Evaluación del Plan de Iniciativa Notarias en Línea

1. Evaluación del Plan de Iniciativa Notarias en Línea Diciembre 27 de 2011

2. Contenido • Antecedentes • Objetivos • Ficha técnica • Aspectos metodológicos • Resultados 5.1. Conocimiento de la iniciativa de Notarias en línea 5.2. Sitio Web del Notaria 5.3 Portal Notarial Colombiano 5.4 Ventanilla Única de Trámites Notariales 5.6 Limitaciones y restricciones de la iniciativa 6. Conclusiones 7. Recomendaciones

3. Antecedentes El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) y la Unión Colegiada del Notariado Colombiano se suscribieron en el año 2009 al Pacto Notaría Digital para la Comunidad, que tiene como objetivo adoptar, impulsar, implementar y ejecutar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC a la función y el servicio notarial para que de este modo redunde en beneficios para la comunidad. Para el cumplimiento de los objetivos mencionados se plantearon las siguientes acciones: promover el uso y la apropiación de las TIC en la actividad del servicio notarial, facilitar el intercambio o comunicación electrónica de documentos, ofrecer los servicios notariales al ciudadano por medios virtuales, digitales, electrónicos y cibernéticos y por último poner a disposición del notariado medios digitales para la interacción con entidades públicas y privadas. De acuerdo con lo anterior, en el marco del Plan Vive Digital, se crea la iniciativa de Notarías en Línea, la cual es liderada por el Programa Gobierno en línea a partir del año 2011 y se compone de tres hitos fundamentalmente: información notarial en línea, Portal Notarial Colombiano, y la Ventanilla Única de Trámites Notariales. Con el propósito de identificar las percepciones, oportunidades de mejora y las restricciones de la iniciativa, se realizó un sondeo que permitiera al Programa Gobierno en línea obtener información que oriente el cumplimiento del objetivo final de la iniciativa y transformar la forma de operar de las notarias en su relación con los ciudadanos. A continuación se presentan los resultados del estudio desarrollado entre el 28 de noviembre al 26 de diciembre.

4. Objetivos GENERAL Identificar entre los notarios y notarios suplentes, sus opiniones, expectativas, recomendaciones y experiencias sobre la viabilidad y oportunidades de mejora del Plan de Iniciativa Notarias en Línea. ESPECIFICOS • Identificar el nivel de conocimiento por parte de notarios de la Iniciativa de Notarias en Línea. • Determinar el nivel de avance de las notarias en la publicación de información básica a través de sus sitios Web. • Determinar el nivel de conocimiento y uso del Portal Notarial Colombiano. • Establecer entre los notarios y/o suplentes su percepción del Portal Notarial Colombiano como espacio de encuentro entre ciudadanos y notarías. • Identificar entre los notarios y/o suplentes su percepción sobre la viabilidad de Ventanilla Única de Trámites Notariales y las ventajas y desventajas que encontrarían en su implementación. • Identificar las restricciones y dificultades que las notarías perciben para la implementación de la Iniciativa de Notarias en Línea.

5. Ficha Técnica (1)

6. Ficha Técnica (2)

7. Aspectos metodológicos • La metodología para la realización de Campo de dividió en dos etapas. En una primera etapa y en el marco de la realización del Primer Congreso del Notariado Colombiano en Cartagena, se aplicaron 242 encuestas presenciales con los notarios asistentes al evento ( subsidiadas: 197 / No subsidiadas: 45). En la segunda etapa del sondeo se realizaron 133 encuestas telefónicas a notarios o suplentes (subsidiadas:90/ No subsidiadas: 43), entre las notarías que no asistieron al Primer Congreso del Notariado Colombiano. La cuota que se propuso para la segunda etapa del trabajo de campo permite obtener representatividad de las notarias del país. Los resultados obtenidos en la etapa cuantitativa del sondeo se pueden extrapolar o inferir al universo de notarias subsidiadas y no subsidiadas. • De esta forma se tendría como marco muestral el universo de notarías de Colombia, garantizando a cada notaria una probabilidad mayor que cero de ser seleccionada. • En el informe cualitativo los hallazgos se soportan en verbatims, que son frases textuales que expresan los entrevistados ante una pregunta. En el informe se anotan en cursiva y entre comillas y se anotan tal como los expresó el informante.

