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Legislación Archivística. Lic. en Administración Eric Guillermo Conde López Jefe del Departamento de Archivo y Correspondencia del Instituto Politécnico Nacional. Introducción.

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Legislaci n archiv stica

LegislaciónArchivística

Lic. en Administración Eric Guillermo Conde López

Jefe del Departamento de Archivo y Correspondencia del

Instituto Politécnico Nacional


Introducci n
Introducción

La historia de los archivos, bibliotecas y actualmente los centros de documentación, se encuentran relacionados estrechamente con la producción de documentos, sean estos de carácter publico o privado y la necesidad de obtener los espacios necesarios para la guarda de los nuevos documentos en las áreas administrativas, ocasionando la perdida de los expedientes concluidos o fuera de tramites esto se debe a la falta de una ley que norme las relaciones entre los productores de documentos y las áreas de resguardo de los documentos, los cuales han sido rebasados y repercutiendo gravemente en el desempeño de sus funciones.


Estas iniciativas, si bien se refieren fundamentalmente al aspecto de la conservación del material considerado como histórico, dejando un hueco en la reglamentación de la organización y funcionamiento de los archivos activos o administrativos, constituyendo una base importante para la preservación y regulación del funcionamiento de los archivos del gobierno.


A o de 1790
Año de 1790 aspecto de la conservación del material considerado como histórico, dejando un hueco en la reglamentación de la organización y funcionamiento de los archivos activos o administrativos, constituyendo una base importante para la preservación y regulación del funcionamiento de los archivos del gobierno.

El 27 de marzo, el Conde de Revillagigedo presenta el proyecto para la construcción de un archivo general, que tuviese como objeto reunir tan interesantes papeles para estudiar la vida del reino y la conveniencia de reunir en lugar adecuado las numerosas colecciones para coordinarlas.


Además de la lista de oficinas e instituciones que les ordenaba enviar sus archivos antiguos, el articulo segundo daba posibilidad a las ciudades que enviaran sus archivos al general para su custodia.

De dicha orden, ésta sólo daba recomendaciones generales para la ordenación donde los archivos administrativos serian la base de los archivos históricos.


A o de 1798 1823
Año de 1798 - 1823 ordenaba enviar sus archivos antiguos, el articulo segundo daba posibilidad a las ciudades que enviaran sus archivos al general para su custodia.

El 4 de agosto de 1798, el Virrey Anzanza publico un decreto ordenando y prohibiendo, la venta de documentos y papel a coheteros, bizcocheros y tenderos, así como la economía en el uso del papel en los despachos y oficinas gubernamentales.

Al concluir la guerra de independencia, la situación de los archivos era verdaderamente caótica. En 1823 se retoma el proyecto de Revillagigedo, siendo nombrado para tal fin a Don Juan de Dios Uribe, para que coleccionara y coordinara los documentos enviados a las secretarias de guerra, hacienda, justicia y relaciones.


A o de 1846
Año de 1846 ordenaba enviar sus archivos antiguos, el articulo segundo daba posibilidad a las ciudades que enviaran sus archivos al general para su custodia.

En 1846, siendo ministro de relaciones Don José Maria Lafragua, se acordó emitir un decreto que reglamentara la organización del archivo definiendo la función del archivo.


El reglamento dividido en 10 capítulos, establecía desde lo debía contener el archivo y como debían manejarse los documentos, hasta las formas en que debería de manejarse su personal de planta. Señalaba lo que el archivo debería contener; los expedientes concluidos y que se vayan terminando en los ministerios y los correspondientes a los antiguos ministerios de gobierno, y otras cosas antiguas e interesantes para la historia.

En relación con los archivos administrativos, constituye un esfuerzo por homogenizar los términos usados para la guarda y destino de los papeles generados por las oficinas gubernamentales, y un intento de estipular cual era la documentación que debería ser trasladada al archivo general al termino de su tramitación, por lo tanto, era susceptible de ser eliminada.


A o de 1868
Año de 1868 lo debía contener el archivo y como debían manejarse los documentos, hasta las formas en que debería de manejarse su personal de planta. Señalaba lo que el archivo debería contener; los expedientes concluidos y que se vayan terminando en los ministerios y los correspondientes a los antiguos ministerios de gobierno, y otras cosas antiguas e interesantes para la historia.

