Sistema de Proveeduría para el Ingenio Chaparrastique

1. Sistema de Proveeduría para el Ingenio Chaparrastique Dr. Vicent-Ramon Palasí Lallana Aurum Solutions, S.A. de C.V.

2. Presentación del profesor • Dr. Vicent-Ramon Palasí Lallana. • Licenciado en Informática por Universidad Politécnica de Cataluña (Barcelona, España) • Doctor en Ingeniería Informática por Universidad Jaume I (Castellón, España). • Diez años de experiencia profesional en el desarrollo de sistemas empresariales y en docencia pública y privada. • En la actualidad, Gerente General de Aurum Solutions.

3. Objetivos de la presentación • Explicar las características principales del sistema de Proveeduría. • Enumerar las ventajas que este sistema proveerá al ingenio Chaparrastique. • Presentar a la empresa Aurum Solutions. • Explicar la plataforma hardware y software que soportará el sistema de Proveeduría.

4. Estructura de la presentación • 1. Información sobre Aurum Solutions. • 2. El Procedimiento actual de Proveeduría. • 3. El nuevo sistema de Proveeduría. • 4. Hardware y software requeridos. • 5. Conclusión. • 6. Preguntas.

5. Estructura de la presentación • 1. Información sobre Aurum Solutions. • 2. El Procedimiento actual de Proveeduría. • 3. El nuevo sistema de Proveeduría. • 4. Hardware y software requeridos. • 5. Conclusión. • 6. Preguntas.

6. Más información • Página Web: http://www.aurumsol.com • Para dudas o comentarios: • E-mail: info@aurumsol.com • Teléfono: 275-4254. • Fax: 263-3948. • Boletín gratuito de desarrollo de software de alta calidad. http://www.aurumsol.com/boletin.html

7. Estructura de la presentación • 1. Información sobre Aurum Solutions. • 2. El Procedimiento actual de Proveeduría. • 3. El nuevo sistema de Proveeduría. • 4. Hardware y software requeridos. • 5. Conclusión. • 6. Preguntas.

8. El Procedimiento de Proveeduría en el ingenio Chaparrastique • Procedimiento vital para el funcionamiento de la empresa. • Se divide en numerosas etapas ejecutadas por diferentes empleados. • La información va evolucionando a través de las diferentes etapas en forma de diversos documentos.

9. Documentos del Procedimiento de Proveeduría Ingenio Chaparrastique Proveedores

10. Necesidades del Procedimiento de Proveeduría • Debe ejecutarse correctamente: la persona adecuada debe realizar la tarea adecuada en el momento correcto. • Esto implica la necesidad de coordinación entre las diferentes personas. • La información del procedimiento debe accederse desde San Salvador y San Miguel. • Hay que guardar la información del procedimiento. • Hay que guardar rastro de las modificaciones realizadas por cada persona para detectar posibles anomalías.

11. ¿Cómo se ejecuta en la actualidad el Procedimiento de Proveeduría? • De forma semiautomática. • Parte de él con sistema informático. • Parte de él de forma manual (por ejemplo, solicitudes de compra).

12. Inconvenientes de la ejecución actual del Procedimiento de Proveeduría (1) • Se mezclan partes manuales con partes automáticas. Proceso más complejo, propenso a fallos y menos eficiente. • La información está recogida de forma dispersa y no centralizada: parte en papel, parte en la base de datos. Problema de proceso y recuperación. • La coordinación del procedimiento recae en los mismos empleados. Cada empleado debe saber qué tareas tiene pendientes y, a veces, avisar a otros para que continúen el proceso. Esto introduce un error humano que se traduce en ineficiencia.

13. Inconvenientes de la ejecución actual del Procedimiento de Proveeduría (2) • Sistema implementado de forma obsoleta. Difícil soporte técnico y no aprovecha las técnicas actuales. • Powerhouse. • SCO UNIX. • Sistema informático no tiene una interfaz amigable. • Sólo texto. • Aparecen para todos los usuarios las mismas opciones. • Hay opciones que no se acabaron nunca y otras que nunca se supo para que servían. • El sistema informático no avisa a los usuarios de las tareas pendientes ni se asegura de que éstas se hagan.

14. Inconvenientes de la ejecución actual del Procedimiento de Proveeduría (3) • Base de datos mal diseñada y que permite introducción de datos erróneos. • Las tablas no están enlazadas una con la otra. La información no está bien relacionada. • Hay datos que se encuentran repetidos innecesariamente. • La actualización de la información debe hacerse explícitamente entre San Salvador y San Miguel vía modem. No es automática ni instantánea. • Cada vez que se necesita un nuevo reporte, aunque sea sencillo, éste debe ser programado por el personal de Informática.

