Forundersøgelse

1. Forundersøgelse Begreber om Forundersøgelseog MUST metodens Principper

2. Forundersøgelse • Formulere problem, afklare mål, skitsere løsninger • Skabe et bæredygtigt grundlag for realisering af IT • Skabe en samlet vision

3. Forundersøgelsens resultat Forundersøgelsesrapport • analyse af behov og muligheder • visioner om den samlede forandring • konsekvenser • økonomi • strategi og plan for realisering + prototyper/mock-ups

4. Hvorfor Forundersøgelse? IT-projekter er præget af høj usikkerhed: • Høj kompleksitet: ikke alle "variable" er kendte - og de er ikke uafhængige • Høj foranderlighed: nye krav og løsninger under vejs • Høj situationsafhængighed: planlægning og styring en del af arbejdet • Høj risiko for værdikonflikter: forsk. aktører har forsk. interesser

5. Eksempel: P3 • Sammenhæng med andre projekter ikke kendt på forhånd • Dybdeanalysen afdækkede behov for koordinering • Uddannelsesprojekt for IT-konsulenterne og journalisterne kunne ikke deltage så meget som planlagt • Opblødning i faggrænser

6. MUST er designet til at håndtere usikkerhed • Kompleksitet og foranderlighed: t/v til løbende indsamling og bearbejd-ning af information • Situationsafhængighed: t/v til aktiv projektledelse • Værdikonflikter: princip om reel brugerdeltagelse; dialog og høringer; styregruppe

7. MUST tilbyder 4 typer af ressourcer

8. Fællestræk ved FU-projekter • Udgangspunkt: en problematisk situation • Uklar/uenighed om problem eller løsning • Understøtter trinvis beslutning • definér problem • konstruér løsning(er) • vurdér "omfang" af realisering

9. Eksempler • P3: ny IT til produktion af radioprogrammermen hvad var problemet? • SFC Inf.- og ordremodtagelse: outsource ordremodtagelsen til bibliotekerne, men det var ikke hovedproblemet og bib. ikke klar til opgaven

10. Konflikter er uundgåelige • Virksomheder er ramme om fælles og modsatrettede interesser • Mennesker har forskellige placeringer og relationer til virksomheden • IT-projekter påvirker interesser, placeringer og relationer

11. Eksempler: DR • Traditionelt: teknikafd. og IT-afd. stor indflydelse på valg af prod.udstyr og IT-syst. Nu: brugerafd. vil selv styre • P3 ledelsen ønsker styring af programindhold og de ansatte ønsker synlig ledelse Men de ansatte vil selv bestemme programindhold

12. Designerens rolle • Dæk ikke over og løs ikke konflikter • Udvikel forsk. visioner og vurder deres konsekv. • Overlad til parterne at forhandle • Argumenter fagligt; nedton egne dagsordner Modex: McKinsey på DR: brugerdeltagelse og skjulte dagsorden om rationaliseringer Hvordan vil I forholde jer til evt. konflikter?

13. Perspektivbegrebet Forskellige syn >< konflikter Ståsted: ex: fugl eller frø Selektion: ex: individuelt arbejde eller koordinering, journalisternes arbejde eller ledelsens Fortolkning: ex: holdninger, værdier, antagelser

14. OBS på mange sammenhænge • Sikre at relevante aspekter indgår • Ikke givne på forhånd • Skabes dynamisk i social interaktion • Reducere kompleksitet v.hj.a. skiftende fokus • Perspektivbegrebet igen: Selektion

15. Projektsammenhæng Fokus: Projekter er tidsafgrænset og deltagerne har multiple ansvar 2 aspekter: • Forundersøgelsesprojekt: andre relaterede projekter? • Realiseringsprojekt: vurdér vision ift. rammer for realisering Dette er primært et projektledelsesproblem

16. Brugssammenhæng Fokus:Organisatoriske forhold 2 aspekter: • Forretningsstrategi: relation til de overordnede mål • Arbejdspraksis: relation til brugernes hverdag

