Jonathan Krief Vincent LÊ Consultants ADOPALE

MeaH – Starting BlocPrésentation générale Jonathan Krief Vincent LÊ Consultants ADOPALE

Plan • Présentation de StartingBloc • Première partie : Comment ça marche ? • Phase 1 : Paramétrage • Phase 2 : Saisie des données • Phase 3 : Calcul des indicateurs • Deuxième partie : Comment ça calcule ?

StartingBloc : Un fonctionnement simple en deux fichiers Paramétrage StartingBloc Indicateurs Saisie de données Fichier Saisie Fichier StartingBloc • Fichier Excel sans macro • Paramétré par le consultant avant sa mise à disposition dans l’établissement • Rempli par l’établissement, renvoyé au consultant • Fichier Excel avec macro • Paramétré par le consultant • Exécuté par le consultant • Mis à disposition de l’établissement et de la MeaH

Récupérer les informations pour le paramétrage • Il faut récupérer les informations suivantes : • Liste des salles • Liste des opérateurs • Liste des spécialités • Liste des anesthésistes • Offre de vacation sur la période de l’étude : une seule vacation par salle et par jour • Exemple : du lundi au vendredi, une vacation de 8h à 14h dans toutes les salles • Planning des IBODE, IADE et Anesthésistes sur la période de l’étude : présence moyenne journalière • Exemple : 10 IBODE de 7h à 14h30 tous les jours de semaine • Ces informations sont nécessaires au paramétrage des deux fichiers • A charge du consultant de recueillir ces données et de faire les simplifications nécessaires • Exemple : Simplifier le planning de présence du personnel

Paramétrage du fichier de saisie • Le fichier de saisie est un fichier Excel contenant deux onglets : • « Saisie » : là où se fait la saisie • « Listes » : là où sont les listes pour les contrôles à la saisie • Pour le bon fonctionnement du contrôle à la saisie, il faut remplir les listes de l’onglet « Liste » : • Salles • Chirurgiens • Anesthésistes • Avant d’envoyer le fichier à l’établissement, il est conseillé de cacher la feuille « Listes » : • Format >> Feuille >> Masquer

Exemple

Paramétrage de StartingBloc • Le fichier StartingBloc contient des macros, il faut activer la prise en charge des macros dans Excel : • Outils >> Macros >> Sécurité… • Dans l’onglet « Niveau de sécurité », choisir « Niveau de sécurité faible » • Pour paramétrer StartingBloc, il faut : • Ouvrir le fichier StartingBloc • Dans la feuille « Accueil », cliquer sur « Paramétrage » • Il faut définir : • Liste des salles • Liste des spécialités, des opérateurs et de leurs spécialités • Liste des anesthésistes • TMD • Temps de remise en état • TVO • Planning du personnel

Paramétrage des salles, des opérateurs et des anesthésistes • Remplir les listes sans laisser d’espace entre les éléments

Paramétrage du TMD et des temps de remise en état • Le TMD est défini par une heure de début et une heure de fin • Il faut préciser les trois durées possibles de remise en état, par défaut elles sont : • Court : 5min • Moyen : 15 min • Long : 30 min

Paramétrage du TVO • Définissez d’abord une vacation « modèle » • Dans l’onglet « TVOUnique », définissez l’heure de début et de fin de la vacation • Définissez la date de début et la date de fin de l’étude • Cliquez sur « Générer » • La macro va générer un tableau qui défini la même vacation pour chaque date et pour chaque salle de l’étude • Le générateur inclus le week-end • Dans la feuille « TVO », vous pouvez modifier les vacation par jour et par salle : • Changez l’heure de début et l’heure de fin • Supprimez les lignes incohérentes

Exemple

Il n’y a pas de vacation en salle E le mercredi 2 avril

Paramétrage du TVO par spécialité • Dans l’onglet « TVOSpécialités », cliquez sur la flèche « initialiser » • La liste des spécialités précédemment paramétrée va s’afficher • Pour chaque spécialité, remplissez le TVO cumulé sur l’ensemble de la période de l’étude

Paramétrage des plannings de présence des IBODE, IADE et Anesthésistes • Pour chaque catégorie professionnelle, il faut remplir le planning de présence moyenne : • Ce travail est le travail du consultant

