik integracji systemowej i automatyzacji procesowej.

  • Utworzenie sprawnego systemu zarządzania informacją w organizacji w oparciu przyjęty model - czynnik zarządzania informacją.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Ekonomiczne czynniki sukcesu obejmują:

  • Instalację, uruchomienie, sprawdzenie i przekazanie do eksploatacji systemu według przyjętego harmonogramu – czynnik czasu.

  • Realizację działań wdrożeniowych w ramach ustalonego budżetu – czynnik finansowy.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kulturowe czynniki sukcesu obejmują:

  • Ukształtowanie nowej kultury informatycznej w organizacji – czynnik współpracy międzyludzkiej

  • Zaakceptowanie przez pracowników nowych rozwiązań organizacyjno-technicznych opartych na technologii informatycznej – czynnik akceptacji.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Organizacyjne czynniki sukcesu obejmują:

  • Opracowanie skutecznej metodyki wdrożenia.

  • Zorganizowanie kompetentnego i dyspozycyjnego zespołu (ów) wdrożeniowych.

  • Utworzenie sprawnej platformy komunikacyjnej.

  • Sprawna realizacja funkcji zarządzania jakością i ryzykiem.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

Kluczowe czynniki sukcesu

Technologia

Ekonomia

Jakość

organizacja

Kultura


Zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne

Etap 1

Etap 2

Etap 3

Etap 4

Etap 5

wartość

Zarządzanie Jakością – Q ERP

Integracja zarządzania ryzykiem i jakością a proces wdrożenia systemu (mySAP)

Zarządzanie ryzykiem

FIRMA

AAA

Zarządzanie jakością

FIRMA A

Kultura organizacyjna


Q-ERP

– charakterystyka


Charakterystyka: Q-ERP

  • Zarządzanie jakością projektu wg Q-ERP:

  • Technika Q-ERP – obejmuje zasady, instrumenty, narzędzia oraz metodykę monitorowania i oceny jakości realizacji projektów, w tym przede wszystkim projektów IT/ERP.

  • Q-ERP – ma na celu usystematyzowanie pracy kierownika projektu, ze szczególnym uwzględnieniem kierownika jakości.


Q-ERP

– metodyka


Metodyka: Q-ERP

  • Cel zastosowania Q-ERP:

  • CEL: Ocena jakości realizowanych działań wdrożeniowych na poziomie operacyjnym od rozpoczęcia projektu do jego zakończenia w sposób sprawny.


Metodyka: Q-ERP

Charakterystyka Q-ERP:

KONCEPCJA: Q-ERP jest narzędziem wspierającym proces oceny jakości realizowanych działań wdrożeniowych w relacji do przyjętego wzorca – modelu idealnego.

Przy pomocy indywidualnych badań ilościowo-jakościowych jest tworzony wskaźnik jakościowy integrujący te dwie perspektywy.

Q-ERP obejmuje czynniki techniczne, ekonomiczne i kulturowe.


Metodyka: Q-ERP

Proces zarządzania jakością:

Ustalenie celu jakościowego dla funkcji zarządzania jakością procesu wdrożeniowego.

Opracowanie KCJ - kluczowych czynników jakościowych prowadzących do końcowego sukcesu: Ustalenie wag, priorytetów dla wyselekcjonowanych czynników.

Ustalenie skal ocen (ilościowych i jakościowych) dla wyselekcjonowanych czynników.


Metodyka: Q-ERP

Proces zarządzania jakością:

Przeprowadzenie szkolenia, seminarium wśród uczestników wdrożenia w celu przedstawienia i wspólnego wypracowania szczegółowych ustaleń w zakresie monitorowania aspektów jakościowych wdrożenia.

Wdrożenie motywatorów – wymiar komunikacji i akceptacji

Realizacja badań operacyjnych (terenowych) – zbieranie danych.


Metodyka: Q-ERP

Proces zarządzania jakością:

Szacowanie wskaźnika jakości w oparciu o przyjęte (wystandaryzowane) skale oceny – wartości rzeczywistej.

Porównanie wyników modelu wzorcowego i rzeczywistego – opracowanie wniosków bieżących

Wykreślenie linii trendu – opracowanie wniosków jakościowych.

Podjęcie działań korygujących w skali bieżącej (operacyjnej) jak też strategicznej.


Metodyka: Q-ERP

  • Proces zarządzania jakością:

  • Przygotowanie cyklicznego raportu.

  • Stałe udoskonalanie systemu zarządzania jakością wdrożenia.


