SATIN ALMA EĞİTİMİ GENEL KONULAR MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING GENERAL MAY 2006

1. SATIN ALMA EĞİTİMİ GENEL KONULAR MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING GENERAL MAY 2006

2. Kapsam ‘Hibe faydalanıcıları’ ve Yükleniciler, Tedarikçiler, Hizmet Sağlayıcıları arasındaki tüm alt sözleşmeler Scope All sub-contracts between “grant beneficiaries” and contractors, suppliers service providers SATINALMA NEDİR?WHAT IS PROCUREMENT?

3. YASAL ÇERÇEVE 4734 sayılı Türk Kamu İhale Kanununun 3/c maddesi 5303 sayılı Kanun ile onaylanmış Türkiye ve AB arasında imzalanan çerçeve antlaşması LEGAL BASIS Turkish Public Procurement Law N°: 4734, Art. 3/c Law N° 5303 Approval Framework Agreement between Turkey and EU SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT?

4. Satın alma nedir İlgili mal, hizmet ve yapım işlerinin sağlanması, - Kurumun amaçları - Rekabette eşitlik, dürüstlük, şeffaflık - Ekonomi ve etkinlik - En iyi parasal değer What is procurement? Acquisition of goods, works and services, considering -objectives of organisation -fairness, integrity and transparency through competition -economy and effectiveness -best value for money SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT?

5. Programla ilgili bilgi SKE Bölgesel Kalkınma NUTS (İstatistiki Bölge Birimleri Sınıflandırılması) II=? İlgili kurumlar: AKTD,DPT,MFİB,PKB/PUB TY,… Programme Info RD SKE NUTS (Nomenclature of Territorial Units for Statistics) II = ? Bodies involved: ECD, DPT, CFCU, PCU/PIU, TA, … SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT?

6. Temel kavramlar / Sözlük Sözleşme Makamı = Hibe sözleşmeleri için MFİB =Satın alma sözleşmeleri için Hibe Faydalanıcıları Basic Terminology /Dictionary Contracting Authority: = CFCU for grant contracts = Grant Beneficiary for procurement contracts SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT?

7. PAO(= MFİB ..) Bütçeleme,ihale yapılması, sözleşme,ödeme, muhasebe AKTD: Tüm faaliyetleri doğrudan onaylar DPT (Faydalanıcı); Teknik uygulama, izleme PUB: Program Uygulama Birimi TYE: Teknik Yardım Ekibi PAO (=Director of CFCU): Budgeting, tendering, contracting, payments, accounting ECD: Approvesex-ante all activities DPT (Beneficiary); Technical implementation, monitoring PIU : Programme Implementation Unit TAT : Technical Assistant Team KURUMSAL YAPI ve SORUMLULUKLARInstitutional Framework and Responsibilities

8. Ayırım Gözetmeme Adil Rekabet Şartname Etkin yayımlama Yeterli zaman çizelgesi Objektif kriterler Yeterli kayıtların tutulması Hızlı ve etkin çözümler No discrimination Fair Competition Specification Effective publicity Adequate timescales Objective criteria Adequate records Rapid and effective remedies SATINALMA PRENSİPLERİ Principles of good procurement

9. Yeterlilik Taabiyet ve menşe - uygun ülkeler/taabiyetler - istisnalar Dışlanma Koşulları Cezalar Görünürlük Çıkar Çatışması İhale verme prensipleri (hibe verme prosedürleri şeffaflık,tarafsızlık, eşit muamele ve tahrifat ve ayırım yapmamaya ilkelerine saygı duyar) Geriye Dönük Değerlendirme yapılmaması Standart belgeler Kayıt tutma( bakiyenin ödenmesinden itibaren 7 yıl ) Eligibility Nationality and origin -eligible countries/nationalities -exceptions Grounds for exclusions Penalties Visibility Conflict of interest Awarding principles(contract awards respect transparency, proportionality, equal treatment and non-discrimination) No retroactive awards Standard documents Record keeping(7 yrs from payment of balance) TEMEL KURALLARBasic Rules

10. Adil Rekabet Seçim Kriterleri Tekliflerin uygunluğu Finansal,teknik kapasite. Değerlendirme Kriterleri En düşük fiyat En iyi parasal değer İptal etme Etik İtirazlar Fair Competition Selection criteria -eligibility of tenderer -financial, technical capacity Award criteria -lowest price -best-value-for-money Cancellation Ethics Appeals KURALLAR-2 Rules

11. Hangi usül uygulanacak ? (tablo p.20 ye bakınız) Tüm usüller için genel kurallar : Standart PRAG modelleri, zaman limiti, Değerlendirme Komitesi tarafından seçim ve değerlendirme kriterleri ve seçilenlerin açıklanması Mal alımı,Hizmet alımı ve Yapım İşleri sözleşmeleri için kurallar - Açık İhale Usulü - Kısıtlayıcı İhale Usulü - Davet Usulü - Tek Teklif (Doğrudan alım) Which procedure to apply? (See table p. 20) Rules common to all procedures : Standard PRAG models, time-limits, evaluation by E.C. on basis of announced selection and award criteria Rules for Service, Supply, Works contracts -Open procedure -Restricted procedure -Negotiated procedure -Single tender (direct purchase) SATINALMA USÜLLERİ Procurement procedures

