Zapobieganie nadużyciom w praktyce

1. Zapobieganie nadużyciom w praktyce Warszawa, 25 maja 2011

2. Dlaczego tzw. porządni ludzie popełniają nadużycia? • Poznanie motywów: • Pozbycie się stereotypowego sposobu myślenia • Profil przestępcy - wykrywanie nadużyć • Budowa systemu przeciwdziałania nadużyciom

3. Dlaczego tzw. porządni ludzie popełniają nadużycia? • Teoria D. Cressey’a: • Presja finansowa • Uzyskiwanie wysokiego statusu finansowego • Relacje pomiędzy pracodawcami a pracownikami • Problemy będące konsekwencja podjęcia błędnych decyzji finansowych • Upadający biznes • Okazja • Możliwość bezkarnego popełnienia nadużycia • Racjonalizacja • „Nie kradnę – pożyczam”; „Odbieram co moje”; „Wszyscy tak robią, jak nie ja, to ktoś inny”; etc.

4. Motywacja TRÓJKĄT NADUŻYĆ Racjonalizacja Okazja

5. Analiza przypadku - dolce vita za łapówki Pracownik działu zakupów pewnej zagranicznej firmy budowlanej został przyłapany na braniu łapówek od podwykonawców. Zawyżone ceny materiałów i usług spowodowały milionowe straty. Motywacja Pracownik, wieku lat około 34, wszedł w środowisko bogatych, młodych ludzi, którzy nie szczędzili pieniędzy na rozrywki (modne samochody, motory, wycieczki etc.). Z pensji, około 6 tys. zł, nie mógł sobie pozwolić na podobny styl życia. Chcąc dorównać nowym znajomym zaczął brać łapówki i ustawiać postępowania konkurencyjne (łapówki sięgały nawet kilkudziesięciu tys. zł) Możliwość Dyrektor firmy całkowicie wierzył pracownikowi, który był w firmie od 7 lat. Pracownik z jednej strony przygotowywał specyfikację zamówienia, z drugiej prowadził postępowanie konkurencyjne. Specyfikacje faworyzowały nieuczciwych dostawców. Racjonalizacja Po wykryciu i ujawnieniu sprawy, na pytanie dlaczego okradał firmę, pracownik powiedział, że czuł się przez nią oszukiwany, że dzięki jego pracy firma zarabiała miliony, a on dostawał „marne grosze”.

6. Dlaczego tzw. porządni ludzie popełniają nadużycia? • Na co mamy wpływ: • Motywacja/presja – np. systemy motywacyjne, agresywne plany sprzedaży etc. • Możliwość – wewnętrzne systemy kontroli • Racjonalizacja – tone at the top, przejrzysta polityka kadrowa, zasada zero tolerancji

7. Statystyki i trendy Międzynarodowy sondaż nt. nadużyć z 2010 r. Źródło: ACFE

8. Statystyki i trendy Porównanie głównych kategorii - Europa

9. Statystyki i trendy Porównanie głównych kategorii - USA

10. Statystyki i trendy Przypadki korupcji według kontynentów / krajów

11. Statystyki i trendy Najbardziej zagrożone sektory – ilość nadużyć

12. Statystyki i trendy Najbardziej zagrożone sektory – przeciętna kwota strat

13. Skala problemu Brak wiarygodnych badań (badania ankietowe zaniżają skalę, badania policyjne - tylko zgłoszone). Ciemna liczba nadużyć? Możliwość - Okazja czyni złodzieja Liczba wszystkich osób prawomocnie skazanych z artykułu 296a KK tzw. przekupstwo menadżerskie – 0!!! Nadużycia w sporcie: wprowadzenie przepisu 296b KK w 2004 r. (przekupstwo w sporcie): Liczba oskarżonych w 2010 r. – 113 osób (większość sędziowie)

14. Błędne przekonania nt. nadużyć Mit 1. - Stereotyp przestępcy

15. Mit 1. - Stereotyp przestępcy

16. A jak wyglądają przestępcy w białych kołnierzykach?

17. Przestępcy w białych kołnierzykach

18. Mit 2. - audytorzy wykrywają nadużycia Cytat 1. - Ryszard Krauze (Afera Stella Maris) „Ani od członków rady nadzorczej Energobudowy, ani z audytu przeprowadzonego przez jedną z największych firm na świecie w tej branży, nie miałem informacji, że działalność oskarżonego Jerzego J. mogła być niezgodna z prawem" Cytat 2. - Krajowe Standardy Rachunkowości „Zadaniem biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie sprawozdania finansowego (...) nie jest poszukiwanie możliwych nadużyć, błędów lub naruszeń prawa” Techniki stosowane przez audytorów nie dają możliwości wykrycia większości nadużyć.

