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Existen distintos rubros de la operación en la que se verán involucrados y en constante relación la fuerza de ventas y Cuentas por Cobrar, por lo que se expondrán los ámbitos de mayor trascendencia, así como su manejo, control, restricciones y de ser necesario sus sanciones.

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PROCEDIMIENTOS GENERALES DE CUENTAS POR COBRAR PARA LA FUERZA DE VENTAS

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Presentation Transcript


Procedimientos generales de cuentas por cobrar para la fuerza de ventas

Existen distintos rubros de la operación en la que se verán involucrados y en constante relación la fuerza de ventas y Cuentas por Cobrar, por lo que se expondrán los ámbitos de mayor trascendencia, así como su manejo, control, restricciones y de ser necesario sus sanciones.

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE CUENTAS POR COBRAR PARA LA FUERZA DE VENTAS


Recopilaci n de expediente para el otorgamiento de cr dito

El agente deberá de respaldar la solicitud de otorgar un límite de crédito y términos de pago a un cliente con un expediente de crédito, el cual deberá contar con siete documentos como mínimo para poder operar una línea de crédito, estos documentos son los siguientes:

Recopilación de expediente para el otorgamiento de crédito.


Procedimientos generales de cuentas por cobrar para la fuerza de ventas

  • Solicitud de crédito debidamente requisitada.

  • Copia de RFC del cliente que solicita el crédito o de la razón social si es persona moral.

  • Copia de Identificación oficial del cliente y aval en su caso y/o representante legal en caso de persona moral.

  • Comprobante de domicilio y/o copia de boleta predial en montos arriba de $50,000.

  • Pagare con nombre completo y firmado por el cliente y el aval por el monto a financiar.

  • Análisis de Rentabilidad.

  • Garantía adicional al pagare para montos superiores a $150,000, ya sea mueble o inmueble.

  • Autorización para consultar el Buró de Crédito titular y aval.


Procedimientos y pol ticas de liberaci n de pedidos

Se expondrán las diferentes opciones de liberación de pedidos, así como las medidas de control, restricciones y sanciones para el manejo de las mismas.

Procedimientos y Políticas de Liberación de Pedidos.


Liberaci n por l mite de cr dito lc y t rminos de pago tp

Aplica para clientes que cuentan con su LC Y TP correctos, es una liberación cotidiana, en los casos que el sistema no reconozca los mismos.

Liberación por límite de crédito (LC) y Términos de Pago (TP).


Restricciones

  • El límite de crédito se ve superado por el tonelaje a liberar o bien, los términos de pago se vencieron.

  • El cliente muestra saldo vencido en alguno de sus hijos, (aplica en caso de redes).

  • Muestra cheque devuelto pendiente de pago, así como sus respectivos cargos. O bien el cheque se liquidó pero el cargo no.

  • El vendedor no ha cumplido con el envío de expediente. y/o el cliente no ha cumplido con la entrega de documentos para integrar el expediente

  • Todo depósito efectuado en efectivo no se libera hasta verse reflejado en el sistema al día siguiente. Tratándose de cheques de otros bancos se refleja hasta 72 hrs. después del depósito.

Restricciones:


Procedimientos generales de cuentas por cobrar para la fuerza de ventas

Sanciones:

  • La retención de su siguiente pedido hasta no cumplir con el pago oportuno.

  • En el caso de clientes inactivos (pago a dos meses o más) dependiendo del caso, se solicitara la disminución del tonelaje a liberar acorde a un aproximado de consumo real considerando su última liberación y la confirmación del pedido vía telefónica por parte del CNSC.


Liberaci n extraordinaria

  • Aplica a los siguientes casos:

  • Clientes que no cumplen los requisitos de la liberación por LC o TP.

  • Clientes que cuenta con expediente completo de crédito y no tienen asignado LC o TP en el sistema.

  • Clientes de “contado” que no se reflejan como tal en sistema.

  • Clientes nuevos que se les surtirá por primera vez.

  • Clientes con saldo vencido siempre que este pagando mas de lo que solicita.

  • Cualquier otro asunto extraordinario que amerite este trato.