8. Conocimiento de la Iniciativa Notarias en Línea

9. Tipo de la Notaria 2011

10. Caracterización de la muestra – Entrevistas en Profundidad 10 10

11. HALLAZGOS CUALITATIVOS

12. Consideraciones Importantes Dos de los aspectos más relevantes se suscriben al ámbito jurídico y como factor central se destaca el tema cultural que podría ser un factor que requiere mayor esfuerzo para lograr un cambio. Debido a la importancia que le asigna la mayoría de notarios a la Iniciativa de Notarías en Línea, se hace referencia a los siguientes aspectos que permitirán dimensionar el alcance de un cambio en la gestión habitual del ejercicio notarial “Si, ahí tocaría revisar los temas legales de la competencia de los notarios, porque actúan legalmente dentro de determinado circulo….sería entonces derogar esas normas..” “Lo que pasa es que ese es un tema legal complicado por el titulo y temas jurídicos complejos, pero en últimas esa función va a quedar en nosotros, y que va a requerir muchas reformas legislativas” ” Cada negocio puede tener una variable, si no entonces no habría jueces no habría notarios y todo seria digital “ “Estamos acostumbrados a lo antiguo la gente no usa muchas cosas en línea, siente inseguridad”

13. Consideraciones Importantes Idiosincracia del Colombiano Considerando que pueden haber amenazas a la seguridad jurídica especialmente en los medios virtuales ( donde se es consciente de que no es un medio totalmente blindado) los notarios enfatizan en la importancia de neutralizar este tipo de acciones mediante controles electrónicos muy estrictos Para los entrevistados, en nuestra cultura se ha demostrado que los vacíos en temas de seguridad son aprovechados por ciertas personas que prefieren al «camino más fácil » lo cual amerita prever aún más mecanismos de protección Frente a cada uno de los aspectos se menciona: “El sistema como tal es muy vulnerable, nosotros siempre vamos a encontrar los hackers, la persona que de pronto haga un mal uso del sistema, así no haga un mal uso, o un virus, puede estar trasmitiendo información que no es, entonces esas son las falencias que pueden darse.”

14. Consideraciones Importantes Roltradicional del Notario La intermediación es darle la “dimensión humana” a ciertas transacciones que requieren el conciente asentimiento de las partes. El notario al estar presente verifica que ese acuerdo se hace de manera conciente y transparente. En general hay concordancia en que la INTERMEDIACIÓN del notario es fundamental para la realización de los trámites dado que: La naturaleza del trabajo está sujeta a temas legales que son mandatorios dentro del marco jurídico del ejercicio. Verificamedianteconocimientodirectociertostrámites Es depositario de la “Fépública” Validalasfacultadesmentales de las personas intervinientes Confirma la presencia de testigos “La intermediación es un acto de fe que lo ve lo oye y se da cuenta de su capacidad mental etc. no creo que desaparezca el notario, se desnaturalizaría totalmente el derecho notarial de la función “

15. Consideraciones Importantes Roltradicional del Notario Adicionalmente : Aunque la mayoría manifiesta no tener suficientemente claro cómo se adaptará el papel del notario con el uso de las TIC para los trámites notariales, se considera que la tecnología proveerá mejores prácticas en el ejercicio jurídico lo cual no excluye la posibilidad de que su presencia sea por medios virtuales: No se concibe viable prescindir radicalmente de la figura del notario con el uso de las TIC “Veo difícil que se acabe con el papel del notario, es difícil, me parece más del registrador, porque cuando uno saca la escritura de aquí, el registrador qué hace? , solo tiene que mirar por la Web, y mirar que coordinen los datos e inscribir … pero el notario no, porque quién va hacer los testamentos? quién va hacer los matrimonios? las ventas, quién va hacer las donaciones, las hipotecas, quién va a dar fe de esos actos… así sea por la vida virtual, tendría que estar” .

