Download
1 / 40
930 likes | 1.98k Views
سازماندهی – هماهنگی - رهبری. ساختار سازمانی. درک ساختار سازمانی بسیار ساده است و میتوان آن را به عنوان نظم یا نظام بخشهای سازمانی تلقی نمود . در یک سازمان میزان پیچیدگی ، رسمی بودن امور و تمرکز در بخشهای مختلف متفاوت بوده و به طور کلی ساختار سازمانی نقشها و وظایف اصلی زیر را عهده دار است :
E N D
ساختار سازمانی • درک ساختار سازمانی بسیار ساده است و میتوان آن را به عنوان نظم یا نظام بخشهای سازمانی تلقی نمود . • در یک سازمان میزان پیچیدگی ، رسمی بودن امور و تمرکز در بخشهای مختلف متفاوت بوده و به طور کلی ساختار سازمانی نقشها و وظایف اصلی زیر را عهده دار است : • اهداف سازمان تامین گردد • قدرت افراد مختلف در سازمان مشخص و رویه ها مقرر گردد. • حوزه و محدوده اعمال قدرت را معین سازد .
پس ساختار سازمانی کالبدی است که در آن جلوه ای از موارد ذیل تعیین می گردد: • تعیین کننده حوزه های اساسی یک سازمان • تعیین کننده ماموریت اساسی هر یک از حوزه ها • تعیین کننده مدیریت اساسی در هر یک از حوزه ها • تعیین کننده ماموریت های کلی هر یک از واحدهای اساسی • ارائه دهنده تصویری از نظام ارتباطی و مراکز تصمیم گیری • زیربنای نمودار سازمانی
ساختار سازمانی خروجی فرایند سازماندهی
سازماندهی : تقسیم کار ، تعیین مسئولیت ها و اختیارات و تعیین ارتباطات روشی که به وسیله آن کارها مرتب گردیده و جهت دستیابی اهداف سازمان به کارکنان واگذار می گردد
- شناسایی و تعیین حجم کار با توجه به هدف • تقسیم کل کار با مسئولیت کار به فعالیتهایی • که به راحتی و به طور منطقی توسط یک نفر • انجام شود • - ترکیب وظایف متجانس و تشکیل بخش ها • ترکیب دپارتمان ها و تشکیل یک کل یکپارچه • به نام سازمان • نظارت بر اثر بخشی سازمان و تعدیل رویه ها • برای اثر بخشی بیشتر حجم کار حجم کار استاندارد کار مراحل سازماندهی دپارتمان سازی سازمان فرآیند سازمانی
تعامل ابعاد ساختاری و محتوایی سازمان اهداف و استراتژی محیط اندازه ساختار 1- رسمی بودن 2- تخصصی بودن ، تقسیم کار 3- داشتن استاندارد 4- سلسله مراتب اختیارات 5- پیچیدگی 6- تمرکز 7- حرفه ای بودن 8- نسبت های پرسنلی فرهنگ سازمانی تکنولوژی
وظیفه ای منطقه جغرافیایی محصول مشتری سنتی مبانی سازماندهی پروژه ای ماتریسی سازمان با گروههای متداخل جدید
مدیر سازمان پروژه ب پروژه الف کنترل کیفی تحقیقات قرلرداد ها برنامه ریزی کنترل کیفی تحقیقات قرارداد ها برنامه ریزی تدارکات امور تولید امور مهندسی تدارکات امور تولید امور مهندسی سازمان بر مبنای پروژه
مدیر سازمان خزانه تحقیقات خزانه قرار داد ها خزانه فنی و مهندسی خزانه تولید مدیر پروژه الف گروه تحقیقات گروه قرار داد ها گروه تولید گروه فنی و مهندسی مدیر پروژه ب گروه تحقیقات گروه قرار داد ها گروه فنی و مهندسی گروه تولید سازمان ماتریسی یا خزانه ای
Overall Organizational Obgectives Divisional Objectives Departmental Objectives Individual Objectives
مقایسه دو نگاه سازماندهی روش مبتنی بر تیم های کاری • حس مالکیت و قبول مسئولیت در کارکنان زیاد است. • مشارکت کارکنان در انجام امور مختلف در حد اعلای خود قرار دارد . • لزوم چندانی به کنترل های مدیریت برای حصول اطمینان وجود ندارد . معمولا کارها در مسیر صحیح خود قرار دارند . • از هزینه های زاید و غیر ضروری که برای مشتری ارزش افزوده ایجاد نمی کند کاسته می شود . روش مبتنی بر سلسله مراتب • حس مالکیت و قبول مسئولیت در کارکنان کم است . • مشارکت کارکنان در انجام امور مختلف کم است . • لزوم کنترل های مدیریتی برای انجام امور زیاد است . • هزینه هایی را که برای مشتری ارزش افزوده ایجاد نمی کند زیاد است . نمونه ای از ساختار سازمانی سنتی نمونه ای از ساختار سازمانی مشارکتی
