Тенденции развития региональной автоматизации документационного обеспечения управления

1. Тенденции развития региональной автоматизации документационного обеспечения управления Орлов Леонид Евгеньевич директоруправления автоматизированных систем Консорциум «Кодекс» Тел.: 8-(812)-740-78-82 E-mail: orlovle@kodeks.ru WWW.kodeksdoc.ru

2. Многопрофильная деятельность: информационное, компьютерное обеспечение, автоматизация государственного управления Консорциум «Кодекс» Группа компаний Правовые системы «Кодекс» Системы нормативно- технической документации 14 000 пользователей 30 000 пользователей • Системы электронного документооборота • системы информационной поддержки принятия решений • системы административного и оперативного управления в органах государственной власти • управление персоналом • справочные системы органов власти • системы защиты информации • порталы органов власти и организаций • комплексные технические услуги Другие интегрированные информационные ресурсы > 250 партнеров в 130 городах , обслуживание > 16000 предприятий и организаций Опыт работы > 15 лет в сфере разработки и применения информационных технологий 3-я компания на рынке России

3. СЭДД в регионах, место, роль... • С точки зрения рынка • «Концепция региональной информатизации до 2010 года»: • За период 2001-2003 годов расходы на региональную информатизацию из бюджетов субъектов РФ возросли более чем в 3 раза. (50% - субъекты РФ, входящие в Центральный федеральный округ) • В 74 субъектах РФ определены органы, ответственные за информатизацию региона • В 82% регионов созданы специализированные структуры, ответственные за информатизацию • В 47% - образованы координационные советы • В 53% регионов утверждены концепции и программы региональной информатизации Рынок СЭДД в России за последние 2 года практически удвоился: с 80 до 147 млн. долл. с 2004 по 2006 год. Темпы роста – большие (прогноз – 20-25% в 2006-2007 годах). Рынок СЭДД в России - 15-16% от общеевропейского рынка СЭДД. (По данным отчета CNewsAnalytics)

4. Документ в государственном управлении • С точки зрения функций и роли в системе органов власти Социальное обеспечение Оперативное управление Градостроительная деятельность органов государственной власти и МСУ Бизнес-процессы, связанные с взаимодействием государственных органов и МСУ Системы электронного делопроизводства Законотворческая деятельность Бизнес-процессы, связанные со специальными функциями власти (учет объектов недвижимости, их регистрация, обеспечение социального обслуживания населения и т.п.) Управление государственным и муниципальным имуществом Архивная деятельность органов государственной власти Деятельность по предотвращению несовершеннолетней преступности и безнадзорности Мониторинг социально-экономического развития Прогнозирование Лицензирование «Документ – средство закрепления и передачи управленческих решений, правовых норм и иной служебной информации с помощью материального носителя и принятых официальных символов и обладающее обязательными реквизитами, позволяющими его идентифицировать» (Борискин В.В., Поликарпова Н.М., Тихомиров С.Г. «Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение»)

5. Опыт внедрения «Кодекс: Документооборот» 20 федеральных исполнительных органов власти(центральных и территориальных органов) – более 400 рабочих мест СЭДД 14 субъектов РФ (органы исполнительной власти и 7 органов законодательной власти) – более 3500 рабочих мест Органы местного самоуправления 30 городов – 170 рабочих мест СЭДД Более 20 крупных и средних предприятий – 160 рабочих мест СЭДД СЭДД в региональной информатизации занимает одно из ведущих мест, как по функциональному значению, так и по уровню финансирования Все структурные подразделения объединяются в единое информационное пространство с точки зрения документооборота Функции делопроизводства комплексно автоматизируются Внедряется единая технология учета документов, организации их движения по исполнителям, контроля исполнения и согласования документов • В 2006 году СЭДД «Кодекс: Документооборот» внедрены: • Правительство Ленинградской области • Администрация Краснодарского края • Администрация Псковской области • Федеральный фонд обязательного медицинского страхования • ОСАО «Ингосстрах» • Ряд предприятий и организаций Делаются конкретные шаги к переходу на работу с электронными документами

6. ЕСЭД > 1500, АИС ТО > 3700, Кодекс ~ 5000 Какие тенденции мы видим, исходя из опыта? Система органов государственной власти региона – сложная многоуровневая система Представитель-ные органы власти Территориальные органы федеральной исполнительной власти Губернатор и Правительство субъекта Федерации Органы судебной власти Отраслевые органы исполнительной власти Администрация Губернатора Территориальные органы власти >60 органов исполнительной власти субъекта РФ > 30 территориальных органов федеральной исполнительной власти > 100 органов местного самоуправления > 100 обособленных подразделений > тысячи рабочих мест Информационная инфраструктура – огромное хозяйство: • Единые автоматизированные системы!? • (Пример. Единая система электронного документооборота СПб) • 2. Внедрение и эксплуатация • 3. Развитие систем (смена поколения систем через 5-8 лет) • Сочетание усилий информационных служб и подрядных организаций

