Organízate con eficacia

1. El arte de la productividad sin estrés Organízate con eficacia

2. Introducción

3. ¿Cual es el problema? • Cantidades de cosas por hacer • Indefinición de que se debe hacer • Los cabos sueltos • Centrarse en principios “Intento tomarme los días de uno en uno, Pero a veces varios días me atacan de golpe” Ashley Brilliant

4. David Allen “Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte” “Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”

5. mente como el agua “Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”

6. Objetivos • Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE • Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes

7. Compromisos Internos • No se ha aclarado exactamente cuál es el resultado que desea • No se ha decidido cuál es el resultado de una acción física • No se ha colocado un recordatorio de la acción Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume. Kerry Gleeson

8. Compromisos • no hagas el compromiso • mantener los compromisos • renegociar los compromisos

9. La transformación de las cosas Cosas @ Proyectos Próximas Acciones

10. Los cinco pasos

11. Los Pasos • Recopilar • Procesar • Organizar • Revisar • Hacer

12. Referencia Fuente: www.diyplanner.com

13. Recopilar • Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y no en la cabeza • Mantener al mínimo la bandeja • Vaciar la bandeja periódicamente

14. Procesar • Reglas • Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se va a procesar! • Procesar de a uno por vez • Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la bandeja. • Decidir que hacer o que es Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiere Elbert Hubbard

15. Procesar • ¿Requiere acción? • NO • Basura • Elementos para incubar (a futuro) • Material de consulta

16. Procesar • Requiere acción • Definir “Acción Siguiente” • Si no se puede hacer directamente es un proyecto • Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO • Agregarlo a la lista de acciones siguientes • Delegarlo • Aplazarlo

17. Referencia Fuente: www.diyplanner.com

18. Organizar • Elementos necesarios para organizarnos • Lista de proyectos • Material de apoyo de Proyectos • Lista de “a la espera” • Agenda para fechas fijas • Lista de “acciones siguientes” • Material de consulta • Lista de “algún día/tal vez” • Archivo de Seguimiento

19. Organizar • Agenda • Es sagrada • Cosas que solo se pueden hacer ese día • No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse

20. Organizar • Listas de acciones siguientes • Separadas por Contextos Oficina Calle Casa PC Teléfono Personas-reuniones Leer/Revisar

21. Organizar • Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro. • Listas de “Algún Día/Tal Vez” • Archivo de seguimiento • 43 carpetas • 12 para los meses • 31 para los días

22. Organizar • El sistema de archivos • Debe ser rápido y divertido • Al alcance de la mano • Ordenado alfabéticamente • Muchas carpetas limpias • Menos de 3/4 • Etiquetas con referencias • EVITAR la pila “por archivar” “Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivará: lo amontonará” David Allen

23. Organizar • Listas de control • Afirmaciones personales • Listas de control de viajes • Revisión semanal • Áreas de atención y responsabilidad • Personas clave en mí vida

24. Revisar • Revisión Diaria • Revisión Semanal • Revisión General “Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo” -James Fenimore Cooper

25. Revisión • Revisión Diaria • Mirar la agenda • …. Y después la lista de acciones siguientes • Mirarlas en el contexto correcto

26. Revisión • La clave del sistema “La revisión semanal” • Papeles Sueltos • Procesar notas • Citas previas • Citas futuras • Vaciar la mente • Revisar las listas Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Debemos aprender a conectar Peter Druker

27. Hacer • El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento • El modelo triple para evaluar el trabajo diario • El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo

28. Hacer • Para elegir • Contexto • Tiempo disponible • Energía • Prioridad “En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza” David Allen

29. Hacer • Para evaluar el trabajo diario • Realizar trabajo predefinido • Realizar el trabajo a medida que surge • Definir su trabajo

30. Hacer • Para revisar su propio trabajo • 15.000 metros o más: vida • 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años • 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales • 6.000 metros: áreas de responsabilidad • 3.000 metros: proyectos actuales • Pista de aterrizaje: acciones actuales

31. Referencia Fuente: www.diyplanner.com

32. Referencia

33. La planificación natural

34. Proyecto proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete

35. Proyectos • El modelo de planificación natural • Definir propósitos y principios • Visualizar resultados • Generar lluvias de ideas • Organizar • Identificar las acciones siguientes

36. Plan • 1. Definir • Propósito • Porque estoy haciendo esto? • Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto • Principios • Les daré a otros libertad sobre esto mientras que... “Si no está seguro de lo que está haciendo, nunca hará lo suficiente” David Allen

37. Plan 2. Visualizar los resultados • Visión • ver el proyecto luego de completado los resultados • Ver un éxito absoluto! “La imaginación es mas importante que el conocimiento” Albert Einstein

38. Plan 3. Generar lluvia de ideas • No hay que juzgar, criticar • ir tras la cantidad, no la calidad • Analizar y organizar Apagado • disparadores

39. Plan 4. Organizar • Identificar las piezas Importante • Ordenar por • Componentes • Secuencias • Prioridades • Detallar hasta el nivel necesario

40. Plan 5. Identificar las acciones siguientes • ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las partes del proyecto? • ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de planeamiento?

41. “Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Urano • http://www.davidco.com/

42. Consultas Guillermo Matías Mazza gmmazza@gmail.com www.masemprendedor.com