Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 50

Utókövetés az ÁROP-1.A.2/A pályázati projekthez PowerPoint PPT Presentation


  • 63 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Utókövetés az ÁROP-1.A.2/A pályázati projekthez. Dunaszeg Önkormányzata. Tartalomjegyzék. Bevezető A projekt értékelése, a részcélok megvalósulása Informatikai megoldások Összegzés. Bevezető. Az ÁROP-1.A.2/A program keretében Dunaszeg Önkormányzata 2009-ben nyújtott be pályázatot.

Download Presentation

Utókövetés az ÁROP-1.A.2/A pályázati projekthez

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Utkvets az ROP-1.A.2/A plyzati projekthez

Dunaszeg nkormnyzata


Tartalomjegyz k

Tartalomjegyzk

  • Bevezet

  • A projekt rtkelse, a rszclok megvalsulsa

  • Informatikai megoldsok

  • sszegzs


Bevezet

Bevezet


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Az ROP-1.A.2/A program keretben Dunaszeg nkormnyzata 2009-ben nyjtott be plyzatot.

A polgrmesteri hivatal munkatrsainak feladata az volt, hogy megismerjk azon tulajdonsgaikat, melyekkel megfelelen tudjk elltni feladataikat, s azokat is, melyeket fejleszteni kell.

Az Agenda 2013 Projekthz Kft. volt segtsgkre ebben.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Agenda 2013 Projekthz Kft. mindenekeltt azt vllalta, hogy helyzetelemz dokumentumot kszt a hivatalrl.

Amint a helyzetelemz dokumentumot sszelltottk, a szllt kvetkez megbzsa kvetkezett: akcitervet kellett kszteni, melynek segtsgvel a hibk kikszblhetk.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Szerencsre mind a hivatal, mind Agenda 2013 Projekthz Kft. a hatsg ltal meghatrozott clok mentn haladhatott a program sorn.

Teht mr ekkor gy tnt, hogy mindenki tisztban vele, milyen outputok szksgesek a projekt megvalstshoz.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

E dokumentum arra hivatott, hogy azt vizsglja, a rszclok teljestse folyamn mi tkztt akadlyokba, s mi nem, illetve azt, hogy a rszclok vgl teljesltek-e.

Amennyiben a hatsg ltal megfogalmazott rszclok teljesltek, a projekt sikeres volt.


A projekt rt kel se a r szc lok megval sul sa

A projekt rtkelse, a rszclok megvalsulsa


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A szervezetek tern kt fajtt klnbztetnk meg. Az egyik a delegl szervezetrendszer, ahol minden folyamatrt az felel, aki kompetens abban a krdsben, amelyrl a folyamat szl.

A msik szervezetrendszer a piramismodell elvt alkalmazza. Ez a rendszerszemllet mg tartja magt a kztudatban, de egyre inkbb kikopik.

Mr a helyzetelemzs sorn kiderlt, hogy az nkormnyzat mg inkbb a piramismodellt alkalmazza.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A munkatrsak a polgrmesteri hivatalban elindultak az j irny fel, prbljk ltrehozni a delegl munkaszervezeti rendszert ebben a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok voltak segtsgkre.

Azonban nem mehetnk el a tny mellett, hogy egy nkormnyzat mindennapi mkdst sokban meghatrozzk a trvnyi keretek gy az is elfordulhat, hogy a delegls meghonostsnak bizonyos esetekben jogszablyi akadlyai vannak.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A javaslatttel is megjelent a munkaszervezetben. Elssorban azon dolgozk tesznek most mr elszeretettel javaslatot, akik maguk is aktv rszt vllaltak a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatokbl.

A javaslat mr nemcsak egy jelentktelen sz, hanem rtelmet nyert a munkaszervezetben, s elrelpett, tiszteletet parancsol nmagnak.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A kpzs kvetkeztben elmondhatjuk, hogy tbb helyen is tehetnek javaslatot a munkatrsak. Eddig azrt is voltak kis szmban a javaslatok, mert nem volt hol megosztani azokat. Most azonban mr az osztlyrtekezlet, a vezeti rtekezlet is lehetsget ad erre, s persze ott van mg az ad hoc jelleg javaslatttel.