هماهنگی • یکی دیگر از وظایف مهم مدیر ایجاد موازنه و تطبیق بین وظایف متعددی است که واحدهای مختلف سازمان به منظور تامین هدف مشترک انجام می دهند . • در وظیفه سازماندهی وظایف بین واحدهای مختلف سازمانی تقسیم می شوند . ولی تقسیم وظایف به فرض اینکه با رعایت اصول طبقه بندی منطقی صورت گرفته باشد به خودی خود تحقق اهداف سازمان را تضمین نمی کند . زیرا این امر مستلزم برقراری تعادل و تطبیق لازم بین وظایفی است که میان واحدهای متعدد سازمان تقسیم شده است . • کوشش مدیریت را در حداکثر استفاده از عوامل موجود در مکانهای مناسب ، به طور روز افزون و بدون تکرار فعالیت واحدهای سازمانی ، برای تسهیل و دست یابی به اهداف سازمانی ” هماهنگی ” گویند .
اهمیت هماهنگی • برای اینکه به طور موثر به اهداف سازمانی دست یافت ، باید یکپارچه کردن فعالیت ها و هدف های واحدهای سازمانی ممکن باشد . فرایند یکپارچه سازی فعالیت ها و اهداف سازمانی را هماهنگی گویند . فقدان هماهنگی موجب می شود سازمان نتواند نقش خود را آنچنان که شایسته است مشخص کند و ممکن است هر یک از افراد و واحد های سازمانی به دنبال خواسته های خود برآیند که در این صورت سازمان از اهداف خود دور خواهد شد . • ایجاد هماهنگی در موسسات کوچک مشکل به نظر نمی رسد اما در سازمان های بزرگ عوامل مختلف موجب می شوند مدیریت مکانیسم هایی برای ایجاد هماهنگی و دستیابی به اهداف سازمان برقرار کند . در سازمان های بزرگ معمولا هر واحد خود را مهمترین واحد سازمان در دستیابی به اهداف می پندارد و همین موجب می شود ایجاد هماهنگی میان عملیات واحد های مختلف سازمان برای نیل به اهداف یکی از مهمترین وظایف مدیریت به شمار می رود.
روشهای ایجاد هماهنگی موثر • سلسله مراتب اختیارات – وجود زنجیره فرماندهی یکی از روش های ایجاد هماهنگی موثر است . • رعایت قوانین و مقررات – تدوین مقررات و راهها و روشهایی که موجب می شود کارکنان اجازه یابند کارها را با سرعت بیشتر انجام دهند و مستقلا هماهنگ کنند . • برنامه ها و اهداف – برای اینکه همه اعضا در یک جهت حرکت کنند ، باید این اطمینان به آنها داده شود که همه واحد ها در یک جهت و به سوی اهداف یکسان در حال حرکت هستند . • سیستم عمودی اطلاعات – این سیستم موجب می شود داده ها در مسیر عمودی به سطوح بالا و پایین سازمان انتقال یابند . این ارتباط می تواند در درون و یا خارج از سیستم سلسله مر اتب سازمانی ( زنجیره فرماندهی ) برقرار شود . 1. سیستم رابطه افقی – در این سیستم اطلاعات در یک سطح رد و بدل می شوند و رابطه ایجاد شده در اینجا به صورت مستقیم و افقی است . تماس مستقیم ضمن صرفه جوی در وقت ، موجب می شود تا نیازی به ارجاع مساله از طریق سلسله مراتب سازمانی نباشد . 2. ایجاد واحدهای مستقل – در سازمان هایی که نیاز به هماهنگی خیلی زیاد است ، شاید راهکار قبلی کارایی لازم را نداشته باشند و یکی از بهترین راهها این است که نیاز به هماهنگی کاهش یابد . ایجاد واحد های مستقل یکی از راهکارهای کاهش نیاز به هماهنگی است . واحدهای مستقل واحد هایی هستند که تمام کارهای ضروری در درون این واحد ها انجام می شوند .