Liberación Extraordinaria


Procedimientos generales de cuentas por cobrar para la fuerza de ventas

  • Restricciones:

    Clientes que han incumplido compromisos previos ya sea en

    términos de pago como en recopilación de expedientes.

  • Estas se podrán liberar con:

    Autorización de liberación por parte de la Gerencia de

    Crédito y Cobranza y del Gerencia Nacional de Ventas

  • Puntos a considerar para la liberación extraordinaria.

    • Antecedentes crediticios o de pago.

    • Historial de cheques devueltos.

    • Cumplimiento de compromisos previos.


Liberaci n cobro al momento

Son liberaciones que se harán con el fin de agilizar el surtimiento de pedidos como se lleva acabo en bodega.

  • Modalidad:

    El efectivo o cheque lo cobra el vendedor, efectúa el depósito y envía el comprobante escaneado por correo electrónico o por fax; en base a ellos se efectúa la liberación manual.

  • Restricciones:

    • Aplica exclusivamente para agentes que tengan bodega de Minsa en sus zonas de venta, o sea, no surtimientos de planta.

    • El tonelaje a liberar será de 3 TN.

Liberación cobro al momento


Medid as de control

  • Se lleva un registro escrito de las liberaciones realizadas y los incumplimientos de los mismos en un archivo de Excel desarrollado para esa función.

  • Cliente que tenga adeudo anterior, el pago será aplicado a la factura más antigua, previa notificación al cliente y firmando la factura original que ampara el producto que se lleva (nombre completo y firma).

  • En caso de que no se presente el cliente titular de la cuenta en la bodega, el pago se aplicará directamente a la misma factura originada por la venta efectuada.

Medidas de control:


Medid as de control1

  • Se llenará recibo de valor por el importe cobrado al cliente de cada clasificación de su cartera, las clasificaciones son:

  • Corriente documentado

  • Capital de trabajo a pagar

  • Vencido documentado

  • Maquinas en venta

  • Capital de trabajo

  • Reestructura

  • Sin soporte

  • Quebranto

  • Legal 1

  • Agencia de cobranza

  • Fianzas y seguros

  • Otros

  • Incobrable.

Medidas de control:


Medid as de control2

Los pagos deberán aplicarse correcta e invariablemente a la factura más antigua de cada clasificación de la cartera del cliente, y en el espacio denominado “concepto” se pondrá el concepto de la clasificación a la que corresponda el pago, y se detallan en el RVv´s las facturas cobradas de cada clasificación:

  • 01corrientedo

  • 02capitalxxxx

  • 03capitalapag

  • 04maquinasxxx

  • 05reestructur

  • 06vencidodocx

  • 07sinsoportex

  • 08quebrantoxx

  • 09legalxxxxxx

  • 10agenciaxxxx

  • 11fianzasyseg

  • 12otrosxxxxxx

  • 13incobrablex

    El sistema en automático aplicará los pagos de acuerdo a la clasificación de que se trate, y de acuerdo a lo más vencido de cada clasificación.

Medidas de control:


Medid as de control3

  • Deberá de asegurarse que el número de Socio coincida en el RV y en el comprobante de depósito emitido por el banco.

  • El número de Socio deberá colocarse en el espacio denominado “REFERENCIA” y se anexará el dígito verificador del cliente.

  • No olvidar anotar en el Recibo de Valor, el importe en número y letra, nombre y firma del vendedor y recabar la firma de la persona que está pagando en el espacio de “OBSERVACIONES”.

Medidas de control:


Depuraci n de antig edad de saldos

  • Se tendrá que depurar la antigüedad de saldos semanalmente mediante sus respectivas notas de crédito y notas de cargo autorizadas según aplique.

  • Antigüedad de saldo: Documento que muestra los saldos pendientes de pago por parte de los clientes de una zona determinada.

  • Nota de Crédito: Documento que se genera para otorgar un descuento al cliente tales como promociones, bonificaciones, etc. Y contablemente disminuye el saldo por pagar del cliente.

  • Nota de cargo: Documento que se genera para aumentar el saldo del cliente o para corregir notas de crédito creadas incorrectamente.

Depuración de antigüedad de saldos


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