QUẢN LÝ VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GOOGLE DOCS VÀ SITES

1. QUẢN LÝ VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GOOGLE DOCS VÀ SITES GIẢNG VIÊN: ………………….

2. TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP  Theo anh/chị, tại sao anh Giang lại mất đến 3 ngày để tổng hợp số liệu mà vẫn bị nhầm? Nên làm gì để không bị mất thời gian và bị nhầm như vậy? Du lịch Vịnh Hạ Long: Công đoàn TCT Dệt may VN dự định tổ chức cho Cán Bộ Nhân Viên (CBNV) đi nghỉ mát hè tại Vịnh Hạ Long. Để CBNV đăng ký đi, anh Giang gửi cho các đầu mối công đoàn tại các phòng ban bản Excel để điền thông tin. Sau khi CBNV đăng ký hết, anh Giang tổng kết lại số lượng người đi mất 3 ngày những vẫn bị nhầm.

3. MỤC TIÊU BÀI HỌC Up, download được file tài liệu lên Gdocs và Sites Share, phân quyền được cho mọi người Tạo được thư mục cho phần mình up lên Edit, chia sẻ file share trên Gdocs và Sites để họp qua Skype, YM Quản lý dữ liệu của mình Tạo thói quen sử dụng Gdocs và Sites

4. NỘI DUNG : Lấy tài liệu từ Gdocs(Download) 1 : Tải tài liệu lên Gdocs (Upload) 2 : Bộ sưu tập (Collection) 3 : Chia sẻ tài liệu trên Gdocs (Share) 4 : Dùng form, tạo form và điền form trên Gdocs 5 : Các đối tượng trong Gdocs (Owner, Editor, Viewer, Commenter) 6 : Mạng nội bộ (Intranet) 7 : Bài đọc thêm: Sử dụng công cụ Calendar 8

5. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GDOCS • Google Docs là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cungcấp miễn phí bởi Google. Nó bao gồm 05 bộ ứng dụng: soạn thảo văn bản (Documents), soạn thảo bản tính (Speadsheet), soạn thảo trình chiếu (Presentation) , soạnmẫubiểu (form) vàsoạnthảobảnvẽ (Drawing). Nó cho phép người dùng tạo ra các tài liệu trực tuyến và cho phép chia sẻ với người khác cũng như cho phép trình chiếu trực tuyến thời gian thực và tương tác sửa chữa với mọi người • Cácđịnhdạng file sửdụngtrênGdocs (15 địnhdạng) • Microsoft Word (.DOC and .DOCX) • Microsoft Excel (.XLS and .XLSX) • Microsoft PowerPoint (.PPT and .PPTX) • Adobe Portable Document Format (.PDF) • Apple Pages (.PAGES) • Adobe Illustrator (.AI) • Adobe Photoshop (.PSD) • Tagged Image File Format (.TIFF) • Autodesk AutoCad (.DXF) • Scalable Vector Graphics (.SVG) • PostScript (.EPS, .PS) • TrueType (.TTF) • XML Paper Specification (.XPS) • Archive file types (.ZIP and .RAR)

6. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GDOCS (2/2) • Gdocs và các con số: • Số lượng người tối đa đồng thời chỉnh sửa và xem được 1 file tài liệu trên Gdocs: 50 • 1 file tài liệu có thể chia sẻ tối đa cho 200 người (xem và biên tập) • Dung lượng tối đa của 1 file tài liệu trên Gdocs (miễn phí): 100 MB

7. UPLOAD TÀI LIỆU LÊN GDOCS • Các bước upload tài liệu lên Gdocs • B1: Đăng nhập vào tài khoản mail topica của bạn. Trên góc bên trái màn hình nhấp chuột vào biểu tượng Docs. • B2: Trang Google Docs cá nhân của bạn sẽ hiển thị, bạn nhấp chuột vào biểu tượng Upload/ chọn Files… rồi lựa chọn tập tin bạn muốn tải lên • B3: Lựa chọn các tùy chọn kèm theo cho file rồi nhấn chuột vào Start Upload, sau đó chờ cho file upload được convert hoàn thành.

8. TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN 1  Theo anh/chị, chị Thu đã thực hiện đúng chưa? Chị Thu có mắc lỗi gì khi chia sẻ tài liệu không? Chia theo nhóm thảo luận. Chị Thu đã hoàn thành file GK700_V2012.6 và chia sẻ file với các thành viên trong nhóm Giáo vụ: ThuPT, MaiLTT. Chị Thu thực hiện ngay trên máy tính.

9. CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (SHARE) (1/3) • I. CÁC BƯỚC CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS • B1. Trong cửa sổ Google Docs, bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu của mình, bạn kích chọn trước tên tài liệu mà mình muốn chia sẻ tương ứng. • B2: Tiếp theo bấm nút Share>Sharing settings … • B3: Trong hộp thoại Sharing settings, trong khung Add people bạn nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu đó, bạn có thể thêm nhiều người khác bằng cách nhập nhiều địa chỉ email, mỗi địa chỉ email cách nhau bằng một dấu “phẩy”, hoặc bạn có thể bấm vào liên kết Choose from contacts để nhập các địa chỉ email từ danh sách của bạn. • .

10. CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (SHARE) (2/3) I. CÁC BƯỚC CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (tiếp) B4: Tương ứng phía dưới là khung để bạn nhắn các tin nhắn cho người nhận về nội dung tài liệu muốn chia sẻ. B5: Bấm tiếp nút Can edit và chọn Can edit nếu muốn người khác có thể xem và chỉnh sửa tài liệu bạn chia sẻ, hoặc chọn Can view nếu chỉ muốn người dùng chỉ có thể xem nội dung file. B6: Tiếp theo bạn bấm liên kết Change để cài đặt chia sẻ tài liệu, với tùy chọn Editor are allowed … thì người khác có thể thêm, chỉnh sửa, xóa … mọi quyền để thay đổi tài liệu của bạn. Nếu chọn Only the owner … thì họ không thể sửa hoặc xóa, thay đổi nội dung tài liệu đó. B7: Cuối cùng bạn bấm nút Save để đóng hộp thoại và tiến hành chia sẻ tài liệu của mình.

11. CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GDOCS (SHARE) (3/3)

12. BỘ SƯU TẬP (Collection) Tạo bộ sưu tậpcủamình (My collection) Để tạo bộ sưu tập, kích chuột vào nút Create ở phía trên bên trái của trang chủ Google Docs. Trong trình đơn thả xuống bạn sẽ thấy những lựa chọn hiện ra, chọn Collection rồi đặt tên cho bộ sưu tập mới của mình. Theo mặc định bộ sưu tập mới này sẽ nằm trong mục My Collections. Nếu bạn muốn tạo thêm thư mục con cho nó, đơn giản chỉ cần kích chuột phải vào tên của mục cần tạo, chọn Create new > Collections. .

13. . MẪU BIỂU(FORM) . • Tạo mẫu • B1: Vào phần Creat New, chọn Form • B3: Nhập câu hỏi ở Question Title, tại Question Type bạn chọn cách thức trả lời. Nhập xong một câu hỏi thì bạn bấm Done. • B4: Muốn thêm câu hỏi thì bạn vào Add item rồi chọn hình thức trả lời câu hỏi • Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào   , bấm   để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm   rồi chọn Yes. Với trường hợp chọn năm sinh, nghề nghiệp…thì bạn vào Add item > Choose from a list và thực hiện nhập câu hỏi cùng các lựa chọn trả lời, khi làm xong thì bạn bấm Done.  Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row 2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.  Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.  Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào  , bấm  để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm  rồi chọn Yes. Để hoán đổi vị trí câu hỏi, bạn đưa chuột đến vị trí cần di chuyển rồi giữ chuột trái để kéo đi và thả vào chỗ mới. Làm xong, bạn bấm Save ở góc phải để lưu kết quả thực hiện lại. (Xem tiếp)

14. . MẪU BIỂU(FORM) . • Xem kết quả • Muốn xem kết quả cuộc khảo sát, bạn vào Form > Show summary of responses. Google Docs sẽ đưa ra thông tin rất chi tiết. • Các kiểu câu hỏi • Văn bản (Text) • Văn bản của đoạn văn (Paragragh text) • Nhiều lựa chọn (Multi choices) • Hộp kiểm (Check boxes) • Chọn từ danh sách (Choose from the list) • Thang tỉ lệ • Lưới (Grid) Với trường hợp chọn năm sinh, nghề nghiệp…thì bạn vào Add item > Choose from a list và thực hiện nhập câu hỏi cùng các lựa chọn trả lời, khi làm xong thì bạn bấm Done.  Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row 2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.  Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.  Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào  , bấm  để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm  rồi chọn Yes. Để hoán đổi vị trí câu hỏi, bạn đưa chuột đến vị trí cần di chuyển rồi giữ chuột trái để kéo đi và thả vào chỗ mới. Làm xong, bạn bấm Save ở góc phải để lưu kết quả thực hiện lại. (Xem tiếp)

