Cellule d’Appui à l’Ordonnateur National du FED - CAON -

1. Cellule d’Appui à l’Ordonnateur National du FED - CAON - Programme d’Appui à la Mise en Œuvre du 10ème FED - PAMO - JOURNÉE D’INFORMATION ET DE MISE A NIVEAU SUR LA PROCÉDURE NÉGOCIÉE CONCURRENTIELLE DANS LE CADRE DES ACTIONS DE PASSATION DE MARCHÉS EN ENGAGEMENT RÉGIE DES DEVIS PROGRAMMES FINANCÉS SUR LE FED (10ème FED) 21 Mai 2013

2. Sommaire • Cadre général des procédures de passation de marchés financés en régie de devis programme FED • Type de procédures et seuils de passation de marchés financés en régie de devis programme FED et rôles des acteurs • Pratique de la procédure négociée concurrentielle en régie des devis programme • Quelques erreurs fréquentes dans les procédures de passation de marchés

3. Cadre général des procédures de passation de marchés financés en régie de devis programme FED • Note Circulaire de l’ON (N°00142 du 02 mai 2012) sur la passation des marchés et l’octroi de subventions dans le cadre des devis programmes financés par le FED • Modalités administratives des devis programmes approuvés par l’ON et endossé par le Chef de la DUE • Guides des DP • Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures (PRAG) ; avec les trames des documents présentés en annexe par type de marché • DTA des conventions de financement qui définissent les modalités mise en œuvre

4. Type de procédures et seuils de passation de marchés financés en régie de devis programme FED et rôles des acteurs • Trois types de passation de marchés : • Services • Fournitures • Travaux • Trois types de procédures de passation de marchés : • Procédure basée sur une seule offre • Procédure négociée concurrentielle • Procédure ouverte • Une procédure dérogatoire et soumise à autorisation préalable: • Procédure négociée

5. (Suite) Les type de procédures de passation de marchés en régie FED des DP • 1) Procédure ouverte, l’appel d’offres ouvert local: • Toutes les personnes physiques ou morales désireuses de présenter une offre reçoivent, sur simple demande, le DAO (payant ou gratuit), conformément aux modalités fixées dans l’avis de marché. • 2) Procédure négociée concurrentielle : • Le pouvoir adjudicateur invite au minimum 3 candidats de son choix à soumettre une offre. A l’issue de l’analyse, il retient l’offre techniquement conforme qui présente le meilleur rapport qualité/prix pour les services, et l'offre la moins-disante pour les fournitures et les travaux. • 3) Procédure basée sur une seule offre: • Procédure utilisée pour les marchés dont la valeur n’excède pas 10.000 Euros (Seuils ON / RIM). • Obligation pour le régisseur d’établir un rapport de négociation (cf. modèle FED A10b) • 4) Procédure négociée : • Pas de seuil spécifique. • Procédure utilisée dans des cas exceptionnels : après résiliation d’un contrat ou un échec de la procédure négociée concurrentielle. • Avis préalable de la DUE uniquement pour les marchés soumis au contrôle ex ante.

6. Seuils de passation de marchés en engagement régie FED des DP (Note de l’ON de mai 2012)

7. Rôle des Acteurs dans les procédures de passation des marchés en Régie de DP FED

8. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.1. Modalités de mise en œuvre • Procédure ouverte uniquement aux fournisseurs figurant sur la liste restreinte établie par le Régisseur et qui doit comporter trois fournisseurs au moins tous éligibles. Il leur sera envoyé une lettre d’invitation accompagnée du DAO • Pas de publication d’un avis de marché • Garantie de soumission non requise • Garantie de bonne exécution :Pour des montants ≤ à 150.000 euros (fournitures) ou 345.000 euros (travaux), le pouvoir adjudicateur peut décider de ne pas requérir la garantie au constat de critères objectifs, tels la nature et la valeur du marché / analyse des risques. • Au-dessus de 60.000€: une garantie peut être exigée pour le préfinancement initial (indiquer dans les conditions spéciales) • L’approbation des procédures de passation de marché et d’attribution n’est requise que si le montant du marché à attribuer est égal ou supérieur à l’équivalent de 25.000 Euros • NB : Si une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que l’unique soumissionnaire remplisse les critères d’attribution mentionnés dans le DAO

9. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2. Étapes de la procédure • 3.2.1. Définition et identification des besoins • 3.2.2 Élaboration de la liste des soumissionnaires • 3.2.3 Élaboration du dossier d’appel d’offres (DAO) • 3.2.4 Transmission du DAO • 3.2.5 Mise en place du comité d’évaluation • 3.2.6 Réception et ouverture des offres • 3.2.7 Analyse des offres et choix de l’attributaire • 3.2.8 Préparation et signature du contrat

10. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.1. Définition et Identification des besoins • Rédaction de : • Des termes de références (Tdr) pour les marchés de services • Des spécifications techniques (SpT) pour les marchés de fournitures ou de travaux • Les Tdr et les SpT doivent être clairs, non discriminatoires et proportionnés à l’objet et/ou au budget du marché. • Les spécifications techniques ne doivent pas désigner des marques et modèles particuliers • Objet: • Fournir aux soumissionnaires des instructions et des conseils sur les contraintes administratives et techniques de l’offre à soumettre • Définir les caractéristiques relatives aux services, aux fournitures ou aux travaux. • Servir de mandat aux contractants pendant la mise en œuvre du contrat

11. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.2. Élaboration de la liste des soumissionnaires • Minimum : 3 soumissionnaires éligibles • Respectant les critères de sélection : nationalité, origine (cf. $ 2.3.1 du PRAG) • Ne relevant pas des situations d’exclusion de participation aux procédures de marchés financés par l’UE / FED (cf. $ 2.3.3 du PRAG) • IMPORTANT: • Dans le cas des marchés de fournitures et de travaux à lancer en procédure négociée concurrentielle (Seuils ON : marchés ≤ 25000 €), prévoir dans le DAO la clause d’achat des biens sur le marché local sans considération de l’origine. • Le Régisseur devra informer l’ON de cette décision avant le lancement de la procédure pour que ce dernier puisse en informer ensuite le Chef de la Délégation de l’UE

12. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.3. Élaboration du dossier d’appel d’offres • Responsabilités : Régisseur, Comptable et Autres acteurs • Contenu du DAO : A élaborer sur base des modèles annexés au PRAG et disponibles sur internet  à la page : http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr • Validation du DAO par le Régisseur par des contrôles tels que : • Utilisation des bons modèles du PRAG (Version 2013.1 pour toutes les procédures lancées à compter du 14 mars 2013) • Nettoyage des paragraphes en gris, entre crochets ou surlignés en jaune • Indication de la référence du DAO sur la page de couverture et sur tous les bas de pages • Contrôle de cohérence des informations entre les différentes parties du DAO • Existence de critères de sélection et d’attribution du marché clairs, transparents, non discriminatoires et adaptés au marché • Délai minimal de 30 jours prévu entre la date d’envoi de la lettre d’invitation à soumissionner et la date limite fixée pour la réception des offres • Présence dans le DAO du projet de contrat portant la référence du marché et complété de toutes ses annexes complétées; les clauses standards des Conditions Particulières ne pouvant pas être modifiées doivent rester inchangées • Le caractère complet du contenu du DAO

13. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.3. Élaboration du dossier d’appel d’offres (suite) • Composition du DAO de marchés de fournitures

14. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.3. Élaboration du dossier d’appel d’offres (suite) • Composition du DAO de marchés de services à prix forfaitaire ou global

15. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.4. Transmission du DAO aux soumissionnaires • Si le montant du marché est soumis à un contrôle ex ante: • le DAO devra être validé par l’ON et la DUE préalablement à son envoi aux soumissionnaires • Reproduction du DAO en nombre suffisant • Signature de la lettre d’invitation par le Régisseur • Mise à disposition du DAO à chacun des soumissionnaires inscrits uniquement sur la liste : • la remise doit se faire à la même date (date de la lettre d’invitation) • elle doit donner lieu à une décharge par chaque soumissionnaire pour accusé de réception du DAO

16. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.5. Mise en place du Comité d’évaluation • Avant la séance d’ouverture des offres, le Régisseur doit : • Nommer les membres du Comité d’évaluation (15 jours au moins avant la date limite de réception des offres), composé d’un Président, d’un Secrétaire et d’un nombre impair de votants (3 au minimum) et le cas échéant des observateurs : CAON et / ou DUE. (Si le marché est soumis à un contrôle ex-ante, l’ON doit approuver le Comité d’évaluation) • Communiquer aux membres du comité d’évaluation le DAO complet • S’assurer que le secrétaire du Comité a préparé en nombre suffisant les différents documents requis dans le cadre des opérations d’ouverture et d’évaluation des offres : feuilles de présences, déclaration d’impartialité et de confidentialité, rapport d’ouverture des offres, grilles administratives, grilles d’évaluation • Convoquer une réunion préparatoire avec les autres membres du comité aux fins d’information et d’explication des procédures à suivre

17. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.6. Réception et ouverture des offres • La réception des offres doit être gérée ainsi  : • Ouverture et tenue d’un registre pour enregistrer le dépôt des offres - date, heure, numéro d’ordre d’arrivée – • Délivrance d’un accusé de réception pour les offres livrées en main propre (Modèle FED A7) • Mention sur chaque enveloppe extérieure scelléedu numéro d’ordre chronologique de réception • Conservation en un lieu sûr de toutes les enveloppes reçues et scellées

18. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.6. Réception et ouverture des offres (Suite) • Gestion et exécution de la phase d’ouverture des offres • Marchés de fournitures et de travaux : • Séance publique en présence des soumissionnaires invités avec liste d’émargement • Signature de la déclaration d’impartialité et de confidentialité (Modèle FED A4) par chacun des membres du comité d’évaluation • Ouverture à la date et à l’heure fixée dans le DAO, des offres techniques et financières en même temps en suivant les indications de la liste de contrôle de l’ouverture (Fournitures : Modèle FED C5 / Travaux : Modèle FED D5) • Consignation des opérations d’ouverture dans le rapport d’ouverture et de ses annexes (Fournitures : Modèle FED C6 / Travaux : Modèle FED D6) • Signature du récapitulatif des offres par le Président du Comité d’évaluation et du rapport d’ouverture des offres par tous les membres de ce comité

19. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.6. Réception et ouverture des offres (Suite et fin) • Gestion et exécution de la phase d’ouverture des offres • Marchés de Services: • Séancenon publiquepour les soumissionnaires invités (séance à huis clos) • Signature de la déclaration d’impartialité et de confidentialité (Modèle FED A4)par chacun des membres du comité d’évaluation • Ouverture à la date et à l’heure fixée dans le DAO,desoffres techniques uniquementen suivant les indications de la liste de contrôle de l’ouverture (Services: Modèle FED B9) : l’enveloppe contenant l’offre financière doit rester scellée • Consignation des opérations d’ouverture dans le rapport d’ouverture et de ses annexes (Services : Modèle FED B10) • Signature du récapitulatif des offres par le Président du Comité d’évaluation et du rapport d’ouverture des offres par tous les membres votants de ce comité

20. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.7. Analyse des offres et choix de l’attributaire • Évaluation Marchés de fournitures et de travaux : • A effectuer pendant la période validité des offres, fixée à 90 jours à compter de la date limite de soumission • A réaliser au moyen des grilles incluses dans le DAO approuvé et remis aux soumissionnaires invités, sans aucune modification : • la Grille de conformité administrative : Fournitures :Modèle FED C4j • Travaux : Modèle FED D4l • la Grille d’évaluation : Fournitures : Modèle FED C4k • Travaux : Modèle FED D4m

21. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.7. Analyse des offres et choix de l’attributaire (Suite) • Évaluation Marchés de fournitures et de travaux (suite): • Suivre le processus suivant : • examen de la conformité administrative des offres satisfaisant les prescriptions de formes lors de l’ouverture • examen de la conformité technique des offres administrativement conformes : satisfaction aux critères de sélection et aux prescriptions techniques minimales • vérification des propositions financières des offres jugées techniquement conformes: respect du bordereau, vérification des calculs arithmétiques et des remises • attribution du marché au soumissionnaire ayant l’offre financière • la moins distante parmi les offres jugées techniquement conformes • et dont le montant ne dépasse le budget alloué au marché

22. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.7. Analyse des offres et choix de l’attributaire (Suite) • Évaluation Marchés de fournitures et de travaux (suite et fin): • Aux termes des délibérations du comité: • Établissement du rapport d’évaluation (Fournitures : Modèle FED C7 / Travaux : Modèle FED D7) accompagné de tous ses documents et annexes • Signature du rapport d’évaluationpar tous les membres votants du rapport d‘évaluation. • Si le marché est soumisau contrôle ex-ante, le rapport d’évaluationdoit être soumis à l’approbation de l’ON et de la DUE accompagné des copies des offres

23. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.7. Analyse des offres et choix de l’attributaire (Suite) • Évaluation administrative et technique des offres techniques de Marchés de Services • Suivre le processus suivant : • Vérification de la conformité administrative avec les prescriptions du DAO (grille de conformité : Modèle FED B8l) • Notation des offres techniques administratives conformes (grille d’évaluation : Modèle FED B8m1 (prix unitaire) ou B8m2 (forfait)) • Calcul de la note moyenne par offre technique : moyenne arithmétique des notes finales attribuées par chaque évaluateur • Classement des Offres techniques et élimination des offres à Note moyenne inférieure à 80 points • Calcul note technique des offres ayant plus de 80 points : (Note Finale offre tech. En question / Note Finale Meilleure Offre technique) x 100 • Consignation des résultats dans le rapport d‘évaluation (Modèle FED : B11)

24. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de Devis Programme FED : 3.2.7. Analyse des offres et choix de l’attributaire (Suite) • Évaluation des offres financières des Marchés de Services • Suivre le processus suivant : • Ouverture des offres financières ayant uniquement une note moyenne égale ou supérieure à 80 points • Vérification conformité aux prescriptions de forme et exactitude arithmétique • Élimination des offres excédant le budget maximal alloué • Comparaison financière des honoraires et montants forfaitaires des différentes offres n’excédant pas le budget maximal • Attribution de 100 points à l’offre présentant les honoraires et montants forfaitaires les plus bas

25. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.7. Analyse des offres et choix de l’attributaire (Suite) • Évaluation des offres financières des Marchés de Services (Suite) • Notation des autres offres financières conformes aux prescriptions de forme et ne dépassant le budget maximal alloué : • a) Offre avec honoraires et montants forfaitaires les plus bas : • 100 points • Pour les autres : • (Total des Honoraires et montants forfaitaires plus bas / Total des honoraires et montants forfaitaires bas de l’Offre en question) X 100 • Calcul note globale par Pondération de la qualité technique et du prix des offres : • (Points de l’Offre Technique x 0,80) + (Points de l’Offre Financière x 0,20)

26. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.7. Analyse des offres et choix de l’attributaire (Suite et fin) • Évaluation des offres financières des Marchés de Services (Suite et fin)) • Classement final des offres par note globale décroissante • Attribution provisoire au soumissionnaire ayant la note globale la plus élevée à la condition que les pièces justificatives correspondant aux critères de sélection et d’exclusion soient vérifiée et acceptées • Confection du rapport final d’évaluation (Modèle FED : B11) / Signature par les membres votants du Comité • Si marché soumis à contrôle ex ante : envoi du rapport complet à la CAON et à la DUE pour approbation préalable

27. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.8. Préparation et Signature du Contrat • Après approbation du rapport d’évaluation : • notification par le régisseur de l’attribution du marché au soumissionnaire retenu en utilisant le modèle FED A8 (Fournitures et Travaux) ou le modèle FED B13a (Marché de services) • Modèles à adapter en fonction des exigences de la procédure, relatives aux pièces justificatives de situation de non exclusion, des critères de sélection relatifs aux capacités économique, financière, technique et professionnelle et du préfinancement le cas échéant

28. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.8. Préparation et Signature du Contrat (Suite) • Après approbation du rapport d’évaluation (suite) : • Préparation en 3 exemplaires du contrat avec toutes ses annexes • Pour les opérations décentralisées directes, le pouvoir adjudicateur /l'administration contractante à mentionner comme partie contractuelle est l'ON, représenté par le Régisseur agissant au nom et pour le compte de l'ON. • Pour les opérations décentralisées indirectes, le pouvoir adjudicateur/ l'administration contractante à mentionner comme partie contractuelle est l'organisme ou l'entité responsable de l'exécution financière du DP, agissant au nom et pour le compte de l'ON et représenté(e) par le Régisseur • A la réception des preuves, si requises, fournies par le soumissionnaire : • Signature des trois (3) exemplaires du contrat par le Régisseur et paraphe toutes les pages des conditions particulières • Transmission à l’attributaire désigné les 3 exemplaires du contrat en se servant du modèle de lettre d’attribution format FED • Si marché soumis à contrôle ex ante : envoi à la CAON du contrat avant sa signature et sa notification à l’attributaire, pour approbation préalable par l’ON et la DUE

29. III. Procédure Négociée Concurrentielle en régie de DP FED : 3.2.8. Préparation et Signature du Contrat (Suite) • Au retour des 2 exemplaires du contrat, le Régisseur vérifie : • leur signature effective par l’attributaire • l’absence de modification du contrat • Le marché entre en vigueur et son exécution pourra démarrer en fonction de la date de mise en œuvre fixée dans les Conditions particulières

30. QUELQUES ERREURS FRÉQUENTES DANS LES PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS • Non utilisation des modèles standards du FED en vigueur au moment du lancement de la procédure • Spécifications techniques non neutres ou non adaptés au budget du marché • Omission dans le DAO de la Liste Des Soumissionnaires Invités (procédure négociée concurrentielle) • Critères de sélection non définis et ou Pièces Justificatives non Exigées • Soumissionnaire/Candidat/Expert non éligible • Transmission des DAO en Procédure Négociée Concurrentielle Sans Décharge de la Réception par Les Soumissionnaires • Non Respect du Caractère non confidentiel du budget alloué aux marchés de fournitures et de travaux • Omission d’indication dans les DAO des marchés de services du montant du budget prévu • Grilles d’Évaluation Non Adaptées • Offre financière non dans une enveloppe séparée (services) • Acceptation et Évaluation d’Offres Arrivées après l’Heure Limite de Soumission

31. Défaut d’Enregistrement du Dépôt des Offres • Défaut de Nomination Des Membres du Comité d’ évaluation • Manque de liste de Présences • Sélection d’un Contractant ne respectant pas les Critères de Sélection • Informations fournies dans les rapports D’Ouverture et D’évaluation Incomplètes • Origine des fournitures non justifiée par la présentation d’un Certificat d’Origine