Välkomna till information om

1. Välkomna till informationom Etableringen av Gemensam Löneadministration

2. Bakgrund • Göteborgs Stad har beslutat att etablera en för staden gemensam löneadministration • Alla förvaltningar inom Göteborgs Stad kommer att anslutas till Gemensam Lön • I och med denna förändring kommer majoriteten av stadens löneadministratörer att förflyttas till Intraservice

3. Etableringssyften • Ett första förberedande steg inför byte av PA-system Olika utredningar har visat att det bästa sättet att göra systembytet är att göra det så samlat som möjligt och att samtidigt rensa och standardisera i så hög grad som möjligt. • En successivt ökad effektivisering av löneadministrationen i Göteborgs Stad • Arbetssättet blir enhetligare och kvaliteten jämnare vilket ger både kvalitetssäkring och kostnadseffek-tivitet • En jämnare arbetsbelastning och mindre sårbarhet i och med samling av kompetensen.

4. Besparingspotentioal • Givet målsättningen beräknades effektiviseringspotential för jämförbara delar inom löneadministration till ca 24%. • Med hänsyn tagen till de resurskostnader som finns idag kontra de resurskostnader som beräknas uppkomma på Gemensam Lön innebär detta en besparing för Göteborgs Stad på cirka 22 mSEK de första tre åren från etablering, och sedan 22 mSEK årligen. • Intraservice kommer att överta alla rörliga kostnader kopplade till löneadministratörerna. Det åligger den individuella förvaltningen att realisera den besparingen avseende fasta kostnaderna kopplade till sina löneadministratörer. Potential = 24%, 22 mSEK/år!

5. Under vilka förutsättningar gäller detta? • Löneadministrationen placeras som en enhet inom Intraservice som ansvarar för etableringsfasen. • Alla förvaltningar inom Göteborgs Stad ansluts till Gemensam lön. Projektet har även antagit att alla bolag/övrig verksamhet som idag har PERLA/PLATS (Plats) kommer att anslutas till Gemensam Lön. • Alla löneadministratörer som idag arbetar med löneadministration till 50% eller mer flyttas över till Gemensam Lön. Bedömningen är att ca 94 årsarbetare är aktuella för övergång. • Gemensam Lön och anslutna förvaltningar/bolag arbetar enligt gemensam process- och gränssnittslösning. • Gemensam Lön och anslutna förvaltningar/bolag använder gemensamma blanketter. • En tydlig överenskommelse av de uppgifter och krav som åligger Gemensam Lön och de uppgifter och krav som åligger förvaltningarna/bolagen. En enhet Alla förvaltningar ”Alla” löneadministratörer Enhetligt arbetssätt Tydliga uppgifter och krav

6. Lägesrapport • 1 oktober 06 Ellinor flyttar till Intraservice, våra nya rutiner börjar gälla • Januari 07 Pilotgrupp börjar testa det nya lönesystemet • Hösten 07 Första anslutningsgruppen går in i det nya systemet • Januari 08 Andra ” ” ” ” ” ” • Hösten 08 Tredje – och sista gruppen – ansluts • Årsskiftet 08/09 Allt skall vara genomfört!

7. FlödesinformationVad gäller för flödena? När? Alla underlag som skall hinna med lönekörning skall vara Ellinor TILLHANDA senast den 8:e i månaden. Hur? Underlag skickas med internpost till Intraservice eller lämnas personligen på Intraservice på Rosenlundsgatan 4. Team Övriga förvaltn Ellinor Forsberg-Mattson Intraservice Rosenlundsgat 4 För sent inkommet underlag hanteras sist. För sent inkommet, och felaktigt underlag registreras och statistik återkopplas till förvaltningen vid kundträffen efter varje löneutbetalning.

8. Påverkan på förvaltningens roll i den löneadministrativa processen • Ökat ansvar för att leverera korrekta uppgifter enligt tidsplan • - Ert ansvar att leverera information i rätt form och i rätt tid regleras i avtal • - Gemensam Lön har inget mandat att komplettera ej inkomna uppgifter • - Gemensam Lön har inget ansvar för kontroll av felaktiga uppgifter • Ökat ansvar för att tillse att attestkedjor är aktuella • -Gemensam Lön har inget ansvar för upprättandekontroll av attesträtter • - Etablering av Gemensam Lön innebär krav på namnprov för attestansvariga • Ökade ledtider kräver framförhållning • - Meddela personalchef eller Gemensam Lön i god tid om eventuella önskemål och försök koordinera med övriga attestansvariga och andra förvaltningar

9. Behörighetsförteckning, attesträtter Namnprover Attestkedjor/ersättare Attestförfarande/förutsättningarVad måste göras för att attesterna ska flyta på? Underlag som skall registreras av Gemensam Lön skall vara atteste-rade av attestansvarig. För att det inte skall uppstå tveksamheter kring vilka som är attestansvariga måste förvaltningen se till att behörighets-förteckning med aktuell attesträtt är korrekt och uppdaterad. I denna behörighetsförteckning skall också attestkedjor/ersättare finnas.Så fort det sker ändringar måste uppdaterad behörighetsförteckning och attestkedjor/ersättare inklusive namnprov skickas till kundansvarig på Gemensam Lön. Kontrollera alltid ersättare gentemot aktuell attestkedja! Om det inte stämmer uppdatera behörighetsförteckningen och meddela Gemensam Lön!