7. Проблемы!!! • недостаточный уровень оснащения современными компьютерными средствами и средствами связи в целом; • отсутствие надежной инфраструктуры передачи информации; • дублирование создаваемых информационных ресурсов, в том числе региональных и муниципальных; • недостаточное количество специалистов по информатизации органов государственного и муниципального управления; • несогласованность деятельности органов государственной власти региона и органов местного самоуправления по внедрению ИКТ и стимулированию их использования; • отсутствие единого подхода к решению проблем комплексной автоматизации регионов и МО, а также проблем, непосредственно связанных с технической базой, программным обеспечением, организационными формами и т.д. Пример предпроектного обследования 34 органов МСУ Ленинградской области в 2007 году: • В 10 МО отсутствуют сервера и лицензионные СУБД • В 13 МО отсутствует телекоммуникационная связь с Правительством ЛО • В 8 МО не выполнены технические требования к рабочим станциям СЭДД

8. ! ПРОБЛЕМА Интеграция требует регламентирования порядка межведомственного взаимодействия (стандарты, система добровольной сертификации) Проблема интеграции СЭДД Автоматизированная информационная система 1 Автоматизированная информационная система 2 Уровень прикладных систем Уровень программных платформ Уровень сетей связи Мы видим, что органы власти регионов начинают решать эту проблему! 2005 год – Правительство Нижегородской области 2006 год – Правительство Ленинградской области, Органы МСУ Саратовской области 2007 год – Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

9. Создание систем электронного документооборота, охватывающих весь регион – это первая тенденция развития региональной автоматизации ДОУ, которую мы хотим отметить

10. Пути решения: • По этому пути идут: • Правительство Нижегородской области, • Администрация Ленинградской области, • Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, • где внедряется «Кодекс: Документооборот». • внедрение типовых технических решений в органах власти различных уровней • интеграция систем электронного документооборота, эксплуатируемых в органах власти различных уровней • Единое информационное пространство документооборота • Интеграция информационных ресурсов документооборота • Оперативность принятия решений • Лучшие условия для мониторинга ситуации в районах • Лучшие условия для взаимодействия власти и населения, информирования населения и предоставления населению услуг

11. Отличительные черты СЭДД «Кодекс: Документооборот», обеспечивающие создание региональных систем СЭДД – комплекс взаимосвязанных автоматизированных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в различных организациях 1999 – 5 подсистем 2002 – 8 подсистем 2004 – 10 подсистем 2007 – 19 подсистем 1. Законченные решения для типовых задач(функций) делопроизводства, которые могут быть внедрены в короткие сроки Реалистичность в реализации функций делопроизводства-СЭД рассчитаны на применение в условиях традиционного делопроизводства на основе бумажного документооборота 2. Экономичность системы для заказчиказа счет использования массовых программных технологий Microsoft и невысоких затрат на внедрение 3. Масштабируемость системы – модульная архитектура и возможность автоматизированного обмена между модулями 4. Развитая функциональность систем (5 подсистем СЭДД в 2000 г. - 19 подсистем СЭДД в 2007 году) 5. Способность к интеграции с другими решениями (Интеграция системы «Кодекс: Потоковое сканирование» и ХТГИ с Lotus Notes / Domino Федерального фонда обязательного медицинского страхования – 2007 год) 6.

12. Вторая тенденция региональной информатизации ДОУ связана с финансированием • Финансирование СЭДД органов МСУ в региональных проектах из бюджетов органов МСУ • Финансирование СЭДД органов МСУ в региональных проектах из бюджетов субъектов РФ • Смешанное финансирование (Федеральный бюджет, бюджет субъектов РФ, бюджет органов МСУ) • Ожидание типовых бесплатных решений..... Органы МСУ Ленинградской области до 2006 года Органы МСУ Саратовской области Органы МСУ Ленинградской области в 2006-2007 годах – 34 МО Органы МСУ Нижегородской области в 2005 году – 51 МО Органы МСУ Ханты-Мансийского автономного округа-Югры ?

