FORMATOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1. FORMATOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS • Conceptualización y caracterización • Texto: doc, htm

2. CONCEPTUALIZACIÓN Y CARACTERIZACIÓN Las PC funcionan procesando datos y almacenando información, esta ultima se la denomina archivos. En principio lo archivos se dividen en dos grupos: Ejecutables: Los archivos ejecutables son aquellos archivos que almacenan una serie de instrucciones que inician determinados procesos. Estos son los responsables de hacer correr los programas. No ejecutables: Los archivos se clasifican por el tipo de información que almacenan. Este tipo de archivo nos refiere a la generalidad: archivos de audio, archivos de video, archivos de imagen, archivos de texto, archivos de uso exclusivo, archivos de sistema. Dentro de estos grupos generales se anidad archivos con determinadas características en la codificación de la información, a esas particularidades se les llama formato.

3. CONTINUA….. Por lo general el formato sólo es visible para el usuario mediante la extensión del archivo, y también el usuario hace referencia al formado mencionando esa extensión. El mencionar la extensión es enormemente más sencillo que mencionar el formato, ya que habría que enumerar una lista larga de particularidades de codificación; mientras que mencionar la extensión para hacer alusión al formato basta con mencionar unas cuantas letras. La nomenclatura del archivo es la siguiente: primeramente va el nombre del archivo (nos sirve para diferenciar unos archivos de otros), luego, separado por un punto, una serie 3 de letras o 4, que es la extensión del archivo y hace referencia al formato del archivo. En entornos con interfaz grafica de usuario (como Windows) el archivo lleva un icono, asociado con el programa que lo abre, o un icono para indicar que no hay aplicación predeterminada que lo abra.

4. TIPOS DE ARCHIVOS Una clasificación esta dada por los archivos ascii y los binarios. El vocablo ascii es un acrónimo para American Standard CodeforInformationInterchange. Es un estándar que asigna un valor numérico a cada carácter, con lo que se pueden representar los documentos llamados de Texto Plano, es decir, un formato que almacena los datos a través de texto simple, es por ello que se utiliza para intercambio de datos o bien para generar archivos modificables por el usuario. Su contenido se pueden visualizar y editar con cualquier procesador de palabras. Archivosascii Formatos de texto: .tex, .txt, .html Formatos de intercambio: .rtf, .ps, .uu

5. CONTINUA….. Los archivos binarios a diferencia del anterior, este almacena cualquier información como colores, órdenes, texto, imágenes, sonidos, etcétera, en un lenguaje entendible únicamente por la computadora. Con ello, se obtienen archivos de menor peso a los generados en formato ascii. Al mostrar el contenido de un archivo binario con algún procesador de palabras, únicamente se visualizará un conjunto de caracteres y símbolos extraños. . Por ejemplo: Archivos binarios: De imagen: .jpg, .gif, .tiff, .bmp; entre muchos otros De video: .mpg, .mov, .avi, .gif Comprimidos o empaquetados: .zip, .Z, .gz, .tar, .lhz Ejecutables o compilados: .exe, .com, .cgi, .o, .a Procesadores de palabras: .doc

6. CONTINUA….. Otra división esta dada por los archivos ejecutables y los no ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los primeros están creados para funcionar por si mismos y los segundos almacenan información que tendrá que ser utilizada con ayuda de algún programa. De todos modos, la mayoría de los programas llevan otros archivos que son necesarios además del ejecutable. Estos archivos adjuntos que requieren los programas son necesarios para su buen funcionamiento, y aunque puedan tener formatos distintos no pueden ser eliminados o al menos si queremos que siga funcionando bien. Ejemplo: -EXE -COM -BAT -DLL, etc. Dentro de los archivos de datos se pueden crear grupos, especialmente por la temática o clase de información que guarden. y necesitan de una aplicación especifica para ser abiertos. Como por ejemplo en archivos de imágenes, de texto, de vídeo, comprimidos...