En 1868, se envía una circular a los funcionarios públicos de la nación, en virtud, de la inobservancia de las previsiones legales relativas a la remisión que las autoridades y que otras personas mencionadas en ellas, deben hacer para el archivo de documentos pertenecientes a las oficinas que están a su cargo, y los prejuicios que al servicio publico esta ocasionado esta falta según lo estipulado en el reglamento de 1846.


A o de 1909 1917
Año de 1909 - 1917 lo debía contener el archivo y como debían manejarse los documentos, hasta las formas en que debería de manejarse su personal de planta. Señalaba lo que el archivo debería contener; los expedientes concluidos y que se vayan terminando en los ministerios y los correspondientes a los antiguos ministerios de gobierno, y otras cosas antiguas e interesantes para la historia.

En 1909, se crea una junta reorganizadora del archivo general, la cual concluye sus actividades por el movimiento revolucionario.

En 1917 el Archivo General y Publico de la Nación, cambia su denominación y adopto el nombre que actualmente detenta; Archivo General de la Nación (A.G.N.), y volvía a cambiar de adscripción, a la Secretaria de Gobernación.


A o de 1920
Año de 1920 lo debía contener el archivo y como debían manejarse los documentos, hasta las formas en que debería de manejarse su personal de planta. Señalaba lo que el archivo debería contener; los expedientes concluidos y que se vayan terminando en los ministerios y los correspondientes a los antiguos ministerios de gobierno, y otras cosas antiguas e interesantes para la historia.

Se expide el reglamento publicado en el

diario oficial el 2 de octubre de 1920,

sustituyendo al de 1846, siendo menos

especifico en cuanto a los archivos

administrativos.


El reglamento al referirse al objeto del archivo, las funciones a desempeñar por la institución establece que deben ser: recolectar, clasificar, conservar y difundir todos los documentos e instrumentos que de alguna manera puedan contribuir a la formación de la historia nacional, así como expedir copias certificadas; para ello deberán concentrarse los documentos de todas las oficinas extinguidas de toda la nación y todos los expedientes que de acuerdo con los reglamentos propios de cada oficina estén agotados en su tramitación, a su vez, deberán reunirse en el A.G.N. todas las leyes y decretos, federales y estatales y todas las publicaciones periódicas, sean periódicos, folletos, u obras oficiales o particulares impresos en el país.


A o 1930 1944
Año 1930 - 1944 funciones a desempeñar por la institución establece que deben ser: recolectar, clasificar, conservar y difundir todos los documentos e instrumentos que de alguna manera puedan contribuir a la formación de la historia nacional, así como expedir copias certificadas; para ello deberán concentrarse los documentos de todas las oficinas extinguidas de toda la nación y todos los expedientes que de acuerdo con los reglamentos propios de cada oficina estén agotados en su tramitación, a su vez, deberán reunirse en el A.G.N. todas las leyes y decretos, federales y estatales y todas las publicaciones periódicas, sean periódicos, folletos, u obras oficiales o particulares impresos en el país.

En los años 30’s fue creada la ley sobre planificación general de la republica, en la que no se mencionan los archivos como parte del sistema burocrático.

En 1944, se realiza el primer congreso de archivistas, celebrado en la Cd. de México, entre las resoluciones tomadas se destacan las siguientes:


Disposiciones de 1944
Disposiciones de 1944 funciones a desempeñar por la institución establece que deben ser: recolectar, clasificar, conservar y difundir todos los documentos e instrumentos que de alguna manera puedan contribuir a la formación de la historia nacional, así como expedir copias certificadas; para ello deberán concentrarse los documentos de todas las oficinas extinguidas de toda la nación y todos los expedientes que de acuerdo con los reglamentos propios de cada oficina estén agotados en su tramitación, a su vez, deberán reunirse en el A.G.N. todas las leyes y decretos, federales y estatales y todas las publicaciones periódicas, sean periódicos, folletos, u obras oficiales o particulares impresos en el país.

  • Es de crearse la dirección general autónoma de archivos nacionales, que comprenda dos grandes departamentos: archivos históricos y archivos administrativos.

  • Esta dirección comprenderá archivos federales, los de los estados y municipios.

  • La dirección general será una oficina de dirección técnica y de acción coordinadora y unificación.

