اسناد الكترونيكي
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 20

تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388 PowerPoint PPT Presentation


  • 120 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

اسناد الكترونيكي. تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388. Record تعريف. حقايق و وقايع ثبت شده براي استفاده يا ارجاعات بعدي.

Download Presentation

تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


14 1388

اسناد الكترونيكي

تهران

ساختمان آرشيو ملي

سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران

14مرداد 1388


Record

Record تعريف

  • حقايق و وقايع ثبت شده براي استفاده يا ارجاعات بعدي.

  • يادبود، حقيقت، گواه، شاهد، موثق بودن و داراي اهميت قانوني. حقايق يا شرايطي كه در قالب دانش و شواهد نوشته و نگهداري شود.

  • Record

    • كار چاپي يا نوشته اي كه داراي طبيعتي رسمي و قانوني باشد، كه ممكن است به عنوان شاهد و گواه به كار رود،

    • اطلاعات يا داده اي كه بر رسانه اي قرار گرفته است، كه داراي مندرجات، متن و ساختار است، و به عنوان گسترشي از ذهن آدمي به كار رود و يا قابليت شمارش را به تصوير بكشد؛

    • داده يا اطلاعاتي كه توليد شده و يا دريافت شده در قالب يك فعاليت شخصي يا سازماني و به منظور حفاظت كنار گذاشته شده باشد، تا به عنوان شاهدي براي ارجاعات آينده و فعاليتهاي بعدي به كار رود.

  • Record معاني كاملاً مجزا و مهمي در كتابداري و علم اطلاع رساني دارد. در آرشيو و مديريت اسناد اساساً به مدركي كه از بعضي از سازمان­ها بيرون آمده كه حقايف و مطالبي را به شكل رابطي حفظ مي كند، باز مي گردد. فهرست نويسها ركورد را داده اي مي­دانند كه مربوط مي­شود به يك مدرك يا بخشي از فهرست يا مدخل ديگر.

  • سابقه/پيشينه: مدركي كه توسط يك آژانس، سازمان و يا فرد در اجراي وظايف قانوني يا قراردادهاي كاري، توليد يا دريافت شده و نگهداري مي‌شود. (A Glossary for Archivist) .


14 1388

تعريف سند

  • آنچه كه بدان اعتماد كنند؛ مدرك، مستند؛ نوشته اي كه قابل استناد باشد؛ مهر و امضاي قاضي و حكم و فرمان پادشاهي و چك و دست نوشته و مكتوبي كه بدان اختيار شغل و ملكي را به كسي بدهند.(فرهنگ فارسي معين)

  • نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد. (مادة 1284 قانون مدني)

  • گاهي به مطلق دليل (اعم از نوشته و لفظي ) گفته مي‌شود. در اين صورت مرادف مدرك است و در همين معني عبارت (سندكتبي) استعمال شده است. نوشته اگر براي تعيين وام يا طلب باشد، آن را تمسك – سند دين – سند طلب مي‌نامند.

  • روات يك حديث را در اصطلاحات علوم راجع به فقه، سند مي‌گويند. (ترمينولوژي حقوقي، دكتر محمد جعفر جعفري لنگرودي)

  • سند عبارت است از نامه، گزارش، نقشه، تصوير ومواردي نظير آن صرف نظر از شكل ظاهر آنها كه به وسيلة يك سازمان و يا جانشين آن در تعقيب وظايف و يا در زمينة امور مربوط به عنوان سوابق مثبته در انجام وظايف، چگونگي خط مشي، تصميمات، روشها، عمليات و ديگر فعاليت ها و يا به مناسبت ارزش اطلاعاتي محتوي آنها ايجاد و دريافت و نگاهداري شده و يا داراي ارزش نگهداري باشد. (مديريت اسناد، مهدي وزير نيا)

  • به اطلاعاتي كه توسط يك سازمان و يا يك فرد به موجب الزام قانوني يا فعاليت كاري به عنوان شواهد و مدارك، توليد ، دريافت و نگهداري شده اند سند مي گويند ISO 15489

  • و ...


14 1388

انواع تقسيم بنديهاي اسناد

  • بر اساس ماهیت و شكل

    • اسناد متنی (مكتوب)

    • اسناد غیر متنی(غير مكتوب)

  • بر اساس نحوه توليد

    • اسناد سنتي

      • نوشتاري (طومارها، مکاتبات اداری)

      • ترسيمي (مانند نقشه)

      • ديداري و شنيداري (عکس، اسلاید، انواع نوارهای صوتی و تصویری)

      • ريزنگاره‌ (میکروفیلم، ميكروفيش، ...)