UMOWA

KARTA

KS

„Best practices”

Zapobieganie i samokontrola

Działania KORYGUJĄCE

Metodyka: Q-ERP

Ustalenie CELU jakościowego

Ustalenie PLANU jakościowego

Szkolenia

Motywacja

KONTROLA

PROJEKT

KULTURA

Analiza i OCENA

RYZYKO

(Samo)OCENA SZJ


Q-ERP

– formy kontroli jakości, instrumenty i narzędzia


Metodyka: Q-ERP

Kontrola jakości:

1. KONTROLA – określenia zgodności z wzorcem.

2. KONTROLA JAKOŚCI – takie czynności, jak: mierzenie, badanie, diagnozowanie dla jednej lub kilku cech wyrobu lub usługi oraz porównanie wyników z ustalonymi wymaganiami w celu określenia zgodności z wzorcem.


Metodyka: Q-ERP

Formy kontroli jakości:

WIZYTACJA – formalne uczestnictwo Kierownika Jakości w spotkaniach zespołów wdrożeniowych w celu ogólnego zapoznania się z zespołem, z rodzajem i specyfiką realizowanych zadań oraz postępem prac.

AUDYT – systematyczne i niezależne badanie, mające określić, czy działania i ich wyniki odpowiadają zdefiniowanym wzorcom i czy te ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów jakościowych (KWJ).


Metodyka: Q-ERP

Formy kontroli jakości cd.:

RECENZJA - ocena dokumentów projektu dokonywana indywidualnie przez Kierownika Jakości, lub osobę przeszkoloną, na podstawie dostarczonych materiałów przez uczestnika.

INSPEKCJA – odmiana przeglądu celowego. W trakcie inspekcji dokonuje się kontroli wcześniej wybranej, niedużej grupy kryteriów jakości. Inspekcji dokonuje nieduża grupa pod nadzorem Kierownika Jakości.


Metodyka: Q-ERP

Formy kontroli jakości cd.:

PRZEGLĄD - formalne, udokumentowane, systematyczne badanie projektu w celu zapoznania się z produktem, zgromadzeniu opinii, identyfikacji usterek. W przeglądzie musi uczestniczyć autor produktu.

EGZAMIN – formalne sprawdzenie zdobytych umiejętności, kwalifikacji przez użytkowników systemu przy pomocy wystandaryzowanych testów.


Metodyka: Q-ERP

Instrumenty i narzędzia:

1. Pozyskiwanie danych: dokumentacja, raporty, ankiety, badania terenowe.

2. Analiza danych: tabela analityczna.

3. Wizualizacja:

- jakościowa karta wyników

- wykres jakości


Metodyka: Q-ERP

Źródła informacji:

1.Raporty wewnętrzne: np. sprawozdania z postępu prac w grupach wdrożeniowych, audyty jakości, ocena przeglądów.

2. Protokoły - firma wdrożeniowa: np. protokół odbioru fazy, ocena realizacji harmonogramu i budżetu.

3. Badania operacyjne: np. ankiety, konkursy skierowane do użytkowników końcowych itd.

4. Testy i egzaminy: test obsługi MS Office, mySAP


Metodyka: Q-ERP

  • Tabela diagnostyczna:

  • ocena stopnia zgodności realizowanego wdrożenia z przyjętym modelem wzorcowym.


Metodyka: Q-ERP

Tabela diagnostyczna cd.:


Klasa A

Klasa B

Klasa C

Klasa D

Etap 1

Etap 2

Etap 3

Etap 4

Etap 5

Metodyka: Q-ERP

Wizualizacja wskaźnika jakościowego – analiza dynamiki:

jakość

czas


przykład


Metodyka: Q-ERP

Kluczowe czynniki jakościowe (KCJ) a fazy wdrożenia systemu mySAP:


Metodyka: Q-ERP

Kluczowe czynniki jakościowe (KCJ) – lista diagnostyczna:


Metodyka: Q-ERP

Tabela diagnostyczna cd.:


Metodyka: Q-ERP

Jakościowa karta wyników:


Metodyka: Q-ERP

Wykres jakości – analiza dynamiki:


Q-ERP

– skale oceny


Metodyka: Q-ERP

  • Skale oceny KCJ:

  • Definicje czynników – wymiar ilościowy i jakościowy.

  • Czynniki ilościowe: skale arytmetyczne – zakresy wartości a dobór punktowy.

  • Czynniki jakościowe: skale opisowe – dobór punktowy.