نکات قابل توجه در هماهنگی • در سازمانی که هدفهای عملکرد خود را در سطح بالایی قرار داده است باید هماهنگی در سطح بالایی بر قرار شود . • در کارهایی که وابستگی در بین واحد ها بسیار زیاد است ، وجود هماهنگی بسیار سود آور خواهد بود . • در محیط های متغیر و در سازمان هایی که کارها غیر تکراری و غیر قابل پیش بینی اند ، وجود هماهنگی بسیار سود آور خواهد بود . • هر چه سازمان ها بزرگتر باشند ، نیاز به هماهنگی در آنها بیشتر است . • ارتباطات کلید اصلی و یا رمز اصلی برای ایجاد هماهنگی موثراند.
رهبری ( هدایت ، انگیزش و ارتباطات )
تعاریف رهبری • رهبری عبارت است از اشتغال در امری که موجب ساختار در عمل و عکس العمل به عنوان بخشی از فراگرد حمل دو جانبه مشکلی می باشد . ( جان ک . همفیل ) • رهبری قدرتی است که غالبا مبتنی بر خصوصیات شخصی است که معمولا دارای ماهیت هنجاری می باشد . ( آمیتایاتزیونی ) • رهبری وقتی تحقق میابد که شخص بخواهد شخص دیگر را به منظور نیل به هدف های پیش بینی شده به کار وا دارد ، بر خلاف بسیاری از وظایف مدیریت مثل برنامه ریزی و سازماندهی وظیفه ای است کاملا رفتاری که با درگیری فراوان در روابط شخصی ملازمه دارد . ( گری دسلر ) • رهبر عضوی از گروه معینی می باشد که وظیفه هدایت و هماهنگی فعالیت های مربوط به کار گروه به وی سپرده شده است . ( فرد ای . فیدلی )
رهبری عبارت از نوع خاصی از رابطه قدرت است که به وسیله ادراک عضو گروه مشخص می شود مبنی براینکه عضو دیگر گروه حق دارد که با توجه به فعالیت وی به عنوان یکی از اعضای گروه ، برای او الگوهای رفتاری تعیین کند . ( کنثاف . جاندار ) • جوهر رهبری سازمانی عبارت از افزایش نفوذ ماورای اجابت مکانیکی با دستورهای راهوار سازمان می باشد .( داینلکتز ) و ( رابرت ال . کان ) • رهبری فرایند تر غیب دیگران است به اقدام در جهت هدفی مشترک . ( لاک ) • هدف سازمان این است که در آن افراد عادی بتوانند کارهای غیر عادی انجام دهند ، لاکن رهبری تبدیل انسان های معمول به انسان های غیر معمول است . ( پیتر دراکر )
سبکهای رهبری : سبکهای رهبری راه و روشی از دستور مشروط – اجرا کردن برنامه ها و بر انگیختن مردم است . آنها معمولا سه سبک از رهبری هستند : 1- قدرت طلب یا استبدادی مطلق ( Authoritarian or autocratic ) . 2- شرکت کننده یا دموکراتیک ( Participative or democratic ) . 3- نمایندگی دادن یا بدون سلطنت ( تفویضی ) or( Delegative) .
POWER STYLE Free-rein Autocratic Leader participate Leader Leader Employees Employees Employees leader Employees Whole group EMPHASIS
قدرت طلب ( استبدادی مطلق ): رهبر به مستخدمانش می گوید که چه چیزی را و چگونه انجام دهند ، بدون مشورت با زیر دستان . 1- تمام اطلاعات در اختیار شماست . 2- زمان کوتاهی دارید . 3- مستخدمان به خوبی حرکت می کنند .
