DIREKTORAT ZA UPRAVNE NOTRANJE ZADEVE, MIGRACIJE IN NATURALIZACIJO

1. DIREKTORAT ZA UPRAVNE NOTRANJE ZADEVE, MIGRACIJE IN NATURALIZACIJO BISTVENE POMANJKLJIVOSTI PRI VODENJU UPRAVNEGA POSTOPKA REGISTRACIJE DRUŠTEV UGOTOVITVE S STROKOVNIH NADZOROV ALENKA KOMLJANEC VIŠJA SVETOVALKA DECEMBER, 2013

2. V upravnem postopku registracije društva in registracije sprememb: ali je vloga popolna (18. člen, 2. odst. 20. in 21. člena in 23. člen) ali je ustanovitev potekala v skladu z ZDru-1 (8. člen) ali je zbor članov potekal v skladu s temeljnim aktom društva ali je temeljni akt (oz. sprejete spremembe) v skladu z ZDru-1 in pravnim redom RS V postopkih ugotavljanja delovanja društva: ali ima zastopnik društva, vpisan v register še veljavni mandat, ali društvo sprejema pošiljke na naslovu društva, ali opravlja dejavnosti, navedene v temeljnem aktu, kdaj je društvo zadnjič imelo zbor članov, premoženjsko stanje društva. Pri izbrisu iz registra (na zahtevo stranke): ali je vloga popolna (4. odst. 38. člena ZDru-1), ali je zbor članov potekal v skladu s temeljnim aktom društva. Kaj je potrebno ugotoviti v upravnem postopku registracije društva, registracije sprememb in izbrisa društva iz registra društev

3. Ime in sedež društva skrajšana imena niso v skladu z 10. členom ZDru-1 (ne vsebujejo besede društvo, klub, združenje, družina); društvo v različnih dokumentih, ki so priloga vlogi, navaja različna imena (npr.: na zahtevku za registracijo : Športno društvo Tacen, v zapisniku: Športno društvo Tacen Ljubljana, v temeljem aktu pa Športno društvo “Tacen” – Ljubljana.); društvo v temeljnem aktu določi, da sedež spreminja upravni odbor; v temeljnem aktu ni opredeljeno, kateri organ določa o spremembi naslov sedeža društva; upravne enote zahtevajo soglasje lastnika za določitev naslova sedeža, Društva, ki imajo sedež na območju, kjer živita narodni skupnosti, morajo temeljni akt (ime društva zapisano tudi v jeziku narodne skupnosti) uskladiti do 11. 8. 2014. UGOTOVLJENE POMANJKLJVOSTI GLEDE OBVEZNIH SESTAVIN TEMELJNEGA AKTA (9. člen ZDru-1)

4. Namen in cilji delovanja nameni in cilji pogosto v temeljnem aktu niso opredeljeni oz. so opredeljeni skupaj z nalogami društva; splošne (opisne) namene in cilje, zaradi katerih se je društvo ustanovilo in zaradi katerih se bodo člani vključevali v društvo, mora društvo opredeliti samo; namen in cilji so osnova in podlaga za opredelitev nepridobitnih (in pridobitnih) nalog. Dejavnost oziroma naloge v temeljnem aktu pogosto niso navedene konkretne aktivnosti (dejavnosti oz. naloge), ki jih bo društvo opravljalo na nepridobitni podlagi (pogosto so združena z nameni in cilji, kar je narobe). Opredelitev dejavnosti mora namreč dati odgovor na vprašanje, kako in s katerimi aktivnostmi bo društvo dosegalo svoj namen; upravičenost pridobitnih nalogah se ugotavlja glede na namen in nepridobitne naloge. Zato mora društvo ob navedbi pridobitnih dejavnosti v skladu z SKD, tudi opisno napisati, kaj od navedene SKD bo opravljalo, če že iz samega naziva SKD ni razvidno, kako je navedena pridobitna dejavnost povezana z nameni, cilji in nepridobitnimi nalogami društva.

5. Pogoji in način včlanjevanja in prenehanja članstva društvo mora morebitne pogoje za včlanjevanje navesti v temeljnem aktu. Pogoji ne smejo biti diskriminatorni (3. člen ZDru-1); društva glede načina včlanjevanja v temeljnem aktu pogosto nimajo opredeljeno, kdo vpiše člana v evidenco članstva (oz. kdo je zadolžen za evidenco članstva), prav tako pogosto nimajo določeno, kdo odloča, ali član izpolnjuje pogoje, če temeljni akt določa pogoje za članstvo; če društvo nima pogojev za članstvo, društvo ne more odločati o sprejemu v članstvo, temveč lahko člana pristojni organ le vpiše v evidenco članstva; temeljni akt mora določati tudi, kako članstvo preneha (in kaj npr. predstavlja disciplinski prekršek, če se člana lahko izključi iz članstva).