16. Consideraciones Importantes Bajo este contexto se hace referencia al marco legal bajo el que opera el sistema notarial actualmente Los notarios mencionan aquellos trámites que en principio no tendrían viabilidad a través de medios virtuales Juramentos y declaraciones extra-juicio Fe de vida Reconocimiento de contenido y firma de documento privado Naturaleza de lasactuacionesjurídicas Escrituración Registro Civil Autenticaciones Elaboración de Testamentos Notas de presentación personal Sucesiones “….por ejemplo, un registro civil con notas no se le puede entregar sino al interesado o a la familia del interesado, entonces si un tipo me escribe por la página, cómo hago yo para saber quién es, en este momento no tengo ningún trámite montado, no he pensado en esa posibilidad porque es que no se puede, lo único que tú puedes hacer es informar, que tú tengas un asunto aquí y quieras saber en qué estado está, no más, igual hace lo mismo la rama judicial, nadie puede mandar un memorial a un juez por la línea, tiene que irlo a llevar y hacerle presentación personal, no es que sea complicado, sino que la ley lo exige.”

17. ACTITUD FRENTE A LA TECNOLOGÍA

18. Percepción de la Tecnología por parte de los notarios La receptividad de los notarios frente al uso de las TIC para la solicitud de servicios y trámites por parte de los ciudadanos es alta, constituyéndose en un importante elemento de acogida frente a la Iniciativa de Notarías en Línea Los notarios en su mayoría admiten que los medios electrónicos hacen más eficiente la gestión de las empresas y las personas ante las entidades. Muchos afirman que aportan al ejercicio notarial MEJOR SERVICIO Y MAYOR SEGURIDAD Cámara de vídeo / chat / correo electrónico / Teléfonos móviles / Son recursos que permitirán migrar del papel, las filas, la tramitología hacia la agilidad, practicidad, y mayor seguridad. Verbatims: “Todo en línea espectacular, es más, nosotros tenemos un arraigo al papel..; estamos desperdiciando mucho tiempo en eso; ..creo que debemos hacer provecho de estas tecnologías, del mundo moderno” “Todo es una evolución..la persona en un futuro en vez de tener una escritura pública, va a tener un chip, una USB, y que uno lleve ahí toda la información de su predio y el día que lo quiera vender, simplemente lo va a certificar con un software y ahí va a estar todo mi registro” ”..es como con los estacionamientos que uno le da la plata a una máquina, y le da las vueltas, ya no es una persona de carne y hueso, entonces es una constante evolución, en donde esa tecnología hay que desarrollarla y explotarla al máximo”.

19. Percepción de la Tecnología por parte de los notarios De otra parte como se anotó en un principio, los notarios admiten que los medios virtuales no están completamente blindados contra la acción delincuencial situación que representa una desventaja para la Iniciativa. Claves y Contraseñas Debilidades en este sentido pueden representar serios inconvenientes dentro de la implementación de la Iniciativa. La confianza y su gradual adopción depende de los mecanismos para neutralizar ataques al sistema Algunos notarios opinan que se podrían adoptar modelos de seguridad para la implementación de la iniciativa al estilo del sector bancario, en donde los códigos de seguridad, claves y contraseñas, son las herramientas de control. “El tema seria... la suplantación es un riesgo, si hoy en día roban virtualmente en los bancos, yo creo que van a existir los pequeños hackers, tratando de suplantar algún trámite notarial, ..deben implementarse, las mayores medidas contra eso”. ”No faltará el pirata, delincuente informático que quiere meterse a las páginas, entonces la posibilidad de falsificación no la descartaría del todo… tienen que tomarse la medidas de seguridad, de tal forma que se pudiese confiar “ “ Tendría esa limitante no se como considerarlas desde el punto de vista tecnológico para que solo pudiera entrar el inscrito o el apoderado del inscrito como de pronto darle una clave al inscrito para que sea esa sola persona que saque el registro , los bancos lo hacen así y aunque siguen los robos no hay otra mejor forma”

