Informatikai rendszerek szervezése, tervezése, üzemeltetése

1. Informatikai rendszerek szervezése, tervezése, üzemeltetése Liszicza István Gábor Dénes Főiskola

2. A rendszer Ludwig von Bertalanffy (1901-1972) magyar származású osztrák biológus és filozófus „Az általános rendszerelmélet problémái” címu 1969-ben megjelent könyvében a világon elsőként adta meg a rendszer fogalmát, amelynek alapjául Wiener „Kibernetika, avagy szabályozás és hírközlés élőlényekben és gépekben” című könyve szolgált. A megfogalmazás szerint a rendszer valamilyen egymással kölcsönhatásban lévő elemek halmaza. Másképpen kifejtve, a rendszer a különböző, de bizonyos módon egymással összefüggő elemek együttese. A rendszerek általában bonyolult felépítésűek, tehát rendszerint nagyon sok összetevőből állnak és az összetevők között is sokrétűek a kapcsolatok. Vannak materiális (anyagi, valóságos) és vannak absztrakt (elméleti, gondolati) rendszerek. A materiális rendszerek alatt az anyagi világ jelenségeit értjük, pontosabban a szervetlen természet rendszereit, a biológiai rendszereket, az emberi közösségeket, a számítógépeket stb. Az absztrakt rendszerek az anyagi világ jelenségeinek tükröződései tudatunkban. Ide tartoznak a különböző matematikai és logikai rendszerek, amelyeket a materiális rendszerek ismeretében alkotunk.

3. Materiális rendszerek • statikusak és dinamikusak, -határozottak és határozatlanok, • működők és nem működők, • meghatározhatók és meghatározhatatlanok, • zártak és nyíltak, • rendezettek és szervezettek, • célratörők és nem célratörők • adaptívak és nem adaptívak, • természetesek és tervezettek, • öntanulók és nem öntanulók

4. Statikus és dinamikus rendszerek Ha egy vizsgált rendszer szerkezete - az adott vizsgálati cél szempontjából - nem fejlődik, tehát nem bővül új elemekkel, elemkapcsolatai nem cserélődnek, akkor a rendszer statikus, egyéként dinamikus. Működő és nem működő rendszerek Ha egy vizsgált rendszer szerkezete - az adott vizsgálati cél szempontjából - nem változik, akkor a rendszer nem működő, egyébként működő. Itt tehát arról van szó, hogy a rendszer elemei közötti kapcsolatok változnak a működés során, függetlenül attól, hogy történik-e elemcsere. Egy rendszer működhet passzívan és működhet aktívan. A passzívan működő rendszer működését a természeti törvények vak érvényesülése váltja ki, az aktívan működő rendszerek működéséhez a természeti törvények tudatosan felhasználásra kerülnek.

5. Zárt és nyílt rendszerek Egy rendszer zárt akkor, ha környezetével nem cserél anyagot (tágabb értelemben azonban a zárt rendszer energiát cserélhet a környezetével). A rendszert nyílt rendszernek nevezzük akkor, ha környezetével anyagot is cserél. Az anyag fogalmát itt általában használjuk. Célratörő és nem célratörő rendszerek Ha egy rendszer működésében olyan állapot figyelhető meg, amelynek elérésére törekszik, akkor a rendszer célratörő, ellenkező esetben nem. A célratörőn viselkedő rendszerek fontos tulajdonsága, hogy működésük (és azon belül saját tévedésük) kiigazítására képesek.

6. Természetes és tervezett rendszerek A természetes rendszer létrejöttének pillanatában a célja már adott (sőt ez a cél már jóval a rendszer létrejötte előtt létezik), és később ennek alárendelten keres magának feladatot. A tervezett rendszerek az emberi társadalom által létrehozott mozgásformákhoz tartozó rendszerek. Ezeket a rendszereket meghatározott feladatok ellátására hozzák létre, és a feladatok ellátása során kapnak célt. Határozott és határozatlan rendszerek A különböző rendszerek különbözőképpen reagálnak a kívülről érkező hatásokra abból a szempontból, hogy a hatás eredménye előre pontosan megadható-e. Vannak olyan rendszerek, amelyeknek a kimeneti értékei meghatározhatók, és vannak olyan rendszerek, amelyeknél a kimeneti értékek előre nem határozhatók meg, mert egy adott állapotukból kiindulva többféle folytatódásuk lehetséges, és hogy az konkrétan mi lesz, azt csak valószínűsíteni tudjuk.