( شرکت کننده ) دموکراتیک : بکارگیری یک یا چند نفر از مستخدمان در فرایند تصمیم گیری . 1- قدرت تصمیم نهایی در اختیار رهبر است . 2- قسمتی از اطلاعات را دارید . 3- مستخدمانتان قسمتهای دیگر را .
نمایندگی دادن یا بدون سلطنت ( تفویضی ) : رهبر اجازه می دهد که مستخدمان تصمیم بگیرند . رهبر در مقابل تصمیماتی که اتخاذ می شود مسئول است . مستخدمان قادر به تحلیل موقعیت و اینکه نیازها چیست و چگونه باید انجام شوند می باشند .
رهبر خوب رهبری است که هر سه سبک را به کار می گیرد موارد استفاده : • سبک استبدادی : روی یک مستخدم جدید که فقط کار یاد می گیرد . • سبک مشارکتی : با یک گروه از کارگرانی که کارشان را می دانند . • سبک تفویضی : با یک کارگر که شناخت ( اطلاعات ) بیشتری نسبت به شما درباره کار دارد .
پیچیدگی سازمان های امروز نیازمند رهبری موثر است و رهبری سازمان علاوه بر دانش ، نیازمند شایستگیهایی است که عامل موثر در جهت دهی و دستیابی به عملکرد برتر سازمان شوند
منابع قدرت • قدرت قانونی : نفوذ مبتنی بر پست رسمی رهبران در سلسله مراتب • قدرت پاداش : نفوذ رهبر در دیگران به واسطه توانایی پاداش دادن به مرئوسات • قدرت اجبار : توانایی رهبر برای بدست آوردن مقبولیت از طریق ترس مرئوسات از مجازات • قدرت مرجعیت : رهبر برای مرئوسان حکم الگو را پیدا می کند . • قدرت تخصص : نفوذ مبتنی بر دانش تخصصی رهبر
ویژگی های شخصی رهبران دیوس چهار خصوصیت عمده را برای رهبران ذکر کرده است : هوش – بلوغ اجتماعی و وسعت دید – انگیزه های توفیق طلبی و نیل به هدف – انسانگرایی استوگدیل شش خصوصیت را در مورد رهبران ذکر کرده است : √ خصوصیات ظاهری و فیزیکی مانند قد ، سیما و حرکات دست √ زمینه های فرهنگی مانند تحصیلات و تجربیات √ هوش √ شخصیت برون گرایی √ خصوصیات شغلی مانند پشتکار و تلاش و ابداع و ابتکار √ خصوصیات اجتماعی مانند مرتبت اجتماعی و سیاسی
ویژگی های شخصی رهبران ویژگی های اجتماعی شخصیت ویزگی های فیزیکی توانایی جلب همکاری روحیه همکاری محبوبیت داشتن مهارت های ارتباطی مشارکت اجتماعی ابتکار عمل هوشیاری خلاقیت ویژگی های اخلاقی اعتماد به نفس فعالیت انرژی ویژگی های مربوط به کار هوش و توانایی انگیزه کسب موفقیت و برتری انگیزه قبول مسئولیت مسئولیت پیگیری اهداف کار محوری قوه قضاوت دانش بلاغت و فصاحت کلام
نکته برخی از ویژگی ها و صفات ذاتی هستند . اما برخی ، قابلیت آموزش پذیری و یادگیری دارند .
