Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013 Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen

1. Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013NederlandseVerenigingvoorDirectiesecretaressen Workshop ZIJ De secretaressevan de 21e eeuw

2. Even voorstellen: ZIJ ZIJ maakt het verschil! Werkt & Versterkt • Werving & selectiebureau • Gespecialiseerd in: • Secretarieel/ondersteunend • HRM personeel • Operationeel in: • Regio Amsterdam • Regio Eindhoven • 5 talentvolle, enthousiaste en gedreven meiden • Persoonlijke en professionele aanpak Workshop NVD

3. Even voorstellen: Nathalie Haans Matchen van kandidaten en organisaties is het leukste dat er is! • Werkt met ZIJ sinds begin 2008 (als klant) • Werkt bij ZIJ sinds juli 2010 als Consultant • Ervaring: • Office manger (Hairstore) • Afdelingsecretaresse (KPMG) • Opleidingscoördinator (KPMG) • Jr. HR adviseur (KPMG) • HR adviseur (TMF Group) Workshop NVD

4. Even voorstellen: Ellen Blom De wensen vervullen van zowel de kandidaat áls de klant geeft mij enorm veel voldoening! • Werkt met ZIJ sinds begin 2010 (als kandidaat) • Werkt bij ZIJ sinds augustus 2011 als consultant • Ervaring: • Event/ office manager (Brownys Events) • Office manager (NVP) Workshop NVD

5. Waaromzijn we vanavondbijeen? • De Secretaresse van de 21e eeuw • Passendthemagezienontwikkelingenhuidigearbeidsmarkt • Kennismaking met ZIJ • Kennis en ervaringen met elkaardelen • Netwerken • Proosten op het nieuwejaar! Workshop NVD

6. Watstaatervandaag op het programma? Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21eeeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? Workshop NVD

7. Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van de trends Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? Workshop NVD

8. Etymologie • De term secretaresses komt voort uit 2 Latijnse woorden: • Secremere(onderscheid maken) en het daarvan afgeleide • Secretum(hetgeen van het andere apart is gezet) • Hieruit ontstonden de woorden secretariusen secretarum • Persoon die zorgdroeg voor de vertrouwelijke informatie • Meestal in dienst van een machtig persoon zoals een koning of paus • Aangezien secretaresses nog steeds veel vertrouwelijke informatie beheren, is de term nog steeds toepasselijk Workshop NVD

9. In de middeleeuwen bestonden er dus reeds secretariële beroepen: de secretarumen de monnik Secretarum: • In dienst van een koning of een landheer • Taken: schrijven + vertalen van teksten • Grote macht in de middeleeuwen, • Weinig mensen kenden vreemde talen Monnik: • Hield zich ook bezig met het schrijven van teksten • Echter meer het vermenigvuldigen ervan, door middel van overschrijven Workshop NVD

10. In de 17de eeuw ontstonden er door de grote economische bloei veel handelskantoren • Op die kantoren hielden veel mensen zich bezig met het: • opmaken • versturen • en archiveren van documenten • Dit waren meestal mannen Workshop NVD

11. Begin 19e eeuw werden uit oogpunt van netheid en discipline steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen • Hun belangrijkste taak was licht administratief werk te doen • Mannen deden nog steeds het verantwoordelijke werk • De eerste school waar studenten les kregen in steno liet alleen mannen toe • (Sir Isaac Pitman – 1870) • Nadat in 1880 de typemachine werd uitgevonden, traden ook vrouwen toe tot beroepen met secretariële taken Workshop NVD

12. Tijdens WO I namen veel vrouwen functies van mannen over • De mannen gingen naar het front • Veel voormalig “mannelijke” beroepen werden met succes door vrouwen ingevuld • Zo ook secretariële beroepen • Vanaf 1925 wilden steeds meer directeuren een assistente die hen direct ondersteunde bij hun werkzaamheden • Vanaf ongeveer 1930 traden steeds minder mannen toe tot het beroep • In de jaren ‘40, ‘50 en ‘60 werd het “moderne” secretaressevak ontwikkeld • Dit werd een typisch vrouwelijk beroep Workshop NVD

13. Vanaf de jaren '70 heeft het beroep een grote groei doorgemaakt Eerst was het beroep vooral ondersteunend van aard Door de jaren heen is het steeds meer een begeleidend en initiërend beroep geworden. Een secretaresse kan tegenwoordig haar eigen werk en dat van anderen plannen Workshop NVD

