…ou les procédures du grand ménage…

1. Sorties d'inventaire …ou les procédures du grand ménage…

2. __________ Introduction Quand un EPLE veut se séparer d’un bien incorporé à l’inventaire, il doit suivre une procédure stricte. 1 . Juridique : la demande de désaffectation Proposer par un avis du CA de désaffecter le bien initialement dédié au service public de l’enseignement. Dès lors le financeur initial peut reprendre possession de son bien pour l’attribuer à un autre usage, c’est l ’aliénation . 2 . Budgétaire : une DBM de niveau 3 Pour ouvrir les crédits et prévoir les recettes susceptibles d’accueillir les opérations comptables 3 . Comptable : annuler les écritures antérieures Il suffit d’annuler les écritures antérieures d’acquisition et de dépréciation des biens. NB : L’ORIGINE DU FINANCEMENT DOIT ETRE CONNUE POUR POUVOIR PROCEDER A LA SORTIE D’INVENTAIRE

3. __________ Les textes de référence La circulaire interministérielle du 9 mai 1989 (BO n° 29). Enonce la procédure de désaffectation des biens utilisés par les établissements du second degré. Procédure de droit commun Procédure simplifiée de certains biens destinés au rebut La loi n° 92-678 du 20 juillet 1992 ( titre III) Modifie considérablement le régime de propriété des biens des EPLE. Art.14 : les personnes morales de droit public (Etat, région, dpt, communes) mettant un bien à la disposition d’un EPLE (dotation ou subvention permettant d’acquérir le bien), doivent, si elles entendent conserver la propriété de ce bien le notifier à l’EPLE. Art.15 : les personnes morales citées ci-dessus disposaient d’1 délai de 6 mois à compter de cette loi pour notifier cette décision. Les procédures de sortie d’1 bien du patrimoine sont différentes selon le propriétaire de ce bien.

4. __________ Des questions Que sont ces trésors cachés? Des définitions Le bien figure-t-il à l’inventaire? Est-il déprécié? Immobilisation : « éléments corporels et incorporels (financiers ou non) destinés à servir de façon durable à l’activité de l’établissement (RLR 363.1). Elle ne se consomme donc pas par le premier usage. Les acquisitions de biens immobilisés sont des opérations en capital. Origine de financement : 10681 : fonds de réserves 1312 : subvention de la région : subvention de l’Etat 1313 : subvention du département Dépréciation :. Cette pratique permet de constater dans les comptes de bilan les pertes de valeur subies par les biens immobilisés. Les durées de dépréciation sont fixées par les CA des EPLE chaque année. Cas particulier des machines-outils : la responsabilité civile ou pénale des chefs d’établissements peut être engagée. Une attestation de mise en conformité ou un PV de destruction est nécessaire.

5. __________ La mise au rebut La désaffectation peut être suivie de la mise au rebut qui est une procédure « simplifiée » applicable aux biens dépourvus de valeur marchande. Plus de valeur marchande. Ne peut faire l’objet d’une cession. Le bien est destiné à la destruction; il est admis de le céder si son enlèvement occasionne un coût. Sous réserve de l’accord de principe de la collectivité de rattachement et de la collectivité propriétaire, la mise au rebut est prononcée par délibération du CA de l’EPLE. La liste du matériel proposé à la réforme est soumise au CA pour approbation L’acte du CA(relatif au fonctionnement) est exécutoire dès transmission à l’IA Envoi de la décision accompagnée de la liste au rectorat qui transmet à la collectivité Attente des avis favorables Procédure de sortie du bien

6. La cession gratuite ou onéreuse __________ La désaffectation peut être suivie d’une cession gratuite ou onéreuse qui a pour conséquence la sortie juridique du régime de mise à disposition et implique le retour du bien dans le patrimoine de l’entité antérieurement propriétaire. La décision de désaffectation appartient alors au préfet. Bien acheté sur fonds propres : Il est vendu au profit de l’EPLE, soit par l’intermédiaire du service des domaines qui fixera son prix de vente, soit le CA fixe le tarif et peut procéder à la vente directe entre EPLE Bien appartient à l’Etat : Il est remis aux domaines (en cas de valeur marchande) (dématérialisation de la procédure) Bien appartient à la collectivité : Elle en retrouve la propriété et en dispose La procédure est la même qu’énoncée précédemment, mais c’est le préfet qui prononce la désaffectation. Le rectorat envoie alors un exemplaire de la liste et de la décision au préfet, il faut attendre l’accord de ce dernier pour procéder à la sortie du bien.

7. __________ Le transfert Cette procédure modifie les conditions d’utilisation du bien sans remettre en cause le droit de propriété ni son affectation à l’établissement d’origine. Caractère provisoire. Les transferts de matériel entre EPLE sont dispensés de la procédure de désaffectation. Le transfert est autorisé par la collectivité de rattachement et l’autorité académique. En cas de matériel acquis par l’ Etat, le préfet cosigne le transfert (dans la pratique ce n’est pas toujours le cas). Procédure : Délibération du CA sur le matériel à transférer (EPLE qui transfert et EPLE qui reçoit) Avis de la collectivité et de l’autorité académique. NB : Le bien transféré reste inscrit à l’inventaire de l’établissement d’origine.

