A Belíndia Novamente! A Gestão do Conhecimento em Empresas Públicas e Ministérios

1. A Belíndia Novamente! A Gestão do Conhecimento em Empresas Públicas e Ministérios Resultados da Pesquisa Ipea/CT-GCIE/PUCPR/TerraForum (2004) Congresso sobre Gestão com foco em Conhecimento – Simpósio sobre Carreiras no Serviço Público Brasília/DF - 12 – 15/06/05 Fábio Ferreira Batista Técnico de Planejamento e Pesquisa do Ipea Presidente do Pólo DF da SBGC

2. Em primeiro lugar, por que Belíndia novamente?

3. Nesta palestra, você receberá informações sobre ... • A missão do Ipea e a pesquisa • Como surgiu a idéia • Quem realizou o trabalho • Definição de GC • Relevância do tema • Organizações analisadas • Objetivos e método • Resultados • Recomendações • SBGC – Pólo DF

4. 1. A missão do Ipea e a pesquisa

5. Ipea: 40 anos apontando caminhos

6. 2. Como surgiu a idéia

7. Estudo da OCDE (2002) • 20 países membros • 132 organizações • Primeiro trabalho do Ipea: Governo que Aprende: Gestão do Conhecimento em Organizações do Executivo Federal (2003) • Pesquisa = ação do planejamento do Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE) - 2003

8. 3. Quem realizou o trabalho

9. PUCPR Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE) do Comitê Executivo do Governo Eletrônico

10. Fábio Ferreira Batista (Ipea) – co-autor e coordenador da pesquisa • Carlos Quandt (PUCPR) – co-autor • Fernando Pacheco (PUCPR) – co-autor • José Cláudio C. Terra (Terra Forum Consultores) – co-autor • Rafael Godoy e Ronan Coura Ivo (coleta de dados)

11. 4. Definição de GC

12. “... um conjunto de processos sistematizados, articulados e intencionais, capazes de incrementar a habilidade dos gestores públicos em criar, coletar, organizar, transferir e compartilhar informações e conhecimentos estratégicos ...” Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico

13. “... que podem servir para a tomada de decisões, para a gestão de políticas públicas e para inclusão do cidadão como produtor de conhecimento coletivo”. Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico

14. 5. Relevância do tema

15. 1) Conhecimento = nova riqueza das organizações e países • 2) Empresas: • Prestam serviços e entregam produtos à sociedade • Dependem muito do conhecimento dos funcionários (= trabalhadores do conhecimento) • Trabalho dos funcionários é resultado muitas vezes do trabalho mental e coletivo • 3) O Impacto da Inovação sobre a produtividade e competitividade (GC = ferramenta de inovação)

16. GC, Inovação, produtividade e crescimento econômico Inovação: responsável por 80% do crescimento da produtividade nos países avançados Crescimento da produtividade: responsável por 80% do crescimento do PIB • C. Freeman, 1994 “The economics of technical change”, Cambridge Journal of Economics. Inovação: chave do aumento da competitividade, crescimento e emprego GC = ferramenta para a inovação

17. 4) Países exportam cada vez mais bens e serviços intensivos em conhecimento (25% dos produtos exportados pelos EUA em 2000) • 5) Pressão da Sociedade para que as empresas: • Melhorem seu desempenho • empresas precisam ser mais eficazes no trabalho mental coletivo. Precisam aprender maneiras mais eficazes de melhorar seu desempenho e se tornarem mais competitivas.

18. 6) Tecnologia (computadores e internet): • Oferece ferramentas práticas e úteis para o compartilhamento de conhecimentos e informações • Ferramentas não existiam no passado: • Ensino à distância, portais corporativos, Comunidades de prática virtuais, banco de talentos

19. 7) Envelhecimento da força de trabalho e evasão de talentos (“brain drain”) • Elevado número de funcionários se aposentarão nos próximos anos • Perda de profissionais altamente qualificados = desafio para manter ou melhorar o nível de desempenho • 8) Eficácia, eficiência e efetividade da ação do Estado dependerá cada vez mais da maneira como governos gerenciam o conhecimento

20. 6. Organizações analisadas

21. Ministérios (22) • Controladoria Geral da União – CGU • Comandos Militares (Aeronáutica, Exército e Marinha) • Casa Civil da Presidência da República • Empresas Estatais (Serpro, Banco do Brasil, CAIXA, Petrobras, Eletrosul, ECT)

22. 7. Objetivos e método

23. Levantar dados e informações para conhecer como tema Gestão do Conhecimento está sendo tratado na Administração Pública • Comparar a situação do governo brasileiro com a dos governos dos países da OCDE • Contribuir – por meio de recomendações – para a elaboração de política de gestão do conhecimento • Envolver servidores e gestores dos ministérios e empresas estatais numa reflexão sobre o tema

24. Formulário eletrônico • Banco de dados • Reuniões para orientar preenchimento • Equipe multisetorial (RH, TI, Planejamento, Qualidade, Desburocratização, Gabinete, Secretaria Executiva) • Palavra de cautela: auto-análise!

25. 8. Resultados – Parte 1 Como está a utilização de práticas de GC na Administração Pública?