15. . CÁC ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG GDOCS . • Người tạo (Owner) • Người biên tập (Editor) • Người xem (Viewer) • Người góp ý (Commenter) Với trường hợp chọn năm sinh, nghề nghiệp…thì bạn vào Add item > Choose from a list và thực hiện nhập câu hỏi cùng các lựa chọn trả lời, khi làm xong thì bạn bấm Done.  Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row 2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.  Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.  Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào  , bấm  để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm  rồi chọn Yes. Để hoán đổi vị trí câu hỏi, bạn đưa chuột đến vị trí cần di chuyển rồi giữ chuột trái để kéo đi và thả vào chỗ mới. Làm xong, bạn bấm Save ở góc phải để lưu kết quả thực hiện lại. (Xem tiếp)

16. . CÁC ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG GDOCS . Câuhỏithảoluận ( Interaction) Theo anh/chị, 4 đốitượngsửdụngtrongGdocs (Owner, Editor, Viewer và Commenter đượcphânquyềnnhưthếnào? Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row 2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.  Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.  Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào  , bấm  để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm  rồi chọn Yes. Để hoán đổi vị trí câu hỏi, bạn đưa chuột đến vị trí cần di chuyển rồi giữ chuột trái để kéo đi và thả vào chỗ mới. Làm xong, bạn bấm Save ở góc phải để lưu kết quả thực hiện lại. (Xem tiếp)

17. . CÁC ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG GDOCS . Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row 2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.  Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.  Tại mỗi câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào  , bấm  để nhân đôi và sửa lại nếu có câu hỏi khác tương đồng. Muốn xóa câu hỏi đi, bạn bấm  rồi chọn Yes. Để hoán đổi vị trí câu hỏi, bạn đưa chuột đến vị trí cần di chuyển rồi giữ chuột trái để kéo đi và thả vào chỗ mới. Làm xong, bạn bấm Save ở góc phải để lưu kết quả thực hiện lại. (Xem tiếp)

18. . MẠNG NỘI BỘ (SITES) . • Google sites là mạngnộibộgiúp người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng xây dựng một trang web ở mức cơ bản đủ để phục vụ cho nhu cầu viết blog, đưa tin hoặc quảng bá hình ảnh và sản phẩm của tổ chức, cá nhân. • Cáctínhnănghữuích: • Tạo website cá nhân • Quản lý menu dễ dang • Cập nhật thông tin dễ dàng • Phân quyền cho người truy cập: Công cộng hoặc thành viên có tài khoản Google • Cho phép thành viên cùng tham gia quản lý nội dung • Bảo mật chỉ cho phép một số ít người truy cập (nếu muốn) • Cácthông tin sẽcótrên Google Sites củaTopica • Các tin cậpnhậthàngngày (PR) (hiệnđãcó ) • Cácchínhsách, chếđộ… củaNhânsự (THR) • Cácbiểumẫu… củaHànhchính (TAD) (Xem tiếp)

19. Câuhỏithảoluận ( Interaction) ĐểnhắcviệcchomìnhcũngnhưtrongnhómDựáncủamìnhthìcácanhchịthườnglàmgì? ((liệtkênhữngviệcthựctếmàcácanhchịđãlàm). Thảo luậnnhóm

20. . CÔNG CỤ LỊCH (CALENDAR) . • Tiện ích của Calendar: Thư ký nhắc việc qua mail hoặc SMS • Tạo lịch họp, lịch làm việc …cho 1 nhóm, 1 Dự án… • Lên lịch cho các sự kiện • Từ chối lịch hẹn gặp tự động • Đính kèm tài liệu vào cho sự kiện • Mời mọi người cùng tham gia sự kiện Với trường hợp chọn năm sinh, nghề nghiệp…thì bạn vào Add item > Choose from a list và thực hiện nhập câu hỏi cùng các lựa chọn trả lời, khi làm xong thì bạn bấm Done.  Với trường hợp đánh giá nhiều mức độ cho một số câu hỏi nào đó, bạn chọn Add item > Grid. Tại Column bạn chọn số cột (chính là số phương án chọn), rồi ở các dòng Column label bạn nhập lựa chọn trả lời vào. Question Title ở đây là nơi nhập tiêu đề chung cho các câu hỏi và tại Row 1 label, Row 2 label,…bạn đưa ra tiêu chí hỏi. Thực hiện xong, bạn bấm Done để kết thúc.  Một điểm vẫn thường được dùng trong các cuộc khảo sát là thu thập ý kiến riêng của người tham gia, bạn vào Add item > Paragraph text rồi đặt tiêu đề ở Question Title rồi bấm Done là xong.  (Xem tiếp)

21. TÓM LƯỢC CUỐI BÀI