17. Teknisk sammenhæng Fokus:relationer til IT-strategi 2 aspekter: • IT-systemer: eksisterende/nye IT-systemer samt den forretningsbaserede IT-strategi • IT-platform: teknisk IT-strategi

18. MUST og sammenhænge - et eks. Forundersøgelsesprojektet: Netværk af forskellige aktører der også eransvarlige ift. deres permanente kontekster Ex: T/V brugt i P3-projektet: • Projektetablering • Review • Referencelinjeplanlæging

19. MUST og sammenhænge - et eks. Forretningsstrategi: Relationer til de overordnede mål Ex: Brugt i P3-projektet: • Projektgrundlag • Strategianalysen

21. MUST - 4 principper P1: En samlet vision P2: Reel brugerdeltagelse P3: Arbejdspraksis skal opleves P4: Forankring

22. P1: En samlet vision Hvorfor? • sikre samtænkning af IT + orgudv. + kvalifik.udv • sikre bæredygtighed: balancen mellem udvikling, udnyttelse og beskyttelse af ressourcer • sikre mod utilsigtede negative konsekvenser • sikre det bedst mulige beslutningsgrundlag

23. Ex: P3-projektet (1) • Dybdeanalysen afdækkede ønsker til arborg. • Besøg på andre radiostationer: IT +arborg. • Visionsudviklingen: • Forståelse af arbejdsorganisering => krav til IT • Scenarier: sammenhængende arbejdsfunktioner +IT • FU-rapport:IT + arb.org. + uddannelsens indhold og omfang

24. Ex: P3-projektet (2) Bæredygtig? • Trinvis beslutningsgrundlag • Projektgrundlag • Behov og mulighedsrapport • FU-rapport • Vi introducerede høringer + involverede 1/3 af P3 • Anbefaling: eksperimentér med arbejdsorganinseringen under realiseringen

25. P2: Reel brugerdeltagelse Hvorfor? • sikre at visioner modsvarer oplevede behov • sikre brugernes ret til indflydelse • sikre gensidig læring

26. Ex: P3-projektet (1) • Brugere i PG; ledere i SG • 1/3 af P3 interviewes/observeres + høringer • Ledelsen indstillet på at lytte til brugerne • 1 bruger og 1 designer interviewer/observerer sammen og bearbejder • Besøg på andre radiostationer • Visionsudvikling på en bar i Tyskland

27. Ex: P3-projektet (2) • PG samler og systematiserer ideer til en samlet vision • Designerne orienterer om teknologiske muligheder og introducerer ideen om horisontal/vertikal koord. • Designerne: forslag til forløb og teknikker • Designerne arbejder også alene!

29. P3: Arbejdspraksis skal opleves Hvorfor? • sikre førstehåndskendskab • sikre relevante og forståelige beskrivelser • sikre at der ikke kun foreskrives • sikre at de interv./observeredes synspunkter indgår • sikre adgang til det der kun viser sig, når man forsøger at forandre

30. Ex: P3-projektet: • PG observerer • PG beskriver i "P3 sprog" + børnetegninger • interventioner: kun i virtuelle verdner: ideer=>konsekvenser=>nye ideer + scenarier; Mock-ups

31. P4: Forankring Hvorfor? • sikre at de foreslåede forandringer bliver realiteter • SG + anden ledelse: skal beslutte • ansatte + interessenter: skal benytte eller påvirkes • ansvarlige for tekn. + org. realisering

32. Ex: P3-projektet • 6 SG-møder + løbende kontakt til SG-formand • 3 brugere i PG + 1/3 interviewes/observeres + høringer • interne IT-konsulenter i PG: leverencestyring • externe programmører: læste FU-rapp + fik prototyper + observation af arbejdsgange • P3 stod selv for org. realisering

33. Teori og Metode Teori: Beskrivelse og forklaring af et fænomen En teori sætter os i stand til at forstå væsentlige lovmæssigheder og mekanismer, der bestemmer udformning og forløb af IT-projekter Metode: En fremgangsmåde til løsning af en opgave, eller hvordan vi kan interagere med fænomenet, når vi vil regulere det En metode er handlingsanvisende. Den giver retningslinjer for hvordan en opgave kan håndteres