Norsk moderniseringsarbeid

2. Dagens tema Det norske moderniseringsprogrammet Noark-5-prosjektet

3. Nå-situasjonen I følge eNorge 2009 er situasjonen slik: Alle departementene vil ha elektronisk arkiv og saksbehandling innen utgangen av 2005 94% av kommunene har elektronisk arkiv, 67% har saks- og dokumenthåndteringssystem I staten har 88% elektronisk arkiv, 69% har saks- og dokumenthåndteringssystem.

5. De mest omtalte prosjektene Alt Inn Sikkerhetsportalen Min Side

6. Altinn - Alternativ innrapporteringFelles nettsted for enkel, rask og sikker innlevering av opplysninger til det offentlige (www.brreg.no/altinn og www.altinn.no) Felles elektronisk innrapporteringskanal fra næringslivet til forvaltningen (elektronisk innrapportering via skjema) AltInn skal gi den næringsdrivende én inngangsport til alle offentlige tjenester én inngangsport til offentlig informasjon om plikter og rettigheter ett sted å fylle ut og sende inn lovpålagte skjema til det offentlige brukervennlige, fullverdige elektroniske tjenester tilgang til tjenester uten forkunnskap om hvordan det offentlige er organisert innsyn i opplysninger som er registrert om dem i offentlige registre postboks og arkiv for all kommunikasjon med det offentlige påminnelser om viktige frister Eksempel på deltakere i dag:Skattetaten, Brønnøysundregistrene, Statistisk sentralbyrå, Lånekassen, Konkurransetilsynet, Kredittilsynet, Norges bank, Økokrim, Produktregisteret, Statens innkrevingssentral, Statens landbruksforvaltning, Statens forurensningstilsyn, Husbanken

7. MinSide - offentlig servicekontor på Internett(Lanseres 1. kvartal 2006 - www.norge.no/minside) Enklere kommunikasjon med brukeren (eBorger) Egen skreddersydd side for innbyggerne Felles inngangsport – trenger ikke kjenne offentlig organisering Mulighet for enkel dialog med det offentlige - søknad og melding om vedtak Lettere innsyn i offentlig registrerte opplysninger om seg selv For offentlig sektor Bidra til å stake ut retning mot en tjenesteorientert IT-arkitektur i offentlig sektor Bidra til at flere tjenester utføres elektronisk – effektivisering i etater og kommuner eBorger må gi samtykke til å mottak vedtak og annen informasjon i elektronisk form Sikkerhetsportal for sikker pålogging for offentlig sektor

8. Sikkerhetsportalen - skal levere kostnadseffektiv PKI-løsning til det offentlige (www.brreg.no/sikkerhetsportal) Felles løsning for innlogging, autentisering, kryptering og signering av elektronisk kommunikasjon i offentlig sektor Leverer et sett av sikkerhetstjenester som skal kunne brukes av alle statlige og kommunale organisasjoner Sikrer felles tjenester som autentisering og Single Sign On mellom brukerstedene. Tjenester for sigering og arkivering blir levert senere. Håndterer selve innloggingen for alle offentlige tjenester AltInn starter som første bruker 15. Desember 2005

9. Sikkerhetsportalen ”En sikkerhetsportal, er ikke noe borgeren ser.Den ligger bak de virkelige portalene og nettstedene, og blir koblet inn for å identifisere brukere og signere dokumenter når dette skal gjøres på de forskjellige nettstedene. Dette gjør at brukerne får et felles og kjent brukergrensesnitt å forholde seg til, for legitimering og signering på nett, uavhengig av offentlig virksomhet. I tillegg får de mulighet til å benytte den sikkerhetsløsningen de allerede har. Dette vil også gi muligheter for single sign-on på tvers av offentlige virksomheter.” (Av statssekretær Eirik Solberg (H) på Samferdselsdepartementets IT-sikkerhetsdag, 26. april 2005)

10. Problemstillinger for oss Realiteter: 3. Partsarkiv i AltInn og Sikkerhetsportalen Borgerarkiv i tilknytning til Min Side Kommunikasjon med forvaltningen vil endre karakter Utfordringer: Hvordan skal slik kommunikasjon dokumenteres? Hva er dokumentene? Hvordan sikre at autentisitetsbekreftende opplysninger i tilstrekkelig grad blir knyttet til arkivdokumentene Hva med proveniens

11. Dagens tema Det norske moderniseringsprogrammet Noark-5-prosjektet

12. Tilbakeblikk Journalsystem: elektroniske journalopplysninger, sakarkiv på papir Noark-1 - Noark-3 (1984-1999). Arkivsystem (journal- og arkivsystem): samlet system for elektronisk journal og (sak)arkiv Noark-4 (kom i 1999) Arkiv- og saksbehandlingssystem (generelt) integrerte funksjoner for arkiv og generell (”ikke-standardisert”) saksbehandling Noark- 4 og SGK integrert i ett system (sakte fart fra 2000)

13. Noark-5Bakgrunnen for prosjektet

14. Rammer og prinsipper for prosjektet Helhetsperspektiv med utgangspunkt i arkivets funksjon Vurdere hvilke deler som dekkes/ikke dekkes av Noark-4, og spesifisere hvilke deler som kan og bør dekkes av Noark 5 Justeringer og videreutvikling Vurdere om det er forhold som krever justeringer ut fra de erfaringer som er gjort med Noark-4 Spesifisere hvilke funksjoner i Noark-4 som skal utvikles videre Stabilitet og videreføring Bygge videre på Noark-4, og ikke endre mer enn nødvendig. Sørge for at Noark-5 er bakoverkompatibel med Noark-4 Åpne standarder Funksjonsrettede og tekniske spesifikasjoner skal være teknologinøytrale og ikke baseres på bestemte teknologiske løsninger Bruk av åpne standarder i løsningsutviklingen skal anbefales.