7. TEXTO: DOC, HTM Dentro de los documentos de texto sed debe diferenciar entre el texto plano y el enriquecido. Es decir, entre los formatos que sencillamente guardan las letras (txt, log...) y los que podemos asignarles un tamaño, fuente, color, etc. (doc). DIC --> Block de notas / WordPad DOC(*)--> Microsoft Word DIZ --> Block de notas / WordPad DOCHTML --> HTML de Microsoft Word EXC --> Block de notas / WordPad IDX --> Block de notas / WordPad LOG --> Block de notas / WordPad PDF --> Adobe Acrobat RTF(*) --> Microsoft Word SCP --> Block de notas / WordPad TXT(*)--> Block de notas / WordPad WRI --> Write WTX --> Block de notas / WordPad

8. CONTINUA….. Microsoft Word utiliza un formato nativo cerrado y muy utilizado, comúnmente llamado DOC (utiliza la extensión de archivo .doc). Documentos de textoenriquecidos (posibilidad de asignarleformato a lasletras y otrascaracteristicas). Por la amplísima difusión del Microsoft Word, este formato se ha convertido en estándar con el que pueden transferirse textos con formato o sin formato, o hasta imágenes, siendo preferido por muchos usuarios antes que otras opciones como el texto plano para el texto sin formato, o JPG para gráficos; sin embargo, este formato posee la desventaja de tener un mayor tamaño comparado con algunos otros. Por otro lado, la Organización Internacional para la Estandarización ha elegido el formato OpenDocument como estándar para el intercambio de texto con formato, lo cual ha supuesto una desventaja para el formato .doc. Ahora, en el Word 2007, se maneja un nuevo formato, docx. Es más avanzado y comprime aún más el documento. Puede instalarse un complemento para abrir documentos creados en Office 2007 desde versiones de Office anteriores, disponible desde la página de Microsoft..

9. CONTINUA….. Formato RTF El formato RTF (siglas en inglés para RichTextFormat o 'Formato de texto enriquecido') surgió como acuerdo para intercambio de datos entre Microsoft y Apple en los tiempos en que Apple dominaba el mercado de los computadores personales. Las primeras versiones del formato .doc de Word derivaban del RTF. Incluso ahora hay programas de Microsoft, tal como WordPad, que usan directamente RTF. El documento en formato RTF tiene extensión .rtf El RTF es un formato de texto compatible, en el sentido que puede ser migrado desde y hacia cualquier versión de Word, e incluso muchos otros procesadores de textos y de aplicaciones programadas. El RTF es una forma particular para dar formato a un texto, salvando las diferencias, como lo puede ser HTML o Tex, insertando códigos particulares entre el texto. No se usa inclusión de comandos y controles en el documento como se hace en el formato DOC, que pueden inhabilitar a otras aplicaciones o procesadores a abrirlos. Para observar cómo un documento está formateado en RTF sencillamente se abre el archivo con cualquier editor de texto de formato ASCII, por ejemplo con el Bloc de notas de Windows.

10. CONTINUA….. -- TXT: Formato de textoplano, habitual pararegistros. Texto sin formato, no admite gráficos ni imágenes, se puede transportar posteriormente a cualquier formato. -- HTM: HTML es el acrónimo de HyperTextMarkupLanguage (Lenguaje de Marcado de Hipertexto) y es el lenguaje que se utiliza para crear las páginas web. Este lenguaje indica a los navegadores cómo deben mostrar el contenido de una página web. El lenguaje html contiene dos partes: el contenido, que es el texto que se verá en la pantalla de un ordenador, y las etiquetas y atributos que estructuran el texto de la página web en encabezados, párrafos, listas, enlaces, etc. y normalmente no se muestra en pantalla. Las etiquetas, que son un conjunto de caracteres que rodean partes del documento, están formadas por el símbolo.

11. CONTINUA….. Cuando se escanea un documento, lo que nos queda es una archivo de imagen, de buena calidad, pero que no nos servirá de mucho si queremos editarlo. Lo que sucede es que el scanner básicamente hace una copia, en imagen, del documento que tenemos. Para poder “descifrarlo” y convertir esa imagen en caracteres, y esos caracteres en palabras, necesitamos pasarlo por una aplicación OCR. OCR, u OpticalCharacterRecognition, no es más que el acto de coger esta imagen y tratar de reconocer los caracteres como letras. Por eso, es importante siempre que el software esté configurado en nuestro idioma, ya que siempre hay un margen de error. Sin embargo, podemos coger esa imagen que nos deja el scan, y en segundos, convertiro en texto editable en formato RTF o Doc, o incluso convertirlo a un PDF.