  • El A.G.N. será el núcleo principal y centralizador de los archivos históricos, sin prejuicio de lo dispuesto en los archivos históricos locales.

  • Por el traslado de documentos de los archivos administrativos a los archivos históricos, se considera un plazo no mayor a treinta años, ni mayor de sesenta, a contar de la declaración de haber quedado concluido el expediente.


  • La dirección general levantara un inventario de los archivos históricos que deberán concentrarse en el A.G.N.

  • Para la concentración de archivos de propiedad particular, se dispondrá de una partida especial a fin de hacer su adquisición, pudiendo el gobierno expropiarlo cuando lo considere pertinente, de acuerdo con lo que las leyes establecen.

  • La creación de un consejo supremo de archivistas, cuya función será consultiva y en el que estén representados los tres poderes, los estados, los municipios y las sociedades científicas y culturales.

  • Que la secretaria de gobernación expida una circular a todos los archivos federales y locales recomendando la conservación de sus documentos, entre tanto se expida la ley que se propone.


Disposiciones anexas
Disposiciones Anexas archivos históricos que deberán concentrarse en el A.G.N.

Por otra parte, se hicieron proposiciones tendientes a regular el funcionamiento de los archivos de trámite de las oficinas públicas. En este mismo año, se expiden dos decretos o leyes que tendrán importancia para conservación de los documentos históricos del país y de trascendencia, para la preservación de los archivos gubernamentales.


Para controlar más eficazmente la salida de documentos históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.


Importancia de las disposiciones
Importancia de las Disposiciones históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

Esta última ley es de gran importancia para los archivos administrativos, puesto que en ella se deja asentado que los archivos de las oficinas publicas, los archivos cuyos expedientes están en tramite, deberán ser considerados bienes nacionales y que el ejecutivo federal dictara las medidas administrativas necesarias para preservar estos archivos del abandono, la destrucción, enajenación por parte de funcionarios públicos, y proponer iniciativas de ley que estipulen la norma en que la nación dispondrá de estos bienes, quedando asentado que los archivos activos son bienes nacionales.


A o de 1946
Año de 1946 históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

En 1946 se crea un nuevo reglamento para el A.G.N. el cual substituye al de 1920, en este se establecía el tipo de documentos que el archivo debería concentrar. Además, que el archivo tendría a su cargo la custodia, clasificación, y catalogación de todos los documentos contenidos en los expedientes que se refiere la ley de bienes nacionales.

Para efectos, se concentran los documentos de los archivos de las oficinas federales, cuya tramitación se encuentra agotada conforme a los reglamentos propios de cada oficina o bien de una oficina que haya sido extinguida, para la conservación de estos expedientes administrativos, era que el Art.3o. del reglamento se establecía que estos tienen carácter de dominio publico, pertenecientes al patrimonio nacional.


Importancia del decreto de 1946
Importancia del decreto de 1946 históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

En el decreto se prohíbe la exportación de documentos originales relacionados con la historia de México, el nuevo reglamento otorga al A.G.N. facultades para la salida del país de estos. Un último aspecto de este reglamento es el de la creación de una comisión consultiva del A.G.N. cuyos objetivos son estudiar las medidas necesarias para mejorar las condiciones generales del archivo y ver que se cumplan sus fines, y en estrecha relación con las diversas comisiones y estudiosos de las medidas para agilizar la administración publica en materia de archivos.


A o de 1958
Año de 1958 históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

A partir de la creación en 1958, de la Secretaria de la Presidencia, el ejecutivo federal dispuso que, además de la plantación, coordinación y evaluación del gasto publico, destinado a programas de desarrollo socioeconómico, se estudiaran las modificaciones que requieran la administración publica, a fin de agilizar su funcionamiento, es así como se concibe la necesidad de una reforma administrativa, que propicie la modernización de los archivos públicos.


A o de 1965
Año de 1965 históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

La Secretaria de la Presidencia crea la comisión de administración publica, y en 1968, esta comisión forma el secretariado técnico que en el año de 1969 presenta el informe titulado:

“Sistema de Archivo en el Sector Publico. Informe de las entidades centralizadas”

Este informe proporciona una visión general acerca de la situación en que se encontraban los servicios de correspondencia y archivo. Fueron estos primeros estudios los que demostraron la necesidad de crear un organismo que diera homogeneidad y coordinación a los archivos.


