LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse)

1. LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse) FICHE DE PROCEDURE(v3)

2. Connexion http://www.ac-grenoble.fr Cliquez sur : • Espace Personnel • FRAIS de Déplacements, de changement de résidence, Frais d’Examens et concours • Frais de déplacements (DT Ulysse) - Frais de changement de résidence • Accès à DT Ulysse : saisie des frais de déplacement.

3. Connexion Authentification : • Utiliser l’identifiant et le mot de passe de votre messagerie électronique. • Ces paramètres sont répertoriés sur le site : https://bv.ac-grenoble.fr/ • En cas de problème, contacter le Guichet Unique d’Assistance au : 08 10 76 76 76.

4. Règles générales de navigation • Menu principal • Navigation par onglet • Champs obligatoires signalés par un sens interdit • Recherche via la loupe • Recherche large en encadrant le mot clé par des * • Saisie de date via le calendrier • Enregistrer • Imprimer • Validation document • Retour en arrière

5. Aide à la saisie • Les personnels en services partagés • Validation des OM services partagés • Inspecteur / AVS – OM et OM Permanent • Convocation par le rectorat ou une IA • Commande de billet de train (convocation ministère, …) • Que faire en cas de refus

6. Les personnels en services partagés (1/4) • Choisir le menu « Ordre de Mission » • Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » • Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « Document vierge »

7. Les personnels en services partagés (2/4) • Pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Service partagé ». Une fenêtre s’ouvre, confirmer le changement de type de mission. • Remplir tous les champs obligatoires marqués du • L’enveloppe budgétaire est : • 0141RECT-SP-CLG pour les personnes affectées dans un collège • 0141RECT-SP-LYC pour les personnes affectées dans un lycée • Pour le champ « Lieu de départ » et le « Lieu de retour », il faut renseigner la résidence administrative

8. Les personnels en services partagés (3/4) • Dans l’onglet « indemnités kilométriques », cliquer sur « Ajouter un ikm » • Renseigner tous les trajets effectués pendant le mois : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. Pour le champ « Barème  kilométrique», il faut choisir « Barème SNCF 2ème classe » Le champ « Km remboursé » correspond au kilomètrage d’un trajet aller

9. Retour à l’aide à la saisie Les personnels en services partagés (4/4) • Une fois la saisie terminée et pour la première prise en charge (mois de septembre), enregistrer et imprimer le document pour le transmettre au Chef d’établissement de votre établissement de rattachement accompagné des pièces justificatives nécessaires : arrêté d’affectation, emploi du temps, justification de domicile • Pour les mois suivants, faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation Comme « Destinataire », choisir le Chef d’établissement de votre établissement de rattachement et « Confirmer le changement de statut »

10. Validation des OM services partagés (1/4) • Le valideur reçoit un mail pour chaque OM en attente de validation • Choisir le menu « Validation OM-VH1 » • L’écran de validation liste l’ensemble des documents en attente de validation • le valideurpeut restreindre cette liste uniquement aux documents dont il est le destinataire principal • Il est possible de faire une recherche via le nom de la personne ou le numéro de OM Puis cliquer sur « Lancer la recherche » • Pour la validation, cliquer sur l’OM voulu

11. Retour à l’aide à la saisie Validation des OM services partagés (2/2) • Une fois les vérifications terminées (notamment le budget), faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation • Comme « Destinataire », choisir : • Brigitte ROMARU pour toutes personnes ayant leur résidence administrative (fiche profil) dans le 07, 26 et 38 • Christian DI TOMMASO pour ceux ayant leur résidence administrative dans le 73 et 74. • et « Confirmer le changement de statut » .

12. Inspecteur / AVS – OM Permanent (1/6) • Choisir le menu « Fiche Profil » • Dans l’onglet « voiture », cliquer sur « Créer » • Renseigner les informations de votre véhicule (immatriculation, Puissance fiscale…), notamment celles obligatoires marqués du • Cliquer sur « Enregistrer »

13. Inspecteur / AVS – OM Permanent (2/6) • Choisir le menu « Ordre de Mission » • Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » • Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « OM Permanent » • Remplir tous les champs obligatoires marqués du La périodicité est soit du 1er janvier au 31 août soit du 1er septembre au 31 décembre selon la période concernée par vos déplacements

14. Inspecteur / AVS – OM Permanent (3/6) • Une fois la saisie terminée, faire avancer l’OM Permanent (OMP) dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation • Comme « Destinataire », choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et « Confirmer le changement de statut » • Il faut imprimer votre OMP et l’envoyer au destinataireaccompagné de la photocopie de la carte grise de votre véhicule. • Lorsque l’OMP concerné revient validé par le service gestionnaire, vous pouvez saisir vos OM à partir de cet OMP.