20. Actitud frente a la Tecnología : el usuario El usuario final es actor importante de este proceso, por lo cual para los notarios es preciso encaminar mayores esfuerzos en educación y sensibilización en el uso de las TIC con el fin de lograr el objetivo y facilitarle la oferta de servicios notariales en línea. Personas Mayores Aunque se puede presentar a nivel nacional, hay menos familiaridad con los medios tecnológicos y eventualmente menor acceso a éstos , en ciertos grupos Niveles socioeconómicos y educativos más bajos Pequeños Municipios   “La gente que viene acá es en su gran mayoría humilde de bajos recursos de pronto ya muy adultos gente que no utilizaría este servicio” “Tú le puedes decir a la gente vea tenga este modelo de esta minuta de una tutela ... Pero es como si te hubiera entregado un documento en chino, entonces eso es como para ilustrar un poco a la gente sobre sus derechos, pero para que la gente haga ella misma las cosas es muy difícil” “Se les facilita y más a las personas jóvenes como usted que ya no hablan sino que se meten en el aparatico ese “ Municipio de Copacabana Antioquia Municipio de Soledad Atlántico “Como está establecida la información actualmente, no más que se informa la gente que visita la notaria porque allí está mirando la cartelera, ya esta cartelera no tiene razón de ser estamos en el mundo”

21. De qué manera se imaginan la mecánica de utilización de la tecnología? Los notarios plantean diferentes propuestas para que Notarías en Línea sea una Iniciativa accionable, haciendo uso de diferentes medios. Como recurso complementario para agilizar o adelantar el trámite: Mencionado con frecuencia, dado que resulta un medio ágil e ideal de comunicación especialmente en caso de que los documentos no puedan ser entregados físicamente Scanner “Tienen que tener el original .. a través de la página ustedes piden la documentación , igual tienen que venir a sacarla a la notaria primero pero bueno se puede decir le agilizamos el tramite si mando escaneado a través de la página Web” “ Me imagino, de pronto erradicar la minuta directamente por esa vía, para que el usuario diga, mire, ahí envió escaneado tales cosas, denme una fecha y yo en esa fecha llevo los documentos y voy a firmar la escritura”. • Puedeserunaalternativaparaalgunostrámites . Ejm. Escrituración • Para talefectopreviamente se debe: • Haber enviado los documentos con anterioridad • Constatado la identidad a través de la firma digital • QuediferentesEntidadescertifiquenque el usuarioestá a paz y salvo (impuestos) Cámara de Vídeo “..llegará un momento que las escrituras no tendrán que hacerse ante un notario, sino que la persona elabore una minuta, presente la debida documentación fiscal, y el notario desde una pantalla leyendo lo que le están mandando, asignándoles unos códigos a esos documentos.. escánear el documento, le certifico la firma y le envía a su correo con la firma digitalizada del notario, y eso se guarda en un disco duro, yo creo que por ahí apunta la cosa.”

22. Conocimiento e Impacto de la Iniciativa Notarias en Línea

23. 1. ¿Conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA, liderada por el Programa Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)?

24. 2. ¿Qué conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA ?

25. TTB: 78% TTB: 79% TTB: 76% 3. ¿Usted considera que la iniciativa de NOTARIAS EN LINEA traería para la interacción de los ciudadanos con las notarias... ?