15. En resumen • El sistema: • No incluye el Proc.completo de Proveeduría. • No almacena la información de manera correcta ni de manera fácilmente recuperable. • No asegura la buena marcha y secuencia del procedimiento. • No actualiza de forma instantánea y automática. • No permite crear nuevos reportes sencillos. • No tiene datos enlazados y no repetidos. • Pero el procedimiento necesita de todo esto. Entonces ¿cómo se soluciona?

16. Se soluciona con recursos humanos • Los humanos realizan las tareas de las que debería encargarse el sistema: • No incluye el Proc.completo de Proveeduría. Los usuarios deben ejecutar en papel las partes no mecanizadas. • No almacena la información de manera correcta ni de manera fácilmente recuperable. • Como no se hace, los usuarios imprimen numerosas copias en papel y las guardan en los diversos Departamentos.

17. Los humanos realizan las tareas del sistema • No asegura la buena marcha y secuencia del procedimiento. Los usuarios se encargan de ver qué tareas tienen pendientes y notifican a otros para continuar el procedimiento. • No actualiza de forma instantánea y automática. Los usuarios deben recordarse de iniciar el proceso de actualización (que no es instantánea) • Un mecanismo para reportes sencillos. Hasta el reporte más sencillo debe ser programado por los Programadores. • No tiene datos enlazados y no repetidos. Los usuarios se encargan de interpretar los datos y de ver cuáles se corresponden entre sí.

18. En conclusión • Las tareas que debería realizar el sistema son realizadas (hasta donde pueden) por los empleados del ingenio. • Esto produce: • Pérdida de $$$. El recurso humano es más caro que el informático. • Introducción de errores humanos que, después cuesta más tiempo, trabajo y costo en subsanar. • Sobrecarga de trabajo en los empleados. • Los procesos se dilatan mucho más de lo necesario. • No hay una estandarización máxima de los procedimientos. • Información del proceso no formalizada.

19. Opciones posibles • A. Seguir como hasta ahora. • B. Intentar reparar el sistema de alguna manera. • C. Reemplazar el sistema por otro bien diseñado.

20. Opción A. Seguir como hasta ahora. • Pérdida en tiempo y dinero por lo complejo del procedimiento y la gran necesidad de recursos humanos. • Baja eficiencia del sistema. • Bajo control sobre el procedimiento. • La base de datos sigue sin ser fiable: datos repetidos, no enlazados. • El sistema cada día es más obsoleto y modificarlo cada vez es más imprevisible.

21. Opción B. Intentar reparar el programa. • La peor solución de todas. • Tendría un costo superior al de un sistema nuevo. • No hay documentación de análisis y diseño del programa. Cualquier modificación • introduciría nuevos errores • haría el diseño más inestable. • El sistema resultante seguiría siendo inestable, difícil de mantener, obsoleto y debería cambiarse al poco tiempo. • El problema del sistema es de estructura. No valen los “parches”. Rascacielos con ramas de árbol.

22. Opción C. Reemplazar el sistema por otro bien diseñado. • Es la mejor solución. • Menos costo. • Mejores resultados • El sistema: • Ahorra tiempo, trabajo y dinero en recursos humanos. • Es más eficiente. • Tiene mayor control. • Datos correctos y enlazados. Más fáciles de recuperar. • Hace más ágil y sencillo el trabajo de la empresa. • El sistema es el primer paso de un sistema integrado para toda la empresa. • Esta es la opción que examinamos a partir de ahora.

23. ¿Y qué hay de los otros procedimientos de la empresa? • Es bueno comenzar con un subconjunto de la empresa: • Así, se va acostumbrando a los usuarios en la nueva manera de hacer las cosas. • Se va obteniendo retroalimentación de los usuarios. • Los procedimientos se estandarizan, lo que ayuda a la creación de nuevos módulos. • Es bueno no comenzar por un sistema demasiado grande. • Así, el sistema puede ser mejor probado. • Los usuarios pueden ser entrenados más fácilmente. • El análisis de requerimientos es menos costoso. • Es bueno que las partes se conozcan antes de embarcarse en un proyecto demasiado ambicioso.

24. Estructura de la presentación • 1. Información sobre Aurum Solutions. • 2. El Procedimiento actual de Proveeduría. • 3. El nuevo sistema de Proveeduría. • 4. Hardware y software requeridos. • 5. Conclusión. • 6. Preguntas.