7. Meghatározható és meghatározhatatlan rendszerek Egy rendszert meghatározni annyit jelent, mint leírni, hogy mely elemekből áll és hogy az elemek között milyen kapcsolatok vannak. Azokat a rendszereket, amelyekre a leírást meg tudjuk adni, meghatározható rendszereknek nevezzük, és amelyekre ugyanezt nem tudjuk megadni, azok a meghatározhatatlan rendszerek. Bár elvileg leírás minden rendszerre megadható, a valóságban azonban vannak olyan rendszerek, amelyek olyan sok elemből állnak és közöttük olyan sokféle kapcsolódás lehetséges, hogy ezeket nem tudjuk pontosan leírni. Vannak tehát olyan rendszerek, amelyeket minél közelebbről vizsgálunk, annál inkább szétesnek alkotóelemeikre.

8. Rendezett és szervezett rendszerek A rendszerek viselkedhetnek eredendő - leginkább természeti - törvényszerűségek alapján, de nagyon sok rendszer esetében a viselkedést általában előre megadhatjuk. Azt az eljárást, amely ilyen előre való megadásnál az elemi lépések utasításszerű sorozatát meghatározott formában tartalmazza, algoritmusnak nevezzük. Ez az algoritmus, amely lehet határozott vagy határozatlan is, a rendszer működése során elemkapcsolatokat ír elő. Vannak olyan rendszerek, amelyek ha kívülről nem is avatkozunk be a működésükbe, a természeti törvényeket, vagy az algoritmus által előírt elemkapcsolatokat és változásokat betartják, ezek a rendezett rendszerek. Vannak olyan rendszerek is, amelyeknél ha nem avatkozunk be folyamatosan a működésükbe a cél tartása érdekében, akkor eltérnek a kívánt törvényszerűségektől, illetve algoritmustól, mégpedig a célt tekintve kedvezőtlen irányba, ezek a szervezett rendszerek.

9. Adaptív és nem adaptív rendszerek Amikor rendszert terveznek, akkor a környezet átlagos viselkedését veszik figyelembe. Az algoritmus tehát az átlagos környezeti helyzetnek megfelelő, illetve attól előre adott tűréssel eltérő bemeneti értékek fogadására van felkészítve. Előfordulhat azonban, hogy a környezet megváltozik, mégpedig úgy, hogy a feltételezett átlagostól eltérő bemeneti értékeket kap a rendszer, vagy hogy a feltételezett átlagostól eltérő követelmények lépnek fel a kimeneti értékekkel szemben. Vannak olyan rendszerek, amelyek képesek alkalmazkodni a környezeti változásokhoz, ezeket adaptív rendszereknek nevezzük, és vannak olyanok, amelyekben nincs meg ez az alkalmazkodóképesség, ezek a nem adaptív rendszerek. A természeti törvények alapján működő rendszerek esetében a fent leírtak azt jelentik, hogy a jól működő adaptív rendszerek a külső környezet változásaira azonnal reagálnak a belső működésük, illetve a kimeneti értékeik módosításával. Azok a rendszerek, amelyek hibásan működnek, nyilván vagy nem megfelelően, vagy egyáltalán nem fognak reagálni a környezeti változásokra.

10. Öntanuló és nem öntanuló rendszerek A célratörőn viselkedő tervezett rendszerekre az a jellemző, hogy működésük kezdetén nincs minden algoritmusrész tökéletesen kidolgozva. Például a rendszer működésébe történő beavatkozás nem eredményezi mindig a célnak megfelelő működést, mivel a beavatkozást leíró algoritmus nem megfelelő. Az algoritmusrészt tehát javítani kell. Ennek előfeltétele viszont, hogy előre tanulmányozzuk az algoritmust (megfigyeljük a különböző bemeneti értékekre történő reagálásokat). Ha egy rendszer rendelkezik azzal a képességgel, hogy tanulmányozza saját működési algoritmusát és ennek megfelelően javítja is, akkor öntanuló. Ennek a képességnek pedig az a feltétele, hogy olyan elemek legyenek beépítve a rendszerbe, amelyek a tanulmányozást és a javítást el tudják végezni. Az olyan rendszereket viszont, amelyek ezzel a képességgel nem rendelkeznek, nem öntanuló rendszereknek nevezzük.