26. Conocimiento e impacto NOTARÍAS EN LÍNEA IMPACTO CONOCIMIENTO DE LA INICIATIVA Se reporta amplio conocimiento por parte del segmento de notarios de la iniciativa Aunque no todos tiene el mismo nivel de información, en general todos los notarios contactados saben de qué se trata y los objetivos que persigue este proyecto . Hay homogeneidad en las opiniones respecto a que es una propuesta ambiciosa que transformaríasustancialmente la forma en que hasta el momento se han concebido los trámites notariales. Redundará en un serviciomáságil, práctico, eficiente y másseguro. “Tiene una aceptación muy buena porque consideran que le economiza tiempo, o sea dicen que se demoran muy poco dentro de la notaria, o sea nosotros tenemos aquí todo digitalizado y como tu puedes ver la cantidad de personas que circulan muy rápido .. Es un cambio importantísimo” “Primero que todo la afectación es positiva, porque primero obliga a la notaria a revisar sus diversos trámites de manera interna….ese es el primer impacto positivo, y el segundo es que en últimas ha favorecido al ciudadano” “He estado inclusive formando parte de unas reuniones que se han hecho en Bogotá con los representantes del Ministerio de las TIC y lo fundamental es poder tener en vía electrónica la comunicación con la mayoría de entidades del Estado y poder hacer todos los trámites en forma ágil eficiente y segura a través de las notarias” 26

27. Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en línea Página Web Se hace referencia a beneficios importantes de esta alternativa Es una puerta de entrada fácil a la notaría que permite acercar la entidad al usuario El servicio se hace extensivo a los ciudadanos en el exterior No solo informa, sino permite “educar” en el lenguaje jurídico, además de ofrecer información de actualidad : Algunas páginas más desarrolladas dan valores agregados : traductor, noticias, fotografías , mapas, etc.. Reduce la carga operativa: Mediante la publicación de la información de diversa índole, los usuarios no recurren al funcionario directamente sino se contactan sin intermediario. “Es una excelente manera de que el usuario consulte, no haga tanta vuelta ” “Para nosotros es menos desgaste, no estamos pendientes de contestar y atender todo el tiempo al público”

28. Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en línea Aspectos Positivos / recursos utilizados Las páginas más evolucionadas, que no son muchas dentro de la muestra, cuentan con : Para contactarse con el notario y otros funcionarios y poder hacer consultas interactivas Chat Permite que los usuarios obtengan un enlace con otros medios informativos del mundo, lo cual representa un “valor agregado” Visualización más precisa del lugar donde se encuentra ubicada la notaría con mayores puntos de referencia “Hoy en día, en mi página de la Notaría Sexta, tengo la forma de que la gente pueda acceder a documentos, chat, que pueda conversar con el Notario” Enlace con periódicos nacionales e internacionales “En el momento yo me siento contento con mi página porque tiene todo lo que yo necesito, tiene traductor, tiene todos los servicios, estoy conectado con varios periódicos, inclusive internacionales, el New York Times, el Diario Le Monde, está todo, no le veo la necesidad de hacerle mejoras” Mapas de ubicación

29. Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en línea Aspectos Positivos / recursos utilizados A manera de ilustración, la siguiente es un ejemplo de una notaría en la costa Atlantica que tiene en funcionamiento su página Web. Menú de Servicios varios Mapa: Ubicación geográfica de la notaría Foto del notario Información introductoria amigable : Se desea prestar un servicio amigable y de forma cercana Evidencia el desarrollo y acogida que tiene esta alternativa, especialmente la funcionalidad que representa y el compromiso de los notarios con la ciudadanía .

30. Aspectos menos favorables Página Web En cuanto a los aspectos que se reportan como posibles inhibidores Disponibilidad de equipos: especialmente en pequeños municipios Perfil del usuario: poco familiarizado con este tipo de herramientas Idoneidad- Disponibilidad de los técnicos e ingenieros que dan soporte Conectividad: estabilidad de la conexión “Por una pagina Web, la gente prefiere hablar con un funcionario y que el funcionario le de el informe y le explique , por eso la verdad no me he afanado, nosotros vamos a tratar de tener acceso a la pagina Web de la unión colegiada si y a través de ellos me ofrecieran publicar gratis..., me ofreció la pagina Web por tener la publicación en el directorio telefónico,” Aunque no es una queja generalizada Cabe mencionar el limitado apoyo que reciben algunas notarías por parte de las Entidades que promueven la iniciativa . Al no tener soporte técnico adecuado, los funcionarios se muestran desmotivados hacia la utilización y se ven obligados a buscar sus propios recursos “la unión de notarios nos instaló un portal y ese correo se llena con una facilidad tremenda que hay que estar corriendo para desocuparlo, ante esas dificultades yo tengo un correo particular que no es grande, que es con Metrotel y es más estable y está identificado, en esa forma no tengo inconveniente pero el de la Superintendencia que es el oficial que tiene las TIC no funciona no tiene soporte técnico inclusive uno llama a Bogotá y no hay quien le diga nada no, no eso no funciona” Municipio de Soledad Atlántico