25. 3. El nuevo sistema de Proveeduría • A continuación, se explican las características más importantes del nuevo sistema de Proveeduría. • No se considera conveniente explicar aquí fondo todas las funciones. • Para más información, revisen la oferta en el que el sistema se explica con todo detalle. • La oferta es el documento oficial. Esto sólo es una explicación. En caso de posible discrepancia, la oferta es la correcta.

26. 3. El nuevo sistema de Proveeduría • 3.1. Simplificación del procedimiento. • 3.2. Arquitectura del sistema. • 3.3. Funcionamiento del sistema. • 3.3.1. Acceso al sistema. • 3.3.2. Pantalla principal de un usuario. • 3.3.3. Realizando una tarea en el sistema. • 3.3.4. Coordinación del proceso • 3.4. Usuarios del sistema. • 3.5. Algunas tareas interesantes.

27. 3. El nuevo sistema de Proveeduría • 3.1. Simplificación del procedimiento. • 3.2. Arquitectura del sistema. • 3.3. Funcionamiento del sistema. • 3.3.1. Acceso al sistema. • 3.3.2. Pantalla principal de un usuario. • 3.3.3. Realizando una tarea en el sistema. • 3.3.4. Coordinación del proceso • 3.4. Usuarios del sistema. • 3.5. Algunas tareas interesantes.

28. 3.1 Simplificación del procedimiento • Junto con personal del ingenio Chaparrastique se ha examinado el procedimiento actual de Proveeduría, que consta de 31 etapas. • Se han visto las etapas que pueden mecanizarse completamente • Éstas serán realizadas automáticamente por el programa. • No necesitarán ningún recurso humano. • Se ha llegado a un procedimiento de sólo 15 etapas, que, en esencia, es el mismo que se está aplicando.

29. 3.1 Un procedimiento simplificado • De 31 etapas, se ha pasado a 15 etapas. Esto es una reducción del 52%. • Además ahora las etapas son más sencillas de realizar pues la computadora mecaniza muchos aspectos de las etapas y guía al usuario por otros aspectos. • El ahorro en horas/hombre es mucho más del 52%. Reducción en costo, trabajo y tiempo. • Pero no sólo se trata de economía. Se trata de un mayor control, menores errores y mayor corrección de los datos.

30. Documentos del procedimiento simplificado de Proveeduría • Son los mismos que el procedimiento normal. Ingenio Chaparrastique Proveedores

31. Resumen del procedimiento simplificado • Esto es un resumen de cómo los documentos se transforman unos en otros. • No detalla todas las etapas: Por ejemplo, las etapas de la solicitud de compra

32. 3. El nuevo sistema de Proveeduría • 3.1. Simplificación del procedimiento. • 3.2. Arquitectura del sistema. • 3.3. Funcionamiento del sistema. • 3.3.1. Acceso al sistema. • 3.3.2. Pantalla principal de un usuario. • 3.3.3. Realizando una tarea en el sistema. • 3.3.4. Coordinación del proceso • 3.4. Usuarios del sistema. • 3.5. Algunas tareas interesantes.

33. Arquitectura general • El sistema será construido para el Web. CLIENTE BD INTER NET SERVIDOR CLIENTE

34. Arquitectura general • El sistema se ejecutará en una máquina (llamada “servidor”) y será accedido por cualquier computadora con acceso a Internet (llamada “cliente”). CLIENTE BD INTER NET SERVIDOR CLIENTE

35. Ventajas de que el programa esté programado para el Web • Los datos están en una única máquina (“servidor”), por ello están actualizados en todo momento y de forma automática. • El programa es accesible en cualquier computadora con sólo acceder a Internet: • San Salvador, San Miguel. • Si hay más sucursales. • Si un ejecutivo está de viaje o en su casa un día de descanso. • Es la solución menos costosa: se puede aprovechar toda la infraestructura que da Internet al contrario que en una red más tradicional.

36. 3. El nuevo sistema de Proveeduría • 3.1. Simplificación del procedimiento. • 3.2. Arquitectura del sistema. • 3.3. Funcionamiento del sistema. • 3.3.1. Acceso al sistema. • 3.3.2. Pantalla principal de un usuario. • 3.3.3. Realizando una tarea en el sistema. • 3.3.4. Coordinación del proceso • 3.4. Usuarios del sistema. • 3.5. Algunas tareas interesantes.