Cotecuca
COTECUCA históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

Para su diseño y la realización de estos estudios se crea por el C.A.P y su secretariado técnico, el Comité Técnico Consultivo de las Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA) a fines de 1969 y principios de 1970, el COTECUCA realizo un proyecto para la creación de la Dirección General de Archivos Nacionales, y las Unidades de Archivos Federales Administrativos.


C a p cotecuca
C.A.P. - COTECUCA históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

En 1970, el C.A.P. y COTECUCA reelaboran sus proyectos de Administración de Archivos Nacionales, dando a conocer en el mes de Marzo, el proyecto titulado: “Proyecto para la creación para un organismo central de administración de archivos de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal”.

A fines de 1970, se elaboro un proyecto de ley denominado: “Ley Federal de la Administración de documentos oficiales”, Frac. X.- de la ley de bienes generales, y en el inciso F, del Art.72 de la Constitución de la República.


A o de 1972
Año de 1972 históricos y prevenir la posibilidad de su contrabando, este decreto de siete artículos responsabiliza a los funcionarios aduanales para permitir su salida sin su permiso correspondiente, quedando sujetos a las leyes penales y administrativas quienes incurran en este delito. La segunda ley de referencias, es de particular importancia para los archivos administrativos, es la ley de bienes nacionales, publicada en el D.O.F. el 24 de agosto de 1944.

El 28 de Enero de 1972, se dio a conocer la reforma administrativa al Art.28, de la ley de secretarias y departamentos de estado, donde se previo la obligación de cada dependencia de contar con un reglamento interior en el cual quedasen definidas las funciones de los diferentes órganos, generando el proyecto para dotar a la Administración Publica de un organismo central normativo y coordinador del sistema de correspondencia y archivos del sector publico federal.


La propuesta sugería los sistemas de archivo o sistema central normativo, cuyo objetivo seria: orientar, coordinar y evaluar, a través de normas técnicas, la acción de las unidades responsables del manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos que se producen en la administración publica, así como concentrar, preservar e incrementar los documentos valiosos y/o de interés histórico nacional.


A o de 1973
Año de 1973 central normativo, cuyo objetivo seria: orientar, coordinar y evaluar, a través de normas técnicas, la acción de las unidades responsables del manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos que se producen en la administración publica, así como concentrar, preservar e incrementar los documentos valiosos y/o de interés histórico nacional.

La segunda etapa del COTECUCA se inicio en 1973, cuando se dio a conocer el manual titulado las unidades de correspondencia y archivo en el sector publico federal. Guía para su organización y funcionamiento. El cual se dividió en dos capítulos: el primero sobre organización y funcionamiento de las unidades de correspondencia y archivo, el segundo acerca del funcionamiento interno de las mismas.


A o de 1978 1982
Año de 1978 - 1982 central normativo, cuyo objetivo seria: orientar, coordinar y evaluar, a través de normas técnicas, la acción de las unidades responsables del manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos que se producen en la administración publica, así como concentrar, preservar e incrementar los documentos valiosos y/o de interés histórico nacional.

La unidad de archivo administrativo queda definitivamente establecida al interior del A.G.N.

En 1978, año en el que aparece el Manual de Organización del Archivo General de la Nación, en el cual se determina la estructura y funciones de las direcciones que lo integran, persistiendo inalterada hasta 1982, en virtud de una total reorganización interna, así como de una mayor definición de las principales tareas de cada área.


Seminario cotecuca
Seminario COTECUCA central normativo, cuyo objetivo seria: orientar, coordinar y evaluar, a través de normas técnicas, la acción de las unidades responsables del manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos que se producen en la administración publica, así como concentrar, preservar e incrementar los documentos valiosos y/o de interés histórico nacional.

Seminario nacional sobre correspondencia y archivos administrativos e históricos en la administración pública estatal y municipal, en el cual se dan una serie de recomendaciones a los puntos:

II. Reforma de los servicios de correspondencia y archivo y promulgación de una ley sobre administración de documentos.

III. Reconocimiento y capacitación del personal archivístico.

V. Integración de un sistema nacional de archivos.

VII. Diseño e implantación de un sistema red de correspondencia y archivos en los estados y municipios.

X. Pugnar por convertir las actividades archivísticas en un eficiente apoyo para las funciones de la administración publica.