11. A rendszerek összetevői Az előző fejezetben megfogalmazottak szerint, a rendszer elemekből áll, és ezek az elemek egymással kapcsolatban vannak. A kapcsolatot az ok-okozati összefüggés jellemzi, vagyis egyik elem oka lehet egy másik elem létrejöttének, és az pedig egy újabb elem létrehozója. Az elemek ilyen irányú tevékenysége folyamatot hoz létre, a folyamat keresztmetszete viszont struktúrát eredményez. Vizsgáljuk meg közelebbről a rendszer három fontos összetevőjét, nevezetesen az elemet, a folyamatot, valamint a struktúrát. Az elem fogalmán a rendszernek azt az önálló műveletet végző összetevőjét értjük, amelynek bemenetei és kimenetei vannak, s a bemenetek és a kimenetek között mindig valamilyen változássorozat meg végbe. Az elem tehát a rendszer része, de egyúttal önmagában véve is rendszer. Ez mindig attól függ, hogy mit tekintünk vizsgálódásunk központi tárgyának. A rendszerben végbemenő változások sorozatát folyamatnak nevezzük. A rendszer elemei a működés során különböző kapcsolatokba kerülnek egymással. A fejezet elején már leírtuk, hogy ez a kapcsolat ok-okozati jellegű, az egyik elem oka egy másik elem létrejöttének. Az elemeknek ezt a kapcsolatát csatolásnak is szoktuk nevezni. A rendszer tehát egymáshoz csatolt elemek együttese.

12. Amennyiben a rendszer működik (márpedig a rendszerekre általában jellemző a működés), úgy a különböző elemek a csatolás eredményeképpen változáson mennek keresztül, és ekkor már folyamatról beszélhetünk. A struktúra fogalmán egy adott rendszer adott pillanatbeli állapotát értjük, azaz annak megadását, hogy mely elemek tartoznak a vizsgált rendszerbe, s hogy ezek között milyen kapcsolatok állnak fenn, tehát a rendszer szerkezetét. A rendszeren belül az elemek többféleképpen kapcsolódhatnak egymáshoz. Lehet ez a kapcsolódás - soros, - párhuzamos, illetve - alternatív. A sorba kapcsolt elemekből álló rendszerek átbocsátóképessége a legkisebb kapacitású elem átbocsátóképességével egyenlő. A párhuzamosan kapcsolat elemekből álló rendszerek átbocsátóképesség az egyes elemek átbocsátóképességének összegével egyenlő.

13. A rendszerek vizsgálati módszerei A rendszerek megismerésére kétféle módszert alkalmazhatunk: - a fekete doboz módszert, és - a modell módszert. A két módszer közötti alapvető különbség, hogy a modell módszernél ismerjük a vizsgálandó rendszer struktúráját, a fekete doboz módszernél pedig nem, csak megpróbálunk következtetni rá.

14. A fekete doboz módszer Mindennapi életünkben percenként találkozunk olyan rendszerekkel, amelyek belső mechanizmusai nem teljesen ismertek számunkra, és amelyeket fekete dobozként kell kezelnünk. A módszer leginkább a rendszerek viselkedésének a megismerésére szolgál. Alkalmazásának a lényege az, hogy bemenő jeleket adunk a vizsgálandó rendszernek, figyeljük a rendszer reagálását, vagyis a kimenő jeleit, majd pedig a bemenő jelek és a kimenő jelek közötti összefüggéseket megállapítva, következtetéseket vonunk le a vizsgált rendszer viselkedésére, és ebből - bizonyos korlátozó feltételek figyelembevételével - a rendszer struktúrájára vonatkozóan. A vizsgált rendszer belső felépítését tehát nem ismerjük, az a vizsgálat során rejtve marad előttünk. A módszer akkor indokolt, ha nem ismerjük, illetve nem tudjuk megismerni a rendszer belső felépítését, viszont a vizsgálat szempontjából fontos lenne megismerni a rendszer működését, agy viselkedését.

15. A módszer alkalmazásánál a vizsgált rendszereket csoportosíthatjuk: - emlékezet nélküli rendszerekre, - emlékezettel rendelkező rendszerekre és - belső képpel rendelkező rendszerekre. Az emlékezet nélküli rendszerek viselkedésére az a jellemző, hogy adott bemenő jelre minden esetben adott módon, tehát adott kimenő jellel reagálnak. Az emlékezettel rendelkező rendszerek viselkedésére az a jellemző, hogy a kimeneti jel nem adható meg, hanem figyelembe kell vennünk a korábban adott bemenő jeleket is, amelyekre a vizsgált rendszer „emlékezik”. Tehát azok a rendszerek tartoznak ide, amelyeknek a kimenő jele attól az állapottól is függ, amelyben a rendszer volt akkor, amikor az adott bemenő jelet megkapta. A belső képpel rendelkező rendszerek viselkedésében egy ideig azt tapasztaljuk, hogy vagy emlékezet nélküli, vagy emlékezettel rendelkező rendszerekként reagálnak a bemenő jelekre, majd hirtelen megváltoztatják a magatartásukat és úgy viselkednek, mintha egészen új rendszerek lennének. A változást a rendszer tetszőlegesen sokszor megismételheti. Ezt a viselkedést általában csak magasabb rendű idegtevékenységgel rendelkező élő szervezetek, illetve a társadalmi mozgásformákhoz tartozó rendszerek körében találjuk meg.