تعریف شایستگی امروز قابلیتهای مدیران و رهبران در قالب شایستگی بیان می شوند • ویژگیهای یک فرد که عملکرد و یا رفتار را در کار مشخص می کنند . • هر گونه دانش ، مهارت / توانائی یا کیفیت ( صلاحیت ) شخصی است که از طریق رفتار نشان داده می شود و منجر به تعالی خدمت دهی و عملکرد بالا می گردد . • شایستگی ها منجر به تفاوت بین عملکرد برتر و متوسط می گردند (مککللند ) کمیسیون خدمات عمومی دولت کانادا ( بوندر ، 2003 )
شایستگی های مورد تحقیق DDI ( این شایستگی ها حاصل 33 سال مطالعه و تحقیق موسسه DDI در شرکت های آمریکائی بر رفتار رهبران اثر بخش بوده است ) • تعیین کننده جهت استراتژیک • رهبری آرمان گرایانه • خلق و خوی مثبت • شناسایی دقیق کارکنان • توسعه افراد • تفویض مسئولیت ها • ابداع و نوآوری • پیشرو بودن در عمل • تصمیم گیری استراتژیک • تصمیم گیری عملیاتی • قوه درک و تحلیل • قضاوت • بازاریابی و قوه کار آفرینی • رهبری تغییر • مشتری گرایی • فراست جهانی • قابلیت تطابق فرهنگی • آگاهی سازمانی • همکاری و تشریک مساعی • برنامه ریزی و سازماندهی
کتاب صفتهای بایسته یک رهبر اثر جان ماکسول • گوش دادن • شورو شوق • نگرش مثبت • مشکل گشایی • روابط • مسئولیت شناسی و خدمت دهی • امنیت خاطر • تسلط بر نفس • آینده نگری و قوه تشخیص • شخصیت • جاذبه • تعهد • ارتباط • لیاقت • شجاعت • قدرت آموختن • تمرکز • ابتکار • بزرگ منشی
مهمترین ویژگی های رهبران جهانی • جستجو گری نا محدود ( مسائل جدید و تجربیات نو) • صفات شخصی شامل ارتباط عاطفی ، صداقت و وفاداری • مدیریت در وضعیت های بحرانی • بینش و شناخت نسبت به محیط خارجی سازمان و بینش نسبت به قابلیت ها و توانمندی های داخلی سازمان
مدیریت و رهبری چیست ؟ • مدیریت یعنی اداره کردن و گرداندن یک سازمان • و رهبری یعنی هدایت و راه بردن انسان ها • یک مدیر یا رهبر باید یک قسمت از وجودش یک پیشاهنگ و دو قسمت دیگر آن یک پیامبر باشد .
تفاوت مدیریت و رهبری رهبری مدیریت • بعنوان یک پیشاهنگ ، راهنما و اسوه می باشد • حرکت رهبری دارای پیچیدگی و حساسیتی است که همه افراد قادر به درک آن نیستند انتخاب راهها وروشها براساس نیازها واقتضائات است . • مصلحت گراست . • تصمیمات و رفتار بر پایه ضرورتهای زمانی و اقتضائات محیطی است . • رهبر عامل انتخابی است . • منبع قدرت او افرادی است که به او رای می دهند • دارای قدرتی است که به طور غیر رسمی از طرف پیروان به او داده می شود و میزان نفوذ او بستگی به همین قدرت دارد . این اختیارات الزاما از مقام و شغل رهبر بر نمی خیزد . • پیروی زیر دستان اختیاری و داوطلبانه است . • قدرت از پایین به بالاست . • فراهم آوردن امکانات و تنظیم امور عادی و جاری سازمان که از قبل تعیین شده • حرکت بر اساس خط مش روشهای تدوین شده و انتخاب راه ها و روش ها بر اساس قانون ثابت و تغییر نا پذیر است . • قانون گر است . • تصمیمات و رفتار ها به طور سنتی و کلاسیک و به شکل ثابتی تنظیم می شود . • مدیر عامل انتصابی است طی حکمی رسمی بر اساس قوانین توسط مافوق منصوب می شود . • منبع قدرت مدیر قانون است . • میزان نفوظ و درجه فرماندهی بر مبنای قدرت رسمی قانونی است که در آن شغل یا مقام است. • تا زمانی که در آن پست باشد اقتدار و مقام دارد . • پیروی زیر دستان بر حسب قانون و اجبار است. • قدرت از بالا به پایین است
تنظیم و تدوین ........................................................... فرزین جعفری تهیه کننده .............................................................. حسین بار افکن آدرس پست الکترونیکی : farzinjafari@ymail.com 09366200629 شماره تماس :
