Functioneringsgesprekken en competentiemanagement

1. Functioneringsgesprekken en competentiemanagement

2. INHOUD • Het kader : permanente coaching van medewerkers • Bouwstenen, instrumenten en vaardigheden van de coach • Coachinggesprekken

3. 1. Het kader : permanente coaching van medewerkers • Niet-directief • Emancipatorisch • Medewerker staat centraal • Gericht op ontwikkeling en groei • Positieve focus : potentieel, niet tekortkomingen • Dienend leiderschap

4. Uitgangspunten Coaching • Het bedrijf groeit maar naarmate de medewerkers groeien. • Groeien betekent toenemend zelfvertrouwen, zelfkennis en zelfsturendheid. • Coaching is medewerkers stimuleren : - tot het ontdekken van zichzelf - om persoonlijke en professionele groei te bevorderen - en het zelfsturend vermogen van de medewerkers te verhogen.

5. Dimensies van coaching Observatie- en gesprekscriteria PERSOON ARBEIDSGEDRAG RESULTATEN Capaciteiten Trekken Motivatie Kennis Kunde EXTERNE FACTOREN

6. Kenmerken Prestatiebeoordeling Wat: Resultaten, gedrag Doel: belonen, bemensen Aard: beslissend Tijd: verleden/heden Gesprek: éénrichting Chef: beoordelaar Eisen: objectiviteit Coaching Gedrag,competenties, resultaten, context Coaching, ontwikkelen Kwalitatief, dynamisch Vooral toekomstgericht Tweerichting Coach, steunen, faciliteren Motiveren, stimuleren

7. Coaching is een permanente opdracht voor elke leidinggevende. Naast de dagdagelijkse coaching, als stijl en attitude, is er periodieke coaching met meer formele « coachinggesprekken « .

8. De plaats van de Coach In de tribune Op het veld Aan de zijlijn

9. 2. Bouwstenen, instrumenten en vaardigheden van de coach

10. Bespreking vragenlijst Coachingvaardigheden

11. INTERVENTIE-CATEGORIEEN HELPER/FACILITEREND EXPERT/STUREND Losmaken Confronteren Stimuleren Informeren Ondersteunen Voorschrijven

12. LOSMAKEN LOSMAKEN VAN GEVOELENS DIE HET PROCES BLOKKEREN • WANNEER • Als medewerker bang is om te falen of risico te nemen • Als medewerker zich incompetent voelt • Als medewerker gefrustreerd, gedemotiveerd of kwaad is • VAARDIGHEDEN • Vragen stellen • Actief Luisteren • Parafraseren (“playing back”) • Terugspelen van de gevoelensdie men onderkent • Creëren van ondersteunende • sfeer • VALKUILEN • Psychiatertje spelen • Meer praten dan luisteren • Te snel meevoelen • Te lang laten duren, te • diep gaan

13. Aandachtgevend gedrag SOFTEN Smile Silence Open posture Open gestures Forward lean (Touch) Eye contact Nod

14. 1. Open versus gesloten 2. Neutraal versus suggestief 3. Doorvragen 4. Opinievragen versus feiten- of gedragsvragen Losmaken : Vragen

15. Oefening : Losmaken

16. STIMULEREN STIMULEREN ZELFONTDEKKING, ZELF LEREN • WANNEER • Om een beter begrip van de situatie te krijgen • Om de medewerker aan te zetten om verantwoordelijkheid te • nemen • Om de betrokkenheid en motivatie te verhogen • VAARDIGHEDEN • Breed gamma van vragen • Reflectie en parafraseren • Stimuleren van nieuwsgierigheid • Handen in zakken houden • Stilte • VALKUILEN • Te veel gesloten vragen • Te snel structureren • Vervallen in voorschrijven • UW nieuwsgierigheid volgen

17. GEDRAGSKENMERKEN Intern toeschrijvingsgedrag Doel-stellingsgedrag Feedbackgedrag Grotere creativiteit Grotere intellectuele flexibiliteit Meer diepgang en energie ZELFMOTIVATIE GEVOLGEN Sterker gevoel van eigenwaarde Groter plichtsbewustzijn Positiever gevoelsleven Grotere tevredenheid en vertrouwen Beter fysisch, psychisch en mentaal welzijn Meer levensvreugde Zelfsturend vermogen

18. “GROW” – Kapstok Voor coaching gesprekken Goals duidelijke doelstellingen Reality bevragen en verhogen van de inschatting van de situatie R W G Will checken van de motivatie, concrete plannen om het doel te bereiken Options vinden van alternatieve strategieën, oplossingen, antwoorden O