16. Magyarázata: A rendszer a bemenő jeleket (felvett ismereteket), „képpé” szervezi, s a kimenő jelek kialakításában a környezetről kialakított kép is részt vesz. A sorozatosan kapott bemenő jelek erre a képre úgy hatnak, hogy azt minőségileg megváltoztatják. Ez a minőségi változás azt eredményezi, hogy a rendszer most ugyanazon bemenő jelre másként reagál, mint korábban.

17. A modell módszer A módszer lényege, hogy elkészítünk egy olyan modellt, amely az adott vizsgálatnál az adott rendszert helyettesíti, ezen a modellen elvégezzük a szükséges vizsgálatokat, majd pedig a vizsgálat eredményeiből következtetéseket vonunk le a rendszer viselkedésének a struktúrájától és működési körülményeitől való függőségére vonatkozóan. Ezek a következtetések olyan felismeréseket, megoldási változatokat szolgáltatnak, amelyeket a valóságos rendszer működésének javítása érdekében elő lehet írni. Itt ismernünk kell a vizsgált rendszer struktúráját - ellentétben a fekete doboz módszerrel - hiszen e nélkül nem tudjuk elkészíteni a rendszert helyettesítő modellt. A módszer alkalmazása a rendszerek vizsgálatánál olyan előzetes ismereteket követel meg a rendszer struktúrájára vonatkozóan, amelyek a rendszer vizsgálati cél szempontjából lényeges elemeinek és elemkapcsolatainak az ismeretét foglalják magukban, vagyis a rendszer struktúrájának azt a képét, amely a vizsgálni kívánt viselkedés jelenségeinek kialakulásában meghatározó szerepet játszik. Ez az ismeret képezi az alapját annak, hogy az adott rendszer modelljét elkészíthetjük.

18. A módszernek akkor van értelme, ha valamilyen oknál fogva a rendszeren magán nem tudjuk elvégezni a vizsgálatokat. Ennek okai a következők lehetnek: - A vizsgálni kívánt rendszer még nem készült el, még csak a tervezés stádiumában van. - A rendszer túlságosan nagy, vagy túlságosan kicsi, éppen ezért fizikailag megoldhatatlan a rendszeren történő vizsgálat. - A rendszeren történő vizsgálat a rendszer pusztulását eredményezné. A modellen történő vizsgálat kevesebb időt vesz igénybe, és ehhez az időrövidítéshez fontos érdekünk fűződik. - A modellen történő vizsgálat lényeges költség-megtakarítást eredményez a rendszeren történő vizsgálathoz képest.

19. A rendszerek irányítása Az irányítás fogalma, módszerei Irányítás alatt olyan tevékenységet értünk, melynek eredményeként beavatkozás történik egy rendszer működésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsa, a kívánt módon megváltoztassa, illetve megállítsa. De irányításról beszélhetünk akkor is, ha egy eddig nem létező rendszert létrehozunk és abban a szükséges folyamatokat megindítjuk. Az irányítás feladata lényegében kettős: • Egyfelől biztosítja azt, hogy a rendszerben lezajló folyamat egy adott állapotából a következő állapotába menjen át. - Másfelől pedig azt biztosítja, hogy a folyamat a rendszer céljának megfelelő módon menjen végbe.

20. A rendszereket a környezetből különböző hatások érik. Ezeknek a hatásoknak egy részét a rendszerek várják, számolnak velük, tudják, hogy érkezni fognak, előre felkészülnek a fogadásukra és ennek megfelelően alakítják a folyamataikat. A hatások másik része viszont véletlenszerűen léphet fel, és úgy hat a rendszer folyamataira, hogy eltéríti azokat a cél teljesítése által megkívánt mederből. A környezeti hatások lehetnek: - vár, kívánt hatások, - várt, nem kívánt hatások, - nem várt, nem kívánt hatások és - nem várt, kívánt hatások. Egy rendszer működésébe akkor kell beavatkozni, ha zavaró jel éri (vagyis a második , a harmadik és a negyedik esetben, bár ez utóbbi beavatkozás nem közvetlenül a zavaró jel hatására történik). A beavatkozásnak háromféle módja lehetséges, tehát az irányításnak három fő formáját különböztetjük meg, mégpedig: - a szabályozást, - a vezérlést és - az izolációt.