31. Aspectos menos favorables Barreras o dificultades para alimentar información en el sistema En relación con las dificultades que más se presentan para la publicación de la información se mencionan: Cuando se trabaja con un servidor de otra ciudad se hacen más lentos los procesos Inconvenientes de tipo técnico: caída del sistema, inestabilidad. Cuando el manejo es por parte de un tercero, y no se tiene la suficiente autonomía para decidir qué tipo de información se alimenta Desconocimiento , falta de asesoría “la persona que me hizo el diseño de la página me ha incumplido y eso me ha tenido en dificultad con el portal, me ha retrasado las cosas, tengo que retomar el tema y de pronto me tocará cambiar la persona y ver cómo mejoro en ese campo”.

32. Comentarios • La Iniciativa de Notarias en Linea es ampliamente conocida. A nivel global el 82% de los notarios dice conocerla. No hay diferencias importantes entre los porcentajes obtenidos en las notarias subsidiadas y en las no subsidiadas. Este hallazgo es soportado en los resultados de las entrevistas en profundidad, en las cuales se reporta un amplio conocimiento de la iniciativa y aunque no todos los entrevistados manejan el mismo nivel de información entienden sus objetivos y alcance. • El 30% de los notarios consultados considera que el aspecto mas conocido de la iniciativa Notarias en Línea” es que permite la integración del sistema de notarias y del servicio. Los notarios entrevistados en la etapa cualitativa de la investigación consideran que la propuesta va a transformar sustancialmente la manera como se conciben los trámites notariales. • Visto por segmento, en las notarias subsidiadas el aspecto de integración del sistema de notarias y del servicio, es el mas relevante con una aceptación del 38%. En las notarias no subsidiadas los aspectos mas relevantes son la disponibilidad de información en línea para el ciudadano la facilidad para el acceso a los servicios notariales al ciudadano, con un 27% respectivamente. • Se considera que esta iniciativa trae excelentes y muy buenos beneficios para la interacción de los ciudadanos con las notarías. A nivel de top two boxes (sumatoria de los rangos de respuesta excelentes y muy buenos) se obtienen porcentajes cercanos al 80% tanto para el total como para los dos segmentos.

33. Sitio Web de la Notaria

34. Desarrollo del sitio WEB de las notarías Página Web Solo algunas notarías no tienen una página activa (con base en información reportada en la encuesta el 67% tiene sitio Web), lo que evidencia que esta herramienta tiene aceptación dado que complementa el servicio social al ciudadano Se pudo evidenciar que el nivel de desarrollo de las mismas difiere según la notaría, especialmente en términos de actitud hacia el cambio y soporte técnico más limitado Con más frecuencia Se identifican notarias que: En menor medida • Han invertido de sus propios recursos para el desarrollo de las páginas • Tienen expectativa de incorporar gradualmente mayor cantidad de información • Desean tener mayor interacción con las entidades centralizadas • No han recibido asesoría técnica idónea para evolucionar en el desarrollo de la página • Algunos opinan que no tendrá total acogida por el perfil de los ciudadanos en los municipios • El proceso ha sido más lento “Hemos verificado a las personas les gusta consultar la página; estamos llegando ya casi a las tres mil consultas..eso nos tiene en el ejercicio del 100% porque cada día las consultas van aumentando.” “Alimento con mucha información, noticias, de todo, se hizo una inversión contraté a gente que sabe” “Está pagina está limitada simplemente a dar una información de la notaria: su ubicación, el horario de atención, servicios hasta ahí… está hecha la base, pero no está llena” “Estoy como relajado con el tema, uno se mete en el cuento y no mira otras páginas que le den ideas”