6. Pravice in obveznosti članov temeljni akt društva sicer v večini primerov določa pravice in obveznosti v posebnem poglavju, ker pa delovanje društva temeljni na enakopravnosti članstva (3. člen ZDru-1), je v zvezi z opredelitvijo članstva pri ugotavljanju skladnosti temeljnega akta z ZDru-1 potrebno biti pazljiv tudi v drugih določbah temeljnega akta (kdo sestavlja občni zbor, kdo ima pravico do glasovanja, kdo lahko voli in je izvoljen, itd.); za mladoletne člane mora društvo v temeljnem aktu določiti način sodelovanja pri upravljanju ter njihove posebne pravice in dolžnosti (2. odst. 11. člena ZDru-1). Z opredelitvijo načina sodelovanja mladoletnih članov društvo ne sme kršiti načela enakopravnosti članstva. Če društvo ne opredeli, da mladoletnega člana (do 15. leta) pri upravljanju društva zastopa npr. zakoniti zastopnik, ima takšen član pravico sam uveljaviti svojo pravico do upravljanja na zborih društva; v zvezi z mladoletnim članstvom je pri ugotavljanju skladnosti določb temeljnega akta z ZDru-1 treba posebno pozornost glede sodelovanja mladoletnih članov nameniti pri društvih, katerih namen je prav povezovanje mladoletnih članov (povezovanje mladih, športna društva za mladoletne, taborniki, ipd.); določba temeljnega akta, da članstvo preneha šele ko član poravna vse obveznosti, je v nasprotju z načelom prostovoljnosti. Društvo morebitne neporavnane obveznosti člana, ki je izstopil, ureja na drug način.

7. Način upravljanja društva društvo samo opredeli način upravljanja društva in organe, ki so potrebni, da bo društvo nemoteno delovalo. Društva zato ne silimo k določitvi vseh organov društva (upravni odbor, disciplinska komisija, nadzorni odbor, itd), če društvo za to nima potrebe, po drugi strani pa moramo biti pozorni, da društvo v temeljnem aktu opredeli pristojnost za odločanje med zbor članov, ki je edini obvezni organ, zastopnika društva in morebitne druge organe, ki jih je društvo opredelilo v temeljnem aktu; če društvo opredeli tudi druge organe (upravni odbor,nadzorni odbor, disciplinsko komisijo), mora v temeljnem aktu določiti njihovo sestavo, pristojnosti, odgovornosti, mandatno dobo, medsebojna razmerja, način izvolitve oz. imenovanja in razrešitve temeljni akt mora določati, kdo sklicuje redni zbor članov in na kakšen način se skliče izredni zbor članov, društvo je glede določitve sklepčnosti treba seznaniti, kaj za društvo pomeni, če društvo vztraja na “visokem odstotku” sklepčnosti in je članstva veliko (sklepčnost se včasih ne bo mogla doseči) , oziroma premajhni sklepčnosti (o bistvenih spremembah odločala peščica članov);

8. Zastopanje temeljni akt društva lahko določa, da ima društvo dva zastopnika. V tem primeru mora navesti tudi njuna pooblastila za zastopanje in sicer način zastopanja (skupno ali samostojno) in meje pooblastil za zastopanje (5. člen ZDru-1) ; v register društev se vpišeta dva zastopnika samo, če društvo zahteva vpis dveh zastopnikov in če sta izvoljena v skladu s temeljnim aktom. Prvi zastopnik (v večini primerov predsednik društva) praviloma zastopa društvo samostojno in neomejeno, zato mora društvo, četudi temelji akt določa, da ima nekdo, poleg zastopnika omejena pooblastila za zastopanje (npr. tajnik v primeru odsotnosti zastopnika zastopa društvo), društvo zahtevati vpis drugega zastopnika v register če prvi zastopnik na podlagi temeljnega akta nima skupnega zastopanja in neomejenih pooblastil, je društvo ob registraciji takšnega zastopnika treba opozoriti, da je potrebno v register društev vpisati tudi drugega zastopnika in da mora razširiti zahtevek za registracijo; Vlogo za spremembo zastopnika vloži novo izvoljeni zastopnik, saj je dotedanjemu z izvolitvijo novega potekel mandat za zastopanje društva;