Description de la saisie • Les informations à renseigner de manière obligatoire sont : • Date (format jj/mm/aaaa) • Salle (élément de la liste des salles) • 7 ou 8 jalons horaires (format hh:mm) • Type de programmation (« Programmé », « Ajout au programme » ou « Non programmé ») • Remise en état de la salle • Chirurgien (élément de la liste des chirurgiens) • Anesthésiste (élément de la liste des anesthésistes) • Nombre de salle pour l’anesthésiste • Nombre d’IBODE (décimal) • Nombre d’IADE (décimal) • Informations facultatives : • Identifiant • CCAM1 • CCAM2 • Trois états possibles : • « Attention, des lignes ne sont pas correctement renseignées » • « Il y a des incohérences temporelles » • « Toutes les lignes sont bien renseignées »

Cas n°1 et cas n°2 • Deux cas pour l’induction : • Cas n°1 : induction dans la salle d’intervention • Cas n°2 : induction en salle de pré-induction • Pour la saisie :

Contrôle à la saisie • Validations à la saisie pour tous les champs • Ce contrôle ne s’opère pas sur des valeurs collées (limitation Excel) • Il y a une incohérence temporelle si un jalon est antérieur au jalon le précédant dans le circuit du patient • La case est coloriée en orange • L’état de la ligne est colorié en orange • S’il manque une donnée, l’état de la ligne est rouge

Envoi du fichier • Si le titre est rouge, StartingBloc ne se lancera pas • L’établissement doit envoyer un fichier correctement renseigné • Si le titre est orange ou vert, StartingBloc se lancera • Il faut nommer le fichier de saisie « Saisie.xls » • Il faut placer le fichier de saisie dans le même dossier que le fichier StartingBloc

Lancer le calcul • Dans le feuille « Accueil », cliquez sur « Run » • Une fenêtre de suivi apparaît, cliquez sur « Go » • Prévoir une dizaine de minute de traitement pour 500 opérations • Attention, plus la période est grande et plus le calcul est long • Il est plus long de calculer 100 opérations sur 6 mois que 500 opérations sur 2 semaines • Charge au consultant de contrôler l’étendue des dates dans le fichier de saisie • Enregistrer le fichier • Tous les calculs sont enregistrés • Il n’est pas utile de relancer les calculs à l’ouverture d’un fichier déjà traité • Remarques : • Si toutes les lignes ne sont pas correctement renseignées, le calcul ne se lance pas

Identification des chevauchements • S’il existe des chevauchements, vous en serez avertis en fin de traitement • Les chevauchements d’interventions dans la même salle sont listé dans l’onglet « Chevauchements » • Les corrections sont à faire manuellement dans le fichier de saisie

Identification des opérations « orphelines » de TVO • S’il existe des opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO, vous en serez avertis en fin de traitement • Les opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO sont listées dans l’onglet « Orphelines » • Les corrections sont à faire manuellement dans le paramétrage du TVO ou dans le fichier de saisie

Exemple commun • Sur une période d’une semaine, on mesure l’activité d’un bloc de 2 salles :

Indicateurs de taux d’occupation par salle Définition de l’indicateur Exemple • Durée d’occupation en SALLE1 = 9h30 • Durée d’occupation en SALLE2 = 7h30 • Potentiel SALLE1 = Potentiel SALLE2 = 20h • Taux d’occupation SALLE1 = 9h30/20h = 48% • Taux d’occupation SALLE2 = 5h55/20h = 38% Précisions de calcul • Calculé par salle • Durée d’occupation : • Somme des durées entre l’entrée en salle et la sortie de salle dans le TMD • Inclus la durée de remise en état • Ne tient pas compte du dimanche • Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation • Potentiel : • 10h pour les jours de semaine • 4h pour les samedis

Indicateurs de taux d’occupation par quart d’heure Définition de l’indicateur Exemple • Le taux d’occupation par quart d’heure est calculé par salle (sélection par menu déroulant) Précisions de calcul • Calculé sur un quart d’heure • Durée d’occupation : • Somme des durées d’interventions sur le quart d’heure considéré • Inclus la durée de remise en état • Ne tient pas compte du dimanche • Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation

Indicateur de première incision Définition de l’indicateur Exemple • Répartition temporelle des première incisions • Premières incisions SALLE1 : • 7h45 le mardi • 8h 20 le jeudi Précisions de calcul • Le premier patient est défini par : • Première heure d’incision avec une heure d’entrée en salle supérieure à 6h30 • Hors week-end • Toutes programmations confondues • Le total est la moyenne des salles, il ne représente pas le premier patient incisé dans le bloc entier • Sens des inégalités : • Début du créneau : inégalité stricte • Fin du créneau : inégalité large • Un patient incisé à 8h compte dans le créneau 7h30 – 8h

Indicateur de mobilisation du personnel Définition de l’indicateur Exemple • Présence moyenne du personnel en salle • Taux de mobilisation en fonction d’un planning de référence • Taux de mobilisation moyen • Pour la salle 2 on a une présence d’IBODE : • Le planning donne une présence de 3 IBODE entre 8h et 14h30 • Le taux de mobilisation des IBODE est de 60% Précisions de calcul • La présence du personnel est calculée par salle (sélection par menu déroulant) • Sans les week-end • Avec la remise en état de la salle • Si deux interventions se chevauchent, on somme le personnel présent • Les taux de mobilisation se calculent sur un effectif total • La moyenne de la présence du personnel est calculé sur 8h – 18h • La moyenne du taux de mobilisation est calculée sur la plage horaire du planning de la catégorie considérée

Indicateur d’enchaînement des interventions Définition de l’indicateur Exemple • Durée entre la sortie d’un patient et l’entrée du suivant • La durée de remise en état de la salle est soustraite à cet enchaînement • Il n’y a pas d’enchaînement en SALLE1 pour l’exemple donné car les deux interventions se chevauchent • En SALLE 2, l’enchaînement est de 5 minutes (15:20 – 15:00 = 20’ et remise en état de 15’, donc 20’-15’=5’) • En histogramme : nombre d’occurrence par tranche horaire • En courbe : cumul ramené à 100% Précisions de calcul • Calculé par salle (sélection par menu déroulant) • Durée moyenne entre la date sortie du patient+remise en état et la date d’entrée du patient suivant • Sans les week-end • Ne prend pas en compte les enchaînements de plus de 1h30

Indicateur du circuit patient Définition de l’indicateur Exemple • Durées moyennes de chaque étape du circuit patient Précisions de calcul • Sans le week-end • Distinction cas1 et cas2 • Inclus la durée moyenne d’enchaînement des interventions

Indicateur d’occupation de la SSPI Définition de l’indicateur Exemple • Nombre moyen de patients dans la SSPI au fil de la journée Précisions de calcul • Sans le week-end • Les créneaux sont fragmentés de manière linéaire : un patient présent de 8h à 8h30 compte pour 0,5 patients présents de 8h à 9h • La moyenne est réalisée sur l’ensemble des jours de l’étude hors week-end

Indicateur d’occupation des vacations Définition de l’indicateur Exemple • TROV : Temps Réel d’Occupation des Vacations • Débordement : Durée d’occupation qui n’est pas du TROV • On déclare un TVO en SALLE2 le 03/04/08 de 8h à 14h • Si on considère l’opération de la SALLE2 de 10h15 à 15h, on a : • TROV = 3h45 • Débordement = 1h15 • Le graphse présente : • TROV en valeur absolue • Débordement en valeur absolue • TROV/TVO en % Précisions de calcul • Il faut que le TVO soit déclaré • Deux opérations qui se chevauchent s’additionnent pour le calcul du TROV et du débordement • Les TROV sont repris dans le tableau de bord détaillé

Tableau de bord général • Le tableau de bord reprend les indicateurs clés de StartingBloc

Tableau de bord détaillé • Tous les chiffres clés sont représentés dans le tableau de bord détaillé • Les occupations sont données sur le créneau standard MeaH (8h-18h) • Les TROV sont donnés selon le TVO déclaré

Evolution des indicateurs • L’évolution des indicateur se fait manuellement • Pour chaque période, il faut entrer manuellement la valeur des indicateurs dans l’onglet « Evolution » • La feuille « Evolution » n’est pas protégée, sa bonne utilisation est à la charge du consultant

Jonathan Krief Vincent LÊ Consultants ADOPALE