Helhedsorienteret Drift i Frederiksberg Kommune

1. Helhedsorienteret Drifti Frederiksberg Kommune

2. Frederiksberg Driftudviklingprojekt HOD blev til DriftUdviklingsProjektet, DUP Udbud Kompetence-udvikling DUP Samarbejde Intern Udvikling Effektstyring

3. Frederiksberg Driftudviklingprojekt”Erfaringer fra et udviklingudbud”

4. Frederiksberg Kommune Struktur Vej & Park (Bestiller) Driftskontor Parkering Sekretariat Projektkontor Frederiksberg Gartner- og Vejservice (FGV) (Udfører) Administration Værksted Lager Maskinstation Administration Drift Park & Renhold Idræt Entreprenørafd. Anlæg Kirkegårde & krematorie Renovation Udvikling Bygningsservice

5. Udbud og Udvikling • Realiteten: • Politisk beslutning om at udbyde 25 % af kernedriften i Park & Renhold • Områderne udbydes fra 2013 - 2016 • 19 medarbejdere står til virksomhedsoverdragelse • Årlig besparelse på 1,5 % på hele Park & Renhold • Frederiksberg Kommune byder ikke selv

6. Udbud og Udvikling Visionen: • Udvikling af driften • At finde en privat entreprenør som partner i et udviklingssamarbejde • Effektivisering og læring via samarbejde • Beholde en stærk og fleksibel udføreafdeling i Kommunen • Udvikle det interne samarbejde på tværs af afdelingerne

7. Udbud og Udvikling Udfordringen: • Finde en privat partner med de rigtige kompetencer: effektive og villige til at samarbejde • Et umodent marked/branche • At lave et udbudsmateriale, der reflekterede kommunens udviklingsvision og krav • Risiko for, at der ikke blev budt eller frygt for at det blev dyrere. • At udføreafdelingen ikke selv bød.

8. Udbud og Udvikling Løsningen (overordnet): • Dialogmøder med de private virksomheder • Skrive samarbejdstanken ind i udbuddet • Arbejde efter tilstandskrav for at opnå den ønskede kvalitet (uden ekstra regninger) • Nytænke tildelingskriterier på ”økonomisk mest fordelagtige” • Vurdere bud på case og nye tildelingskriterier

9. 1. Dialogmøder med de private virksomheder Formål med dialogmøder før og efter udbud: • ”Forberede markedet” på HOD og samarbejdsaftalen • Tage tilbudsgivere med på råd for at optimere udbudsmaterialet • ”Teste” nogle af de nye idéer Nogle af de mest betydelige punkter fra dialogmøderne, som har stor indflydelse på udbuddet: • at udbuddet er veldefineret ift. opgaver og ansvar • foretrækker økonomisk mest fordelagtige frem for laveste pris • opgavens størrelse og timing i forhold til andre store udbud • Arbejder gerne efter tilstandskrav frem for udførselskrav • drop glimmer-papiret i udbuddet • ingen stor erfaring med samarbejde, men en god interesse • arbejder gerne sammen om fælles effektiviseringer, fx via incitamentsstrukturer • dokumentation og målinger skal bruges som dialogredskaber • private trætte af ”skræmmekampagner” om virksomhedsoverdragelse – de nye medarbejdere har ofte en positiv oplevelse ved en privat arbejdsplads

10. 2. Skrive samarbejdstanken ind i udbuddet • Private skriver samtidig under på, at de på lige fod med kommunens udføreafdeling skal deltage og indlevere målinger og ressourcer til spejling/benchmarking på forskellige områder (HOD) • Er forpligtede til at afsætte ressourcer til at udvikle en samarbejdsmodel med Frederiksberg Kommune inden for en bestemt tidsbegrænsning (som en del af kontraktsummen) • Understreg betydning af Kommunens vision + mission (uddrag fra samarbejdsvision, 2012)

11. 3. Arbejde efter tilstandskrav for at opnå kvalitet uden efterregninger GULD 3 gange om ugen SØLV 1 gang om ugen BRONZE 1 gang hver 14. dag ”Der arbejdes efter tilstandskrav på alle grønne områder” ”Tilstandskravene skal overholdes inden for normal arbejdstid.” Tilstandskrav (kvalitetskatalog) med skala 1-5

12. 4. Nytænke tildelingskriterier for”økonomisk mest fordelagtige” udbud ”Økonomisk mest fordelagtige tilbud” Tildelingskriterier: • Pris: 60 % • Case: 25 % • Overtagelse af opgave & medarbejdere: 15 % Case: • Billedmateriale • Krav til redegørelse • Vurderingskriterier !! Undgå klagesager: vær ”klar i spyttet” omkring vurdering!!

13. Case I skal redegøre for… I bliver vurderet på… • Hvordan tilbudsgiver vil organisere og planlægge opgaven • Hvilke ressourcer tilbudsgiver vil allokere til opgavens løsning, både medarbejdere og • maskiner/redskaber • Hvordan tilbudsgiver vil sikre og dokumentere kvaliteten af arbejdet • Hvilke muligheder for samarbejde med udbyder, tilbudsgiver ser • Hvilke effektiviseringstiltag tilbudsgiver har identificeret, og hvilken effekt tilbudsgiver vurderer, at disse har • At organisere, tilrettelægge og bemande arbejdet på en sådan måde, at opgaverne løses og den • ønskede kvalitet opnås med minimal kvalitetskontrol fra udbyders side og under anvendelse af maskiner og redskaber, som begrænser støj og os mest muligt • At indgå i samarbejde med udbyder, både udførende afdeling og bestillerfunktion, med henblik på • udvikling af opgaven • At identificere, konkretisere og udmønte effektiviseringsmuligheder

14. 5. Vurdere bud på case og nye tildelingskriterier Pointgivning på de tre tildelingskriterier fra en skala 1 – 10: På delkontrakt 2 var det netop ikke Tilbudsgiver 1 med det laveste bud, der vandt opgaven. (320.000 kr. under Tilbudsgiver 2)

15. Udbud og Udvikling Resultatet: • 2 leverandører på hhv. Frederiksberg Ældre Kirkegård og Park & Renhold • 11 medarbejdere virksomhedsoverdragede • Beslutning om ikke at genudbyde delkontrakt 1 (bl.a. på baggrund af erfaringer fra dialogmøder) • Ingen klagesager over udbud

16. Udbud og Udvikling Fremtiden? • ”udfylde & opfylde” samarbejdsmodellen • Renholdelseskontrakten: …. • Flere udbud på den grønne del. • Udvikling og nytænkning. • ? • ?