A javaslatok dokumentlsnak mdszerei ugyan mg nem alakultak ki teljesen, de a kollgk prbljk orvosolni ezt a problmt.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Az gyintzsi id csak kis mrtkben cskkenthet, hiszen erre trvnyi elrsok vonatkoznak, amelyek nagy mrtkben meghatrozzk az gyintzs idejt.

Az nkormnyzat munkatrsai bevezettek egy modellt, mely a folyamatok megtervezst knnyti meg.

Ez az gynevezett kilencdobozos folyamatmodell, melyet a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok kpzsen val rszvtellel sajttottak el a dolgozk.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Mivel a hivatal dolgozi rszt vettek a PQM: Sztenderdizls kpzsen is, fontosnak tartjk, hogy folyamataikat ne kelljen mindig jratervezni, hanem lehessen azokat llandstani, sztenderdizlni.

Ezen kvl a rsztvevk elsajttottk a megbzsi kereszt hasznlatt is, amellyel ugyancsak jobb tehetik munkafolyamataikat, azok elvgzst.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Azrt, hogy jobbthassk az gyflszolglati tevkenysgek elltst, a polgrmesteri hivatalban szksgesnek tartjk az gyfelek folyamatainak egyszerstst. Ugyanerre a kvetkeztetsre jutott a helyzetelemzs is.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Hogy az gyflfolyamatok egyszerstse bekvetkezzen, a munkatrsak sztenderdizljk munkafolyamataikat, mgpedig lland rlapok segtsgvel, valamint egyre gyakrabban alkalmazzk az elektronikus gyflkaput s az elektronikus gyintzst.

Ezen kvl felhasznljk a tanult technikkat, gy a folyamatmodellt s a megbzsi keresztet.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Lthat fejlds, hogy a kollgk egyms kztt is, a sztenderdizlsi folyamat sorn is hasznljk a megllapodsktsi modellt, amelyet a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok s a Sztenderdizlsi gyakorlatok sorn sajttottak el.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A rendeletalkotsnl nemcsak az elkszts, de az lland fellvizsglat is nagy szerepet jtszik.

ppen ezrt llandan fellvizsgljk a bels szablyzatokat, htha tudnak rajtuk javtani.

Nmi normakollzi fellpett egyszer-egyszer, de a kpzsek, az ttekints segtettk a hivatalt, hogy ez tbb ne fordulhasson el.

Ma mr tudatosan megtervezik a rendeleteket, melyeket megalkotnak, s ehhez a kpzseken elsajttott folyamatmodellt alkalmazzk.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A rendeletalkots esetben mindig nagyobb kockzati faktor, ha nem egy szemly alkotja azt, hanem tbben vannak a folyamatban. Eddig volt olyan eset (br tegyk hozz, nagyon ritkn), hogy nem sikerlt tartani a hatridt, de a tudatos folyamattervezssel az ilyen esetek szma megsznt.

A rendeletek elksztsben a delegl rendszer elvei rvnyeslnek: adott krdsbe bevonjk a szakbizottsgokat, akik kompetensen tudnak dnteni. Az gyfelek s a szlltk helyzete is vilgos e folyamatokban.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A munkatrsak kztti mindennapi kapcsolattartst nagyban javtotta a Kommunikcis kpzs. A kapcsolattarts a kollgk kztt minden tekintetben fejldtt.

Egyre inkbb szembetn, hogy a kompromisszumok helyt tveszik a konszenzuson alapul dntsek, ami jra csak a delegl dntsrendszer szemllett felttelezi.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A jobb koopercit szolglja, hogy most mr a klnbz bels szervezeti egysgek is folyamatos, rendszeres kommunikcis kapcsolatban llnak egymssal.

sszegezve teht azt lehet megllaptani a szervezeten belli kommunikcirl, hogy semmi nem grdt akadlyt annak sikeressge el.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A munkaszervezeti koordinci javtsa rdekben a hivatal munkatrsai tbb kpzsen is rszt vettek.

Nemcsak az volt fontos itt, hogy az egyms kztti kapcsolattarts javuljon, hanem az is, hogy llandstani s optimalizlni tudjk munkafolyamataikat.