A o de 1978
Año de 1978 central normativo, cuyo objetivo seria: orientar, coordinar y evaluar, a través de normas técnicas, la acción de las unidades responsables del manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos que se producen en la administración publica, así como concentrar, preservar e incrementar los documentos valiosos y/o de interés histórico nacional.

Conclusiones de la II Reunión nacional de archivos históricos y administrativos estatales y municipales.

  • Analizar en cada entidad federativa, a través de comisiones nombradas al efecto, el proyecto del sistema nacional de archivos y se determine como plazo para remitir los resultados de dichos análisis, al A.G.N. el 31 de Enero de 1979.

  • Integrar, coordinado por el archivo general del estado, un comité técnico consultivo en materia de archivos, con representantes de cada una de las unidades administrativas de gobierno, de los estados de la federación, así mismo, la integración de un comité técnico consultivo de archivos municipales.


  • Coordinar el A.G.N., los comités técnicos consultivos estatales analicen y definan técnicas y métodos idóneos con el fin de estandarizar la operación de los archivos.

  • Emitir disposiciones los gobiernos de los estados sobre administración de documentos y conservación de los archivos históricos.

  • Integrar una comisión dictaminadora, de acuerdo con las características de cada estado, para que determinen el tiempo útil de vida de los documentos y su valor histórico.

  • Legislar en cada estado, para que los egresados de las instituciones de enseñanza superior cuyas carreras tengan relación con archivos, presenten servicio social en los mismos.

  • Presentar ante la próxima reunión nacional de oficiales mayores de los estados, a través del A. G. N. y la coordinación general de estudios administrativos de la presidencia de la republica, las conclusiones de esta segunda reunión, con el fin de asegurar la consolidación de lo aquí concertado.


Disposiciones de los estudios del a o 1978
Disposiciones de los estudios del año 1978 estatales analicen y definan técnicas y métodos idóneos con el fin de estandarizar la operación de los archivos.

  • El sistema concebido para operar en el ámbito nacional, debe comprender, en primer termino, a todas las instituciones que forman el sector publico.

  • Administración pública federal que incluye a todas las instituciones del sector publico central y del sector paraestatal.

  • Administración del poder legislativo.

  • Administración del poder judicial.

  • Administraciones estatales.

  • Administraciones municipales.

  • Así también, la cobertura del sistema se extiende al sector privado, en la medida que este sector posea documentos que se consideren evidencia importante sobre la historia nacional; además de este sector también provienen demandas de la información contenida en los archivos históricos.


A o 1979 1980
Año 1979 - 1980 estatales analicen y definan técnicas y métodos idóneos con el fin de estandarizar la operación de los archivos.

Los resultados de las reuniones que se efectúan durante el año de 1979, permiten presentar los lineamientos generales que deben observar las dependencias y entidades del ejecutivo federal en la administración de los archivos, documento que será la base normativa del acuerdo presidencial del 24 de abril de 1980, en materia de archivos.

Sus capítulos, lineamientos para la administración de los archivos administrativos y lineamientos para el manejo y registro de correspondencia, permitirán a las dependencias oficiales seguir criterios mínimos para administrar sus archivos.


Nuevo concepto del a g n
Nuevo concepto del A.G.N. estatales analicen y definan técnicas y métodos idóneos con el fin de estandarizar la operación de los archivos.

Este acuerdo presidencial permite al A.G.N. fungir como órgano normativo de los archivos de la administración publica y del ejecutivo federal en materia de archivos administrativos e históricos, asentándose las bases legales para el funcionamiento institucional del sistema nacional de archivo. Sustenta jurídicamente las acciones que deberá desarrollar el A.G.N. para normalizar las actividades técnico archivísticas que requiere la administración pública. El presente acuerdo se publica en el D.O.F. el 14 de Julio de 1980.


A o de 1981
Año de 1981 estatales analicen y definan técnicas y métodos idóneos con el fin de estandarizar la operación de los archivos.

23 de Enero, se establecen determinados plazos de conservación de documentos para asuntos contables (SHCP).

16 de Febrero, se publica en el mismo órgano las normas sobre el diseño, forma, tamaño y formato que deben tener las carpetas para archivo de formas continuas estandarizadas (SECOM).

