Управљање пројектним циклусом и идентификација проблема

1. Управљање пројектним циклусом и идентификација проблема Радионицеразвојапројектнихидеја Угљеша Марјановић, M.Sc. Милош Јовановић, M.Sc.

2. Факултет техничких наука • Канцеларија за међународну сарадњу • Учешће у многим међународним и научно техничким пројектима • ИПА, Темпус, ФП7 пројекти

3. Зашто радимо пројекте? ПРАВИМО НОВАЦ или ШТЕДИМО НОВАЦ

4. Који пројекти ГЕНЕРИШУ новац?-Маке money projects- Развијамо услуге и креирамо производе које продајемо Желимо да повећамо прилив новчаних средстава у предузеће

5. Make money projects Више креираног НОВЦА већи ПРОФИТ за предузеће Пројекти праве нова радна места

6. Који пројекти чувају новац?-save money projects- Креирамо/побољшавамо интерне процесе и производњу у предузећу Желимо да СМАЊИМО одлив новца из предузећа

7. Save money projects Мања потрошња новца више профита за предузеће Пројекти спашавају послове

8. УПРАВЉАЊЕ ПРОЈЕКТИМА Организујемо пројектни тим да би развили и произвели нешто ново или унапредили нешто старо

9. Посао руководиоца пројекта • да обезбеди предвиђене резултате пројекта • да води пројектни тим • да надзире напредак у раду

10. Шта је неопходно за успешног руководиоца пројекта? • мора да поседује експертско знање • мора да поседује одличне комуникационе вештине • мора да буде свестан детаља

11. Шта је неопходно за успешног руководиоца пројекта? • мора да буде у котакту са муштеријама и корисницима услуга • мора да разуме зашто је пројекат неопходан • мора да развије решење за проблем

12. Како решавамо проблем? • одлуком о томе које активности и обим посла је неопходно учинити • одлуком о томе ко ће да уради посао • одлуком о томе када ће посао бити урађен

13. Процес управљања пројектима <----------------------- ВРЕМЕ ------------------- > Планирање– Организовање – Извршавање – Контрола - Затварање < -------------------- Комуникација ------------ > < -------------------- Преговарање ------------ > < ----------------Доношење одлука ---------- >

14. Шта је пројекат? • Пројекат је група активности која је усмерена на остваривање одређеног циља у одређеном року, путем коришћења одређених ресурса (финансијских, материјалних или људских) • Пројекат мора да буде заснован на ширим програмским циљевима и поседује: • Јасно дефинисане циљеве који одсликавају идентификоване потребе • Идентификовану циљну групу/групе • Утврђене управљачке одговорности • Утврђен почетак и крај пројекта • Утврђене ресурсе и буџет

15. PROGRAMIRANJE EVALUACIJA I REVIZIJA IDENTIFIKACIJA SPROVOĐENJE FORMULACIJA Пројектни циклус

16. Програмирање • Сврха програмирања је идентификација главних циљева и секторских приоритета како би се обезбедио оквир за идентификацију и формулацију пројеката • Ово укључује анализу друштвено економских индикатора, националних и донаторских приоритета • Фаза програмирања, позната као и фаза планирања, често је вишегодишња • CSP- Country Strategy Paper

17. V Рурални развој IV Развој људских ресурса II Прекогранична сарадња III Регионални развој (Саобраћај, животна средина и конкурентност) I TАИБ (Transition assistance and Institution Building) Европски социјални фонд(ESF)Европска стратегија запошљавања. Европски фонд за пољопривредни фонд за рурални развој(EAFRD) Европски фонд за регионални развој(ERDF)Подстицање државних и приватних инвестиција чиме се помаже смањење регионалних диспаритета широм Уније Пет компоненти ИПА Земљепотенцијалникандидати Земљекандидати Услови за коришћење ИПА компоненти III, IV i V:кандидатски статус и децентрализовани систем управљања фондовима ЕУ (ДИС)

18. Идентификација • Доношење одлуке да ли идеју треба третирати као пројекат (усклађеност са програмским приоритетима, битност пројекта, изводљивост пројекта, временски оквир итд.) • Идентификовање различитих учесника у пројекту • Консултације са заинтересованим странама • Израда структуре пројекта (project fiche) • Процена трошкова

19. Формулација • Потврда битности и изводљивости предлога пројекта • Припрема коначне верзије предлога пројекта • Припрема неопходне пројектне документације (TOR - Terms of Reference, техничка спецификација ислично)

