Implementaci n exitosa de un programa de aseguramiento de la calidad de auditor a interna
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Implementación exitosa de un programa de aseguramiento de la calidad de auditoría interna. Guillermo H. Casal CPA, MBA, CIA, CFSA, CCSA, CISA, CFE IFPC – IGI Director – Forensic Audit, Compliance & Training. Temario. ¿Qué es calidad?

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Presentation Transcript


Implementaci n exitosa de un programa de aseguramiento de la calidad de auditor a interna

Implementación exitosa de un programa de aseguramiento de la calidad de auditoría interna

Guillermo H. Casal

CPA, MBA, CIA, CFSA, CCSA, CISA, CFE

IFPC – IGI

Director – Forensic Audit, Compliance & Training


Temario

Temario

  • ¿Qué es calidad?

  • Particularidades de la calidad en auditoría interna. Por qué el tema es importante

  • Normas aplicables

  • Etapas en la implementación del programa de aseguramiento de calidad de la auditoría interna

  • Indicadores de calidad. El tablero de comando de la auditoría interna


Qu es calidad

¿Qué es calidad?

  • Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.UNE-EN ISO 9000:2000 Apartado 3.1.1.

  • Esta definición, enunciada por la ISO es extremadamente general pero provee las bases para comprender qué es específicamente calidad de la auditoría interna


Algunos conceptos de calidad

Algunos conceptos de calidad

  • La calidad:

    • se construye, no solamente se controla

    • requiere haber especificado los objetivos que se deben alcanzar

    • requiere asegurarse de la idoneidad de los procesos establecidos para lograr los objetivos


Costos de calidad

Costos de calidad

  • El más importante es el costo de no alcanzar las especificaciones: costo de no conformidades

  • Los costos de alcanzar las especificaciones son:

    • Costo de inspección

    • Costo de reprocesos

    • Costo de administrar reclamos


Primeras conclusiones

Primeras conclusiones

  • “Más vale prevenir que curar”. Es mejor:

    • Construir procesos de calidad que detectar fallas en los procesos de inspección

    • Reprocesar que exponerse a reclamos de clientes

    • Atender los reclamos de clientes que perderlos

  • Los costos de calidad tienen un alto componente intangible. Por ejemplo: ¿cuánto nos habrían comprado los clientes que perdimos por atenderlos mal?


Particularidades de la calidad en auditor a interna

Particularidades de la calidad en auditoría interna

  • La necesidad de “cumplir con los requisitos”, obliga a que tales requisitos estén previamente definidos por una autoridad reconocida, o acordados entre todas las partes interesadas. Afortunadamente, en el caso de la Auditoría Interna el IIA (The Institute of Internal Auditors, www.theiia.org) ha definido cómo debe ser desempeñada la función, a través de las Normas profesionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, y del Código de Ética


Por qu el aseguramiento de calidad de la auditor a interna es importante

Por qué el aseguramiento de calidad de la Auditoría Interna es importante

  • Un viejo aserto decía que “la guerra es un asunto demasiado serio como para dejárselo exclusivamente a los militares”

  • Análogamente, la Auditoría Interna es una pieza esencial del Gobierno Corporativo, sobre cuya efectividad tienen interés:

    • Accionistas / Directores

    • Auditor Externo / Consejo de Vigilancia

    • Organismos reguladores

    • Clientes

    • Proveedores

  • Hay también una razón coyuntural: en 2007 vence el plazo para hacer evaluación externa de las auditorías internas. Las auditorías internas que no la practiquen estarán incumpliendo las Normas


Aplicaci n de conceptos de calidad en la auditor a interna

Aplicación de conceptos de calidad en la auditoría interna

  • No conformidades con la auditoría interna

  • Pueden surgir de:

    - el Consejo Directivo o Comité de Auditoría

    - el área auditada, el “cliente”


Costos de inspecci n y reproceso

Costos de inspección y reproceso

  • Las decisiones deben tomarse correctamente en el nivel más bajo posible, lo antes posible. En tal sentido, es importante que:

    • Los objetivos de la tarea están claros para permitir a todos los integrantes del equipo apreciar si podrán cumplir con su parte, o si requerirán cambios de procedimientos y aumento en los recursos para cumplir con sus responsabilidades

    • Los integrantes del equipo tengan capacitación suficiente como para desarrollar debidamente las tareas encomendadas


Costos de atender reclamos

Costos de atender reclamos

  • Si pese a todo ello se comete un error de juicio, el DEA (Director Ejecutivo de Auditoría), debe darlo a conocer a todas las partes que recibieron la comunicación original


Momentos de la verdad

“Momentos de la verdad”

  • Si bien la calidad se construye a través de procesos continuos, existen instancias específicas e identificables en las cuales se define la calidad o la no calidad:

    • Cuando la mayoría de los consumidores perciben como desagradable el sabor de un alimento

    • Cuando no se llega a tiempo con la entrega de un producto, etc.


