1 / 54

Správa digitálního obsahu v organizacích

Správa digitálního obsahu v organizacích. Přednáška č. 10 Obsahově orientované webové aplikace , znalostní báze, wiki. Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2011. intranet a dms. Používané zkratky a pojmy. KM – Knowledge Management (správa znalostí) KMS – KM Systems (systémy pro KM)

dewey
Download Presentation

Správa digitálního obsahu v organizacích

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Správa digitálního obsahu v organizacích Přednáška č. 10 Obsahově orientované webové aplikace, znalostní báze, wiki Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2011

  2. intranet a dms

  3. Používané zkratky a pojmy • KM – Knowledge Management (správa znalostí) • KMS – KM Systems (systémy pro KM) • ERP – Enterprise Resource Planning („plánování podnikových zdrojů“ – podnikový informační systém) • CRM – Customer Relationship Management(správa vztahů se zákazníky) • SCM – Supply Chain Management(správa dodavatelského řetězce) Správa digitálního obsahu v organizacích

  4. CMS v intranetu • Existují specializované systémy: ERP, finance apod. • Chybí správa „obecných“ informací(tj. přímo nesouvisejících s fakturacemi apod.) • Potřeba platformy pro vnitropodnikovou komunikaci • e-mail a podobné podpůrné prostředky Důsledky: • Neefektivní procesy • Obtížné dohledání informací • Riziko ztráty, prozrazení nebo nedoručení informací

  5. CMS – obsahový portál v intranetu • Klasifikované, strukturované informace umožňující efektivně vyhledávat a aktualizovat sdílené pracovní dokumenty • Hlavní pracovní médium zaměstnance • Zahrnuje také historicky šířené důležité informace • Primární zdroj informací pro extranet/internet formou publikace na externí prezentace • Úspora nákladů na distribuci a dohledání informace

  6. CMS – fungování intranetu • Jedinečný „reklamní prostor“ pro HR a mgmt („interní marketing“) • Anonymní interakce se zaměstnanci • komunitní funkce • Editoři = všichni zaměstnanci produkující informace • zpravidla organizováno dle divizí apod. • Efektivní kontrola práce – je jasné kdy bylo co kým vytvořeno, publikováno, nebo dokonce přečteno

  7. Role CMS v intranetu • CMS slouží jako prezentační vrstva • Integrace a prezentace dat • Zajištění portálových funkcí • Přístupová práva • Správa marketingových informací • CMS slouží jako centrální datový sklad • Vhodné pro firmy orientované na práci s obsahem • CMS se stává základní business aplikací • Koncepčnější, náročnější řešení

  8. Ukázka struktury intranetu Správa digitálního obsahu v organizacích

  9. Document Management System (DMS)

  10. Ukázka rozložení itranetu Správa digitálního obsahu v organizacích

  11. DMS: Příklad Siemens

  12. DMS – Příklad Mazda AutoPalace

  13. Zavedení CMS do intranetu • Podpora mgmt • Vyčíslení režie na distribuci a dohledávání informací • Nastínění možností evidence vytváření informací • Vyčíslení rizik plynoucích z hromadných emailů a lokálního uložení dat • Podpora pracovníků • Identifikace problémových procesů s vysokou mírou copy&paste práce, content spaghetti nebo webmaster botleneckem. • Nastavení pilotního provozu na tato místa • S HR a marketingem přidat komunitní funkce a jiná odhlehčení • Efekt laviny- příjemná webovská prezentace si najde uživatele • Publikace klíčových informací jen na intranet a upozorňování emailem

  14. Návratnost investice do DMS (ROI) • Úspora nákladů • snížení administrativy • zefektivnění práce • Zlepšení komunikace • zrychlení distribuce informací • kontrola nad informacemi • Předcházení nákladům • výrazné snížení rizika chyb (staré či chybné informace) • snížení rizika zneužití informací (vynesení) • výrazné snížení rizika ztráty dat (centrální sklad, zálohování)

  15. Provozní úspory • Efektivnější vyhledávání a sdílení informací • Jednotné úložiště, vyhledávání a forma informací • Potřebné dokumenty bez prohledávání adresářů, probírání šanonů, pobíhání po firmě a dotazů na kolegy • Odpadá potřeba posílání poštou, faxem, telefonování • Podpora znovupoužívání informací, omezení duplikací • Dokumenty jsou stále po ruce na známém místě. • Odpadá potřeba uložit si vlastní kopii nebo jej tisknout. * dle studie Gartner Group (2002) každý zaměstnanec ztratí v průměru 8 hodin týdně zbytečnými úkony s dokumenty (vyhledávání, kopírování…)

  16. Zlepšení komunikace • Kvalitativně nový způsob komunikace • Odbourává ruční komunikaci formou emailů, faxů a papírů nižší riziko chyb, použití starých verzí informací atd. • Každý vidí jen a právě to co má - daná přístupová práva • každý vidí pouze to, co potřebuje k práci • Vzroste flexibilita a rychlost firmy • je možné ihned distribuovat libovolnou informaci přesně určeným osobám a to za velmi nízké náklady • Nepopiratelnost příjmu zprávy • Lze ověřit, zda si příjemce pracovník danou informaci zobrazil • Management má jednotné místo pro ukládání směrnic, nařízení apod. a každý pracovník ho zná – odpadají výmluvy • Nepopiratelnost vytvoření/zaslání informace • Lze kontrolovat, kdy pracovník vložil požadovanou informaci do systému