5 de Enero, el A.G.N. y SECOM, determinan procedimiento de baja de archivo vencido, pertenecientes al gobierno federal, exceptuando documentos históricos y antecedentes de investigaciones para tramites judiciales, expedientes susceptibles de integrarse al A.G.N., expedientes referidos a objetos semejantes a los descritos en la Ley general del patrimonio cultural de la nación y en la Frac X del Articulo 2o. de la Ley general de bienes nacionales.


A o de 1982
Año de 1982 estatales analicen y definan técnicas y métodos idóneos con el fin de estandarizar la operación de los archivos.

Aunado a los acuerdos y decretos emitidos por el gobierno federal, en la reunión nacional de archivo, de 1982, se realiza un balance de los logros a partir del punto jurídico encontrando avances notables dentro del sistema nacional de archivos.

Dentro del marco jurídico se obtuvo que una considerable parte de los archivos estatales cuenta con los instrumentos jurídicos, leyes, reglamentos, decretos, que le dan base jurídica tanto a su existencia como a la reglamentación de su funcionamiento.


En el marco jurídico administrativo se elaboro una guía tipo para que los archivos estatales hicieran sus propios manuales de organización de los cuales existe un numero importante.

En lo referente a los recursos materiales, diversos gobiernos de los estados han dotado de edificios, locales e instalaciones funcionales y adecuadas para albergar sus acervos. En lo particular, existen disposiciones jurídicas que permiten realizar procedimientos en la administración de documentos, a la falta de una ley de administración de documentos, y se analizaran para una mayor comprensión.


Acuerdos de disposici n a g n
Acuerdos de disposición A.G.N. tipo para que los archivos estatales hicieran sus propios manuales de organización de los cuales existe un numero importante.

Acuerdo por el que se dispone que el A.G.N. será la entidad central y de consulta del ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la administración publica federal.

Acuerdo Art.1o. el A.G.N., como órgano desconcentrado de la secretaria de gobernación, será la entidad central y de consulta del ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la administración publica federal.


Funciones a g n
Funciones A.G.N. tipo para que los archivos estatales hicieran sus propios manuales de organización de los cuales existe un numero importante.

  • Realizar los estudios que permitan mediante la implantación de sistemas, procedimientos y normas técnicas, elevar la eficiencia de los archivos federales.

  • Emitir las normas, políticas y lineamientos generales conforme a los cuales se fijen las relaciones operativas internas y externas entre las unidades que ejerzan las funciones de correspondencia y archivos administrativos e históricos de la administración publica federal.

  • Asesorar y apoyar a las dependencias en el diseño de sus procedimientos internos, para el manejo y administración de documentos.


  • Vigilar y evaluar el cumplimiento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación de documentos, que integren los archivos con motivo de la gestión administrativa.

  • Ser el órgano de apoyo, supervisión y promoción de la formación de archivos históricos.

  • Ordenar, conservar y en su caso liberar la documentación que le transfieran las dependencias y entidades de la administración pública federal y gestionar la recuperación de archivos públicos.

  • Promover y apoyar investigaciones históricas, así como difundir y publicar la información que lo amerite en el ámbito de la administración publica federal.

  • Las demás que le correspondan para el cumplimiento del Art. 30.


Decretos de bienes de valor cultural a o 1970
Decretos de bienes de valor cultural (Año 1970) para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación de documentos, que integren los archivos con motivo de la gestión administrativa.

El 16 de Diciembre de 1970, la Secretaria de Educación Publica promueve la Ley federal del patrimonio cultural de la nación, en la cual se determinan bienes de valor cultural, los siguientes:

  • Los monumentos, muebles e inmuebles, arqueológicos, históricos y artísticos.

  • Los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones.

  • Las colecciones científicas y técnicas.

  • Las piezas etológicas, antropológicas y paleontológicas.

  • Los museos y colecciones de armas.

  • Los archivos oficiales.

  • Los archivos musicales.

  • El fono grabaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro tipo de interés para la cultura, que contenga imágenes o sonidos.


A o 1982
Año 1982 para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación de documentos, que integren los archivos con motivo de la gestión administrativa.

La Secretaria de Programación y Presupuesto, publica el acuerdo por el que se dispone que el conjunto contable consistente en libros de contabilidad, registros contables, y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso y del gasto publico de las dependencias y entidades de la administración publica federal, constituye el archivo contable gubernamental que deberá guardarse, conservándose y custodiarse, por un mínimo de 12 años.