14. Ca. 1900 Ca. 1940 Ca. 1970 Ca. 1990

15. Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen& o Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? Workshop NVD

16. Trends & ontwikkelingen Terverduidelijking: • Er is eenverschiltussen “trends” en “ontwikkelingen” • Ontwikkeling: • Gebeurtenis/ serie van gebeurtenissen • Trend: • Patroondatzichtbaarwordt in eenserie van ontwikkelingen Workshop NVD

17. De afgelopen jaren zijn ontwikkelingen binnen het secretaressevak in een stroomversnelling geraakt • Je kunt spreken van een “ Stille revolutie” • Op welke vlakken zijn er belangrijke trends & ontwikkelingen? • Organisatorisch • Technologisch • Sociaal / cultureel • Arbeidsmarkt • Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de secretaresse? • Naamsverandering van de functie • Inhoudelijke verandering van de functie • Persoonlijke ontwikkeling Workshop NVD

18. Organisatorischeontwikkelingen in de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Bedrijven steeds informeler • De hiërarchische structuur doorbroken • Managers makkelijker benaderbaar • Flexibiliteit neemt toe, deur staat open • Snelheid van handelen is een succesfactor • Opkomst virtuele teams waarbij diverse interne en externe experts betrokken zijn Secretaresse van de 21eeeuw: • Weegt zelfstandig urgentie en relevantie van het onderwerp af • Stelt en bewaakt prioriteiten • Vervult een verbindende en faciliterende rol • Is de stabiele factor op kantoor, geen ‘flexer’ maar het vaste centrale punt Workshop NVD

19. Organisatorischeontwikkelingen in de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Diverse taken vanuit stafafdelingen overgedragen naar de lijnafdeling/ managers • Bijvoorbeeld HR, facilitaire taken of centrale inkoop van goederen. • De rol van de (lijn)manager verandert • Operationele taken en beslissingsbevoegdheden vaker gedelegeerd naar secretaresse Secretaresse van de 21eeeuw: • Krijgt een uitgebreider en breder takenpakket • Krijgt meer verantwoordelijkheden • Neemt meer zelfstandige beslissingen • De vraag naar hoogopgeleide secretaresses neemt hierdoor toe Workshop NVD

20. Technologischeontwikkelingen in de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Kantoren worden meer en meer een ‘paperlessoffices’ • Toenemende aandacht MVO • Niet meer onnodig verspillen • Afname administratieve papierstromen (fax en post) • Toename online en elektronische informatie • Toenamegebruik social media Secretaresse van de 21eeeuw: • Print geen stapels mails en documenten meer, maar archiveert en ordentdigitaal • Speelt sturende rol in co-ontwikkeling en is kwaliteitsbeheerder • Moet sneller de essentiële informatie begrijpen en hierop actie ondernemen • Verzorgtvindbaarheid en overzicht Workshop NVD

21. Technologischeontwikkelingen in de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Gezamenlijke takenlijst, agenda en documenten in ‘the cloud’ • Vernieuwing van communicatie-middelen: smartphones, tablets en laptops • Manager regelt op afstand eenvoudig zelf aantal zaken • Persoonlijk contact blijft essentieel, maar… • … veel zaken kunnen worden afgehandeld via mail of chat Secretaresse van de 21eeeuw: • Is volledig thuis in de laatste technologische ontwikkelingen • Ook Social Media kent geen geheimen • Initiatief en actieve participatie • Kan snel grote hoeveelheden informatie … • Ontvangen • Interpreteren • Verwerken • Versturen • … via een toenemend aantal kanalen Workshop NVD

22. Eenvoorbeeld: het dicteren van teksten Tot in de jaren ‘90 Sinds 2008 Vanafmediojaren ‘90 Workshop NVD

23. Eenvoorbeeld: tekstverwerking Tot in de jaren ‘90 De jongsteversie Al bijnaaaneen update toe Vanafmediojaren ‘80 Workshop NVD

24. Sociaal /cultureleontwikkelingen in de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Toename flexibele werktijden en HNW • Parttime blijven werken, ook als je kinderen krijgt • Duobanen komen steeds vaker voor in het secretaressevak • Mits duidelijke afspraken • Werkzaamheden goed te combineren met privéleven • Het secretaressevakis geen typisch vrouwenberoep meer • Steeds meer mannen kiezen voor dit vak Secretaresse van de 21eeeuw: • Kan van meer flexibiliteit gebruik maken • Wordtverwachtzichflexibel op testellen • Werktvakerparttime of in duobaan • Is nietmeer 99% vrouw Workshop NVD

25. Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Het opleidingsniveau van de secretaresse wordt steeds hoger door: • Veranderingen in het takenpakket • Verantwoordelijkheden t.a.v. werkzaamheden Secretaresse van de 21eeeuw: • Is niet langer meer een uitvoerende operationele ondersteuner, … • … maar meer en meer een adviserende en organisatorische meedenker • De kwaliteit van instromende secretaresses neemt toe; de kwantiteit neemt af Workshop NVD

26. Arbeidsmarktontwikkelingenin de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Het opdoen van ervaring bij meerdere werkgevers neemt sterk toe • Je bent niet langer ‘voor je leven lang in dienst van en bij’ • Maar je ontwikkelt jezelf door kennis en ervaring bij diverse organisaties op te doen Secretaresse van de 21eeeuw: • Zal moeten leren omgaan met veranderingen in taken, werkzaamheden • Maar dus ook in organisaties • Dat vergt een vergrote mate van flexibiliteit Workshop NVD

27. Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21eeeuw Trends & ontwikkelingen: • Toenemende internationalisering van het Nederlandse bedrijfsleven • Afnemendaantalvacatures • Het aantal secretaresses als ZZP-er groeit • Zij hebben vaak een groot netwerk en stellen zich als adviseur op Secretaresse van de 21eeeuw: • Moet steeds vaker kennis hebben van vreemde talen en culturen • Moet met meerconcullega’sconcurreren op minder vacatures • Werktvakeralszelfstandige Workshop NVD

28. Dus, wie is de secretaresse van de 21eeeuw? Structureelkleineraantal secretaresses, maargemiddeld: • Van hogerniveau (opleiding & kennis) • Met brederevaardigheden & ervaringen • Kennis van en vaardigheid in techniek en technologie • Inzicht in organisatorische structuren en veranderprocessen • Flexibele en moderne vooruitstrevende collega • Sterke mate van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid • Vaste aanspreekpunt voor de flexibele buitendienst en binnendienst • Sterke samenwerkingsrelatie en vertrouwensband met manager • Sparringpartner (vraagt om inhoudelijke input, fundamenteel onderdeel team) • Met goede kwaliteiten als netwerker Workshop NVD

29. We zien in de “stillerevolutie” duseentransitie van: Secretaresse (uitvoering)  New Assistant (regie) Ben jij de secretaresse van de 21ste eeuw?! Workshop NVD

30. Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingenontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? Workshop NVD

31. Workshop 1:Gevolgen van deze trends & ontwikkelingen Watherken je van deze trends & ontwikkelingen (in jouwfunctie)? Welkeandere trends & ontwikkelingensignaleer je? Hoe is jouwwerkveranderd in de afgelopenjaren? Workshop NVD

32. Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? Workshop NVD

33. Workshop 2:Kansen en bedreigingen(30 min) • Groepsopdracht • Brengsamen in kaart: • Watzijn de 3belangrijkstekansenvoorjoualssecretaresse? • Watzijn de 3belangrijkstebedreigingen? • 15 minutenbrainstormen • 1 notulistaanwijzen • Daarnaplenaireterugkoppeling • 1 presentatoraanwijzen Workshop NVD

34. Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? Workshop NVD

35. Workshop 3:Hoe omgaan met deze kansen en bedreigingen?(30 min) • Groepsopdracht • Brengsamen in kaart: • Hoe je het bestekuntomgaan met de verschillendekansen en bedreigingen • Wat kun je zelfdoen? • Waarheb je anderenbijnodig? • 15 minutenbrainstormen • 1 notulistaanwijzen • Daarnaplenaireterugkoppeling • 1 presentatoraanwijzen Workshop NVD

36. Neemgerust contact met ons op. Wijhelpenjougraag! Voor: • Eenleukenieuwepassendebaan • Advies over: • CV & motivatiebriefopstellen • Sollicitatiegesprek • Presenteren • Netwerken • Omgaan met sociale media • Vinden van eennieuwecollega • Eenluisterendoor Nathalie Haans • nathalie@zijmaakthetverschil.nl • 020-6888499 • www.zijmaakthetverschil.nl Ellen Blom • ellen@zijmaakthetverschil.nl • 020-6888499 • www.zijmaakthetverschil.nl Workshop NVD

37. Dank voorjullieaandacht!Tijdvoor de borrel! Workshop NVD