10. GemensamLön Verksamhetschef:Malin Andersson Team NordostSDF 101-104 Team CentrumSDF 105-109 Team HisingenSDF 116-121 Team VästerSDF 110-115 Teamchef:Maria Mikolajzcak 16 medarbetare Teamchef:Marianne Zackrisson 23 medarbetare Teamchef:Anna Bohm 20 medarbetare Teamchef:Carin Ahlinder 19 medarbetare Team Övriga förv. Teamchef:Susanne Skånberg 17 medarbetare Gemensam Lön organisationsöversikt ”Din” löneadministratör flyttar till ”ditt” team och kommer att fortsätta arbeta med ”dina” löner.

11. Blanketter • Förslag pålayout av gemensamma blanketter är klart. Avstämning med referensgrupp återstår. • Arbetepågår med att skapa en databas där blanketter, gränssnitt och AB05 skall finnas tillgängligt och länkade till varandra. • Arkiveringsplan

12. Vart skickas löneunderlagen? • Semester, dagar och timmar • Tjänstledighet under 3 mån • E A med lön • Kompledighet • Minussaldo över 25 tim • Sjukanmälan under 7 dgr • Friskanmälan under 7 dagar • VAB • Havandeskapspenning • Rikskupongavdrag • Ändrad adress, bankkonto m m • Underlag för timlön • Underlag för ersättn f övertid, fyllnadstjänstgöring • Reseräkning – via ekonomi Gemensam lön Ellinor OBS! Stämpelkorten behålls och sparas på distr/avd!

13. Vart skickas löneunderlagen? • Tjänstledighet över 3 mån • Sjukanmälan över 7 dgr • Friskanmälan över 7 dgr • Läkarintyg • Föräldraledighet • Sjukersättn, tillsv o tidsbegr • Ändrad tjänstgöringsgrad • Begäran om avgång • Ändrat namn • Pensionsärenden Gemensam lön Personalavd OBS! Stämpelkorten behålls och sparas på distr/avd! (Eva) (Ellinor)

14. ANSTÄLLNING Personalavd Gemensam Lön • Registrerar i PERLA de aktiviteter förvaltningen rapporterar underlag för, som nyanställning eller byte av anställning. • Registrerar underlag för omreglering av anställning i Perla. • Registrerar förändring av anställning i Perla enligt underlag från förvaltningen. • Skapar underlag eller avtal vid nyanställning eller vid byte av anställning. Detta sker antingen på papper eller i applikation i PERLA. (Eva) • Skapar underlag vid omreglering av anställning på grund av partiell sjukersättning. (Eva) • Skapar underlag vid förändring i anställning. Detta sker antingen på papper eller i applikation i PERLA. (Eva) • Attesterar underlag och avtal (Lilian)

15. ANSTÄLLNING Avd/distr Gemensam Lön • Registrerar förändrad adress, bankkonto m m • Skapar underlag ang ändrad adress, bankkonto m m • Skapar underlag ang ändrat namn och skickar till personalavd (Eva) Personalavd • Skickar underlag ang ändrat namn till gemensam lön

16. ANSTÄLLNING Andra intressenter Förvaltningar Gemensam Lön Nämndledamöter: • Kommunfullmäktige skickar underlag om nämndvalda till Gemensam Lön Arvodister: • Bolagen skickar (efter stämman) lista på valda styrelsemedlemmar och arvoden till Gemensam Lön • Polisen skickar lista på medborgarvittnen med rätt till arvoden till förvaltning (attestansvarig) • Arvodist fyller i blankett och skickar till förvaltning Nämndledamöter: • Fyller i, attesterar, ev. undertecknar (vid förlorad arbetsinkomst) och skickar förrättningsrapport till Gemensam Lön Arvodister: • Attesterar vittneslista och skickar till Gemensam Lön • Attesterar arvodistblankett och skickar till Gemensam Lön Nämndledamöter: • Registrerar förtroendevald i PERLA • Registrerar förrättningsuppgifter om i PERLA Arvodister: • Uppdaterar styrelsemedlemmar och arvoden i PERLA enligt underlag • Registrerar vittnesarvoden i PERLA • Registrerar arvodist och arvode i PERLA