Ezrt vettek rszt a Kommunikcis technikk, a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok, valamint a Sztenderdizls kpzseken, amelyek nagyban elsegtettk a fejldst.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A kpzsek napvilgra hoztk, hogy a koordincit a munkaszervezeten bell a megllapodsktsi helyzetek, a folyamatmodell hasznlatval trtn tervezs s a terv szerint vgrehajts jelentik, ezeket kellett fejleszteni. A megtanult technikk hatsra javult a koordinci.

A munkatrsak maguknak terveznek folyamatokat, miutn azokra megktttk a megllapodst, majd ezek utn vgre is hajtjk a folyamatterv szerint. Mindenki szmra vilgos, hogy ha ezek sszhangjt megtallja, azaz teret enged szinergikus hajlamnak, javulni fog a koordinci a szervezeten bell.

A koordincit a munkaszervezetben a folyamatvezrl inputok biztostjk, amelyek a szablyok, az elvrsok, az eszkzk, a szakmai hozzrts s az rtk- s munkaszemllet halmazbl tevdnek ssze.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Ha az nkormnyzat ltal felgyelt intzmnyekkel val kapcsolattartst vizsgljuk, lthatjuk, hogy nha kiss lassan folyik a kommunikci.

A f kapcsolattartsi formk a szemlyes kapcsolaton tl a telefonos s az rsban trtn. Nem vonatkoztathatunk el az rsos kommunikcitl, hiszen elfordul, hogy egy-egy dokumentum csak alrssal s pecsttel elltva rvnyes.

A szemlyes kommunikci szmt azonban elsrendnek, ezt hetente akr tbbszr is alkalmazzk.

Egyre inkbb teret nyer ezek mellett az e-mailben trtn kapcsolattarts is.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Ha az egyes folyamatok rt transzparenss teszik a hivatalban, az egsz polgrmesteri hivatal kltsghatkonyabban, olcsbban tud mkdni.

Ennek rdekben jobban szervezik a nyomtats s a fnymsols folyamatt, s ezek ra is ismert.

Ezrt kimondhatjuk, hogy a munkaszervezet mri az egyezsg s eltrs rt az egyes folyamatok sorn.

Hogy ezt megtehessk, kt kpzst vettek ignybe a dolgozk: Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok s Sztenderdizlsi gyakorlatok.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A hivatal mkdst mr a plyzati projekt eltt is klnbz rtkekkel mrtk. Ilyen volt az gyfl-elgedettsg mrse is. Az elgedettsg s a javaslatok alapjn statisztika kszlt, melyet felhasznlva az egsz munkaszervezetre kiterjed jobbt megoldsokat lehetett bevezetni.

A kpzsek utn a munkaszervezet j irnyt vett: sztenderdizlni kvnjk az gyflelgedettsg-mrs folyamatt, amirl termszetesen statisztika, elemzs kszl.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A szemlyi teljestmnymrs is lland, hiszen minden egyes gyintznl nyilvn van tartva, hny gye van egy vben.

Fontos megjegyezni, hogy azt is kimutatjk, hny gyet hajtottak mr vgre, s mennyi van mg folyamatban, mekkora brsgokra szmtanak mg, s mennyit kaptak mr meg.

A Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok kpzs ta azrt is dolgoznak a munkaszervezetben, hogy mg inkbb mrhet legyen, amit a munkatrsak nyjtanak.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Azon eszkzk, melyekkel a teljestmnyt mrhetjk, termszetesen sszetartoznak a hivatal mkdst is mr szmokkal.

Statisztika van pldul az ves gyiratforgalomra. Ezt jogszably is rgzti, teht ktelez betartani.

Trvnyi elrs az is, hogy teljestmny-elrst kell vente kszteni. Az ilyen elrsok azonban biztostanak nmi kis szabadsgot is: a munkaszervezetben termszetesen ms szempontokat vesznek figyelembe, ha egy gyflszolglatos munkatrsrl van sz, s mst, ha olyanrl, aki csak back office folyamatokat lt el.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A kpzsek hatsra a (rossz rtelemben vett) tevkenykeds egyre kisebb hangslyt kap a munkaszervezetben, s egyre nagyobbat a folyamatfelelssg s az eredmnyfelelssg.

Ez termszetesen megvalsthatatlan volna, ha nem mrnk a teljestmnyt akr szervezeti, akr egyni szinten.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A kpzsek nagy hatssal voltak arra, hogy a munkaszervezetben kialakuljon s fennmaradjon, valamint ersdjn a projektszemllet.