21. Szabályozásról beszélünk akkor, ha mérjük a folyamat valamely jellemző értékét, s ha az eltér a kívánt értéktől, beavatkozunk a rendszer működésébe az eltérés pozitív irányba terelése érdekében. A beavatkozás tehát azután történik meg, miután a zavaró jel már kifejtette a hatását, amikor már eltérés van. Vezérlésről beszélünk akkor, ha a rendszer bemenő értékeit - és ezek között a zavaró jeleket is - mérjük, s a mérési eredmények alapján avatkozunk be a rendszer működésébe annak érdekében, hogy a zavaró jelek káros hatásait kiegyenlítsük. A beavatkozás akkor történik meg, amikor a zavaró jel fellép, tehát a beavatkozás a zavaró jellel ellentétes hatást vált ki. Izolációról beszélünk akkor, ha olyan körülményeket teremtünk, amelyek megvédik a rendszert a zavaró jelek káros hatásaitól. A beavatkozás tehát időben megelőzi a zavaró jelek fellépését.

22. A szabályozási kör A rendszerek a működésük során különböző állapotokba kerülhetnek. Ezek az állapotok egyrészt véletlenszerűen következnek be, másrészt viszont tervezhetők. Ha egy rendszer működésébe beavatkozunk, akkor általában azt akarjuk elérni,hogy a rendszer egy előre meghatározott eredményt, vagyis állapotot valósítson meg. Ez a beavatkozás irányítással történik. Irányításról csak a fenti példa második részével kapcsolatban beszélhetünk, tehát akkor, ha van valamilyen cél, amelynek elérésére a rendszer törekszik.

23. A rendszerekben megvalósuló irányítás folyamata kört alkot, amelyet szabályozási körnek is nevezhetünk. A szabályozási kör fő részei a következők: - Az irányított (szabályozott) jellemző, amely maga az irányítandó, vagy szabályozandórendszer. Példánkban ez a csónak, amelynek bizonyos útiránytkell betartani. - Az érzékelő amely megállapítja az esetleges zavaró tényezők hatására bekövetkezett tényleges értékeket. Ilyen érzékelő például az édesapa szeme. - Az irányító (szabályozó), amely összehasonlítja a kitűzött célt (a csónakok között elférni, és nem ütközni egyiknek sem) a ténylegesen mért, illetve megfigyelt értékekkel, majd az eltérések ismeretében dönt a beavatkozás szükségességéről. Példánkban az apa agya töltheti be ezt a funkciót. - A beavatkozó, amely végrehajtja a változtatásokat. Az apa kezei végzik el a beavatkozást az evezőlapátokkal.

24. Ezzel eljutottunk az irányítás egyik legfontosabb fogalmához, és ez a visszacsatolás. A visszacsatolás olyan rendszerekben lép fel, amelyek egyrészt célirányosak, másrészt pedig bizonyos zavaró tényezőknek vannak kitéve, amelyek kérdésessé teszik a cél elérését. A visszacsatolás a cél elérését úgy teszi lehetővé, hogy a mindenkori eltérést a céltól azonnal jelenti a rendszer szabályozójának, és arra készteti, hogy az reagáljon a zavarra.

25. A gazdasági rendszer A körülöttünk lévő világban számtalan olyan rendszer van, amelyekben emberek tevékenykednek, végzik a feladataikat, tanulnak, dolgoznak. Szüleink, rokonaink, ismerőseink és mi saját magunk is minden bizonnyal tagjai vagyunk egy vagy több ilyen emberi közösségnek. Ilyen emberi közösség például az a munkahely is, ahol dolgozunk, vagy az az intézmény, amelynek hallgatói vagyunk. Ezeket az emberi közösségeket összefoglaló néven gazdasági rendszereknek nevezzük, de szoktuk alkalmazni rájuk a gazdasági szervezet gazdálkodó szervezet kifejezéseket is. A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására.

26. Ebből a meghatározásból több következtetés vonható le: ·A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja. Ebből az következik, hogy gazdasági rendszernek kell tekintenünk a magyar gazdaság egészét, vagy egy bankot, egy kisvállalkozást, egy részvénytársaságot, egy minisztériumot, egy iskolát stb. ·      A gazdasági rendszer olyan tevékenységet folytat, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete. Ebből viszont az következik, hogy például a vállalkozások, intézmények a helyzetüknek megfelelő célok kitűzésében a környezetüknek (a magyar gazdaságnak, mint nagyobb gazdasági rendszernek, hiszen a vállalkozások és az intézmények a gazdaság részei, elemei) bizonyos mértékig alá vannak rendelve, miután annak törvényszerűségeit a működésüknél szükségszerűen figyelembe veszik. ·      A gazdasági rendszer képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. Ez azt jelenti, hogy a tevékenysége két fő csoportratagolódik: célkitűző és végrehajtó tevékenységre.