19. Błędne przekonania nt. nadużyć • Mit 3. – niewielkie straty • Enron, Barings Bank (1762 – 1995), Worldcom. W Polsce – WGI, Interbrok. • Mit 4. – łapówki płacą małe firmy • Mit 5. – kontrolerzy wewnętrzni wykrywają nadużycia • Byli audytorzy • Brak szkoleń z wykrywania nadużyć • Nie chcą ścigać kolegów z firmy • Weryfikacja budżetów / audyty zgodności z procedurami

20. Dlaczego zarządzać ryzykiem nadużyć? • Słabość instytucjonalnego systemu nadzoru nad rynkiem: • Wymiar sprawiedliwości • Audytorzy • KNF • Globalizacja – zwiększająca się łatwość popełniania nadużyć (np. raje podatkowe) • Nadużycia - rosnące ryzyko dla finansów firmy i jej reputacji

21. Strategia przeciwdziałania nadużyciom

22. Nadużycia w zakupach • Najbardziej rozpowszechnione • Nie zostawiają żadnych śladów w księgach • Łatwość obejścia procedur kontrolnych • Bardzo trudne do wykrycia (rabaty)

23. Łapówki – umowy prowizyjne Branie lub dawanie korzyści majątkowych w zamian za wpływ na decyzje biznesową bez wiedzy i zgody pracodawcy. Najczęstsze metody ustawiania postępowań konkurencyjnych: • Warunki udziału eliminujące konkurencję (nierealistyczne wymagania dotyczące np. ilości zatrudnionych specjalistów, wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego, referencji etc.) • Dyskryminujące wymogi uzyskania specjalnych certyfikatów • Warunki specyfikacji preferujące konkretnego dostawcę (np. wyjątkowe rozwiązanie techniczne) • Niejasne wymagania w specyfikacji

24. Łapówki – umowy prowizyjne • Zapytania ofertowe wysyłane do grupy dostawców, z których tylko jeden spełnia warunki specyfikacji • Dobór oferentów nieporównywalnych cenowo • Zamówienia podprogowe • Ograniczanie czasu dostaw • Zamówienia z wolnej ręki • Dodatkowe zlecenia na podstawie aneksów • Najniższa cena, ale jakość dostaw niezgodna z ofertą • Zmowy między dostawcami

25. Analiza przypadku – implementacja systemu inform. Pewna spółka postanowiła zakupić i zaimplementować system informatyczny. Wysłano zapytania ofertowe do wielu firm. Wybrana została najniższa cenowo oferta. Firma, która ją złożyła rozpoczęła prace, ale co i rusz okazywało się, że coś nie zostało przewidziane w specyfikacji przetargowej: konieczne były nowe funkcjonalności, zmieniały się założenia, pracownicy zamawiającego nie pomagali informatykom z czego wynikać miały straty czasu etc. Za wszystkie dodatkowe prace (również wynikające z błędów konsultantów) firma informatyczna obciążała spółkę na podstawie stawek godzinowych (podpisywane były kolejne aneksy do umowy). Po zakończeniu projektu okazało się, że kwota wydatkowana na implementację systemu przekroczyła o blisko 60 % wartość oferty złożonej w przetargu. Później uzyskaliśmy informacje, że członek zarządu spółki wielokrotnie bywał prywatnym gościem właściciela firmy informatycznej.

26. Analiza przypadku – przesadne wymagania • Przedmiotem postępowania konkurencyjnego było dostarczenie sprzętu komputerowego przy czym w zakres nie wchodził montaż, serwisowanie etc. Warunki udziału - oferent musi dysponować: • potencjałem takim jak park maszynowy, niezbędny do wykonania zadania, w szczególności dwa samochody osobowo -dostawcze • osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: 2 specjalistów – wykształcenie wyższe informatyczne z wykazanym 3 letnim stażem pracy w branży informatycznej, doświadczonych w rozliczaniu i nadzorowaniu działalności informatycznej, 1 specjalista informatyk wykazujący się 3 letnim stażem w branży informatycznej

27. Niewynegocjowane rabaty – przestępstwo doskonałe • Uzyskiwanie niższych rabatów niż możliwych w zamian za nielegalną korzyść majątkową • Trudne do wykrycia – dostawcy nie ujawniają swoich cenników rabatowych, zasada „ile wynegocjujesz, tyle otrzymasz”.