Legfkpp a PQM: Sztenderdizls mesterkurzus szerept emelhetjk itt ki, s nem feledkezhetnk el a helyzetelemzsrl sem, amelyek hatsra a munkatrsak jobban tudjk sztenderdizlni munkafolyamataikat.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Hogy a stratgiai tervezst s a kltsgvets mindenkppen sszhangba kell helyezni, nem volt krds a plyzati program eltt sem, az azonban mr igen, hogy hogyan kell s lehet ezt megtenni.

A hivatalt ennek elrsben kt kpzs, a Sztenderdizls s a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok irnytottk.

A hivatalban dolgozk tisztban vannak a klnbsgekkel stratgia s taktika kztt, amikor a kltsgvetst tervezik, valamint sztenderdizlnak is e folyamat sorn.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A stratgiai tervezsi modellt a kpzsek vezettk be, amit azta a dolgozk hasznlnak is (pldul akkor, amikor a kltsgvetst tervezik).

Ezen kvl a hivatal knyvvizsglatot is ignybe vesz, de ez trvnyi elrs.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A folyamatmodellt a hivatal dolgozi nemcsak a mr emltett esetekben hasznljk fel, hanem a kltsgvets sszelltsakor s annak elfogadsakor is.

A stratgiai tervezs igazn csak akkor vlhatott robusztus folyamatt, amikor a SWOT-elemzs feltrta, milyen ers s gyenge pontjai vannak a szervezetnek ezen a tren.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Maga a tervezs gy zajlik, hogy nemcsak a hivatalt, de a klnbz intzmnyeket is bevonjk, s hozzfzseik alapjn koncepci kszl, amihez ksbb aztn hozzrendelik a pontos szmokat.

A kltsgvetst csak ez utn fogadjk el. Termszetesen a kltsgevets is mint brmilyen terv az v sorn mg mdosulhat.

Fontos megemlteni, hogy a hivatalban egsz vben mrik a kitztt clok teljeslst, s ha kell, vltoztatnak a kltsgvetsen.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A Kzbeszerzsi trning segtett javtani azon, ahogy a munkaszervezeten bell a kzbeszerzsi eljrsok folynak.

A kpzs alatt feltrtk a trvnyi, jogszablyi vltozsokat, s rtelmeztk is azokat.

A rsztvevk megltsa szerint elengedhetetlen a trgy, teht a kzbeszerzs trgya pontos meghatrozsa, s gy kell tenni azzal a szempontrendszerrel is, melyet az rtkelshez hasznlnak. Ide tartozik a folyamat sztenderdizlsa is, mgpedig a megbzsi kereszt ltal.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Nagy gonddal vgzi munkjt a hivatal az ajnlatok tern: ezek mindig pontosak, s mindenben megfelelnek a jogszablyban lertaknak. Ha kell, az eljrsrend szigorbb, de semmi esetre sem akarnak pontatlanok lenni.

A Kzbeszerzsi rtest hasznlatval elektronikus ton is hozzjutnak a mindig friss informcikhoz.

A hivatal azt is kiltsba helyezte, hogy zldbeszerzsi kziknyvet llt ssze.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A kzbeszerzs legnagyobb rtk csoportja, ahogy ms nkormnyzatoknl is, az pts-feljts.

A zldbeszerzs szempontjbl azonban vannak mg fontos terletek. Ilyen pldul az lelmiszerek s nyersanyagok beszerzse, valamint az nkormnyzat szempontjbl fontos informatikai eszkzk beszerzse.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A hivatalban dolgozk jelents hnyada gondolja gy, hogy a zldbeszerzsekkel megtakartsok rhetk el. Csak kevs alkalmazott, akik nincsenek olyan mrtkben bevonva a beszerzsekbe, gondolja, hogy emiatt nvekedni fognak a kltsgek.

Abban viszont nagy az egyetrts, hogy a hivatal jobban is kihasznlhatn a zldbeszerzsi lehetsgeket.

Pont ezrt tartjk fontosnak az ilyen lehetsgeket.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Ennek rdekben a hivatal munkatrsai zldbeszerzsi trninget vettek ignybe. A kpzs sorn megismerkedtek a zldbeszerzs fogalmval, jelentsgvel, valamint megismertk annak jogszablyi kereteit.