  17. Snížení rizik (předcházení nákladům) • Centrální správa snižuje riziko ztráty informace • informace neodejde s člověkem ani rozbitým PC • kvalitní zálohování zabrání ztrátám, tj. nákladům • Je sníženo riziko úniku citlivé informace díky přenosům nespolehlivými médii • Je garantována dostupnost informace nezávisle na jejím poskytovateli • informace v systému je dostupná, i když její autor není

  18. Závěr k ROI DMS Hlavním důvodem pro realizaci DMS je zlepšení komunikace, snižování a vyvarování se nákladů. Př: Již při 20 uživatelích pouze odbourání zbytečných (document-related) činností s dokumenty je dle studie Gartner Group možno ušetřit: 20 lidí * 8 hodin * 47 pracovně aktivních týdnů = 7.520 hodin práce ročně

  19. Obsahově orieNtovaný web, Knowledge base

  20. Podoby Obj. orient. web aplikací (OOWA) • Webová prezentace (Internet, intranet, extranet) • Slouží k prezentaci informaci • Důraz na rychlou orientaci • Znalostní (data)báze (Knowledge Base, KB) x wiki • Slouží ke studiu/editaci informací • KB - uzavřenost (neveřejná, bez možnosti editace) • Wiki - otevřenost (veřejná, s možností editace) • Knowledge base schraňuje informace klíčové pro fungování podniku • Pracovní postupy • Metodiky • … Správa digitálního obsahu v organizacích

  21. Možnosti aplikace a využití • Nápověda/podpora, FAQ • Dokumentace, návody (how-to) • Audio-vizuální demo tutoriály (průvodce) • Řízení/správa znalostí (KM, KMS) • Online vzdělávání (e-learning) • Specializované expertní systémy (samoučící se ze zkušeností, využití umělé inteligence – AI) • Podpora rozhodování (ERP, CRM, SCM) Správa digitálního obsahu v organizacích

  22. Kde leží zlato organizace (typicky) • Převážně texty => znalostní báze, DMS • Převážně čísla => datawarehouse, OLAP, … • Převážně kontakty a jejich historie => CRM • Převážně skladové informace k produktům => ERP Správa digitálního obsahu v organizacích

  23. Znalostní báze Správa digitálního obsahu v organizacích

  24. Znalostní báze (1/2) • Prostředek k získání a řízení/správě znalostí (data => informace => znalosti) • Databáze navzájem provázaných informací • Obvykle bez možnosti editace uživatelem • Pokročilé vyhledávání • Možnost pokládání celých otázek u expertních systémů • Vysoce kontextová navigace Správa digitálního obsahu v organizacích

  25. Druhy znalostních bází • Dle primárního uživatele: • Čitelné strojem (databáze, tabulky, strukturovaná data) • Čitelné člověkem (dokumenty, soubory, nestrukturovaná data) • Dle dostupnosti: • Nekomerční (nápověda/podpora produktu) • Komerční (databáze je produktem) Správa digitálního obsahu v organizacích

  26. Příklady znalostních bází • http://kbase.info.apple.com • http://help.sap.com • http://support.dialog.com • http://support.microsoft.com Správa digitálního obsahu v organizacích

  27. Příklad ZB – SAP Knowledge Warehouse Správa digitálního obsahu v organizacích

  28. Znalostní báze (2/2) • Taxonomie – klasifikace, kategorizace informací • Ontologie – organizování dat do popisných struktur • Datové modely • Klíčová slova, značky • Využití koncepce sémantického webu v malém Správa digitálního obsahu v organizacích

  29. Př.: Taxonomie Správa digitálního obsahu v organizacích

  30. Sémantický web („web 3.0“) • Prostředek umožňující sdílení a znovupoužití dat mezi aplikacemi • Web (použitelný pro člověka) x sémantický web (použitelný pro stroj) • Důležitá jsou meta data – data o datech (popis dat) • Standardy a doporučení – W3C RDF (http://www.w3.org/RDF), Dublin Core Metadata Initiative (http://dublincore.org) Správa digitálního obsahu v organizacích

  31. Schéma vrstev sémantického webu Správa digitálního obsahu v organizacích

  32. Příklad: Sémantika kontaktu Jak uložit a jak prezentovat kontaktní informace o osobě. • Jako text (HTML) • Jako tabulku • Jako text s metadaty • Jako záznam relační databázi • Jako XML • Dle pravidel sémantického webu Správa digitálního obsahu v organizacích

  33. Jako text/tabulku <table> <tr> <th>Jméno</th> <td>Jirka</td> </tr> • Snadno edituji, snadno publikuji • Náchylné k chybám • Dobře zpracuji jako člověk • Špatně zpracuji strojově • Mizerně strojově předávám jinam Správa digitálního obsahu v organizacích