35. Desarrollo del sitio WEB de las notarías Página Web Particularmente tres de las notarías contactadas, pertenecen al grupo de las más involucradas y con claras expectativas de desarrollo de esta herramienta Permanentemente se incorporan artículos de interés e información administrativa, jurídica, para optimizar el servicio Reportan un gran avance, con miras a desarrollar aún más servicios para la comunidad , y brindar más orientación Muestran una actitud proactiva para mejorar el servicio ; adicionalmente disponen de un sistema que se alimenta cuando se factura el registro civil o las escrituras lo cual permite tener control de los ingresos. Cali NotaríaSexta Barranquilla Notaría 12 Facatativá NotaríaSegunda “Le muestra los servicios, el personal, los horarios, adicionalmente yo le alimento la página diariamente con artículos, temas que yo mismo voy preparando y es visitada bastante, tiene buena acogida. …pero la nueva página además tiene traducciones, la que la quiera ver en varios idiomas es muy buena es para la gente del común y también a mucho abogado, .. yo les hago modelitos ..la idea es esa, brindar información, educar, asesorar, ayudarle a la gente “

36. Desarrollo del sitio WEB de las notarías Algunas notarías tienen mayor interacción con otras Entidades, lo cual promueve una gestión más versátil en términos de comunicación tanto con entidades nacionales así como entre notarías Página Web Así mismo se sugiere en algunos casos la posibilidad de tener una Intranet para facilitar la comunicación entre notarías. Quienesestánmásfamiliarizados con los sistemas en línea, valoranque se sigadesarrollando, hasta llegar a quetodaslasnotaríastenganunaconexión con la REGISTRADURIA paraintercambiarinformación en tiempo real Agiliza notablemente los trámites tanto al interior de la notaría como para el ciudadano Comparativamente con las demás, Cali y Bucaramangamuestran cierta ventaja en este sentido “aquí nosotros estamos expidiendo certificados de libertad y tradición tenemos conexión en línea con la oficina de registros de Bucaramanga y debería ser a nivel nacional” “ …estamos conectados en línea con la casa del libro que es la entidad que vigila y recauda el impuesto de registro entonces desde aquí nosotros escaneamos la escritura , llega vía electrónica a la casa del libro , ellos también nos escanea el recibo de el impuesto del registro y nosotros tenemos los dineros de los depósitos en la cuenta única notarial y también con solo una cuenta que mandamos a la entidad bancaria la entidad bancaria gira directamente a la gobernación y a la oficina de registro y pues esto le da al cliente agilidad y le evita cantidad de procesos” “

37. 4. ¿Tiene su notaria sitio Web?

38. 5. ¿Qué información está publicada en el sitio Web de la notaria?

39. 6. ¿Cuál es la información del sitio Web de la notaria más consultada por los ciudadanos?

40. TTB: 4% TTB: 17% TTB: 9% 7. En una escala de 1 a 10 donde 1 es muy bajo y 10 es muy alto. ¿Cuál es el nivel de avance de su notaria en la publicación de información básica a través del sitio Web?

41. 8. ¿Usted considera que el Programa Gobierno en línea del Ministerio de TIC le ha dado la orientación necesaria para cumplir la meta de publicación de información en el sitio Web de su propia notaria?

42. 9. ¿Se pueden realizar trámites en línea a través del sitio Web de la notaria?

43. [9A] ¿Cuáles?

44. 10. ¿Planea en un futuro próximo ofrecer trámites en línea en sitio Web de la notaria?

45. 11. ¿Por qué razones NO Planea en un futuro próximo ofrecer tramites en línea en sitio Web de la notaria?