20. Временске одреднице финансијских одлука

21. Спровођење • Активности које претходе спровођењу: • Потписивање Финансијског споразума представља правни основ за почетак спровођења • Потписивање уговора • Спровођење предвиђених активности у циљу испуњења предвиђених резултата и циљева • Спровођење тендера • Надзор и извештавање о напретку пројекта

22. Евалуација и ревизија (оцена) • Оцена текућег или завршеног пројекта • Циљ: да се утврди испуњеност циљева, ефикасности, ефективности и одрживости пројекта • Да омогући припрему будућих програма и пројеката

23. ПринципиPCM - Project Cycle Management Фазност спровођења Оријентисаност ка заинтересованим странама Планирање на основу логичког оквира Интегрисани приступ

24. Критеријумиевалуацијепројекта:

25. Приступлогичког оквира • Данас се користи у различитим формама код већине мултилатералних и билатералних агенција, међународних невладиних организација и многих влада партнера • Европска комисија захтева развој и приказ матрице логике пројекта као део пројектне документације • Приступ логичког оквира користи се у различитим фазама пројектног циклуса

26. Приступ логичког оквира • ОРУЂЕ, АЛАТ: користити код сваког корака за време трајања циклуса пројекта (планирање, реализација и евалуација) • ПОМОЋНА СРЕДСТВА: Помоћна средства за логичку анализу и дијалог • ИНСТРУМЕНТ ЗА ПЛАНИРАЊЕ: уоквирује различите кораке у један процес промене • УЧЕШЋЕ: обезбеђује учешће у пројекту

27. Од постојећег ка будућем • Фаза планирања: • Логика пројекта • Логика интервенције • Показатељи • Претпоставке/ризици • б. Скица радног плана • ц. Скица потреба за ресурсима Фаза анализе: a.Заинтересованиx страна б. Проблема ц. Циљева д. Стратегија

28. АНАЛИЗА “ЛОША”САДАШЊА СИТУАЦИЈА ПОТРЕБЕ? ПРОБЛЕМИ! ПЛАН (МАТРИЦА) ПОБОЉШАНА СИТУАЦИЈА Од постојећег ка будућем

29. ДЕСЕТ КОРАКА У ПРИСТУПУ ЛОГИЧКОГ ОКВИРА 1. АНАЛИЗА ОКРУЖЕЊА (ANALYSIS of CONTEXT) 2. АНАЛИЗА ЗАИНТЕРЕСОВАНИХ СТРАНА (STAKEHOLDER ANALYSIS) 3. АНАЛИЗА ПРОБЛЕМА (PROBLEM ANALYSIS / SITUATION ANALYSIS) 4. АНАЛИЗА ЦИЉА (OBJECTIVE ANALYSIS) 5. АНАЛИЗА СТРАТЕГИЈЕ (STRATEGY ANALISYS) 6. ПЛАН АКТИВНОСТИ (ACTIVITIES) 7. РЕСУРСИ (RESOURCES / INPUTS) 8. ИНДИКАТОРИ (INDICATORS) 9. АНАЛИЗА РИЗИКА (RISK ANALYSIS) и УПРАВЉАЊЕ РИЗИЦИМА 10. ПРЕТПОСТАВКЕ (ASSUMPTIONS)

30. Корак 1: Анализа окружења • Промене/пројекти део су ширег контекста; важно је прикупити релевантне опште информације. • У какво ће окружење/миље пројекат бити смештен? • Анализа окружења кроз студије (сектора, земље и регионалне студије, итд.) а понекад и применом SWOTили PESTLE анализе.

31. Корак 1: Анализа окружења • ЗАКОН О ВАНРЕДНИМ СИТУАЦИЈАМА И ЦИВИЛНОЈ ЗАШТИТИ(где смо?) • Стратегија и Акциони план заштите у ванредним ситуацијама (где смо?) • Усклађеност закона и техничких прописа са законодавством у земљама Европске уније (где смо?) ПРИМЕР

32. Корак 1: Анализа окружења • Постоје ли механизми за координацију и контролу функционисања свих субјеката који делују у ванредним ситуацијама (Закон о министарствима) ??? • Штабцивилне заштите за територију општине, водопривр.

33. SWOT анализа • Структурирани приступ евалуацији стратешке позиције једне организације путем идентификације њених снага, слабости, шанси и опасности. Скраћеница: • Снаге (Strenghts) • Слабости (Weaknesses) • Могућности (Оpportunities) • Претње (Тhreaths)

34. Извор Интерни (могуће их је контролисати Snage Slabosti Екстерни (није их могуће контролисати Opasnosti Šanse SWOT АНАЛИЗА

35. SWOT (интерни фактори) СНАГЕ (Strenghts) су интерни атрибути, компетенције и потенцијали којима организација може да оствари конкурентску предност. СЛАБОСТИ (Weaknesses) су интерна ограничења унутар организације која онемогућавају остварење циљева.