12. BLOC DE NOTAS El Bloc de notas es un programa básico de edición de texto que principalmente se usa para ver o editar archivos de texto. Un archivo de texto es un tipo de archivo que suele estar identificado por la extensión de nombre de archivo .txt. A diferencia de otros procesadores de texto este solo se permite cambiar la fuente, el tamaño y el estilo de esta; se puede también agregar la fecha y la hora del documento, el encabezado y el pie de pagina; se pueden reemplazar palabras especificas.

13. WORDPAD Es un programa de edición de texto básico que puede usar para la creación y edición de documentos. A diferencia del Bloc de Notas, los documentos de WordPad pueden incluir gráficos y formatos complejos. Asimismo, en un documento de WordPad se pueden vincular o incrustar objetos, como imágenes u otros documentos.

14. CONTINUA….. WordPad se puede usar para abrir y guardar documentos de texto (.txt), archivos de texto enriquecido (.rtf), documentos de Word (.docx) y documentos de Texto de OpenDocument (.odt). Los documentos en otros formatos se abren como documentos de texto sin formato y podrían no aparecer de la manera deseada. Se puede: Cambiar el aspecto del texto del documento. Cambiar el aspecto de la alineación del texto del documento. Insertar la fecha actual. Insertar una imagen. Insertar un dibujo. Aumentar o reducir el nivel de zoom. Ver el documento en su tamaño real. Cambiar las márgenes de la pagina. Cambiar la configuración del ajuste automático de línea.

15. EDITOR DE TEXTO GEDIT La aplicación Gedit es un editor de textos ligero que permite crear y editar archivos de texto en un entorno gráfico. Se pueden realizar con Gedit diversas tareas relacionadas con la edición de texto desde dentro de la ventana, y además se puede ampliar su funcionalidad mediante complementos. Además Gedit incorpora funciones básicas que son habituales en un editor de texto, como copiar, cortar y pegar texto, imprimir, así como también incorpora búsquedas y sustitución de texto, corrección ortográfica, impresión, y soporte para abrir cualquier fichero.

16. LEAFPAD. Este editor de textos es bastante similar al Bloc de notas (Notepad) de Windows. Es muy sencillo y sus características son también limitadas, sin embargo, se abre en un santiamén y responde a las necesidades básicas sin trabas. Una de las deficiencias de Leafpad es su incapacidad de imprimir archivos. Por esta razón, los chicos de XFCE crearon Mousepad, un editor de textos basado en Leafpad que sí tenía la opción de imprimir.

17. OPEN OFFICE.ORG WRITER Es procesador de textos con el cual se puede crear documentos, e incluso libros. Es una herramienta para editar, dar formato y navegar a través de los documentos. Se puede guardar en el formato .doc de MS WORD y exportar archivos a PDF;

18. CONTINUA….. Se Puede proteger documentos con contraseña, guardar versiones del mismo documento, insertar imágenes, objetos OLE, admite firmas digitales, símbolos, fórmulas, tablas de cálculo, gráficos, hiperenlaces, marcadores, formularios, etc. Writer es también un potente editor HTML tan fácil de usar como un documento de texto. Sólo con entrar en el menú Ver y seleccionar "Diseño para internet" cambia el formato del cuadro de texto, asemejándose a una página web, que se puede editar de la misma forma que si fuera un procesador de textos. Con él también se pueden hacer etiquetas, así como tarjetas de presentación fácilmente, sin tener que modificar el formato de un documento de texto para ello. También tiene una galería de imágenes, texturas y botones. Y un gran servicio de ayuda. Totalmente configurable, se puede modificar cualquier opción de página, botones, barras de herramientas y otras opciones de lenguaje, autocorrección, ortografía, etc.

19. OPEN DOCUMENT

20. CONTINUA….. Es el primer estándar para documentos ofimáticos implementado por distintos competidores; es el Formato de Documento Abierto para Aplicaciones Ofimáticas de OASIS (acrónimo de OrganizationfortheAdvancement of StructuredInformationStandards), también referido como OpenDocument u ODF, es un formato de fichero estándar para el almacenamiento de documentos ofimáticos tales como hojas de cálculo, memorandos, gráficas y presentaciones. Su desarrollo ha sido encomendado a la organización OASIS y está basado en un esquema XML inicialmente creado por OpenOffice.org.OpenDocument fue aprobado como un estándar OASIS el 1 de mayo de 2005. Asimismo fue publicado el 30 de noviembre de 2006 como estándar ISO 26300, Las extensiones al nombre de fichero identificativas de los ficheros OpenDocument incluye: odt para documentos de texto, ods para hojas de cálculo, odp para presentaciones, odg para gráficos y odb para bases de datos.