El Diario Oficial de la Federación, 12 de Noviembre de 1982. La Secretaria de Comercio, dispone lo correspondiente a la solicitud de baja de archivo vencido.


A o de 19811
Año de 1981 para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación de documentos, que integren los archivos con motivo de la gestión administrativa.

En Marzo, el A.G.N. difunde el mecanismo de baja de archivos de la administración publica, disposiciones correspondientes a las solicitudes de baja de archivos vencidos, girado por la dirección general de bienes muebles a las direcciones de administración de las dependencias del sector publico. El A.G.N. entre los años 1979 y 1981 publica en los cuadernos técnicos, aspectos de importancia para los archivos, en el cuaderno No.7 se encuentra el catalogo de vigencia útil, vida útil administrativa e histórica de los documentos de la administración publica. El cual funge como instructivo de depuración legal para las dependencias de la administración publica federal. En la cual se determina el tiempo de conservación de expedientes de asuntos terminados, en lo referente a los archivos administrativos, de concentración e históricos. Así como la transferencia primaria, secundaria, y depuración de los documentos.


A o de 1998
Año de 1998 para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación de documentos, que integren los archivos con motivo de la gestión administrativa.

El 25 de Agosto de 1998, la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, publica en el Diario Oficial de la Federación un acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental y la tipología documental, de los documentos que se conservaran por un tiempo mayor a los cinco años, creando la documentación fiscal la que se reserva durante diez años mas dos.


Ley federal de transparencia y acceso a la informaci n p blica gubernamental
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Con la expedición de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental, decretada el 30 de Abril de 2002 y publicado en el D.O.F. el 11 de Junio de 2002, Se determina la necesidad de crear el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), así el 24 de Diciembre de 2002 por decreto presidencial publicado en el D. O. F. se da la creación del Instituto Federal de Acceso a la Información Publica.

El martes 1 de Abril de 2003 se publica en el D.O.F. las recomendaciones para la identificación de información reservada o confidencial por parte de las dependencias y entidades de la administración publica federal.


11 de junio de 2003
11 de Junio de 2003 Pública Gubernamental

  • El Miércoles 11 de Junio de 2003 se da a conocer el Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

    Conteniendo los siguientes capítulos:

  • Disposiciones generales

  • Obligaciones de transparencia

  • Publicación de proyectos de leyes y disposiciones administrativas de carácter general

  • Clasificación de información

  • Información reservada

  • Información confidencial

  • Organización de archivos

  • Protección de datos personales

  • Costos por reproducción y envió de la información

  • De la unidades de enlace y los comités

  • Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

  • Del procedimiento de Acceso a la información pública

  • De los procedimientos de acceso y corrección de datos personales

  • De los procedimientos ante el Instituto Federal de Acceso a la Información


Reglamento interior del instituto federal de acceso a la informaci n p blica
Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

  • Mediante el decreto del ejecutivo Federal, publicado en el D. O. F. el 24 de Diciembre de 2002, donde se estableció el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, como un organismo descentralizado, no sectorizado, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión. Y con fundamento en el articulo 37 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental donde se establecen las atribuciones para que el propio Instituto genere el reglamento interior, que tiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y operación del IFAI. Se expide el Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública el 11 de Junio de 2003.


12 de junio de 2003
12 de Junio de 2003 Información Pública

  • El Jueves 12 de Junio de 2003 se publican en el D. O. F. los Lineamientos quedeberán observar las dependencias y entidades de la administración pública federal en la recepción, procesamiento y tramite de las solicitudes de acceso a la información pública gubernamental que formulen los particulares; así como en su resolución y notificación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección.


Agosto de 2003
Agosto de 2003 Información Pública

  • El Jueves 7 de Agosto de 2003, se publica el acuerdo por el que se delegan facultades de representación legal de diversa índole del Instituto Federal de Acceso a la información Pública.

  • Posteriormente el Jueves 15 de Agosto de 2003 se da a conocer el formato de la solicitud de intervención del IFAI para verificar la falta de respuesta por parte de una dependencia o entidad a una solicitud de acceso a la información, cuya presentación no se realiza por medios electrónicos.

  • Lunes 18 de Agosto de 2003 se dan a conocer en el D. O. F. los lineamientos generales para la Clasificación y Desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la administración publica Federal.