27. A célkitűző tevékenység felöleli - a feladatok megfogalmazását, - a feladatok teljesítési feltételeinek megfogalmazását, és - az előbbiekkel összefüggő számítások elvégzését. A végrehajtó tevékenység tartalmazza - a feladatok teljesítési feltételeinek megteremtését, - a célkitűzés megvalósításának megszervezését, amelynek céljaaz adott feltételek optimális kihasználásának biztosítása, és - a feladatok megvalósulását, tehát a végrehajtást. Minden működő gazdasági rendszer lényeges jellemzője a rendszerben végbemenő változássorozat, amelyet egyik oldalról a rendszer és a környezet közötti kapcsolat, másik oldalról a rendszerben lévő a rendszert alkotó elemek közötti kapcsolat határoz meg.

28. A gazdasági rendszerben végbemenő változássorozatokat folyamatoknak nevezzük, amelyek lehetnek: - irányítási, - fizikai (reál) és - gazdaságifolyamatok. Az irányítási folyamatok a vezetési hierarchia szintjein megvalósuló tevékenységsorozatokat jelentik. A fizikai folyamatok a vállalkozás alapvető feladatainak végrehajtásával kapcsolatosak, mint például a gyártás vagy az eladás. A gazdasági folyamatok az irányítási folyamatok célkitűzéseinek figyelembevétele mellett a fizikai folyamatokra épülnek: megelőzik (megrendelés, termelés-előkészítés), kísérik (raktári bizonylatok), illetve követik (elszámolás, ellenőrzés) a fizikai folyamatokat. A gazdasági folyamatok egy lehetséges felosztását az 1. ábrán mutatjuk be.

29. Gazdasági folyamatok Gazdálkodási Kontrolling Számviteli MarketingEgyéb folyamatok folyamatok folyamatok folyamatokfolyamatok Pénz-, eszköz-, Tervezés Főkönyvi Marketing Személyzeti készlet-, hitel-, Elemzés könyvelés BeszerzésSzervezés munkaerő-, Jog költség- stb. Gazdaságossági Analitikus ÉrtékesítésIgazgatás gazdálkodás számítások nyilvántartás FejlesztésVédelem Ellenőrzés Raktári (tűz, vagyon) nyilvántartás

30. A gazdasági folyamatokat vizsgálhatjuk horizontálisan és vertikálisan. A horizontális vizsgálat az egyenrangú folyamatok, vagy folyamatrészek összefüggéseire terjed ki, a vertikális vizsgálat pedig az alá- és fölérendeltségen alapuló kapcsolatokat tanulmányozza. A következő példát a készletnyilvántartás területéről vettük, amelyen keresztül megkíséreljük bemutatni a kétféle irányú vizsgálat lényegét (lásd a 2. ábrát).

33. A folyamat és a szervezet egymással szoros kapcsolatban van. A folyamat rugalmas, a külső változásokra általában elég gyorsan reagál, a szervezet változása rendszerint jóval a folyamati változások után következik be. A szervezetet ugyan folyamatosan korrigálni kell a környezeti tényezők változásának függvényében, de a változtatás nem napi feladat, arra csak meghatározott időszakonként, alaposabb előkészítés után kerülhet sor. A szervezet bizonyos fokú állandóságának természetesen vannak előnyei. Ez teszi lehetővé például a szervezetben végbemenő folyamatok szabályozását, vagy a döntési folyamatok meghatározását, a döntési pontok rögzítését.

34. Az információrendszer Az információ fogalma Az információ fogalmán egy adott rendszer számára - annak működését befolyásoló - új ismereteket nyújtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentését értjük. Az információ új ismeretet jelent, mégpedig egy korábbi ismereti szinthez képest új ismeretet, tehát nem általában ismeretet. Az információ mindig meghatározott rendszer számára jelent új ismeretet. Az információ az adott rendszer működését befolyásolja, azaz csak abban az esetben ad egy jelsorozatot információt, ha az valamilyen formában felhasználásra kerül. Az információk egyenes irányú haladását csatolásnak, a fordított irányú haladást pedig visszacsatolásnak nevezzük.

35. Az információrendszer fogalma, jellemzői Információrendszer alatt olyan átfogó fogalmat értünk, amely egyrészt kiterjed az eseményeket és tényeket rögzítő adatok megszerzésére, rögzítésére, tárolására, feldolgozására, másrészt pedig a feldolgozás eredményeként az információk előállítására, továbbítására és felhasználására. A vezetési információrendszer A vezetési információrendszer az irányítani kívánt gazdasági rendszer célkitűzéseivel, sajátosságaival összhangban kialakított vezetési-döntési rendszer alapja. Hatékony működésének feltétele, hogy megfelelő információkkal rendelkezzen, és megbízható technikai bázisra támaszkodjon.