Ezen kvl trgyaltk a megvalsts sorn teend lpseket, s szmba vettk az tmutatkat s segdeszkzket, melyek felhasznlhatk.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A kltsgvets tervezsekor a hivatalban a folyamatmodellt alkalmazzk. Nha elfordult, hogy pnzgyileg alulterveztk a kltsgvetst, de miutn a folyamattervezs technikja ismertt vlt, hatkonyabb lett a folyamat.

Fontos a pontos tervezs, mert ha ezt nem teszik meg, igen sok ksbbi mdostsra lehet szksg. Ebben volt segtsgkre kt kpzs, a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok s a Sztenderdizlsi gyakorlatok.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Meg kellett hatrozni, mi is az a transzparencia, s mi ennek a szintje, hogy az llampolgrokat tjkoztathassk. Ezt a Kommunikcis technikk kpzs s a Szervezeti folyamatoptimalizlsi gyakorlatok rvn rtk el a munkatrsak.

A hivatal halad a korral, s rendeletei az internetes portlon is megjelennek, gy (is) biztostja a kapcsolatot a hivatal az llampolgrokkal.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Az llampolgrok szmra termszetesen ott vannak mg a kpviselk, akik szintn rszt vesznek a kzssg letben s munkjban.

A tjkoztats jobbtsa rdekben a hivatal hirdettblt is alkalmaz.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Jobb s jobb a kapcsolattarts a civil s vllalkozi szfra kpviselivel is.

Hogy ez fejldsi plyn maradhasson, cselekvsi terv szletett.

A civil trsadalom s a vllalkozk szmra sszejvetelek szervezdnek, s ezeken mind a civilek, mind a vllalkozk lehetsget kapnak arra, hogy kapcsolatokat ptsenek ki egymssal.

Elterjedt a telefonos s szemlyes kapcsolattarts is a szfrk kpviselivel.


Informatikai megold sok

Informatikai megoldsok


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A hivatal dolgozi tbb olyan ingyenes (gynevezett freeware) megoldst alkalmaznak mostanl, melyekkel kltsghatkonyan tbb feladatot is gyorsabban ellthatnak, mint korbban. Ilyen clbl kerestek ingyenes kpmenedzsel, fjlrendez, konvertlprogramokat, melyek szksg esetn brmelyik munkatrs rendelkezsre llnak. Ezzel a szemllettel kiadsok nlkl fejlesztettk a hivatali mkdst.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

Megismerkedtek az gynevezett kommunikcis programokkal (Skype, MSN), gy innentl fogva a hivatali kommunikci mg egyszerbb, gazdasgosabb, gyorsabb vlt. Ezek a kls platformon mkd, informlis jelleg csatornk knnyen hasznlhatak s bizalomgerjesztk, hasznlatuk knny s gyors.

Intranet kiptst tervezik, ezzel az adatok s egyms elrse gyorsul, a hlzat clszeren fzi majd ssze a hivatal dolgozit, erstve kztk a szinergit.


Sszegz s

sszegzs


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

sszessgben elmondhat, hogy az ROP-1.A.2/A a polgrmesteri hivatal szmra sikeres volt. j irnyt szabott a hivatalnak, amelyen tovbbhaladva a polgrmesteri hivatal brmilyen feladatot kpes lesz megoldani.

A hatsg irnyadsn alapul helyzetelemzs kimutatta, melyek azok a pontok, amelyek jl mkdnek a hivatalban, s melyeket kell mg fejleszteni.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A hivatal erssgeit javtani ugyan nem kellett, de fejleszteni igen. Egyedl a gyengesgek kijavtsn kellett fradozni.

A folyamattervezs, a tudatos javaslatttel s a megllapodskts kultrja nagy szerepet jtszott a kpzsek sorn. Ezen kvl fontos volt az egyni s kzssgi szinergia kialaktsa is.

A kpzsek fontos eleme volt mg a transzparencia elterjesztse is.


Ut k vet s az rop 1 a 2 a p ly zati projekthez

A kpzsek az lethosszig tart tanuls koncepcijt is erstettk, hiszen egyik dolgoz sem zrkzott el az j ismeretektl.

E fejldsi vgy, mely a hivatal minden munkatrsban megvan, elre mutat, s biztos jvt biztost a hivatal szmra.


  • Login