28. Analiza przypadku – słaby negocjator Firma Stalbud produkuje różnego rodzaju konstrukcje stalowe. Znaczącą pozycję w kosztach całkowitych firmy stanowią koszty materiałów i podwykonawców. Pewnego dnia prezes firmy dostaje anonim – dyrektor działu zakupów bierze łapówki. Na dysku dyrektora specjaliści ds. dochodzeń wykrywają nielegalną umowę prowizyjną. §3 pkt 2 umowy - „Wysokość prowizji uzależniona będzie również od wysokości rabatu wynegocjowanego przez potencjalnego klienta od cen wyjściowych sprzedawcy. Im wyższy będzie wyżej wymieniony rabat tym proporcjonalnie niższa będzie prowizja dla konsultanta”

29. Rachunek wyników Stalbud (uczciwy dyrektor)

30. Rachunek wyników Stalbud (nieuczciwy dyrektor)

31. Na pośrednika Zlecenia lub dostawy są realizowane nie bezpośrednio, ale przechodzą przez firmę pośredniczącą, która pobiera nienależną marżę.

32. Analiza przypadku – projekt Kobra W czasie dochodzenia okazało się, że dużo zleceń między innymi na wykonanie kampanii reklamowych, folderów oraz kalendarzy reklamowych i innych, dostawała pewna nikomu nieznana firma. Siedziba tej firmy zarejestrowana była w niedużym budynku, jednakże nikt z mieszkańców nic o niej nie wiedział. Nie było żadnego szyldu. Telefon podany na fakturach nie odpowiadał. Firma nigdzie się nie ogłaszała. Okazało się, że właściciel firmy, człowiek, który piastował szereg istotnych stanowisk w różnych ministerstwach, podzlecał wykonanie usług prawdziwym firmom reklamowym pobierając kilkadziesiąt % marży.

33. Firmy fasadowe Pracownik zakłada spółkę, najczęściej na osobę z rodziny lub blisko związaną, której składa zamówienia na towary i usługi

34. Analiza przypadku – firma Alf • Prezes zarządzający dużą siecią hoteli otrzymuje informację, że dyrektor jednego z nich wyprowadza pieniądze. Wynajęci zostali specjaliści ds. dochodzeń gospodarczych. • Podczas dochodzenia okazało się, że firma sprzątająca o nazwie „Alf” to działalność gospodarcza, która: • nie widnieje w książce telefonicznej, ani nie ma żadnej reklamy w Internecie. • kolejne numery faktur wystawianych przez tą firmę wyglądały następująco: 1/1/07, 1/2/07,1/3/07... • działalność gospodarcza „Alf” zarejestrowana jest w prywatnym mieszkaniu, którego właścicielem jest 22 letni mężczyzna. Na drzwiach tego mieszkania nie było żadnego szyldu z logo firmy. • Okazało się, że właściciel ALF pracuje w firmie siostry dyrektora hotelu. Natomiast żona dyrektora miała pełnomocnictwo do konta firmy Alf.

35. Zawyżone faktury (ang. overbiling) Dostawca stosuje zawyżone ceny niezgodnie z umową lub stanem rzeczywistym lub fakturuje oddzielnie za coś co już jest ujęte w umowie

36. Analiza przypadku – pracowity prawnik W pewnej firmie koszty doradztwa prawnego skoczyły w stosunku rocznym z około 80 tys. zł do 500 tys. zł. Podczas dochodzenia okazało się, że nowy prawnik to bliski przyjaciel członka zarządu firmy. Dalej okazało się, że nie istnieją prawie żadne dowody wykonywania prac. Natomiast z przedstawionego rozliczenia godzinowego wynikało, że wyżej wymieniony prawnik pracował dla firmy 9 godzin dziennie przez 6 dni w tygodniu przez okrągły rok, a wiadomo było, że ma także i innych klientów.

37. Wskazówki nadużyć • Nielegalne prowizje: • Dyrektor odpowiedzialny za zakupy wyraźnie oponuje w sytuacji sugestii co do zmiany dotychczasowych dostawców • Pracownik działu zakupów nalega na szybszą płatność • Dostawca chce kontaktować się tylko z jednym pracownikiem firmy • Wygrywa ostatnia otrzymana oferta – akceptowanie spóźnionych ofert • Wycofanie się oferenta z niższą ofertą, który potem zostaje podwykonawcą oferenta z wyższą ceną

38. Nielegalne prowizje cd.: • Kwoty z oferty są identyczne, albo są wielokrotnością kwot widniejących w kosztorysach firmy • Konkurencyjne oferty są do siebie podobne. Kwoty z ofert są wielokrotnością zwycięskiej oferty • Duże zlecenie otrzymuje mała firma • Od dłuższego czasu we wszystkich przetargach wygrywa ta sama firma • Oferty składają cały czas te same firmy: raz wygrywa jedna, raz druga, każda wygrywa w swoim rejonie • Dotychczasowy dostawca traci kontrakt, wybrany zostaje nowy - właścicielami są byli rep. poprzedniego

