ERP 实训 - 会计电算化

1. ERP实训-会计电算化 实训项目五 总账系统的期末处理 苑振柱（编著） 冯万贵（修订）

2. 期末处理 一、出纳业务期末处理 二、总账系统期末处理

3. 一、出纳业务期末处理 • 将银行的对账单和企业的银行账进行核对是出纳业务期末处理的主要工作，通过对账可以检查账款是否相符。系统可以将用户手工输入的银行对账单与总账中的银行账数据进行核对，并依据核对结果自动生成银行存款余额调节表。

4. 1.1 期初未达账项的录入 • 期初未达账项的录入是检查出纳工作的一项重要措施，可以有效的对资金实行管理。为了有效的实施内部控制，一般此项工作不能由出纳员执行。

5. 业务2 • 公司的人民币存款账户期初单位日记账调整前余额为266 284.50元，银行对账单调整前月为206 284.50元，未达账项为2012年2月29日企业应收而银行未收的一笔电汇款。美元存款账户不存在未达账项，期初单位日记账调整前余额和银行对账单余额均为34 173.00美元。

6. （1）进入银行对账期初录入界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【出纳】【银行对账】，双击【银行对账期初录入】选项。

7. （2）录入人民币账户期初未达账项 • ①在【银行科目选择】窗口中，保持科目为“人民币存款（100201）”，单击【确定】按钮； • ②在【银行对账期初】窗口中，在单位日记账的【调整前余额】栏中输入“266284.50”； • ③在【银行对账期初】窗口中，在银行对账单的【调整前余额】栏中输入“206284.50”； • ④单击【日记账期初未达项】按钮；

8. （2）录入人民币账户期初未达账项 • ⑤在【企业方期初】窗口中，单击【添加】按钮； • ⑥将【凭证日期】选择为“2008.12.31”，将【凭证类别】选择为“收”，将【结算方式】选择为“5 电汇”，在【借方金额】中输入“60000”； • ⑦单击 按钮； • ⑧单击【退出】按钮。

9. （3）录入美元账户期初未达账项 • ①在【银行科目选择】窗口中，将【科目】选择为“美元存款（100202）”； • ②单击【确定】按钮； • ③在【银行对账期初】窗口中，在单位日记账的【调整前余额】栏中输入“34173”；； • ④在【银行对账期初】窗口中，在银行对账单的【调整前余额】栏中输入“34173”； • ⑤单击【退出】按钮。

10. 1.2 银行对账单的录入 • 银行会定期发送给单位存款用户用于核算银行存款账项的账单，此即银行对账单。各单位可以依据该账单进行银行对账。银行对账单一般由手工录入，为了保证输入的对账单的准确性，有效实施内部控制，该工作同样不应该由出纳员执行。

11. 业务3 人民币才存款账户银行对账单

12. （1）进入银行对账单录入界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【出纳】【银行对账】，双击【银行对账单】选项。

13. （2）对人民币存款账户的银行对账单进行录入（2）对人民币存款账户的银行对账单进行录入 • ①在【银行科目选择】窗口中，将右侧的【月份】栏选择为“2012.03”； • ②单击【确定】按钮； • ③单击【增加】按钮； • ④按照表中的要求输入相关信息，每输入一行，单击【增加】按钮以输入下一行； • ⑤全部输入完毕后，单击 按钮； • ⑥单击 按钮。

14. 1.3 银行对账 • 银行对账指的是系统将银行日记账和输入的银行对账单进行核对，以检查二者是否相符。系统可以进行自动对账，自动对账指的是系统根据用户设置的对账依据自动完成对账工作，完成对账后，系统将在已核对上的银行业务的两清栏打上两清标志，视为已达账项，其他的视为未达账项。由于一些特殊的已达账项系统可能无法识别，因此用户可以用手工对账对对账结果进行补充和调整，从而保证对账的彻底性和正确性。

15. （1）进入银行对账界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【出纳】【银行对账】，双击【银行对账】选项。

16. （2）进行银行对账工作 • ①在【银行科目选择】窗口中，勾选【显示已达账】选项； • ②单击【确定】按钮； • ③单击【对账】按钮； • ④在【自动对账】窗口中，在【截止日期】栏中输入“2012-03-31” • ⑤勾选【对账条件】中的全部选项； • ⑥单击【确定】按钮； • ⑦单击 按钮。

17. 1.4 余额调节表的查询 • 余额调节表可以在月末证明银行日记账和银行实有存款是否账实相符，该表也是月末银行对账工作成果的集中体现。用户可以在完成银行对账工作后，查询并输出银行存款余额调节表，一方面可以查看企业的资金情况，另一方面也可以对对账是否正确进行检查。

18. （1）进入余额调节表查询界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【出纳】【银行对账】，双击【余额调节表查询】选项。