17. LÖN OCH ERSÄTTNING Avd/distr Gemensam Lön Timavlönade: • Skapar underlag för timlön på blankett • Attesterar underlag Lönetillägg: • Skapar underlag för lönetillägg som fyllnadstid, övertid och OB-tid. • Attesterar underlag Timavlönade: • Registrerar i PERLA enligt de underlag förvaltningen rapporterar • Arkivering av underlag Lönetillägg: • Registrerar i PERLA enligt de underlag förvaltningen rapporterar in

18. LÖN OCH ERSÄTTNING Personalavd Gemensam Lön Manuell utbetalning, förskott, gratifikation: • Skapar underlag för utbetalning manuell utbetalning, förskott, ersättning mot kvitton och gratifikation. (Eva) Manuell utbetalning, Förskott, Gratifikation: • Administrerar manuell utbetalning • Registrerar uppgifter enligt underlag för utbetalning via lön. • Registrerar förmånsvärde vid gratifikation. • Resor: • Registrerar reseräkningsdetaljer i PERLA Avd/distr Resor: Resemedgivande vid reseförskott Skapar ny reseräkning Skapar underlag för uträkning av traktamente, färdtid mm Granskar och attesterar faktura från resebyrå Granskar och attesterar reseräkning (inkl originalkvitton) (Ekonomiavd)

19. LÖN OCH ERSÄTTNING Sbk Gemensam Lön Införsel: • Medarbetaren erhåller beslut från KFM avs införsel Skatteavdrag/jämkning: • Medarbetaren erhåller beslut från RSV avs jämkning och skickar erhållet beslut till Gemensam Lön • Medarbetaren skickar uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag till Gemensam Lön Intresseavdrag: • Berör inte förvaltningen Återkrav av lön: • Attesterar fakturaunderlag(Lilian) • Fattar beslut om indrivning eller avskrivning(Lilian) Införsel: • Mottar förfrågan från Kronofogdemyndh avs anställningsförhållanden • Erhåller beslut från KFM avs införsel • Registrerar uppgifter om införsel i PERLA • Bokför, redovisar och betalar avdraget belopp (Ek.ad) Skatteavdrag/jämkning: • Mottar Riksskatteverkets beslut alt. uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag från medarbetare • Registrerar uppgifter om skatteavdrag/jämkning i PERLA Intresseavdrag • Erhåller underlag från intresseföreningar • Registrerar uppgifter i PERLA • Återredovisar efter lönekörning till försäkringsbolag och fackföreningar Återkrav av lön: • Rättar för mycket utbetald preliminär lön inom 4 mån. • Upprättar överenskommelse med medarbetare om rättning om rättning ej skett inom 4 månader • Skapar fakturaunderlag om betalning ej sker • Registrerar överenskommet löneavdrag • Kontrollerar gällande anställning eller återanställning.

20. LEDIGHET Avd/distr Gemensam Lön • Semester: • Kontrollerar semestersaldo (via pers.fört) • Attesterar underlag • Kompensationsledigt: • Kontrollerar kompsaldo • Attesterar underlag • Enskild angelägenhet med lön: • Kontrollerar saldo för enskild angelägenhet • Attesterar underlag • Tjänstledighet <3 mån: • Skapar underlag o attesterar • Tjänst- /studieledighet >3 mån: • Skapar underlag för ledighetsansökan, godkänner (avd.chef)och skickar till personalavd (Eva) Tjänst/Studieledighet: • Registrerar i PERLA enligt underlag Semester: • Registrerar i PERLA enligt underlag Kompensationsledigt: • Registrerar i PERLA enligt underlag Enskild angelägenhet med lön: • Registrerar i PERLA enligt underlag Personalavd • Tjänst- /studieledighet >3 mån: • Attesterar underlag (Lilian) och skickar till Gem Lön

21. SJUKLEDIGHET Avd/distr Gemensam Lön Sjukfrånvaro, sjukfrånvaro lång: • Registrerar i PERLA de aktiviteter som förvaltningen rapporterar underlag för • Skickar AFA-blankett till medarbetaren på 91a sjukdagen. Hel sjukersättning tidsbegränsad: • Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag. Högriskskydd: • Tar emot beslut avseende högriskskydd från medarbetare • Skickar fakturaunderlag till Försäkringskassan månadsvis avseende högriskskydd. Skickar kopia på underlag till kontaktperson på förvaltningen Rehabersättning: • Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag. Sjukfrånvaro + sjukfrånvaro lång: • Skapar underlag för sjukanmälan om sjukfrånvaro på papper eller via applikation i Perla. • Vid sjukanmälan om sjukfrånvaro över 7 dagar skickas anmälan + läkarintyg till personalavd (Eva) • Skapar underlag för friskanmälan via papper eller applikation i Perla • Sjukfrånvaro över sju dgr friskanmälan till personalavd (Eva) • Begär läkarintyg från medarbetaren från dag 8 om sådant inte inkommit • Medarbetaren el avd skickar läkarintyg till personalavd (Eva) Personalavd • Sjuk- och friskanmälan över 7 dgr: • Skickar sjuk- resp friskanmälan till G Lön