21. CONTINUA….. El estándar fue desarrollado públicamente por un grupo de organizaciones, es de acceso libre y puede ser implementado por cualquiera sin restricción. Con ello, Open Document es el primer estándar para documentos ofimáticos, totalmente documentado, visado por organismos de estandarización independientes y susceptible de ser utilizado por cualquier proveedor sin pago de licencias.

22. WORD Word es un procesador de texto que nos permite enriquecer el texto. Este ha conseguido que este tipo de trabajo sea más rápido, cómodo y eficaz.

23. CONTINUA….. En la opción de menú insertar se puede incluir en el documento: Páginas Tabla Símbolos Ilustraciones Vínculos Texto Encabezado y pie de página En la opción de menú correspondencia se pueden crear cartas y etiquetas para realizar la combinación de correspondencia, enviar un mismo documento a varias personas o empresas.

24. CONTINUA….. Esta opción permite al usuario guardar en la memoria del PC u otro dispositivo el archivo que esta trabajado. En Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

25. CONTINUA…..

26. CONTINUA….. 1. Formato de un texto Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal presentado pierde mucha calidad. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto. Las acciones que tienen que ver con el formato son: a. FORMATO CARÁCTER. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc. Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos.

27. CONTINUA….. 2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías. Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras unidades más amplias son las secciones. 3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc. Los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato al texto definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto característico de esa empresa. Sin embargo no siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una línea del documento no hace falta definir un estilo, se puede hacer con los comandos básicos. Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos.

28. CONTINUA….. 4. Configurar Página Cuando estamos escribiendo en Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir con márgenes que no podemos sobrepasar. Estas márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, etc.. 5. Crear tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar: 1.Una de las formas es seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, simulando una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma. 2.La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo permite definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan para la tabla. 3.La tercer opción es dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el Mouse.

29. CONTINUA….. CREACIÓN DE TABLAS

30. CONTINUA….. 6. Imágenes y Gráficos IMÁGENES. Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, etc. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

31. CONTINUA….. • GRÁFICOS. • Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. • WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con • diversas opciones. • SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas • Gráficos. Representación de datos en forma gráfica. • Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. • Igualmente se puede: • Insertar imágenes prediseñadas o desde un archivo • Manipular imágenes • Insertar formas y dibujar • Añadir texto a los graficos • Insertar Word Art

32. HTML Este lenguaje se escribe en un documento de texto, por eso necesitamos un editor de textos para escribir una página web. Así pues, el archivo donde está contenido el código HTML es un archivo de texto, con una peculiaridad, que tiene extensión .html o .htm (es indiferente cuál utilizar). De modo que cuando programemos en HTML lo haremos con un editor de textos, lo más sencillo posible y guardaremos nuestros trabajos con extensión .html, por ejemplo mipagina.html . El HTML consta de etiquetas que tienen esta forma <B> o <P>. Cada etiqueta significa una cosa, por ejemplo <B> significa que se escriba en negrita (bold) o <P> significa un párrafo, etc. Casi todas las etiquetas tienen su correspondiente etiqueta de cierre, que indica que a partir de ese punto no debe de afectar la etiqueta. Por ejemplo </B> se utiliza para indicar que se deje de escribir en negrita. Así que el HTML no es más que una serie de etiquetas que se utilizan para definir el contenido del documento y algún estilo básico. <B>Esto está en negrita</B>.

33. CONTINUA….. El diseño en HTML aparte de cumplir con las especificaciones propias del lenguaje debe respetar unos criterios de accesibilidad web, siguiendo unas pautas, o las normativas y leyes vigentes en los países donde se regule dicho concepto. Los caracteres especiales como signo de puntuación, letras con tilde o diéresis, o símbolos del lenguaje; se deben convertir en entidad HTML para mostrarse en un navegador. La estructura básica de un documento HTML es la siguiente: <html> <head> <title>título</title> </head> <body> contenido de la página: texto, imágenes, enlaces, ... </body> </html>