      • گرافيكي (پوستر)

    • اسناد الكترونيكي

    • و شكلهاي آينده


14 1388

انواع ...: ادامه

  • موارد ديگر

    • از نظر منشاء: دولتي/حكومتي، بخش خصوصي، فردي؛

    • از نظر چرخه حيات: جاري، نيمه جاري، راكد؛

    • از نظر ارزش:اداري،آرشيوي؛

    • از حيث اعتبار قانوني (ماده 1286قانون مدني): سند رسمي (اسنادي که در اداره ثبت اسناد واملاك، يا در دفاتر اسناد رسمي و يا نزد ساير مامورين رسمي (شناسنامه) تنظيم شده باشد( و عادي؛

    • از نظر درجه حساسيت: عادي، محرمانه، خيلي محرمانه، سري، بكلي سري؛

    • از لحاظ محتوا و موضوع: اداري، مالي، علمي و فني، قانوني، تاريخي، فرهنگي، سياسي، نظامي، اقتصادي،عمراني.

    • در كتاب تاريخ شناسي: اقتصادي و اجتماعي، فرهنگي، سياسي و اسناد شخصي

    • و ...


14 1388

تعريف سند الكترونيكي

  • اسناد مكاتبه شده و نگهداري شده بوسيله تجهيزات الكترونيك (AS 4390)

  • هر گونه اطلاعات كه بوسيله يك يا در درون يك شكل خاص كه تنها توسط يك كامپيوتر قابل پردازش باشد (NARA)

  • سندي رقمي كه به وسيله رايانه قابل اداره كردن، انتقال يا پردازش باشد (IRMT)

  • سندي كه بر روي محملي الكترونيك نگهداري شود و بشود به راحتي به آن دسترسي يافت يا آن را تغيير داد (ARMA International)

  • رکوردهای ذخیره شده در یک شكل که فقط یک کامپیوتر می تواند آن را پردازش كند. California Department of Gen. Services Procurement

  • سوابقي که برای کاربری، انتقال و یا پردازش توسط یک کامپیوتر دیجیتال مناسب است.ICA

  • به اطلاعاتي كه با استفاده از رايانه در محيط مجازي توليد، بهره برداري و نگهداري مي‌شود و يا استفاده از آنها بدون رايانه امكان پذير نيست، سند الكترونيك گفته مي‌شود.


14 1388

  • سند الکترونیکی رکوردی است که می تواند توسط یک کامپیوتر manipulated دستکاری، منتقل و یا پردازش شود. اين ركورد:

    • بر روي يك حامل مغناطیسی یا نوری (از جمله نوار مغناطیسی، نوار كاست، ديسكت، سی دی، دي وي دي و دیسک سخت) نوشته شده

    • در کد دودویی binary code ضبط شده

    • براي دسترسي نيازمند رايانه (سخت افزار و نرم افزار) است

    • به راحتي قاتبل دستكاري است (به روز شدن، از بين رفتن و ...)


14 1388

انواع اسناد الكترونيكي

  • محيط ساختار نيافته Words, Power Points, Spread Sheet etc.

  • محيط داراى ساختار : پايگاه داده ها

  • محيط شبكه

  • تقسيم بندي عمومي تر

    • مدارک ساده: با یک نوع نرم افزار، فرمت و شکل تولید می شود. مانند مدارک تولید شده در برنامه های اداری، پست های الکترونیکی، متون، عکس و صدا و ...

    • مدارک مرکب: با بیش از یک برنامه اجرائی تولید شده و به شکل یک مدرک و سند واحد عرضه می گردد، مانند صفحات وب، پست های الکترونیکی و طرحهای گرافیکی و ...


  • 14 1388

    تفاوتهاي اسناد سنتي و اسناد الكترونيكي


    14 1388

    تفاوتها ....: ادامه


    14 1388

    تفاوتها ....: ادامه


    14 1388

    چرخه حيات اسناد سنتي و الكترونيكي

    اسناد الكترونيكي

    اسناد سنتي

    چرخه حيات اسناد

    • پايگاه اطلاعاتي

    • ديسك، سي دي

    • كاغذ ، فيلم

    • حامل و مدياي ثابت

    ايجاد (توليد / دريافت)

    استفاده

    • پايگاه اطلاعاتي

    • e-Mail

    • Web

    • نگهداري در مخزن الكترونيكي

    • سيستم ثبت

    • نگهداري در مخزن

    نگهداري

    • تكميل شده هنگامي كه نياز به نگهداري اسناد در مدت زمان بيشتري نيست

    تعيين تكليف

    • تعيين تكليف در مرحله ایجاد

    انتقال به آرشيو

    • شكل فيزيكي

    • دستي

    • همراه با ابرداده (متاديتا) و امنیت

    • الكترونيكي

    • شكل فيزيكي

    • نگهداري در مخازن

    حفظ و نگهداري

    • همراه با ابرداده و امنیت

    امحاء

    • به صورت فيزيكي

    • الكترونيكي و دستي

    استفاده مجدد


    14 1388

    تعريف مديريت اسناد

    • مديريت اسناد استفاده از روشهاي برنامه‌ريزي شده‌اي است كه براي دستيابي به كارايي و صرفه‌جويي، بر مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف پرونده‌ها نظارت دارد؛ براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده ( در دسترس) باشد.