26. Formulário Eletrônico a) Estágio b) Alcance

27. Práticas de GC • Práticas relacionadas à gestão de pessoas que facilitam a transferência, disseminação e compartilhamento do conhecimento. Exemplos: • Fóruns/Lista de Discussão • Comunidades de Prática • Educação Corporativa • Narrativas • “Mentoring” • “Coaching” • Universidade Corporativa

28. Práticas de GC • 2. Práticas ligadas primariamente à estruturação dos processos organizacionais que funcionam como facilitadores da geração, retenção, organização e disseminação do conhecimento institucional. Exemplos: • Melhores práticas/”Benchmarking”/Memória Organizacional/Inteligência Institucional/Mapeamento do Conhecimento/Gestão por Competências/Banco de Competências Institucionais/ Banco de Competências Individuais/Gestão do Capital Intelectual

29. Práticas de GC • 3. Práticas cujo foco central é a base tecnológica e funcional que serve de suporte à GC institucional, incluindo a automação da gestão da informação, aplicativos e ferramentas de TI para captura, difusão e colaboração. Exemplos: • Portais/Internets/Extranets/Sistemas de “Workflow”/Gestão de Conteúdo/Gestão Eletrônica de Documentos/ (GED)/”Data Warehouse”/”Balanced Score Card (BSC)/”Data Mining”/”Customer Relationship Management”

30. Estágio de Implantação [0] Não existem planos de implantação [1] Planejadas para o futuro [2] Estão em processo de implantação [3] Já estão implantadas [4] Já estão implantadas e apresentando resultados importantes e relevantes

31. Alcance dentro da instituição [1] Apenas iniciativas isoladas [2] Restrito a alguns departamentos [3] No âmbito de uma área da pró-reitoria [4] Amplamente disseminada na pró-reitoria

32. Práticas de GC – Estatais

33. Práticas de GC – Ministérios

34. Práticas de GC – Outros Ministérios

35. Práticas mais implantadas (6 Estatais + 4 Ministérios)

36. Práticas menos implantadas - 6 Estatais + 4 Ministérios)

37. Organizações com mais práticas de GC implantadas Total de práticas = 27

38. 8. Resultados – Parte 2 Como está a explicitação e a formalização da Gestão do Conhecimento na Administração Pública?

39. Grande disparidade • 3 grupos: • nível razoável de comprometimento estratégico com a Gestão do Conhecimento e apresentam iniciativas de curto prazo sendo implementadas (8 ministérios) • não considera, a curto prazo, a Gestão do Conhecimento como um tema estratégico para a organização ou ainda contam com iniciativas muito incipientes nesta área (17 ministérios) • já deu passos muito concretos no sentido de tornar a abordagem proporcionada pela Gestão do conhecimento uma ação coordenada, institucionalizada e com objetivos, resultados e indicadores concretos (6 estatais)

40. Boa percepção da importância da GC • Tema estratégico p/ 40% dos Ministérios • Já faz parte das prioridades estratégicas para 28% • Relevância do tema: • Alta administração (48%) • Média gerência (28%) • Servidores (4%)

41. Iniciativa da alta administração • Em 36% dos Ministérios a iniciativa de introduzir a Gestão do Conhecimento coube à alta administração

42. Grau de formalização bastante baixo • Apenas 28% apontaram alguma forma de estruturação, tal como uma pessoa ou área responsável ou um grupo formal de trabalho

43. GC é ainda conceito abstrato • 64% dos Ministérios afirmaram que a GC é ainda um conceito abstrato discutido por pequenos grupos informais

44. Baixa priorização das ações de GC • Apenas 4% dos ministérios indicaram ter objetivos formalizados que permitam uma clara identificação e priorização das ações

45. Não há ferramentas de avaliação • 61% dos ministérios admitem não terem ferramentas de acompanhamento para avaliar o progresso das práticas de GC na organização  

46. Maiores obstáculos na implementação • A maioria das organizações apontam como principais obstáculos: Inexistência de indicadores (57%), dificuldade de capturar o conhecimento não documentado (55%) e deficiências de capacitação do pessoal (53%)

47. Principais facilitadores • Os principais facilitadores apontados foram: identificação da base de conhecimento organizacional relevante a empresa (26%); implementação em momento adequado, dadas as condições internas e externas à organização (22%); acesso a consultores especializados (22%) e infra-estrutura computacional, redes, servidores, etc. (22%).

48. Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios) • Alinhamento organizacional e estratégico de conhecimento: • Alta prioridade dada às iniciativas no nível mais alto da organização • Clara identificação da base de conhecimento organizacional relevante para a organização

49. Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios) • 2. Acesso a conhecimento externo • Acesso a consultores especializados • Busca externa de melhores práticas e “benchmarking” • Acesso a recursos bibliográficos impressos e eletrônicos sobre o tema • 3. Infra-estrutura computacional, sistemas de informática que apóiem os processos de GC

50. Principais obstáculos (Ministérios iniciantes) • 1. Compreender melhor o que significa GC e o impacto que esta pode ter:  • Baixa compreensão sobre GC na organização • Deficiência na capacitação do pessoal • Pouca propensão para investimentos em tecnologias voltadas essencialmente ara facilitação de aprendizado e colaboração • Receio que outro órgãos / público em geral poderiam ter acesso a informações sigilosas /confidenciais. • Resistência de certos grupos de funcionários /cultura organizacional de resistência a mudanças.