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质量管理体系应用对档案资料工作的新要求 辛 兰 叶进霞 夏春英
随着地勘单位市场化程度的提高，顾客（委托勘查、施工项目的甲方或下达项目的主管部门）除了对其提供的最终产品——成果报告的质量有很高的期望外，也越来越关注提供者产品实现过程的质量。而目前由于多数顾客对地勘专业不熟悉或从效率考虑，往往特别信任通过专业组织审核的单位。我们山东省鲁南地质工程勘察院自2003年1月通过GB/T19001-2000 idt ISO9001：2000质量管理体系（QMS）认证三年来，将顾客关心的作业过程作为质量目标组织管理，明确了产品实现过程的准则和方法，满足了顾客的多项诉求。目前我院已顺利通过三年复审。从质量管理体系运行文件化的要求看，质量记录（大量的表现为地质档案资料）作为评价质量管理体系有效性的客观证据必须齐全、完整，并持续改进。这就给地质档案资料工作提出了新要求。
一、QMS要求档案资料工作渗透各级各部门 长期以来，地勘单位档案资料工作一般仅限于技术部门，主要服务对象为地质勘查类工程项目及技术人员。GB/T19001-2000 idt ISO9001：2000标准要求建立文件化的质量管理体系加以实施。为了保证产品符合QMS文件化的要求，我院将要求转化为内部所有组织和员工的质量职责，明确了QMS主要条款的职能分配。其中QMS文件控制和质量记录控制归口院技术质量部管理。而院档案资料室作为技术质量部的一个部门在QMS组织中得到强化，在质量记录控制方面被赋予一级管理科室职能，职责涉及全部29项条款中的21项。档案资料室有职责分阶段和随时指导、督促、检查各部门及项目负责人做好各类文件、资料和质量记录的控制。比如各种管理软件的购买，过去一般是由所需部门提出，院分管领导批准后即可购买。安装使用完毕，也是由部门自行处置。QMS则要求购买软件由所需
部门、技术质量部联合提出，经总工程师批准后由档案资料室统一采购。软件在安装测试后应填写院《计算机软件确认记录》，并列入院《常用计算机软件有效版本目录》，表示处于受控状态。软件使用说明和信息载体由档案资料室统一存档。又比如成果报告的对外发放，过去除了向上汇交的地质资料由档案资料室统一办理外，向顾客提供的成品一般由项目直接发放。QMS要求各类成果报告的对外发放按院《成品发放和服务程序》和《工程项目档案管理规定》由档案资料室统一管理。二、QMS要求档案资料部门工作起点前移 地勘单位档案资料部门通常从指导勘查项目立卷归档工作开始，最多参与一些项目阶段报告的资料审查。QMS要求识别确定管理与控制勘查项目、施工项目、辅助项目的全过程。为确保生产和服务过程在受控状态下进行，院《地质项目管理办法》规定在野外勘查、工程施工、室内资料整理、报告图件编制过程，坚持自检、互检、专检制度；坚持项目、部门、单位三级检验制度。院档案资料室作为质量记录的监视测量部门之一，
经常代表院和技术质量部参与“专检”和“三级检验”，确保施工获取的各种记录、资料真实完整，符合发放和归档要求。 为了确保向顾客提供完整、整洁的成果产品，QMS要求对各阶段产品进行防护。如规定文字类的记录、图件及其相关资料应确保整洁、清晰、完整，并注意防潮、防火、防污染等；岩样、矿样、水样等实物在搬运、存贮时应登记在案，并注意保护好各种标识。这些都需要档案资料部门工作人员亲自督促指导。三、QMS给档案资料工作人员提出了新要求QMS坚持“以顾客为关注焦点”和“全员参与”的原则。为了确保顾客的要求和期望得到充分理解并加以实现，档案资料工作人员除了要熟悉档案资料管理业务外，还要注重提高多学科知识的修养。如为防止原始资料、实物资料及相关文件发生混淆，QMS要求在产品实现过程中采用不同方法
识别和标识产品，规定a、对不同的勘查、施工产品如钻孔、浅井、样品、报告、图纸等分别进行标识，标明名称、编号、地点、时间、责任人等，以区分不同产品的特定性能； b、标识产品的不同状态，用以区分施工产品的待检、合格、不合格，以及勘查、施工设计或成果报告的草稿、送审稿、成品等状态；c、使用的各类工程设备、监测设备、试样等均应进行标识；d、成品报告应有单位专用的图签和编号，必要时加盖不同的印章；等等，使之具有可追溯性。这就要求档案资料工作人员熟悉各种标识，具有明辨是非的能力，以便指导检查实际作业。另外，由于院档案资料室（单位内唯一的二级管理部门）被直接纳入QMS认证审核的范围，明显增强了档案资料工作人员的责任。如成品批准放行后必须两日内送达顾客，部门设备完好率100%，等等，都比过去要求有较大提高。