Metodyka: Q-ERP

Skale oceny [1-6 pkt] – perspektywa ilościowa:

HARMONOGRAM (czas)


Metodyka: Q-ERP

Skale oceny [1-6 pkt] – perspektywa jakościowa:

AKCEPTACJA


Q-ERP

– funkcje i zadania


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe funkcje Quality Manager’a:

  • Kontrolna – czy system jest dobrze wdrażany?

  • Dydaktyczna – czy użytkownicy są przygotowani do pracy z nowym systemem?

  • Doradcza – czy nowy system zwiększa wartość organizacji?

  • Informacyjna – czy Komitet Sterujący ma rzetelną informację o jakości prac wdrożeniowych?


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe FUNKCJE pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Funkcja kontrolna – w celu zapewnienia zgodności przyjętych założeń wdrożeniowych (umowa, karta projektu, koncepcja wdrożeniowa) oraz zdefiniowanych kluczowych czynników jakościowych (KCj) z rzeczywistym wdrożeniem należy w oparciu o wystandaryzowaną metodykę diagnostyczną (Q-ERP) przeprowadzać okresową / fazową ocenę jakości realizowanych prac wdrożeniowych w wymiarze technicznym, ekonomicznym, organizacyjnym i kulturowym.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe FUNKCJE pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Funkcja dydaktyczna – w celu przygotowania organizacji do wdrożenia systemu zintegrowanego (mySAP), jak i zapewnienia wysokiej jakości merytoryczno-technicznej samego procesu wdrożeniowego oraz znajomości podstawowych zasad zapewnienia jakości należy przygotowywać, zrealizować i kontrolować wewnętrzny system szkoleń w zakresie jakości.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe FUNKCJE pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Funkcja doradcza – dla zagwarantowania pełnej realizacji celów strategicznych projektu jak też rzetelności realizowanych prac po stronie dostawcy należy w sytuacjach spornych, konfliktowych, czy też wymagających dodatkowego monitorowania pozyskać opinię specjalisty ds. jakości (gremium jakości).


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe FUNKCJE pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Funkcja informacyjna – w celu zapewnienia rzetelnej informacji nt. jakości realizowanych prac wdrożeniowych należy przeprowadzać badania, audyty i analizy i przygotowywać cykliczne raporty dla Komitetu Sterującego.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe ZADANIA pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Kierownik Jakości jest odpowiedzialny za monitorowanie i ocenę jakości prac realizowanych przez osoby zaangażowane w projekt zarówno ze strony UJ jak i Siemens.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe ZADANIA pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Ustalenie celów, zdefiniowanie i uruchomienie systemu zarządzania jakością.

  • Analizowanie dokumentacji projektu i zgłaszanie ewentualnych uwag do kierownika odpowiedzialnego za realizację całego projektu.

  • Na bieżąco oceniać zgodność realizowanych działań z przyjętych harmonogramem w wymiarze technicznym i ekonomicznym.

  • Weryfikacja i opiniowanie produktów poszczególnych faz.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe ZADANIA pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Opiniowanie jakości i kompletności szkoleń.

  • Opiniowanie kompletności przygotowanych zagadnień do testowania jakości prototypu systemu.

  • Opiniowanie jakości przeprowadzonych testów.

  • Przeszkolenie Kierowników Zespołów Wdrożeniowych i Właścicieli Procesów w zakresie procedur jakości.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe ZADANIA pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • W oparciu o wystandaryzowaną metodykę przeprowadzanie socjologicznych badań wewnętrznych z punktu widzenia indywidualnej percepcji i zaangażowania pracowników w proces wdrożeniowy.

  • Informowanie Kierownictwa Projektu na bieżąco o wszelkich uchybieniach dotyczących jakości projektu.

  • Udoskonalanie systemu zarządzania jakością.


Zarządzanie Jakością – Q ERP

  • Kluczowe ZADANIA pełnomocnika ds. zarządzania jakością projektu ERP:

  • Przygotowywanie cyklicznych spotkań (min. raz w miesiącu) z kierownikami grup projektowych w formie seminarium. Tematyka spotkań będzie uzależniona od bieżących problemów jakościowych, czy też zgłaszanych przez pracowników zagadnień.

  • Redagowanie cyklicznego (raz w miesiącu) „Forum dyskusyjnego” (w wersji elektronicznej), na ramach którego wszyscy zainteresowani pracownicy mogliby przedstawiać publicznie własne uwagi (w tym krytyczne), problemy i sugestie związane z realizowanym projektem.


Pytania?