37. 3.3. Funcionamiento del sistema • A continuación vamos a explicar cómo es el funcionamiento del nuevo sistema de Proveeduría. • Para ello, tomaremos un ejemplo que es el de un Contralor adjudicando compras a partir de cuadros comparativos. • Veremos los siguientes aspectos: • Acceso al sistema. • Pantalla principal de un usuario. • Realizando una tarea en el sistema. • Coordinación del proceso

38. 3. El nuevo sistema de Proveeduría • 3.1. Simplificación del procedimiento. • 3.2. Arquitectura del sistema. • 3.3. Funcionamiento del sistema. • 3.3.1. Acceso al sistema. • 3.3.2. Pantalla principal de un usuario. • 3.3.3. Realizando una tarea en el sistema. • 3.3.4. Coordinación del proceso • 3.4. Usuarios del sistema. • 3.5. Algunas tareas interesantes.

39. Acceso al sistema • Estando conectado a Internet, se abre un navegador y se escribe el URL (dirección) de la página del programa, por ejemplo: http://www.chaparrastique.com.sv/compras.html

40. Aparece la página de entrada del sistema • La página pide una clave de usuario y una contraseña para entrar al sistema. Bienvenidos al sistema de Proveeduría Usuario: Contraseña: Entrar

41. El sistema está protegido • No se puede entrar al sistema sin un usuario y una contraseña. • El sistema registra qué usuario realizó qué tarea. • Si el usuario deja sin operar el sistema 5 minutos, debe volver a autenticarse. Parametrizable. • El directorio donde está la base de datos está protegido contra acceso desde fuera del programa. • La información sensible está cifrada.

42. 3. El nuevo sistema de Proveeduría • 3.1. Simplificación del procedimiento. • 3.2. Arquitectura del sistema. • 3.3. Funcionamiento del sistema. • 3.3.1. Acceso al sistema. • 3.3.2. Pantalla principal de un usuario. • 3.3.3. Realizando una tarea en el sistema. • 3.3.4. Coordinación del proceso • 3.4. Usuarios del sistema. • 3.5. Algunas tareas interesantes.

43. El usuario entra al sistema con un usuario y una contraseña • Suponemos que el usuario es José Hernández, que tiene el cargo de Contralor. Bienvenidos al sistema de Proveeduría Usuario: Contraseña: jhernandez ********* Entrar

44. Aparece una pantalla con las tareas pendientes y tareas para iniciar • Las pendientes están en rojo y las por iniciar en verde. Se llama pantalla principal del sistema. Proveeduría. Rol: Contralor Tareas pendientes Adjudicar compras 4 Enviar ordenes de compra 6 Tareas para iniciar Consultar presupuesto Salir

45. Las tareas pendientes son las que otro usuario ha elaborado • Ahora le toca al usuario trabajarlas. Proveeduría. Rol: Contralor Tareas pendientes Adjudicar compras 4 Enviar ordenes de compra 6 Tareas para iniciar Consultar presupuesto Salir

46. Por ejemplo, la adjudicación de compras a proveedores • Las compras han sido trabajadas por varios usuarios antes. Ahora el Contralor debe adjudicarlas. Proveeduría. Rol: Contralor Tareas pendientes Adjudicar compras 4 Enviar ordenes de compra 6 Tareas para iniciar Consultar presupuesto Salir

47. En este momento, hay cuatro compras pendientes de adjudicar • Los usuarios las han elaborado y ahora están pendientes para que el Contralor las adjudique. Proveeduría. Rol: Contralor Tareas pendientes Adjudicar compras 4 Enviar ordenes de compra 6 Tareas para iniciar Consultar presupuesto Salir

48. También hay tareas que se pueden iniciar en cualquier momento • En verde. El Contralor puede consultar el presupuesto en cualquier momento. Proveeduría. Rol: Contralor Tareas pendientes Adjudicar compras 4 Enviar ordenes de compra 6 Tareas para iniciar Consultar presupuesto Salir

49. Las tareas que se inician en cualquier momento no dependen de otras • El Contralor puede consultar el presupuesto siempre, no depende de que otros hagan un trabajo anterior. Proveeduría. Rol: Contralor Tareas pendientes Adjudicar compras 4 Enviar ordenes de compra 6 Tareas para iniciar Consultar presupuesto Salir

50. Ventajas de este diseño (1) • A cada usuario le aparecen claramente las tareas que tiene pendientes, recordándole en todo momento el trabajo que le queda por hacer. • El usuario puede hacer una estimación del trabajo y planificarse mejor. Proveeduría. Rol: Contralor Tareas pendientes Adjudicar compras 4 Enviar ordenes de compra 6 Tareas para iniciar Consultar presupuesto Salir