9. zastopnik, ki je vpisan v register društev in mu poteče mandat za zastopanje, skladno s temeljnim aktom nima mandata za zastopanje društva (niti za sklic občnega zbora), četudi je vpisan v register. Enako velja, če zastopnik društva poda odstopno izjavo pred iztekom mandata (npr. da odstopa od funkcije zastopnika), razen če temeljni akt določa, da je takšen zastopnik do sklica občnega zbora oz. do izvolitve novega zastopnika še dolžan opravljati tekoče posle. Slednje pa ne velja, če oseba izstopi iz društva; zastopnika, ki nima mandata oz. ki je odstopil, se z registra ne da izbrisati, četudi nima mandata za zastopanje društva, saj zakon predvideva le vpis spremembe zastopnika. Takšno društvo lahko seznanimo, da društvo nima zastopnika ki bi ga zastopal, zato naj zahtevajo spremembo zastopnika, sicer boste uvedli postopek ugotavljanja, ali društvo še sploh deluje, glede na to, da ne more nastopati v pravnem prometu, saj nima zastopnika. Se pa zavedamo, da sankcije, če društvo spremembe ne sporoči, ni. Ob morebitni spremembi zakona, bomo temeljito preučili, na kakšen način se da takšna situacija rešiti.

10. Financiranje društva in način izvajanja nadzora nad razpolaganjem s premoženjem društva ter nad finančnim in materialnim poslovanjem društva društvo lahko kot vire financiranja določi vse zakonite vire financiranja (iz dejavnosti društva, premoženja, donacij, sponzorskih sredstev, ipd). Pri tem med viri financiranja ne sodi navedba posameznih pridobitnih nalog, ki jih bo izvajalo, saj mora le te opredeliti v posebni določbi, temveč se v poglavju o virih navede zgolj, npr: prihodek iz naslova materialnih pravic društva; v temeljnem aktu pogosto manjka določba, na kakšen način društvo zagotavlja podatke o svojem finančnem in materialnem poslovanju ne opredelijo finančnega poslovanja društva (prvi odstavek 26. člen ZDru-1). Društvo mora v temeljnem aktu določiti, ali vodi enostavno ali dvostavno knjigovodstvo oziroma mora navesti, da bo finančno poslovanje uredilo v posebnem pravilniku o finančnem in materialnem poslovanju, organ, ki ga bo sprejel, ter rok, v katerem ga bo sprejel; četudi društvo nima opredeljenega nadzornega odbora, mora v temeljnem aktu določiti, kdo opravlja nadzor nad finančnim poslovanjem društva

11. Način zagotavljanja javnosti če društvo člane seznanja tudi z elektronskimi sporočili, ali preko spletne strani društva, mora to opredeliti v temeljnem aktu društva. Način prenehanja društva in razpolaganje s premoženjem v takem primeru Prenehanje na zahtevo stranke: društvo mora vlogi za izbris priložiti tudi poročilo o razpolaganju s sredstvi, iz katerega mora biti razviden: obseg sredstev in drugega premoženja, način poravnave vseh obveznosti društva, višina neporabljenih javnih sredstev in način njihove vrnitve proračunu ter način prenosa preostanka premoženja na prevzemnika premoženja društvo se mora do navedenih postavk opredeliti tudi, če društvo nima nič od navedenega poročilo o razpolaganju s sredstvi pa je lahko tudi sestavni del zapisnika, na katerem je društvo sprejelo sklep o prenehanju

12. Prenehanje po uradni dolžnosti: obvestilo o uvedbi postopka (vabilo, poziv ipd.), se naslovi tudi na naslov društva, če zastopnik nima mandata za zastopanje, se ga zasliši kot pričo, kasneje pa lahko se ga postavi za začasnega zastopnika če se v register vpisan zastopnik ne odziva na pozive organa, se društvu postavi začasnega zastopnika zbrati dovolj dokazov, na podlagi katerih ugotovite, da je društvo dejansko prenehalo delovati (npr. koliko časa ni bilo zbora članov, kdaj so se nazadnje izvajale dejavnosti, ipd.) v odločbi, s katero ugotovite, da je društvo prenehalo po samem zakonu se navajajo dejstva, ki ste jih ugotovili glede samega delovanja (o premoženju društva se lahko opredelite tudi v odločbi o izbrisu).