8. __________ Les démarches administratives Après délibération en CA de la liste des biens à sortir de l’inventaire : Envoyer au rectorat qui se charge de transmettre les pièces à la collectivité La liste du matériel proposé pour la sortie d’inventaire L’extrait du registre des délibérations 1 exemplaire de ces 2 pièces pour le CG 1 exemplaire de ces deux pièces pour le Préfet (en cas de cession gratuite ou onéreuse). La liste est signée du chef d’établissement, de l’agent comptable et du gestionnaire, doit y figurer : N° d’inventaire Désignation du matériel Valeur d’achat Année d’acquisition Origine du financement Motif de la mise au rebut ou destination du bien(vente ou cession) C’est la réponse de la collectivité qui vaut accord, ou celle du préfet en cas de cession gratuite ou onéreuse.

9. __________ Aspect budgétaire et comptable DBM de niveau 3 dans GFC, suite à l’avis favorable de la collectivité. Opération 394 : Eléments d’actif cédés (permet de sortir le bien) Ligne émettrice : Chap. D Cpte 675 Ligne réceptrice : Chap. ZR Cpte 2183(matériel bureau, informatique) Opération 395 : Subvention d’investissement sur compte de résultat(permet desortir la subvention ayant permis l’acquisition). Ligne émettrice : Chap. 77 Cpte 777 Ligne réceptrice : Chap. ZD Cpte 139. Cette opération n’existe que si le bien est acquis sur subvention. La DBM permet d’ouvrir les lignes budgétaires qui recevront les mandats et les recettes pour ordre. Exemple : ordinateur, 3000€, 1200€ proviennent des fonds de réserve, 1800€ d’une subvention du département. sortie du bien= 394 : D 675 : 3000€ - ZR 2183: 3000€ Sortie de la subvention = 395 : 77 777 : 1800€ - ZD 1391 : 1800€

10. __________ La liste servira de pièce justificative aux mandats et recettes pour ordre. Fonds de réserves Concrètement… Subvention département Catalogue-fichier correspondant au matériel An2V An2V Lettre indice indiquant la section Numéro dans la section Lettre de série inventaire général Et dans GFC…

11. __________ Des questions… Peut-on céder au cuisinier, un vieux hachoir ne figurant pas à l’inventaire? Peut-on vendre au personnel des anciens lits d’internat? Peut-on donner des anciennes tables figurant à l’inventaire à une association locale? Peut-on jeter dans les containers du collège de vieilles gamelles qui envahissent le sous-sol? Le collège du Monastier/Gazeille voudrait la machine à bois dont ne se sert plus le collège de Désertines, l’OP du Monastier peut-il aller chercher la machine? Vos deux dévouées formatrices ont-elles clarifié un peu la procédure de sortie d’inventaire?

12. __________ Des éléments de réponse… En matière de machine-outils, la responsabilité civile et pénale du chef d’établissement peut être engagée. Il faut s’assurer de posséder un PV de destruction, ou une attestation de mise en conformité en cas de transfert. Les dons au personnel sont à éviter. Lorsque le matériel appartient à l’Etat, il est restitué au service des domaines. Un bien figurant à l’inventaire doit être sorti avant d’être cédé à titre gratuit ou vendu. La procédure d’élimination des déchets doit être respectée. Le transfert entre EPLE s’opère selon une procédure stricte.

13. __________ Gestion patrimoniale au quotidien Les biens immobilisés sont suivis dans un logiciel de gestion patrimoniale. Exemple : WINCZ, EGIMMO… Deux catégories de biens génèrent deux séries de numérotations Série V comme VALEUR pour les biens immobilisables au-delà de 800€HT (circulaire de 2001) Les EPLE sont toutefois libres d’imputer au ZD des acquisitions < à 800€ Règle pratique : 1 bien est immobilisé s’il répond aux conditions suivantes : il est destiné à rester durablement dans l’établissement sous la même forme. il a une valeur d’acquisition voisine de 800€ Série R comme REPERTOIRE pour des acquisitions non immobilisables qui doivent être répertoriées à l’inventaire quantitatif. >230€ HT ou > 80€ HT (livres, ouvrages, cdroms) Sont considérés comme déjà inventoriés, les objets inscrits à un catalogue, exemple du CDI. A réception de la facture le bien est saisi dans le logiciel d’inventaire.

14. __________ Conclusion Les procédures de sorties des biens figurant à l’inventaire sont longues. Il ne faut pas oublier de sortir du logiciel d’inventaire les biens traités. Voilà, votre jeunesse et votre inconscience vont bientôt avoir raison des vieux rossignols accumulés par tous vos prédécesseurs!!!! On le fait une fois dans sa carrière après avoir sagement écouté le discours des formatrices!!!! Bon courage et tous à vos bennes….