19. （2）进行余额调节表查询 • ①在【银行存款余额调节表】中，单击“人民币存款”所在行； • ②单击【查看】按钮； • ③查看完毕后，单击【退出】按钮； • ④单击 按钮。

20. 二、总账系统期末处理 • 总账系统是核心，因此总账系统的期末处理是在其他业务管理子系统完成期末处理的基础上进行的。总账系统的期末处理主要工作是定义和结转各类转账凭证，并完成相应的费用计提和损益结转工作。

21. 2.1 自动转账定义 • 自动转账定义指的是为了由系统自动生成凭证，由用户将凭证的摘要、会计科目、借贷方向和金额公式等输入系统。用友ERP-U872软件提供了自定义转账、对应结转、销售成本结转、售价销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转6种自动转账模式。 • 用户在执行月末自动转账时必须注意转账业务相互之间如果没有关联性则可以同时转账，相互之间有前后关联性则必须严格按照顺序结转，否则有可能出现错误。

22. 1.自定义转账 • 自定义转账是指用户对费用分摊、税金计算结转和辅助核算结转所进行的转账定义，其目的在于实现企业的核算需要。

23. 业务4 • 公司需要设置公司期末计提短期借款利息的自动转账。转账编号为101，借款年利率为6%，会计分录如下： 借：财务费用—利息支出 取对方科目计算结果 贷：银行存款---人民币存款 200101科目期末余额*0.06/12

24. （1）进入自定义结转界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【期末】【转账定义】，双击【自定义转账】选项。

25. （2）对自定义转账借方进行设置 • ①单击【增加】按钮； • ②在【转账目录】窗口中，在【转账序号】中输入“01”，在【转账说明】中输入“计提短期借款利息”，将【凭证类别】选择为“付 付款凭证”； • ③单击【确定】按钮； • ④单击【增行】按钮；

26. （2）对自定义转账借方进行设置 • ⑤在【科目编码】中输入“660301”，然后单击【金额公式】列第一行的 按钮； • ⑥在【公式向导】窗口中，单击【公式名称】栏中的“取对方科目计算结果”选项； • ⑦单击【下一步】按钮； • ⑧在【科目】中输入“100201”； • ⑨单击【完成】按钮。

27. （3）对自定义转账贷方进行设置 • ①单击【增行】按钮； • ②在【科目编码】中输入“100201”，然后单击“金额公式”列第一行的 按钮； • ③在【公式向导】窗口中，单击【公式名称】栏中的“期末余额”选项； • ④单击【下一步】按钮； • ⑤在【科目】中输入“200101”； • ⑥选择【*（乘）】选项； • ⑦勾选【继续输入公式】选项；单击【确定】按钮； • ⑧单击【下一步】按钮；

28. （3）对自定义转账贷方进行设置 • ⑨在【公式向导】窗口中，单击【公式名称】栏中的“常数”选项； • ⑩在【常数】中输入“0.06/12”； • ⑪单击【完成】按钮； • ⑫单击 按钮； • ⑬单击【退出】按钮。

29. 2.对应结转设置 • 对应结转设置主要用于两个科目之间的转账定义。它主要是通过输入两个非末级科目，对各自的下级明细科目进行对应结转，这就要求这两个科目的下级明细科目要设置相同，并且辅助核算类型也必须一致。用户运用对应结转可以方便便捷的实现各明细科目之间的期末转账。

30. 3.销售成本结转设置 • 销售成本结转即全月平均发销售成本结转，简单来说，就是用月末产品的销售数量乘以库存商品的平均单价得出商品的销售成本，并进行结转。这项设置要求用户对库存商品科目、商品销售收入科目和商品销售成本科目设置相同的明细科目结构，并且其辅助核算类型也必须一致，并且不能带有往来辅助核算。 • 如果不满足上述要求，用户可以通过自定义转账功能进行操作。

31. 4.汇兑损益结转设置 • 汇兑损益结转主要用于计算外币账户的汇兑损益，并自动汇总生成凭证。汇兑损益的出现主要是由于期初期末的外汇汇率存在差异所造成的。汇兑损益结转处理与外币相关的账户，但不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。

32. 业务5 • 公司需要对汇兑损益进行结转设置，相应的调整汇率为6.827 10

33. （1）进入汇兑损益结转界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【期末】【转账定义】，双击【汇兑损益】选项。

34. （2）进行汇兑损益结转 • ①将【凭证类别】选择为“付 付款凭证”； • ②单击【汇兑损益入账科目】后的 按钮； • ③在【科目参照】窗口中，双击“财务费用-汇兑损益”科目； • ④在“是否计算汇兑损益”列的所有行双击出现“Y”字样； • ⑤单击【确定】按钮。