15. Inspecteur / AVS – OM à partir OMP (4/6)  A chaque fin de mois, vous procéderez à la saisie de vos frais de déplacements pour le mois écoulé : • Choisir le menu « Ordre de Mission » • Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » • Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « Initialisation d'un OM Ponctuel à partir d'un OM Permanent »

16. Inspecteur / AVS – OM à partir OMP (5/6) • Dans l’onglet « Général », pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Personnels itinérants ». Une fenêtre s’ouvre, confirmer le changement de type de mission. • Remplir tous les champs obligatoires marqués du • Dans l’onglet « Frais prévisionnels », renseigner les informations correspondant à vos prestations, par exemple les frais de péage, les repas • Dans l’onglet « indemnités kilométriques », renseigner tous les trajets effectués en voiture : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. (Pour le champ « Barème kilométrique», il faut choisir « Barème IK standard ». Le champ « Km remboursé » correspond au kilomètrage d’un trajet aller)

17. Retour à l’aide à la saisie Inspecteur / AVS – OM à partir OMP (6/6) • Une fois la saisie terminée, faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation • Comme « Destinataire », choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et « Confirmer le changement de statut » • Il faut envoyer à votre coordonnateurtoutes les pièces justificatives (ticket péage, transport commun, …)

18. Convocation par le rectorat ou une IA (1/5) • Choisir le menu « Ordre de Mission » • Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » • Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « Document vierge »

19. Convocation par le rectorat ou une IA (2/5) • Dans l’onglet « Général », pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Personnels itinérants ». Une fenêtre s’ouvre, confirmer le changement de type de mission. • Remplir tous les champs obligatoires marqués du • L’enveloppe budgétaire est 0214CONVOQUANT- service Convoquant (Ex : 0214RECT-DIPER Ou 214IA74-COMMISSIONS)

20. Convocation par le rectorat ou une IA (3/5) • Dans l’onglet « indemnités kilométriques », cliquer sur « Ajouter un ikm » • Renseigner tous les trajets effectués pendant le mois : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. Pour le champ « Barème  kilométrique», il faut choisir « Barème SNCF 2ème classe » Le champ « Km remboursé » correspond au kilomètrage d’un trajet aller

21. Convocation par le rectorat ou une IA (4/5) • Se positionner sur l’onglet « Frais prévisionnels » et cliquer sur l’icône correspondant à la prestation à rembourser, par exemple les repas • Renseigner les informations nécessaires (date, ville, nombre de repas) :

22. Retour à l’aide à la saisie Convocation par le rectorat ou une IA (5/5) • Une fois la saisie terminée, faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation • Comme « Destinataire », choisir GUETTOUCHE Houda ou la personne mentionnée sur votre convocation et « Confirmer le changement de statut » • Il faut envoyer à la DBF3 du Rectorat (7 place Bir-hakeim, 38000 GRENOBLE) ou de votre IA les éventuelles pièces justificatives (par ex : ticket transport en commun…) et joindre la convocation.

23. Commande de billet de train (1/5) • Choisir le menu « Ordre de Mission » • Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » • Sélectionner « Création classique d’un Ordre de mission » puis « Document vierge »

24. Commande de billet de train (2/5) • Pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « OM en métropole » • Remplir tous les champs obligatoires marqués du • L’enveloppe budgétaire est 0214RECT-CONVOCSCENTRALE

25. Commande de billet de train (3/5) • Se positionner sur l’onglet « Prestations » et cliquer sur l’icône « train » et choisir « Train (T) » • Il est nécessaire de saisir les horaires du train • Cliquer sur « Créer le trajet Retour » • Une nouvelle zone de saisie s’affiche pour le trajet retour

26. Commande de billet de train (4/5) • Se positionner sur l’onglet « Etapes » et cliquer sur l’icône « Générer les étapes » afin de calculer vos indemnités • Confirmer le calcul

27. Retour à l’aide à la saisie Commande de billet de train (5/5) • Une fois la saisie terminée, faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte pour l’envoyer en validation • Comme « Destinataire », choisir LIMANDRI-ODDOS Agnès et « Confirmer le changement de statut » • Envoyer un mail pour que la commande soit validée à : « ce.dbf3@ac-grenoble.fr » • Il faut imprimer votre OM et le retourner à la DBF3 du Rectorat (7 place Bir-hakeim, 38000 GRENOBLE) accompagné de la convocation. • De retour de mission, envoyer vos pièces justificatives à la DBF3 pour remboursement des frais de séjour (parking, transport commun, hôtel, …)

28. Retour à l’aide à la saisie Refus d’un OM (1/2) • Si votre ordre de mission a été rejeté en raison des erreurs qu'il contenait, vous devez vous reconnecter au site académique. Sélectionnez votre ordre de mission refusé (onglet ordre de mission - sélectionner un OM) : cliquer sur l'OM refusé. • Une fois l'OM refusé sélectionné, aller dans l’onglet « historique » pour connaitre le motif du rejet (= raison de l'erreur de saisie à corriger).

29. Retour à l’aide à la saisie Refus d’un OM (2/2) • A ce stade, repasser l'OM au statut en cours de création (faire avancer l’OM dans l’application avec la flèche verte). Vous allez pouvoir corriger les erreurs. • Après correction, faire avancer votre OM à l’aide de la flèche verte pour l’envoyer en validation .