36. A szervezés fogalma A szervezés olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagának felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat és a folyamatoknak megfelelő szervezeti kereteket. Végül meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerőket és munkaeszközöket. A szervezési munka gyakorlati lebonyolítása A szervezési munka folyamatos tevékenység. Törvények, rendeletek jelennek meg, korszerűsödik a technika, egyre nagyobb tömegű adatot kell összegyűjteni, tárolni, továbbítani, és ehhez egyre kevesebb idő áll rendelkezésre. Napjainkban a szervezési munka szükségességének a fentieken kívül még számtalan más indoka lehet: - tulajdonosváltás - új folyamatok kialakulása - új törvények, követelmények megjelenése - áttekinthetetlen gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások - a feldolgozási technika megváltoztatása 6.ábra!!!!!

38. A vezetői elhatározás, célkitűzés A szervezési munkát a gazdálkodó szervezeteknél minden esetben a vezetés kezdeményezi. A vezetés dönti el, hogy mely területeken, milyen tevékenységek, folyamatok esetében válik szükségessé a változtatás, a korszerűsítés. Felkérik az általuk leghatékonyabbnak, szakmailag a legjobbnak ítélt szervezőket (belső szervezők, akik a vállalkozássaját dolgozói, illetve külső szervezők), vagy szervezéssel foglalkozó intézményeket a jelzett feladatok megoldására és ezt szerződéssel is alátámasztják (csak belső szervezők esetében nincs szerződés). Egy rendszer megtervezését a felhasználói adottságokat, lehetőségeket és korlátokat figyelembe véve kell megkezdeni. A követelményeket és a megvalósítandó rendszertől várt főbb célkitűzéseket a felhasználó írásban rögzíti a szervezők számára.

39. A felhasználó igénye, anyagi helyzete meghatározhatja a számítógépes rendszerek közötti kapcsolat típusát, amely lehet: - off-line (közvetett) és - on-lina (közvetlen). Az off-line annyit jelent, hogy a különböző rendszerek (például főkönyvi rendszer, pénzügyi rendszer, eszközök rendszere, készletek rendszere, stb) önállóan, egyedi számítógépeken működnek. A rendszerek között vagy egyáltalán nincs kapcsolat, ilyenkor nyomtatón készülnek a továbbfelhasználási célú információk, vagy a megfelelő helyeken azonos elvek szerint működnek, ebben az esetben a rendszerek közötti kapcsolatot floppyk, illetve CD-k teremtik meg. Az on-line típus közvetlen kapcsolatra utal, ahol a rendszerek egy közös hálózatra vannak kötve és az információkat a hálózaton keresztül továbbítják egymásnak. Számítógépes feldolgozási típusok: - kötegelt feldolgozás (batch processing) - párbeszédes (interaktív) üzemmód és - időosztásos üzemmód (time sharing).

40. Kötegelt feldolgozás: Jellemzője, hogy az adatbevitel, a feldolgozás és az eredmények közlése időben elkülönül egymástól. Párbeszédes (interaktív) üzemmód: Ennél az üzemmódnál a számítógép a feldolgozandó feladatot lépésenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosít. Időosztásos üzemmód: Jellemzője, hogy a számítógép működési idejét megosztják a felhasználók között.

41. A szoftverkiválasztás szempontjai

42. A szervezési munka időszükségletének és költségének megtervezése Az időszükséglet megtervezésére igen jól használhatók a hálótervezési módszerek, amelyek lényegének megértéséhez a következőket kell tudni: - minden összetett feladat felbontható elemi lépésekre, feladatokra - minden elemi feladatra megadható = a végrehajtásához szükséges idő, = a végrehajtásához szükséges személyek száma, = az azt megelőző elemi feladat (hacsak nem induló feladat), = a vele párhuzamosan végezhető elemi feladat, = az azt követő elemi feladat (hacsak nem befejező feladat), - az elemi feladatok logikai hálóba rendezhetők, - a háló alapján kiszámítható a feladatok (tevékenységek) = legkorábbi kezdési ideje, = legkorábbi befejezési ideje (könyvünkben nem foglalkozunk vele), = legkésőbbi kezdési ideje, = legkésőbbi befejezési ideje (könyvünkben nem foglalkozunk vele), - az időadatok alapján meghatározható az a leghosszabb időszükséglet (kritikus út), Amennyi idő alatt a teljes feladatot el kell végezni. A gyakorlatban sokféle hálótervezési módszer terjedt el, mi ezek közül a CPM (Critical Path Method = kritikus út módszere) módszert részesítjük előnyben, mert véleményünk szerint ez alegismertebb, és mert az elsajátítását is talán a legkönnyebbnek ítéljük.