Normas aplicables

Normas aplicables

  • Todas las Normas tienen relación con una gestión de calidad. Sin embargo, la sección 1300 establece los lineamientos del programa de calidad:

  • 1311 – Evaluaciones internas

  • 1312 – Evaluaciones externas (una vez cada cinco años, a más tardar en 2007)

  • 1320 – Reporte al Consejo sobre resultados de las evaluaciones de calidad

  • 1330 – Declaración de “ realizado de acuerdo con las Normas”

  • 1340 – Declaración de incumplimiento en los casos aplicables (Ninguna auditoría que no haya practicado evaluación externa de su desempeño en 2007 podrá declarar que está cumpliendo con las Normas)


Implementaci n exitosa de un programa de aseguramiento de la calidad de auditor a interna

Construcción de procesos de calidad en auditoría interna – Implementación del programa de aseguramiento de calidad de la auditoría interna

  • La construcción de una auditoría interna de calidad requiere pasar exitosamente por diversos “momentos de la verdad”, como seguidamente veremos. Típicamente, tales “momentos de la verdad” son:

    • El planeamiento de largo plazo y anual

    • El reclutamiento, evaluación de desempeño y capacitación del personal

    • La asignación de tareas al equipo de auditoría

    • La apertura formal de la asignación con el auditado o cliente de auditoría

    • La elaboración del programa detallado de tareas

    • La reunión de cierre con el auditado

    • La remisión de encuesta de satisfacción por el auditado al DEA

    • La implementación de las recomendaciones

      Seguidamente veremos la criticidad de cada una de estas instancias


El planeamiento de largo plazo y anual

Aspectos a asegurar

Asignar los recursos de A.I. a los asuntos más críticos para la organización, en tiempo y forma

Medidas de aseguramiento

Obtención y consideración de toda la información disponible relevante:

Plan estratégico, presupuestos, etc.

Antecedentes de fraudes, multas, etc.

El planeamiento de largo plazo y anual


El reclutamiento evaluaci n de desempe o y capacitaci n del personal

Aspectos a asegurar

Disponer de los mejores recursos humanos disponibles, en términos de costo/beneficio

Medidas de aseguramiento

Establecer perfiles para cada uno de los puestos de auditoría interna

Establecer procedimientos equitativos, competitivos y transparentes de selección

Establecer idénticos mecanismos para la evaluación de desempeño, y establecer objetivos de mejora continua y planes de carrera y sucesión

Establecer procedimientos disciplinarios adecuados para la función de auditoría interna

El reclutamiento, evaluación de desempeño y capacitación del personal


La asignaci n de tareas al equipo de auditor a

Aspectos a asegurar

Lograr que las tareas tengan inicio en un momento oportuno, independientemente de que hubieran sido o no previstas en el plan de auditoría

Medidas de aseguramiento

Disponer de un sistema de información de riesgos para :

confirmar el inicio de actividades programadas, o

solicitar autorización del Comité de Auditoría para la realización de auditorías no programadas

Coordinar el plan anual con la administración de personal en cuanto refiere a licencias, vacaciones. etc.

La asignación de tareas al equipo de auditoría


La apertura formal de la asignaci n con el auditado o cliente de auditor a

Aspectos a asegurar

Ajustar expectativas con el auditado

Medidas de aseguramiento

Tener establecida una agenda mínima de los aspectos que se habrán de dialogar:

Duración de la auditoría

Integrantes del equipo

Acceso a personas y registros

Alcance (en términos generales)

Otras inquietudes o consultas del auditado

Haber leído la información básica requerida para la reunión:

Documentación de archivo permanente (organigrama del sector, resultados de auditorías previas, etc.)

Otra documentación relevante no incluida en archivo permanente:

Informes de gestión del área

Memos internos, etc.