  • El Miércoles 20 de Agosto de 2003 su publica en el D. O. F. los lineamientos que deberán seguir las dependencias y entidades de la administración Pública Federal para notificar al Instituto el listado de sus sistemas de datos personales.

  • Lunes 25 de Agosto de 2003 los lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la administración Pública Federal en la recepción, procesamiento, trámite, resolución y notificación de las solicitudes de acceso a datos personales que formulan los particulares, con exclusión de las solicitudes de corrección de dichos datos.


20 de febrero de 2004
20 de Febrero de 2004 los lineamientos que deberán seguir las dependencias y entidades de la administración Pública Federal para notificar al Instituto el listado de sus sistemas de datos personales.

  • Se publica en el D. O. F. los Lineamentos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública Federal. De donde se destacan los siguientes puntos:

  • Las designaciones de los titulares de los archivos de las dependencias y entidades, deberán notificarse al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

  • La guía simple de archivo deberá estar publicada en los sitios de Internet de las dependencias y entidades, a más tardar el 1 de enero de 2005.

  • Las dependencias y entidades deberán contar con el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como con el Catálogo de Disposición Documental a más tardar en Octubre de 2004.


  • El primer catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico se deberá enviarse al Archivo General de la Nación en Febrero de 2005

  • En Noviembre de 2004, las dependencias y entidades deberán contar con un calendario institucional en el que se establezcan fechas para la organización total de sus archivos, así como un informe de la situación que guarda el cumplimiento de los Lineamientos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental. Lo anterior, deberá publicarse en los sitios de Internet de cada dependencia o entidad.

  • El inventario general deberá estar concluido a más tardar el 31 de Diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título anterior al 12 de Junio de 2003.

  • El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración del inventario general por expediente, respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de Junio de 2003.


Fundamento legal para la designacion del responsable de archivo de tramite
FUNDAMENTO LEGAL PARA LA DESIGNACION DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE

  • LINEAMIENTOS Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.20 de febrero de 2004

  • Capítulo I

  • Segundo. Fracc. IV. Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.


Secci n ii de los archivos de tr mite
Sección II ARCHIVO DE TRAMITEDe los archivos de trámite

  • Décimo.

    En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones:

  • I. Integrar los expedientes de archivo;

  • II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental;

  • III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración,

  • en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;


  • III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración,

  • en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

  • IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y

  • V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo.


Ley estatal y municipal
Ley Estatal y Municipal su caso, con el archivo de concentración,

  • ,Como respuesta a la transparencia y acceso a la información pública gubernamental, los estados que forman la federación, emitieron sus correspondientes disposiciones en la materia, en casos particular leyes sobre archivos y disposiciones para la unidad de enlace.


Leyes sobre transparencia de los estados
Leyes sobre Transparencia de los Estados. su caso, con el archivo de concentración,

  • Estos Estados son:

  • Durango

  • Distrito Federal

  • Estado de México

  • Estado de Hidalgo

  • Estado de Jalisco

  • Estado de Michoacán

  • Estado de Querétaro

  • Estado de Sinaloa

  • Estado de Morelos

  • Estado de Chihuahua


  • Estado de San Luís Potosí su caso, con el archivo de concentración,

  • Estado de Nayarit

  • Estado de Quintana Roo

  • Estado de Baja California Sur

  • Estado de Puebla

  • Estado de Oaxaca

  • Estado de Guanajuato

  • Estado de Nuevo León

  • Estado de Aguascalientes

  • Estado de Colima

  • Estado de Coahuila


Ley estatal de archivos
Ley Estatal de Archivos su caso, con el archivo de concentración,

  • Estado de México

  • Estado de Baja California Sur

  • Estado de Coahuila

  • Estado de Guanajuato

  • Estado de Hidalgo


Reglamentos municipales
Reglamentos Municipales su caso, con el archivo de concentración,


Eric guillermo conde lopez
ERIC GUILLERMO CONDE LOPEZ. su caso, con el archivo de concentración,

GRACIAS

POR SU

ATENCIÓN


Econdel@ipn mx gom0105@hotmail com

[email protected] su caso, con el archivo de concentración,[email protected]

“LA TECNICA AL SERVICIO DE LA PATRIA”


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