22. SJUKLEDIGHET Personalavd Gemensam Lön Hel sjukersättning tidsbegränsad: • Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag. Högriskskydd: • Tar emot beslut avseende högriskskydd från medarbetare • Skickar fakturaunderlag till Försäkringskassan månadsvis avseende högriskskydd. Skickar kopia på underlag till kontaktperson på förvaltningen Rehabersättning: • Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag. • Hel sjukersättning - tidsbegränsad: • Medarbetare får beslut från FK och kopia skickas till pers.avd som vidarebef kopia till AFA och Gem. lön • Högriskskydd: • Kontaktpers emottar kopia på fakturaunderlag avseende högriskskydd • Rehabersättning: • Medarbetaren får beslut om rehab-ersättning från FK och kopia skickas till pers.avd som vidarebefordrar kopia till Gemensam lön

23. FÖRÄLDRALEDIGHET Avd/distr Gemensam Lön Havandeskapspenning: • Medarbetaren lämnar beslut från FK till attesterande chef som attesterar ledighetsansökan och skickar vidare till Gemensam Lön. Föräldraledighet: • Skapar underlag för VAB • Skapar underlag för ansökan om föräldraledighet, attesterar o skickar till pers.avd (Eva) Havandeskapspenning: • Registrerar i Perla enligt underlag. Föräldraledighet: • Registrerar i PERLA enligt underlag • Kontrollerar rätt till föräldrapenningstillägg Personalavd Föräldraledighet: • Skickar ansökan om föräldraledighet till Gem Lön

24. AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Avd/distr Gemensam Lön Intyg/Betyg • Skapar betyg på begäran • Skapar i samarbete med gemensam lön arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg. • Attesterar arbetsgivarintyg, tjänstgöringsintyg • Intyg/Betyg • Skapar i samarbete med förvaltningen • tjänstgöringsintyg och arbetsgivarintyg på • begäran. Tidsbegränsad anställning • Tar emot begäran om slutlön och betalar ut slutlön. Hel sjukersättning tillsvidare • Tar emot beslut om hel sjukersättning tillsvidare och registrerar avgångsorsak i PERLA Uppsägning/Avslut • Registrerar i PERLA de aktiviteter som förvaltningen rapporterar underlag för Personalavd Tidsbegränsad anställning • Varslar medarbetare och skickar begäran om slutlön till gemensam lön Hel sjukersättning tillsvidare • Medarbetare mottar beslut om hel sjukersättning tillsvidare från FK och skickar till personalavd • Kopia av beslut om hel sjukersättning skickas tillsammans med avgång till Gemensam Lön • AFA meddelas Uppsägning/Avslut • Skapar och attesterar underlag om avgång.

25. AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Personalavd Gemensam Lön Pensionsavdelningen Pension • Medarbetare initierar processen < 65 år genom att informera pensionsavdelning om tid för avgång (3 månader innan) • Tar emot, attesterar och vidarebefordrar avgång och pensionsansökan till pensionsavdelningen och till gemensam lön • Vid 67 år går signal direkt till förvaltningen 6 månader innan medarbetaren fyller 67 • Meddelar medarbetare skriftligen och muntligt om avgångs-skyldighet vid 67 års ålder Pension • Tar emot kopia av avgång från förvaltning • Registrering av pensionsavgång i PERLA Pension • Initierar processen från 65 år och skickar pensionsansökan 6 månader innan medarbetaren fyller 65 • Skickar pensionsansökan och bilaga till medarbetare • Behandlar inkommen ansökan

26. FÖRMÅNER Avd/distr Gemensam Lön Rikskuponger: • Tar emot anmälan från medarbetare om önskan om rikskuponger • Skickar/uppdaterar information till gem lön • Delar ut rikskuponger till medarbetare • Arkiverar kvittens på rikskupongerna (Ekonomi) Rikskuponger: • Registrerar avdrag i Perla • Arkiverar underlag Lånedator: • Gemensam lön registrerar uppgifterna enligt inkommet underlag Personalavd Lånedator: • Kontaktperson registrerar ny anmälan i Lånelisa och skickar kopia av avtal till Gemensam lön • Kontaktperson registrerar byte av förvaltning i Lånelisa. • Mottagande förvaltnings kontaktperson bekräftar övertagandet. Mail vidarebefordras med komplettering av per.nr till gemensam lön.