35. 5.期间损益结转设置 • 期间损益结转用于将损益类科目余额结转到本年利润科目中，结转的科目主要包括主营业务收入账户、主营业务成本账户、营业外收入账户、营业外支出账户以及各期间费用类账户。结转完毕后，可以有效的反映企业的经营成果。

36. （1）进入期间损益结转界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【期末】【转账定义】，双击【期间损益】选项。

37. （2）进行期间损益结转 • ①将【凭证类别】选择为“转 转账凭证”； • ②在【本年利润科目】中输入“4103”； • ③单击列表框中的任一位置； • ④单击【确定】按钮。

38. 2.2 转账生成 • 完成自动转账定义之后，用户可以通过操作使系统自动生成转账凭证。 • 需要注意的是，转账是按照已记账评剧的数据进行计算的，因此在执行转账生成操作之前，必须将与该项转账有关的所有凭证进行记账，否则可能生成错误的凭证。 • 另外，期末转账还需要按照一定的顺序进行，不同的顺序也可能造成生成凭证的错误。

39. （1）设置调整汇率 • ①在【凭证类别】中，依次展开【基础档案】【财务】，双击【外币设置】选项； • ②在“调整汇率”列第一行中输入“6.82710”； • ③单击【退出】按钮； • ④在弹出的【是否退出】对话框中，单击【是】按钮。

40. （2）进入转账生成界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【期末】，双击【转账生成】选项。

41. （3）生成自定义转账凭证 • ①单击【全选】按钮； • ②单击【确定】按钮； • ③单击 按钮； • ④单击【退出】按钮； • ⑤单击【取消】按钮。

42. （4）生成汇兑损益凭证 • ①选择【汇兑损益结转】选项； • ②单击【全选】按钮； • ③单击【确定】按钮； • ④在【汇兑损益试算表】窗口中，单击【确定】按钮； • ⑤单击 按钮； • ⑥单击【退出】按钮。

43. （5）生成期间损益凭证 • ①选择【期间损益结转】选项； • ②单击【全选】按钮； • ③单击【确定】按钮； • ④单击 按钮； • ⑤单击【退出】按钮； • ⑥单击【取消】按钮。

44. 2.3 期末对账与试算平衡 • 对账是一项十分重要的工作，在手工会计时代，这也是一项十分复杂并且容易出错的工作。运用用友ERP-U872软件，可以由系统自动对账簿数据进行核对。系统主要是对总账和明细账之间、总账与辅助账之间的数据进行账账核对。 • 试算平衡则是检查系统中的所有科目的期末余额是否满足“借方余额=贷方余额”这个会计等式，并可以打印输入试算平衡表，反映试算平衡的相关信息。

45. 需要注意的是，本书在前面有很多会计凭证都是由账套主管刘永制单完成的，由于在权限设置中，只有账套主管刘永具有审核凭证的权限，因此，用户需要将所有凭证的制单人都更改为马鑫。具体操作为以“003-马鑫”身份登录系统，进入查询凭证界面，双击查看每张证，单击【修改】按钮，在弹出的“是否修改由别人填制的凭证”对话框中单击【是】按钮，然后保存退出即可。需要注意的是，本书在前面有很多会计凭证都是由账套主管刘永制单完成的，由于在权限设置中，只有账套主管刘永具有审核凭证的权限，因此，用户需要将所有凭证的制单人都更改为马鑫。具体操作为以“003-马鑫”身份登录系统，进入查询凭证界面，双击查看每张证，单击【修改】按钮，在弹出的“是否修改由别人填制的凭证”对话框中单击【是】按钮，然后保存退出即可。

46. 完成上述操作后，还需要由账套主管刘永审核所有凭证，并进行记账。完成记账后，才可以继续进行下面所介绍的操作。完成上述操作后，还需要由账套主管刘永审核所有凭证，并进行记账。完成记账后，才可以继续进行下面所介绍的操作。 • 对账和试算平衡一般在每月月底结账之前进行。

47. （1）进入对账界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【期末】，双击【对账】选项。

48. （2）进行对账和试算平衡工作 • ①在【对账】窗口中，双击“是否对账”列“2012.03”行的单元格； • ②单击【对账】按钮； • ③单击【退出】按钮； • ④单击【试算】按钮； • ⑤查看试算平衡表，点击【打印】按钮可以打印输出，否则单击【退出】按钮返回。

49. 2.4 总账系统结账 • 用户在完成所有总账系统的操作之后，便可以进行结账操作。用户在进行月末结账之前，必须完成所有凭证的审核和记账工作。结账完毕后，将不能再在当月输入凭证，也不能再在当月记账。 • 结账后，本月的期末余额将自动转为下月的期初余额。

50. （1）进入总账系统结账界面 • 在【业务工作】中，依次展开【财务会计】【总账】【期末】，双击【结账】选项。