19. ONDERSTEUNEN OPBOUW VAN ZELFVERTROUWEN • WANNEER • Om zelfvertrouwen op te bouwen • Om het nemen van risico’s te stimuleren • Om succes te belonen • VAARDIGHEDEN • Waardering uiten • Vertrouwen tonen • Je fouten meedelen • Zelfrespect aanmoedigen • VALKUILEN • Paternaliseren • ‘Ja, maar.....’ steun • Overdrijven • Geremd door eigen emoties

20. Steunen - Perspectiefwissel en empathie - Inleven - Aan de kant van andere gaan staan (begrip tonen) - Waardering uiten - Moed inspreken - Geduld oefenen

21. CONFRONTEREN VERHOGEN ALERTHEID, CHALLENGEN VAN ONDERSTELLINGEN • WANNEER • Om gevolgen van acties te tonen • Om medewerkers onderstellingen te ‘challengen’ • Verhogen van bewustzijn van andere percepties • VALKUILEN • Vermijden moeilijke kwesties • Straffen • Handelen als kwade ouder • Oordelen over persoonlijkheden • Confronteren op onbelangrijke • topic • VAARDIGHEDEN • Vragen stellen • Constructieve feedback geven • Challengen van excuses

22. PLUSTAAL 1. Ik-boodschap Zelfopenbaring 2. Concreet : gedragsinformatie 3. Positief : wat ik wel wil 4. Toekomstgeoriënteerd 5. Wensen, op prijs stellen 6. Ruimte voor reactie 7. Zo snel mogelijk 8. Correct MINTAAL Jij, men, ze 2. Abstract, etiketterend 3. Negatief : wat ik niet wil 4. Uitspinnen verleden 5. Normatief : moeten 6. Poneren 7. Opkroppen, uitstellen 8. Ontkrachten of opblazen Constructief feedback geven

23. Motivatiegesprek : structuur • Stap 1 : Wat wil ik bereiken met dit gesprek? (Minimaal…..maximaal) • Stap 2 : Starten met onbetwistbaar feiten- of gedragsmateriaal (Ik stel vast dat …) + effecten • Stap 3 : In ik-vorm formuleren wat u verwacht voor de toekomst • Stap 4 : Ruimte laten en au sérieux nemen van reacties • Stap 5 : Expliciteren afspraken en agenderen volgend gesprek

24. Oefening : Motivatiegesprek

25. INFORMEREN INFORMATIE GEVEN AAN DE MEDEWERKER • WANNEER • Als medewerker informatie nodig heeft om te starten • Om medewerkers problemen op te lossen • VALKUILEN • Overload • Te veel vaktaal gebruiken • Informatie niet structureren • Niet zeggen WAAROM hetbelangrijk is • INSTRUCTIE ipv LEREN • VAARDIGHEDEN • Presenteren op duidelijke • manier • Check informatie • Aanzetten tot vragen stellen

26. VOORSCHRIJVEN DIRECTIEF, ADVIES, AANBEVELINGEN • WANNEER • Als medewerker onvoldoende vertrouwen heeft • Als medewerker niet bekwaam is om eigen ontwikkeling • te sturen • VALKUILEN • Ongevraagd advies geven • Oplossingen opleggen • Creëren vanafhankelijkheid • Twijfelen • Over-controleren • VAARDIGHEDEN • Diagnose behoefte • Inzicht in leerproces • Duidelijke instructies geven

27. 3. Periodieke coachinggesprekken

28. Werkafspraken voor verbetering Benutten en ontwikkelen van competenties Realisatie organisatie- of afdelingsdoelen Motivatie Verbetering relatie en communicatie Informatie chef over werk medewerkers Doelstellingen

29. Randvoorwaarden • Goede relatie, open sfeer, coachingstijl • Duidelijkheid over doelstellingen, processen, betrokkenen, rapportering, enz. • Vaardigheid in gesprekstechniek • Consistentie met andere instrumenten, zoals prestatiebeoordeling • Goede voorbereiding en training • Juiste personen spreken met elkaar

30. Mogelijke themata • Werkbeleving • Functie-inhoud • Organisatie • Samenwerking • Werkomstandigheden • Werkmiddelen • Opleiding • Doelstellingen

31. Proces • Heropfrissing doelstellingen gesprek • Afspraak +/- 2 weken vooraf • Een “eiland” creëren in tijd en ruimte • Themata inventariseren (die van medewerkers eerst) • Samen prioriteiten bepalen • Thema per thema bespreken, naar concrete afspraak toewerken, notuleren • Feedback geven en vragen over gesprek