PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTION PROVINCIAL Y MUNICIPAL PRESTAMO BIRF 7352-AR

1. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTION PROVINCIAL Y MUNICIPALPRESTAMO BIRF 7352-AR TALLER DE CAPACITACIÓN DEL PROGRAMA DIVISION ADMINISTRACION FINANCIERA Buenos Aires, 16 de Abril de 2007 MINISTERIO DEL INTERIOR UNIDAD EJECUTORA CENTRAL

2. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • ASPECTOS GENERALES • CUENTA DEL PROGRAMA • ANTICIPOS • AUTORIZACIONES DE PAGO • RENDICIONES • INVENTARIO DE BIENES • CUESTIONARIO DE EVALUACION FINANCIERA • UEPEX • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

3. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • ASPECTOS GENERALES: • Contabilidad: Cada Provincia deberá mantener una contabilidad separada del resto de sus registros. • Actualización: Los movimientos deben estar actualizados en forma permanente. • Periodicidad: Mensualmente la UEP remitirá las conciliaciones bancarias y los extractos correspondientes firmados por el Coordinador Administrativo. • Normas a aplicar: Serán las establecidas en la Guías del Banco Mundial para la Región de Latinoamérica. • Registros: Deben permitir identificar las sumas recibidas de las distintas fuentes, consignar las inversiones del Programa, identificación de los bienes adquiridos. • La UEC realizará el monitoreo y supervisión de los registros de las UEPs. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

4. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • CUENTA DEL PROGRAMA: La UEP deberá proceder a la apertura de una cuenta corriente en pesos, en un banco sujeto a la aprobación de la Unidad Ejecutora Central. La misma administrará los fondos del Programa, tanto los de financiamiento como los de aporte local. De esta cuenta únicamente se realizarán todos los pagos del Programa. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

5. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • ANTICIPOS: • Para solicitar un adelanto de fondos la Provincia debe contar con el certificado de obra o la factura del Proveedor o Consultor y estar cargadas en el sistema. • La UEP, luego de registrar la factura procederá a cargar una solicitud de anticipo de fondos en el sistema. • La nota solicitando el adelanto de fondos deberá estar acompañada por copia del certificado de obra o la factura del Proveedor o Consultor y por la solicitud que se imprime desde el sistema. • No se pueden solicitar adelantos de fondos para cancelar contratos que no cuenten con la no objeción del Banco o que no se encuentren cargados en el sistema. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

6. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • AUTORIZACIONES DE PAGOS: • Toda salida de fondos debe estar respaldada por una autorización de pago emitida por el sistema. • No puede emitirse un cheque si no se hace previamente la autorización de pago en el sistema. • Los recibos que cancelan una factura deben tener igual fecha o posterior a la emisión de la autorización de pago. • No se pueden realizarse pagos que no se correspondan con inversiones del Programa. • Toda autorización de pago está relacionada con el correspondiente anticipo de fondos. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

7. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • RENDICIONES: • Acreditados los fondos de financiamiento en la cuenta de la UEP, la Provincia dentro de los 30 días debe depositar los fondos de contrapartida, realizar el pago y rendir el mismo a la UEC. • Se pueden hacer pagos parciales de un adelanto, pero el mismo debe rendirse totalmente en los 30 días pactados. • La UEP no podrá solicitar nuevos adelantos sobre un mismo contrato si este presenta adelantos pendientes de rendición. • Si la UEP tiene un adelanto pendiente de rendición mayor a 60 días se suspenderán todos los anticipos. • La rendición se conforma con las autorizaciones de pago incluidas en la solicitud de anticipo y se imprime del sistema. • La UEP deberá remitir a la UEC la rendición y autorización de pago que se imprime del sistema y adjuntar el recibo del Proveedor o Consultor. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

8. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • INVENTARIO DE BIENES: • La UEP debe mantener un inventario de bienes que sean adquiridos con fondos del Programa separado del inventario general de la unidad. • El inventario debe contener como mínimo: • Identificación del bien, • Número de serie, modelo, etc, • Fecha de alta, • Número y fecha de la orden de compra, • proveedor, • número y fecha de factura, • Importe, • Ubicación física real del mismo. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

9. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN FINANCIERA: • Previo al primer desembolso a la UEP, la UEC hará una evaluación de la capacidad de gestión de la UEP. • Esta evaluación estará dirigida, entre otros, a los siguientes tópicos: • Proyectos que ejecuta la UEP. • Personal que se desempeñará en el Programa y su experiencia en Proyecto con financiamiento externo. • Normas de control interno y separación de funciones en áreas específicas. • Recursos informáticos disponibles, incluyendo acceso a internet. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

10. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • UEPEX: • Sistema integrado de gestión y contabilidad, que permite el registro de las transacciones del Programa desde el origen, produciendo en forma simultanea los efectos presupuestarios, patrimoniales y económicos. Permite la emisión reportes de gestión sobre ejecución de cada jurisdicción de acuerdo a las categorías y subcategorías de inversión y fuentes de financiamiento. • El sistema se ejecuta a través de internet lo que permite la simultaneidad de la información. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

11. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • UEPEX: Pasos para realización de un pago y su rendición: • Ubicado en el sistema, Gestión de Consultores>adquisiciones, se carga la solicitud de contratación, ya sea para bienes y servicios o consultoría. Se verifica los datos y se habilita la solicitud desde la opción herramientas>habilitar. • Ubicado en Gestión de Consultores> Contratos, se carga la orden de compra o contrato según corresponda. Se verifica los datos y se habilita la solicitud desde la opción herramientas>habilitar. • Recibido del proveedor o consultor el certificado de obra o factura, ubicado en Gestión de Consultores>Facturas, se procede a la imputación. Se verifica los datos y se habilita la solicitud desde la opción herramientas>habilitar. • Luego de la imputación del punto anterior, se carga la solicitud de anticipo de fondos a la UEC., ubicado en Anticipos>solicitudes. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR

12. PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA GESTIÓN PROVINCIAL Y MUNICIPAL – PRESTAMO BIRF 7352-AR • UEPEX: Pasos para realización de un pago y su rendición (continuación): • Recibidos los fondos ubicado en Liquidaciones o autorizaciones de pago (según sean consultores o proveedores), cargo la liquidación del contrato y la autorización de pago. Se verifica los datos y se habilita la solicitud desde la opción herramientas>habilitar. Ubicado en Liquidaciones o autorizaciones de pago desde herramientas se hace la asignación del pago, es decir se indica si el pago es con cheque o transferencia. • Entregado el cheque al Proveedor se efectúa la rendición a la UEC ubicado en Anticipos>Rendiciones. • MINISTERIO DEL INTERIOR - UEC PRESTAMO BIRF 7352-AR