会计档案整理
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会计档案整理 方法讲义 汉中市档案局 郭金光 - PowerPoint PPT Presentation


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会计档案整理 方法讲义 汉中市档案局 郭金光. 一、会计档案概念. 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(财政部和国家档案局财会字 [1998]32 号 《 会计档案管理办法 》 第五条). 二、会计档案的内容与归档范围. 1 、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证; 2 、会计帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿; 3 、财务报告类:年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。. 二、会计档案的内容与归档范围.

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会计档案整理方法讲义汉中市档案局 郭金光


一、会计档案概念

  • 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。(财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条)


二、会计档案的内容与归档范围

  • 1、会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证;

  • 2、会计帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿;

  • 3、财务报告类:年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。


二、会计档案的内容与归档范围

  • 4、其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

  • ★注:实行会计电算化的单位,有关的电子数据和相应软件资料也应归档。(其它类)


三、归档时间

当年形成的会计材料,由财务会计部门的专(兼)职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订,在财务会计部门保管一年后,由会计部门编制移交清册,向本单位综合档案室移交统一保管。


四、归档要求

  • 1、各单位每年形成的会计档案,由会计财务部门按照归档要求,负责整理立卷, 装订成册,编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、 保管、销毁等制度。

  • 2、月度、季度报表不用按归档要求整理,可由财务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。

  • 3、银行存款余额调节表,银行对帐单等按要求装订成册,保管期限为5年。

  • 4、已开具的发票(或收据)存根联,整本的不用装订,保管期限为5年。


五、保管期限

会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

各类会计档案的保管期限参照(附表一、二)所列期限执行。

▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永久”中文表示外,其它类的保管期限用数字表示。


六、分类与代号

会计档案分为四大类:即:财务报告、帐薄、凭证、其它类

机关的会计档案代号是“KJ”,企业的会计档案代号是“9”,其中:

凭证1 帐簿2 财务报告3 其他4

机关 : KJ1 KJ2 KJ3 KJ4

2000 2005六年 2006 2007 2011

  • 002 003 020 021 120

  • 目录号KJ3.2 案卷号002



六、分类与代号

如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立卷的,在一级属类后面加二级属类。

模式:

报表3 帐簿2 凭证1 其他4

例: KJ1.2010.1——政府办

KJ1.2010.2——投资服务中心

KJ12010.3——拆迁办


七、会计档案的整理要求

  • 1、立卷

    (1)年度报表独立组卷。

    ▲对报表进行分析和说明的文字,如财务情况说明、财务报告等,是会计报表的重要组成部分,要与报表一同组卷归档,并置于被说明的报表前。


七、会计档案的整理要求

(2)帐薄一册一卷,每本帐薄(包括电算化管理的帐薄)在原封面右上角贴上会计档案“小标签”,并按标签上的内容填写。模式:


七、会计档案的整理要求

★对活页式、卡片式帐簿,在年终结帐后,应拆除硬封面,自制软封面,并在封面的右上角贴上会计档案小标签。

(3)会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后,将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表,按照记帐的先后顺序,根据其数量多少,组成一卷或多卷。


七、会计档案的整理要求

★整理会计凭证应注意的问题:

由于会计凭证在若干年内具有查考作用,所以会计人员在凭证装订成册后,往往在装订线上贴上封签,并在封签处盖章,以示负责,并说明这种卷册不许其他任何人拆开,以防抽换、舞弊。

凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证应单独装钉,可与本年度的凭证一起编号,在目录注明永久或长期保管期限。


七、会计档案的整理要求

  • 2、编目

    (1)编页码

    ▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号,页号从“1”开始。

    ▲页号编写位置:单面书写的文件材料在其右上角编写页号;双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。

    ▲订本式帐簿不用拆去空白页,按已有填写内容的页面编顺序号。

    ▲会计凭证档案不用打页码。


七、会计档案的整理要求

(2)卷内文件目录编制

▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。

卷内目录 案卷号:1


七、会计档案的整理要求

▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。

(3)案卷号编制

案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号,但这个案卷顺序号最大不超过四位数。


七、会计档案的整理要求

示例:

D2-1~800(1991 ~2000年)

到了2001年,可作一个断号,即:

D2-1 ~983(2001 ~2010年)

所不同的区分是在目录号上,即:

1991 ~2000年: D2-1

2001 ~2010年: D2-2

★同一年里帐簿不分属类,不分保管期限排列编案卷号。

★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。


七、会计档案的整理要求

(4)案卷封面、卷内备考表编制

★案卷题名

要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

例如:“荔湾区政府办公室2004年度会计报表”

★年度报表的封面必须用电脑打印。

★卷内备考表编制


案卷题名

目录号D1-1

案卷号1

全宗号3

荔湾区政府办公室

荔湾区政府办公室2004年度

会计报表


七、会计档案的整理要求

  • 3、装订入盒

    (1)组好的案卷年度报表,依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列,采用三孔一线方法,齐下齐左,在案卷的左侧装订。

    (2)会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装订,封面要按项目填写。

荔湾区政府办公室

2004

李四

张三

D3-1

1


D3-1

2004


报表(工资册)

案卷号 1-10

全宗号 3

目录号 D1-1

  (3)各类会计档案,按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案,不能混装一盒,盒面不需要填写,只填写脊背的内容。


2004.1

D3-1

1~2

★对帐薄太大的案卷,不用装盒,按顺序排在盒的后面。


七、会计档案的整理要求

  • 4、案卷目录及目录号的编制

    (1)案卷目录按目录的格式照实抄录,用森蓝文档管理软件进行著录管理,打印一式二份与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录,一份由会计部门保管,一份向本单位综合档案室移交。

    案 卷 目 录


七、会计档案的整理要求

(2)按报表、帐薄、凭证、工资表及其它类等五类产生的目录装订成检索目录,每册目录编一个目录号,如:D1—1~n、D2—1~n、D3—1~n、D4—1~n、D5—1~n,每满一册断号。

模式:

机关:D1——1~n

目录顺序号

             一级属类(报表)

             大类代号(会计档案)

企业:9.1——1~n

目录顺序号

一级属类(报表)

大类代号(会计档案)


3)目录夹封面、脊背的编制

目录夹封面

七、会计档案的整理要求

目录夹脊背


八、会计档案的鉴定与销毁

  • 1、鉴定:组成鉴定小组(由分管领导及有关人员组成);

  • 2、销毁程序按《办法》第十条执行。

  • 3、销毁审批表模式:

    经鉴定后,清出无保存价值的报表 卷(册),帐簿 卷(册), 凭证 卷(册)应予以销毁,请审批。

    鉴定领导小组负责人(签名)

    年 月 日

    主管负责人(签名)

    年 月 日

    监 销 人(签名)

                  年  月  日


会计电算化系统档案管理

  • 打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按纸质会计档案管理。(必须有会计主管的签章才能存档保存)


会计电算化系统档案管理

随计算机配置的系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘(磁盘),必须作为会计档案保存。

  • 三套保存(一套封存、一套异地保存、一套利用)

  • 存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所


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