La apertura formal de la asignación con el auditado o cliente de auditoría


La elaboraci n del programa detallado de tareas

Aspectos a asegurar

Que las tareas desarrolladas permitan cubrir eficientemente, en tiempo y forma, los objetivos y alcance de la asignación

Medidas de aseguramiento

No cerrar un plan definitivo hasta no concluir el relevamiento del control interno

Vincular objetivos y procedimientos de revisión

Referenciar procedimientos de auditoría con puntos de control surgidos del relevamiento

La elaboración del programa detallado de tareas


La reuni n de cierre con el auditado

Aspectos a asegurar

Demostrar que se ha realizado un trabajo de calidad y de acuerdo con las Normas, con todo lo que ello implica (objetivo, sustentado en evidencia, etc.)

Medidas de aseguramiento

Establecer claramente en el Manual de Auditoría responsabilidades por la ejecución y documentación del trabajo, así como por su debida supervisión

Efectuar una supervisión que incluya la revisión de papeles de trabajo y consultas con los auditores participantes respecto del sustento de observaciones y recomendaciones dudosas o conflictivas

La reunión de cierre con el auditado


La remisi n de encuesta de satisfacci n por el auditado al dea

Aspectos a asegurar

Obtener satisfacción del auditado por el trabajo realizado y, en caso contrario, comprender debidamente las razones de su opinión desfavorable

Medidas de aseguramiento

Diseñar encuestas que contengan preguntas claras y relevantes

Solicitar fundamentación de las respuestas

La remisión de encuesta de satisfacción por el auditado al DEA


La implementaci n de las recomendaciones

Aspectos a asegurar

Lograr que la adhesión del auditado se convierta en acción beneficiosa para la organización

Medidas de aseguramiento

Incluir en el Manual de Auditoría guías claras para asegurar que, tanto la redacción de los informes como sus respuestas, induzcan a la acción (qué hacer, cómo, cuándo, quién)

Practicar un seguimiento periódico de las observaciones y recomendaciones pendientes de implementación

La implementación de las recomendaciones


Indicadores de calidad el tablero de comando de la auditor a interna

Indicadores de calidad. El tablero de comando de la auditoría interna

  • El IIA dispone de una herramienta de benchmarking llamada GAIN (Global Audit Information Network) para recolectar indicadores de desempeño y compararlos con los de otras auditorías internas de la misma actividad, nacional e internacionalmente

  • También deben considerarse los criterios generales para la construcción de un tablero de comando:

    • indicadores de perspectiva financiera

    • indicadores de perspectiva del cliente

    • indicadores de perspectiva de procesos

    • indicadores de perspectiva de aprendizaje y crecimiento


Como constru r un tablero de comando efectivo qu medir 1

Como construír un tablero de comando efectivo - ¿Qué medir? (1)

El costo total del Departamento, y su relación con:

* los costos, activos y ventas de la compañía

* la cantidad de informes emitidos

* los ahorros obtenidos


Como constru r un tablero de comando efectivo qu medir 2

Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? (2)

La satisfacción de los clientes (auditados) con el trabajo realizado:

* reunión de inicio

* relación de los auditores con el personal

* cumplimiento del alcance establecido

* sustento de las apreciaciones

* utilidad de las recomendaciones


Como constru r un tablero de comando efectivo qu medir 3

Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? ( 3)

Aporte de la auditoría interna al Gobierno Corporativo

* Cantidad de reuniones anuales con el Consejo Directivo o Comité de Auditoría

* Evaluación del auditor externo

* Honorarios de Auditoría Externa comparados con otras empresas similares


Como constru r un tablero de comando efectivo qu medir 4

Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? (4)

Logro de metas:

* Cobertura del Universo de Auditoría

* Porcentaje de cumplimiento del Plan Anual

* Porcentaje implementado de recomendaciones


Como constru r un tablero de comando efectivo qu medir 5

Calidad del personal de auditoría interna:

* Porcentaje de staff profesional

* Porcentaje de staff certificado

Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? ( 5)


Como constru r un tablero de comando efectivo qu medir 6

Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? (6)

Mejora de los procesos de auditoría:

* Implementación de papeles de trabajo automatizados

* Software de auditoría


Preguntas

Preguntas ?

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Muchas gracias por su atenci n

Muchas gracias por su atención !!!

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