43. A módszer határozott időtartamú tervezéssel dolgozik, ami annyit jelent, hogy minden tevékenység (az elemi feladatokat ezután már ezzel a névvel fogjuk illetni) előre meghatározott időadattal rendelkezik. Az összeállított hálóban eseményeket és tevékenységeket ábrázolunk. Az események választják el egymástól a tevékenységeket, éppen csak annyi ideig tartanak, amíg egy befejeződő tevékenységet az őt követő tevékenység fel nem vált. A tevékenységek háromfélék lehetnek az alábbi táblázat szerint.

44. A háló minden tevékenységéhez hozzárendelünk egy időadatot, (látszattevékenységnél ez az időadat nulla), amely az elvégzéséhez szükséges, ezután kiszámítjuk a kritikus utat (leghosszabb út), mégpedig úgy, hogy meghatározzuk a tevékenységek - legkorábbi kezdési és - legkésőbbi kezdési időpontjait. Ahol ez a két időpont megegyezik, ott halad a kritikus út a kezdő eseménytől a záró eseményig. Meg kell tervezni a szervezési munka időtartamát a célkitűzéstől a helyzetfelmérés befejezéséig. Arra vagyunk tehát kíváncsiak, hogy menni időre lesz szükségünk az adatfelvételezéshez.

45. A következő tevékenységeket vesszük figyelembe:

49. A helyzetfelmérés A gazdálkodó szervezetek ügyvitele, feldolgozási rendszere eltérő, sok helyen meglehetősen lassú, áttekinthetetlen, korszerűtlen. A legáltalánosabban előforduló hibák: - Nincs a szervezetre és a működésre vonatkozó egyértelmű, szabályszerű leírás - A szervezeti felépítés vagy teljesen áttekinthetetlen, vagy pedig ki sincs alakítva. - A szervezet szabályozásának hiányából következően az elvégzendő feladatoknak megfelelően a tevékenységi körök sűrűn változnak, a dolgozók nem rendelkeznek munkaköri leírással. - A vezetési szintekkel nincs arányban az információk tömege és minősége, amelynek egyik fontos következménye, hogy a döntések meghozatala nem a megfelelő szintentörténik. - A spontán kialakult működési rendszer igen sok felesleges és ebből következőenpárhuzamos tevékenységet tartalmaz. Egy iratot több helyen is iktatnak, dolgoznak fel, illetve tárolnak. - A rendszerek, a folyamatok és a tevékenységek működése, kapcsolata nemdokumentált, nincs megfelelő ügyviteli szabályzat, ügyrend, bizonylati szabályzat, de az is lehet, hogy a gazdálkodó szervezet egyáltalán nem rendelkezik ilyen szabályzatokkal. - Sok a papírmunka, és ez teljesen független attól, hogy kézi a feldolgozás, vagyszámítógépes. A számítógépek a papírtablók tömegét nyomtatják ki, és az információáramlásnak nincs szervezett rendje, hiszen a különböző vezetési szintek általában egyenlő arányban részesülnek a tablók mennyiségéből. - Sok gazdálkodó szervezetnél a számítógépre a kézi feldolgozás került át, tehátelsősorban csak dokumentumok előállítására használják. - Lassú az információk áramlása, akadozik a megfelelő kommunikáció.

50. A tényleges helyzet felmérésének módszerei: - a dokumentumok vizsgálata, - a kérdőíves (írásbeli) felmérés és - a személyes (szóbeli) megkérdezés. A legfontosabb dokumentumok - a teljesség igénye nélkül - a következők: - szervezeti és működési szabályzat, - számlarend, számlatükör, - iratkezelési szabályzat, - bizonylati szabályzat, - egyéb szabályzatok, levelezések, - munkaköri leírások, - bizonylatok, ,kódszámrendszerek, nyilvántartások, - számítógépes rendszerek dokumentációi. Szervezeti és működési szabályzat: Tartalmazza a vállalkozás jellemző alapadatait (elnevezés, székhely, tevékenységi kör, telephelyek, adószám stb.), szervezeti felépítését, az irányítás rendszerét, a hatásköröket, felelősségi köröket, a döntési rendszert. Tartalmazza továbbá a szervezeti felépítés szerinti feladatokat, a működés folyamatait és technikáját, a működés rendjét.