  34. Jako excel/google docs • Dobře edituji, dobře publikuji • Méně náchylné k chybám • Lze strojově zpracovat • Špatně předám jinam - mapování metadat Správa digitálního obsahu v organizacích

  35. Obecné problémy • Metatadata slouží v těchto případech jen pro lidi. • Nelze strojově pochopit sémantiku dat • Metadata se liší mezi implementacemi • Jméno: first_name, firstname vorname, name1 • Telefony? Domácí pevný, …. • Metadata stárnou, musí se obnovovat. Kdo rozhodne o odstranění pole „pager“ nebo přidání pole „facebook_id” • Pokud chci data předávat musím se dohodnout na mapování s příjemcem Správa digitálního obsahu v organizacích

  36. Řešení: ontologie sémantického webu • http://semanticweb.org/wiki/VCard_RDF <?xml version="1.0"?> <rdf:RDF xmlns:rdf="http://www.w3.org/1999/02/22-rdf-syntax-ns#" xmlns:v="http://www.w3.org/2006/vcard/ns#"> <v:VCard rdf:about = "http://example.com/me/corky" > <v:fn>Corky Crystal</v:fn> <v:nickname>Corks</v:nickname> <v:tel> <rdf:Description> <rdf:value>+61 7 5555 5555</rdf:value> <rdf:type rdf:resource="http://www.w3.org/2006/vcard/ns#Home"/> <rdf:type rdf:resource="http://www.w3.org/2006/vcard/ns#Voice"/> </rdf:Description> </v:tel> <v:email rdf:resource="mailto:corky@example.com"/> </v:VCard> </rdf:RDF> Správa digitálního obsahu v organizacích

  37. Princip – znovu po příkladu Jakákoliv informace sémantického webu je • obohacena o metadata (taxonomie). Umožňuje její nalezení člověkem • Zařazena do jedné nebo více ontologií. Ta definuje její sémantiku, umožňuje strojové zpracování Toto je nezávislé na formátu: • RDF (Resource Definition Format) • OWL (Web Ontology Language) Správa digitálního obsahu v organizacích

  38. Existující ontologie Správa digitálního obsahu v organizacích

  39. Mikroformáty • Spojení (HTML+CSS) + ONTOLOGIE • Bez nutnosti používání RDF • Kočkopes, ale slušně fungující Správa digitálního obsahu v organizacích

  40. Modelování znalostí Jak budu mé znalosti ukládat? • Jako (strukturovaný) text – mohu prohledávat jen fulltextem • Jako text s metadaty • Mohu lépe prohledávat • Mohu vytvářet relace, se kterými jsem počítal • V logice sémantického webu • Mohu strojově prohledávat a vytvářet relace pomocí agentů • Jak je budu publikovat • Mikroformáty Správa digitálního obsahu v organizacích

  41. = (Velmi) Rychlý (z havajštiny) Wiki Správa digitálního obsahu v organizacích

  42. Wiki (1/2) • Prostředek k jednoduché a rychlé publikaci a editaci článků • Zvláštní případ KB s možností editace komunitou uživatelů • Zvláštní druh systému pro správu webového obsahu (WCMS), resp. dokumentů (DMS) • Vlastní syntaxe a formátování (zjednodušený značkovací jazyk) Správa digitálního obsahu v organizacích

  43. Wiki (2/2) • Komunitní přístup – sdílení obsahu (1 článek, více autorů) • Vzájemné reference (relace) • Podobnost s diskusními fóry (příspěvky) a blogy (komentáře) • Chráněný přístup pomocí uživatelského jména a hesla Správa digitálního obsahu v organizacích

  44. Příklady wiki • http://cs.wikipedia.org (encyklopedie) • http://wiki.ubuntu.cz (dokumentace) Správa digitálního obsahu v organizacích

  45. Příklad wiki – Wikipedia Správa digitálního obsahu v organizacích

  46. Sdílení a znovupoužití obsahu • Možné legislativní problémy s autorskými právy a licencemi • Autoři (vědci, umělci, vzdělávací pracovníci) mohou oklasifikovat svoje dílo (včetně audio-vizuálních multimédií) prostřednictvím systému Creative Commons (http://creativecommons.org) Správa digitálního obsahu v organizacích

  47. Doporučené informační zdroje • http://dublincore.org • http://creativecommons.org • http://www.opensourcecms.com • http://www.w3.org/RDF • http://semanticweb.org/wiki/Main_Page Správa digitálního obsahu v organizacích

  48. … když se jedná primárně o čísla Datawarehouse Správa digitálního obsahu v organizacích

  49. Pojmy • Datawarehouse – sklad dat oddělený od transakčních systémů. Určen pro analýzu dat • OLAP - Online analytical processing – online prohlížení uložených dat s možností dril-down Správa digitálního obsahu v organizacích

  50. Kdy se hodí • Pokud potřebujeme organizovat velké množství záznamů číselného charakteru • Př: prodeje zboží, návštěvy na webu, …. • Pokud potřebujeme tato data analyzovat • Různé pohledy • Seznam prodejů po letech dle regionů • Seznam dle produktových kategorií a pak regionů Správa digitálního obsahu v organizacích

More Related