36. SWOT (екстерни фактори) МОГУЋНОСТИ (Оpportunities) су екстерни позитивни фактори који пружају организацији могућност за даљи развој (стимулативни фактори из окружења) ПРЕТЊЕ (Тhreaths) су екстерна ограничења изван контроле организације која могу онемогућити остварење циљева.

37. SWOT АНАЛИЗА • Да би SWOT анализа била корисна треба следити следећа правила: • Будите реалистични у процени снага и слабости ваше организације (субјективност SWOT анализе) • Не треба идентификовати само апсолутне већ и релативне снаге и слабости ( то су снаге и слабости једне компаније у односу на њену конкуренцију) • Само они ресурси или способности које ће корисници ценити треба да буду укључени у анализу снага и слабости • Нека вам SWOT анализабуде кратка и једноставна

38. SWOT АНАЛИЗА: Примери интерних фактора • Интерне снаге: • компетентност у кључним областима • расположиви финансијски ресурси • добар углед код корисника • потврђена лидерска позиција на тржишту (политички фактор) • добро формулисане стратегије • квалитет услуге • људски ресурси (младост, стручност) • развијеност ПР функције • успешан менаџмент • искуства из периода СФРЈ • Интерне слабости: • нејасна стратегија • застарела техника и технологија • ограничена знања у обезбеђивању • екстерних извора финансирања • недовољно коришћење капацитета • проблеми и конфликти • лош имиџ

39. SWOT АНАЛИЗА: Примери екстерних фактора • Екстерне претње: • Спремност грађана да се укључе у • пружање помоћи је минимална • Законска регулатива је застарела • и неусклађена са важећим Уставом • Надлежност између појединих • републичких министарстава и • надлежност локалне самоуправе • није у потпуности дефинисана • Лоша позиционираност унутар МУПа • (полиција је увек приоритет) • Питању финансирања у ванредним • ситуацијама није посвећена • довољна пажња • Конкуренција приватног сектора • ... • Екстернешансе: • ЕУ интерграције Р. Србије • расположиви финансијски ресурси у овиру ИПА • Међународна сарадња • ...

40. Интерни фактори Слабости 1 1 2 2 Листа слабости Листа снага 3 3 4 4 5 5 . . . . . . Екстерни фактори n n МАКСИ-МАКСИ МИНИ-МАКСИ Шансе СТРАТЕГИЈА СТРАТЕГИЈА 1 Листа шанси Максимизирање Минимизирање 2 3 снага и шанси слабости 4 5 максимизирање . . . шанси n МАКСИ-МИНИ МИНИ-МИНИ Претње СТРАТЕГИЈА СТРАТЕГИЈА 1 Листа претњи Максимизирање Минимизирање 2 3 снага и слабости и 4 минимизирање претњи 5 . . . претњи n SWOT АНАЛИЗА:Стратегије на основу SWOT анализе Снаге

41. Корак 2: Анализа заинтересованих страна(“стејкхолдера”)

42. Ко су заинтересоване стране? Појединци, групе, организације који могу да: • утичу на пројекат • осете утицај пројекта • подрже пројекат макар посредно • постану противници пројекта • буду укључени у рад на пројекту

43. Кључни кораци • Идентификовати општи проблем или прилику • Идентификовати све групе које могу имати значајан интерес за пројекат • Истражити њихове улоге, различите интересе, моћ и капацитет за учешће • Одредити степен сарадње или конфликта међу њима • Протумачити резултате анализе и налазе уградити у предлог пројекта

44. Analizaključnihučesnika (stakeholder analysis) Stakeholders are people/organisations that have substantial effect on project success Source: Pinto, 2007

45. Добитници / Корисници Они за које је пројекат користан на било који начин • Циљне групесу под директним позитивним утицајем пројекта, на нивоу основног циља пројекта – target groups • Крајњи добитници/кoрисници су oни kojимa нa дужи рok прojеkaт иде у прилoг, нa нивoу делова или друштва у целини – final beneficiaries

46. Алати за анализу заинтересованих страна • Матрица анализе стејкхолдера (заинтересованих страна) • SWOT анализа • Венов дијаграм • Кружни дијаграм

47. САГЛЕДАТИ • како рачунати на заинтересоване • које кораке предузети • како се односити према њима

48. ПРИМЕР • Проблем: Гужва и редови на шалтерима

49. Матрица анализе стејкхолдера

50. Корак 3. Анализа проблема