12. 200.000 € veya daha fazla tutardaki Hizmet sözleşmeleri için: Uluslararası satın alma ilanını takiben Kısıtlayıcı ihale usulü 200.000 € altında fakat 5.000 € dan fazla tutardaki sözleşmeler için: ilansız davet usulü (Faydalanıcı en az 3 teklif alır) 5.000 € veya daha az tutardaki sözleşmeler: Tek teklif alınır Service Contracts of €200.000 or more: International restricted tender procedure following publication of procurement notice Contracts under €200.000 but more than €5.000: Negotiated procedure without publication (Beneficiary consults at least 3 service providers) Contracts with a value of €5.000 or less: Order on basis of a single tender HİZMET ALIMLARIService Contracts

13. 150.000 € veya daha fazla tutardaki sözleşmeleri için: Satın alma ilanını takiben uluslararası açık ihale usulü 30.000 € ve 150.000 € arasındaki sözleşmeler için: Yerel Satın alma ilanı ile (Sadece Türkiye’de) açık ihale usulü 30.000 € fakat 5.000 € daha fazla tutardaki sözleşmeler: İlansız davet usulü ( Faydalanıcı en az 3 teklif alır) 5.000 € veya daha az tutardaki sözleşmeler için: Tek teklif istenir Contracts of €150.000 or more: International open tender procedure following publication of a procurement notice Contracts between €30.000 and €150.000: Open tender procedure published locally (= only in Turkey) Contracts under €30.000 but more than €5.000: Negotiated procedure without publication (Beneficiary consults at least 3 suppliers) Contracts with a value of €5.000 or less: Order on basis of a single tender MAL ALIMLARI Supplies

14. 5.000.000 € veya daha fazla tutardaki sözleşmeler: Satın alma ilanınını takiben uluslararası açık ihale usulü 300.000 € ve 5.000.000 € arasındaki sözleşmeler için: Yerel Satın alma ilanı ile ( Sadece Türkiye’de ) Açık ihale usulü 30.000 € fakat 5.000 € daha fazla tutardaki sözleşmeler: İlansız davet usulü ile satın alma (Faydalanıcı en az 3 teklif alır) 5.000 € veya daha az tutardaki sözleşmeler için: Tek teklif istenir Contracts of €5.000.000 or more: International open tender procedure following publication of a procurement notice Contracts between €300.000 and €5.000.000: Open tender procedure published locally (= only in Turkey) Contracts under €300.000 but more than €5.000: Negotiated procedure without publication (Beneficiary consults at least 3 contractors) Contracts with a value of €5.000 or less: Order on basis of a single tender YAPIM İŞLERİWorks

15. Teklif sahipleri için doğru rehberlik Kalite Düzeyi Çevresel Performans Tasarım Uygunluk Değerlendirmesi Kullanım uygunluğu Güvenlik Boyutlar Terminoloji Test etme Paketleme/ Etiketleme Proper guidance to tenderers Quality levels Environmental performance Design Conformity assessment Fitness for use Safety Dimensions Terminology Testing Packaging/labeling TEKNİK ŞARTNAME/SPESİFİKASYONLAR TOR and Technical specifications

16. Kompozisyonu Tarafsızlık ve Gizlilik Sorumluluklar Geçerlilik süresi Composition Impartiality and Confidentiality Responsibilities Period of Validity DEĞERLENDİRME KOMİTESİ Evaluation Committee

17. Başarılı olan teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmelerin hazırlanması ve imzalanması Verilen İhalelerin yayımlanması Sözleşmelerin tadili-Genel Prensipler Zeyilname Notifying successful tenderer Contract prep. and signature Publicising the award Modifying contracts –general principles Addendum İHALENİN VERİLMESİ Award of the Contract

18. Özellikler Küçük değişiklikler MFİB’nin ne zaman ve nasıl bilgilendirileceği Hibe Sözleşmesinin değiştirilmesinin genel ilkeleri Zeyilname Uygun Maliyetler KDV Muafiyeti Characteristics Minor modifications –When and how to notify CFCU General principles of modifying GC Addendum Eligible costs VAT exemption HİBE SÖZLEŞMESİGrant Contract between GB-CFCU

19. Ara Rapor Açıklama Aktivitelerin Değerlendirilmesi Ortaklar/ Ortak çalışma Görünürlük Nihai Rapor Ara rapor gibi Finansal Rapor Harcamaların doğrulanması 2 Aylık Açıklama Raporu Interim Report -Description -Assessment of Activities -Partners/Co-operation -Visibility Final Report -Same as interim Financial Reporting -Expenditure verification Bi-monthly Declaration Report RAPORLAMAReporting Requirements

20. ÖDEMELERPayment Procedures • Contract signing • Pre-financing • Request for payment • Financial guarantee (not required in RD SKE) • Expenditure verification report • Sözleşmenin İmzalanması • Ön Ödeme • Ödeme talebi • Mali garanti (Bu Programda istenmemektedir ) • Harcama Teyit Raporu

21. SATINALMA DESTEĞİ-1Procurement Support • REHBERLER – MAL ALIMI, HİZMET ALIMI, YAPIM İŞLERİ / Guidelines • BİLGİLENDİRME VE EĞİTİM PROGRAMLARI / Info & Training • İNTERNET SİTELERİ PROGRAM http://www.skekalkinma.org.tr OKAB http://www.okab.gov.tr YHKB http://www.yesilirmak.org.tr EEB http://www.eeb-kalkinmabirligi.gov.tr DPT http://www.dpt.gov.tr MFİB http://www.cfcu.gov.tr AKTD http://www.deltur.cec.eu.int EuropeAid on EU PRAG http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

22. SATINALMA DESTEĞİ-2Procurement Support • YARDIM MASALARI / Help Desks • Samsun Bölgesi :358.212 9155 • Kastamonu Bölgesi :366.212 1864 • Erzurum Bölgesi :442.235 7019 • İZLEME DESTEĞİ/ Monitoring Support