    • مديريت اسناد حوزه‌اي از مديريت مسئول در كنترل سيستماتيك و كارآمد بر ايجاد، دريافت، استفاده و نگهداري و تعيين تكليف اسناد است و شامل فرايندهايي براي دريافت و نگهداري اطلاعات بديهي در مورد فعاليتهاي شغلي و معامله در شكل اسناد استISO 15489


    14 1388

    مديريت اسناد الكترونيكي چيست؟

    • با توجه به تعريف مديريت اسناد، مي توان گفت مديريت اسناد الكترونيكي استفاده از روشهاي برنامه‌ريزي شده ‌براي دستيابي به كارايي و صرفه‌جويي، در مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف اسناد است، براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده باشد.

    • اجراي اصول مدیریت اسناد براي اسناد الکترونیکی که بر روی دیسک، نوار و یا هر شکلی از رسانه های مغناطیسی و یا نوری قرار دارد(ARMA)


    14 1388

    چگونه اسناد الكترونيكي را مديريت مي كنيم؟ اشاره

    • توليد: چه روشها و استانداردهايي مورد استفاده قرار مي گيرد؟

    • ارزشيابي: چه چيزي، چه زماني و در چه شكلي براي نگهداري انتخاب مي شود؟

    • سازماندهي: چگونه توصيف مي شود؟

    • نگهداري: كجا؟ به چه شكل؟ تحت چه مسئوليت چه كسي؟

    • دسترسي: عامل كنترل كننده؟ شكل بازيابي؟

    • انتقال : كي و چگونه؟

    • امحاء: كي و چگونه؟


    14 1388

    • طراحي سيستم؟

    • نگهداري سيستم: زمان مهاجرت اطلاعات؟

    • به كارگيري استانداردها و رويه ها: كدام؟

    • EROS: UK

    • InterPARES: North America

    • VERS: Australia

    • SPIRT (Australia)

    • DIRKS (Australia)

    • e-SPARK (Malaysia)


    14 1388

    مزايا و معايب اسناد الكترونيكي

    مزايا:

    • دسترسي آسان

    • كاهش فضا و هزينه هاي نگهداري

    • بازيابي موثر و سرعت و سهولت انجام امور

      • كاهش كاغذ بازي در ادارات

      • مديريت زمان

      • مديريت مطلوب بر عملكرد سازمان

    • توزيع گسترده تحت شبكه

      • امكان ارسال و دريافت همزمان چند پيام

    • رقابت بيشتر

    • كنترل بهتر

    • به روز رساني آسان

    • كاهش هزينه‌هاي اداري، تجهيزات اداري و نيروي انساني


    14 1388

    معايب :

    • ريسك پذيري بالا از منظر ازبين رفتن اطلاعات (بايگاني مجازي)

    • محرمانگي:

      • سهولت دستكاري اسناد

      • تخريب اسناد حمله ويروسي

      • دسترسي به اطلاعات محرمانه و امنيت شبكه / هكرها: استفاده شخصي و انتشار بدون هماهنگي

    • حفظ و نگهداري- مركب

    • مهاجرت پر خرج اما ضروري (نوسازي و به روز رساني)

    • دلسرد كردن بازديدكنندگان واقعي

    • فرسودگي و تغيير تجهيزات

    • وابستگي به تكنولوژي


    14 1388

    • ½ Magnetic Tapes

    • 5 1/4” Floppy Discs

    • 3 1/2” Diskettes

    • Compact Discs/CD ROM

    • DVD

    • Thumb Drives/Pen Drives

    • ????


    14 1388

    تغيير

    • از كاغذ به سند الكترونيك

    • از سوابق به اطلاعات

    • از آنالوگ به ديجيتال (0101010101)

    • از شكل فيزيكي (واقعي) به مجازي

    • از رسانه به محتوا

    • از پشت جبهه به خط مقدم (تغيير موقعيت)

    • از آرشيويست به مدير اسناد (يا هر دو نقش در يك قالب)

    • از درگير شدن دير هنگام در امور مربوط به سند تا مداخله از ابتدا

    • از مديريت ناقص تا كامل بر چرخه حيات اسناد

    • تعريف دگربارة مسئوليتها، سياستها و واژگان تخصصي


  • Login