13. Усиление роли субъектов РФ в финансированииединых систем электронного документооборотарегиона– это вторая тенденция развития региональных систем ДОУ Примеры такого прогрессивного подхода автоматизации ДОУ: Нижегородская область – 51 районная администрация Ленинградская область – 34 районных администрации Выстраивается единая система документооборота субъекта Российской Федерации

14. Тенденция перехода к электронному документообороту – третья тенденция Современные требования Решения «Кодекс» Создание электронного архива с хранением всех документов, циркулирующих в организации • Переход на электронный • документооборотпри сущест- • вовании бумажного • делопроизводства Обеспечение доступа и коллективной работы с электронными документами всем пользователям, а не только подразделениям делопроизводства Широкое использование технологий ЭЦП при обмене документами, хранении текстов и образов 2. Интеграция СЭДД со всеми технологиями, применяемыми в работе с документами: ЭЦП, электронная почта, скани- рование, штрихкодирование Единое хранилище данных для всех документов и функциональных подсистем, повышающее эксплуатационные характеристики СЭДД Разработка универсального механизма подготовки отчетов, который позволит создавать и настраивать необходимые отчеты не только разработчикам (Сервис-ориентированная система формирования отчетов в HTML ) 3. Требование адаптации СЭДД к изменяющимся условиям в процессе эксплуатации Создание механизма, позволяющего изменять логику работы систем в процессе внедрения и эксплуатации (открытый документированный интерфейс разработчика)

15. Регистрация Отметка о движении ХТГИ Образы документов и тексты Движение по исполнителям Печать наклейки с рег. номером и штрихкодом Автоматизированное сканирование Технологии потокового сканирования Используемый штрихкод: PDF417-промышленный двумерный (позволяет закодировать до 2 Кбайт данных) CODE128- линейный Программное обеспечение для распознавания текстов: ПО Abbyy FineReader 8.0 Рекомендуемое оборудование: сканерыдокументов Fujitsu fi-5530C, Fujitsu fi-5750C Формат А3, скор.скан. 25-50 стр/мин., Емкость автоподатчика – 50-100 листов Цена: 40-300 тыс.руб. Сканеры штрихкода Symbol LS 2208 RS232 Symbol Technologies DS 6607.6608 Скорость скан.-100/сек. Цена 7-12 тыс.руб. Принтеры штрихкода DATAMAX E4203 Разрешение    203 dpi Цена – 14 тыс.руб.

16. Хранилище текстово-графической информации Форматы хранимых данных: MS Word (DOC, DOT, RTF) MS Excel (XLS, XLT) MS PowerPoint (PPT, POT) Hyper Text Markup (HTM, HTML) Portable Document Format (PDF) Open Calc, Open Write AutoDesk, AutoCAD Универсальность предлагаемых технических решений обеспечит в дальнейшем выбор оптимального хранилища текстовой информации и простоту его модификации Интеграция с: MS Word MS Excel MS PowerPoint Open Calc, Open Write AutoDesk, AutoCAD Функциональные Подсистемы СЭДД Система подготовки и управления документами Система подготовки и управления документами Функциональные Подсистемы СЭДД Система подготовки и управления документами Функциональные Подсистемы СЭДД • Привязка текста и образа к карточке документа • Организация связей между документами • Поддержка версионности • Гибкий механизм формирования номера документа • Поддержка каталогизации документов • Обеспечение безопасности информации Серверная часть, Microsoft.Net Kodeks-сервер OracleServer Текстовая информа- ция MSSQL сервер Атрибутивная информация, Образы документов Преобразователь форматов хранения текстов FileServer SharePoint сервер MSSQL сервер 2000/2005

17. АРМ пользователя (руководителя, исполнителя) Электронный документооборот выходит за пределы канцелярий и подразделений делопроизводства. Сейчас каждый руководитель и исполнитель должен иметь доступ к электронному документу, а также иметь возможность автоматизированным способом решать функциональные задачи, связанные с документом – Это четвертая тенденция региональной автоматизации ДОУ, которую мы бы хотели отметить

18. Функции АРМ : • Назначить исполнителя, организовать новое движение документа • Поставить на контроль • Перевести документ в другую папку • Просмотр карточки документа со списком резолюций • Просмотреть образ и текст документа • Просмотреть связанные документы • Печатать документ • Найти документ • Сформировать отчет по документообороту АРМ пользователя (руководителя, исполнителя) БД служ. Корреспон-денция БД письма БД контроля БД ССД Поступившие документы (рассмотрение документа) АРМ Текущие Документы (документ рассмотрен, но не закрыт) Рабочие Документы (документ рассмотрен, может быть закрыт или нет, но оставлен для работы) ХТГИ Образы документов тексты

19. В качестве выводов: Региональные системы электронного документооборота 1. Системы электронного документооборота являются одной из важнейших и развивающихся частей региональной информатизации Технологии Системы 2.«Кодекс: Документооборот» является динамически развивающейся системой, учитывающей в своем развитии современные тенденции региональной автоматизации ДОУ Опыт Опыт разработки Опыт внедрения Знание проблем информационного взаимодействия Опыт решения этих проблем

20. Спасибо за внимание! Орлов Леонид Евгеньевич директоруправления автоматизированных систем Консорциум «Кодекс» Тел.: 8-(812)-740-78-82 E-mail: orlovle@kodeks.ru WWW.kodeksdoc.ru