39. Nielegalne prowizje cd.: • Wybrany dostawca ma siedzibę w odległej miejscowości. Taka sytuacja może wydawać się dziwna jeżeli w pobliżu istnieją firmy dostarczające takie same dobra czy usługi. • Firma przenosi swoją działalność do innej odległej miejscowości, a wraz nią przenosi się dany dostawca • Dyrektor działu zakupów wydaję się być bardzo zaprzyjaźniony z przedstawicielami dostawcy i traktuje ich jak swoich przyjaciół. Skraca dystans, zdrabnia imiona. Spotyka się z nimi na gruncie towarzyskim. • Pracownicy zgłaszają usterki w zakupionych towarach lub wykonanych pracach

40. Pośrednicy i firmy fasadowe: • Kolejne numery faktur zakupowych wykazują, że dostawca wystawia je tylko do jednej firmy. • Czasami może zdarzyć się, że pośrednik nie zapłaci podwykonawcom należnych kwot. Zdesperowani pośrednicy mogą wówczas wysłać monity o zapłatę bezpośrednio do firmy zamawiającej.

41. Pośrednicy i firmy fasadowe: • Dostawca nigdzie się nie reklamuje, nie ma swojej strony internetowej, nie występuje w książce telefonicznej. Co może oznaczać, że taka firma nie ma szans w ramach normalnej konkurencji rynkowej. • Siedziba dostawcy zarejestrowana jest w prywatnym mieszkaniu, które nie jest oznaczone żadnym szyldem • Sprawozdania finansowe dostawcy wykazują, że nie ma on praktycznie żadnego majątku, zatrudnia małą liczbę pracowników, a prace podzleca faktycznym wykonawcom.

42. Nadużycia przy sprzedaży Korumpowanie pracowników klientów Osoby z działu sprzedaży podpisują nielegalne, poufne umowy prowizyjne z pracownikami działów zakupów swoich klientów. Sprzedaż do klientów, którzy nie płacą Pracownik sprzedaje usługi lub towary niepewnemu klientowi udzielając kredytu kupieckiego. Kwota należności rośnie, w końcu zostaje odpisana w koszty.

43. Fikcyjne rabaty • Pełna płatność – w księgach rabat • Programy lojalnościowe • Przechwytywanie czasowe • Manipulacje w księgach • Łańcuszek • Przerzucanie należności na konta należności nieściągalnych

44. Z wykorzystaniem promocji Firma przygotowuje promocję dla swoich klientów: za ileś towarów zakupionych, jeden gratis. Sprzedawca nie informuje swoich klientów o promocji i przywłaszcza gratisowe produkty. Zmowy między pracownikami W firmie istnieje procedura, że po przekroczeniu pewnego progu sprzedaży, pracownik otrzymuje sowitą prowizję. Kilku pracowników „przerzuca” część swojej sprzedaży na wybranego pracownika – uzyskaną prowizję dzielą między siebie

45. Analiza przypadku – interes piwny Firma produkująca piwo wprowadziła promocję dla swoich klientów: za 20 beczek z piwem, jedna gratis. Pracownik działu sprzedaży nie poinformował swoich klientów o promocji, a gratisowe beczki sprzedawał okolicznym restauratorom.

46. Ogólne wskazówki nadużyć • Pracownik prowadzi rozrzutny styl życia nie korespondujący z wysokością jego zarobków • Pracownik obłożony obowiązkami nie chce ich delegować na innych pracowników • Pracownik przechowuje dokumentacje u siebie w przesadnie zabezpieczonym miejscu • Pracownik sam wyjeżdża na luksusowe wakacje w „dziwnych” terminach • Pracownik, który zdradza oznaki uzależnienia od hazardu, narkotyków lub alkoholu • Pracownik jest znacznie zadłużony

47. Dlaczego nie dostrzegamy niebezpiecznych sygnałów • Stereotyp przestępcy (bagatelizowanie) – w większości przypadków na długo przed ujawnieniem nadużycia zazwyczaj pojawia się wiele wskazówek, które są całkowicie ignorowane • Agresywna strategia firmy nastawiona jedynie na wyniki • Bezradność (niewiedza jak się zachować, powoduje odsuwanie problemu, „zamiatanie pod dywan”, tak aby wytłumaczyć sobie, że wszystko jest w porządku) • Brak wiedzy i umiejętności w ocenianiu wskazówek

48. Organizacja odporna na nadużycia Dlaczego tradycyjne metody kontroli zawodzą?

49. Oświadczenie Faktury Analiza przypadku – kontrola w sejmie Nieprawidłowości nie ma!

50. Dlaczego tradycyjne metody kontroli zawodzą? • Niewłaściwie zaprojektowane procedury wewnętrzne posiadające wiele luk • Procedury przeprowadzania kontroli niedające możliwości wykrycia nadużyć • Brak podejścia na zasadzie „czy to ma sens ekonomiczny”? • Kontrolerzy nie szkoleni w wykrywaniu nadużyć • Brak monitoringu wyłapującego podejrzane transakcje