46. Comentarios • El 67% de las notarias tiene sitio Web. El resultado es muy similar en los dos segmentos. • Tres grupos o niveles de información claramente definidos se publican en los sitios Web de las notarias: El primero con porcentajes muy altos, cercanos al 90%, son los datos generales (dirección, teléfono, nombre del notario y horario). El segundo con porcentajes de alrededor del 80% es la información general relacionada con los servicios / trámites que se pueden realizar y el correo electrónico. Y el tercer grupo con porcentajes de entre el 50% y el 30% tiene que ver con información más especifica: dirección Web de la superintendencia de notariado y registro (49%), procedimiento de los trámites (47%), requisitos de cada tramite (46%), tarifas notariales (46%), régimen legal de las notarias (31%), noticias relacionadas (31%) y marco legal de cada tramite (29%). • El 35% de los encuestados no respondió la pregunta referida, la siguiente respuesta con el porcentaje más alto es “Servicios / Trámites que se pueden realizar”. Todas las demás obtienen bajos porcentajes.

47. Comentarios • Con relación al nivel de avance de la notaria en la publicación de información básica a través del sitio Web, en una escala de 1 a 10 donde 1 es muy bajo y 10 es muy alto, las notarias subsidiadas estiman un 5.9 y las, no subsidiadas 6.5. • La respuesta mayoritaria es que el Programa Gobierno en línea no le ha dado la orientaciónnecesaria para cumplir la meta de publicación de información en el sitio Web de la notaria. A nivel total el porcentaje obtenido es del 57%, en el segmento subsidiada 53% y entre las no subsidiadas 62%. • Se observa que en el 68% de las notarías no se pueden realizar trámites en línea. Entre las subsidiadas el porcentaje para esta respuesta es más alto (77%), mientras que entre las no subsidiadas es del 56%. • Los trámites que más se realizan son solicitudes de documentos / certificados (67%) y solicitud de registros (27%). • El 95% de las notarias que no realizan trámites en su sitio Web planean en el futuro ofrecerlos.

48. Portal Notarial Colombiano

49. Portal del Notariado Colombiano Actualización de Jurisprudencia PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO La penetración de este servicio es cada vez más alta Consulta de resoluciones Normatividad Información sobre circulares Aunque existen niveles de consulta diferentes, en general los notarios acceden con un cierta frecuencia, motivados especialmente por la posibilidad de actualizarse en diferentes temas Información general Instrucciones administrativas para participar en concursos Desarrollo de noticias locales, nacionales, internacionales Horarios Tarifas “Allí hay mucho concepto, mucha resolución, una persona que quiera aprender alguna cosa, allí también hay mucha cultura sobre notariado, es una página que además de brindar información, es educativa en el sentido de que allí hay conceptos de la Superintendencia; el abogado que quiera conocer un tema “x”, puede acceder ” “Me parece valiosa …porque si los funcionarios utilizaran el portal pues evitaríamos de pronto esa pérdida de tiempo y esa congestión porque ellos mismos accederían a una fuente fidedigna, verían los procesos notariales , las tarifas la forma de liquidarlos… además para los ciudadanos en las consultas porque nosotros vivimos congestionados y los funcionarios muchas veces no tienen tiempo” 49

50. PNC – Portal del Notariado Colombiano PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO CONSULTA ORIENTACIÓN Los requerimientos de la información que desearían encontrar sugieren dos perspectivas que definen el interés del usuario • Disponibilidad de: • Paz y salvo del impuestopredial • Certificado de Tradición • Requisitos para tramitar • Matrimonio • Compra-venta de inmuebles • Sucesión • Registro civil • Protocolo • Orientación sobre: • Cómo realizar una tutela • Elaboración de minutas antes de que sea firmada • *En general de todo los procesos jurídicos que ameriten la asesoría de un especialista Estado de trámites Novedades Tarifas “Como te decía la información de normatividad, tener actualizada a la gente, que tal o cual trámite tiene una base normativa diferente, poderla conocer por parte del usuario, y decir, ah bueno, es que yo me basaba en el decreto X, pero hoy este decreto agrego tal cosa; entonces información para tener al tanto a la gente, que se debe hacer, es una gran ventaja” 50