15. Noark-5Prosjektorganisering Styringsgruppe Ivar Fonnes (RA, leder), Anne Mette Dørum (RA, sekretær, prosjektleder), Trond Sirevåg (RA), Katarina de Brisis (MOD), Ingvar Engen (KKD), Christer Gundersen (KS) Prosjektgruppe Vi som er her. Vi vil knytte til oss ulike arbeidsgrupper, med personer fra eksterne kompetansemiljøer. Referansegrupper Statsarkivene, IKA-ene, byarkivene og større kommuner, aktører fra statlig sektor, kompetansemiljø i Norge, Norsk presseforbund Leverandørforum (teknisk) med leverandører av Noark-4-system, fagsystem og konsulenttjenester for elektronisk arkivdanning Konkrete problemstillinger knyttet til personvernspørsmål tas i separate møter med Datatilsynet ved behov.

16. Noark-5Grov skisse av tidsplan I Etablering av nettsted for publisering og diskusjon http://www.kunnskapsnettverk.no/noark5 Erfaringsinnhenting Ferdigstilt ultimo mars 2006 Funksjonsrettet beskrivelse og kravspesifisering Fortløpende publisering Teknisk kravspesifisering Fortløpende publisering Endelig publisering av Noark-5 innenfor én struktur Ferdigstilt mars 2007 Informasjon og opplæring Ferdigstilt 30.06.2007

17. Arbeidsgrupper (I) Definisjoner Ansvarlig Jon Atle Haugen Definere hva som ligger i nasjonale og internasjonale arkivbegrep så som document, record, records management, arkivdokument, arkiv mv. i et elektronisk perspektiv basert på semantisk interoperabilitet Ønske: Oversette ISO 15489 til norsk og etablere den som en norsk standard og bruke de definisjonene Forholdet til nasjonale og internasjonale stadarder Ansvarlig Jon Atle Haugen Hente idéer fra nasjonale standarder og system, f. eks. Moreq mht å fryse metadata og krav til logging Vurdere å legge oss nært strukturen til Moreq/ISO 15489 Mapping mellom Moreq og Noark-5

18. Arbeidsgrupper (II) Dokumentasjon og frysing av transaksjoner Ansvarlig: Martin Bould frysing av metadata, slik at en transaksjon blir en samlet uforanderlig ”pakke” hvilke metadata som skal fryses og på hvilke stadier i behandlingsprosessen dette skal skje funksjonalitet, dokumentlagringsprinsipper og –formater for å fange opp transaksjoner automatisk og ”fryse” dem (”records capture”), dvs automatisert journalføring og arkivering Kontroller og sikkerhet Ansvarlig: Martin Bould Avklare sikkerhetsnivå mht. tilgang, logging, sikkerhetskopiering, gjenfinning, autentisitet og sikkerhetskategorier både for indre og ytre sikkerhet Spesifisere krav til kontroller og sikkerhet

19. Arbeidsgrupper (III) Elektronisk kommunikasjon Ansvarlig: Petter Svendsen Avklare hvilke typer kommunikasjon som er relevante i arkivsammenheng Spesifisere hvordan kommunikasjonen og transaksjoner i slik kommunikasjon skal fanges opp i tilknytning til fagsystemer og i generell saksbehandling Harmonisere Noark-kravene for elektronisk kommunikasjon, elektroniske signaturer og bruk av sertifikater til gjeldende lover, krav og standarder (f. eks. PKI, SEID) Videreutvikle Noark-hodet i form av oppdatert og klarere spesifikasjon av utvekslingsformater og klarere spesifikasjon av funksjonalitet

20. Arbeidsgrupper (IV) Grensesnitt mellom Noark-system og andre system Ansvarlig: Synnøve Hellevik Integrasjon med fagsystem, kontorstøttesystem, e-postsystem, web-system, interne informasjonssystem... Spesifisere overføringsformater for obligatoriske metadata og spesialiserte metadata Spesifisere funksjonalitet for overføring av opplysninger Spesifisere integrering mellom arkivsystemet og programvaren for overføring til web Datamodell, brukervennlighet og brukbarhet Ansvarlig: Synnøve Hellevik Spesifisere datamodell Definere krav til brukervennlighet og brukbarhet

21. Arbeidsgrupper (V) Arkivrutiner i Noark-5 Ansvarlig: Anne Mette Dørum Vurdere: arkivrutinene knyttet til datafangst, registrering, gjenfinning, periodisering, overføring, eksport og sanering hvilke deler dekkes av Noark-4, og hvilke deler dekkes ikke Spesifisere hvilke deler som kan og bør på fornuftig vis dekkes av Noark 5 funksjonalitet for at dokumentet lagres kun én gang, og at ett og samme dokument kan være hoveddokument til flere journalposter

22. Arbeidsgrupper (VI) Juridiske rammebetingelser Ansvarlig: Birgitte Olafsen Overvåke at spesifkasjoner, beskrivelser og rutiner i Noark-5 er i tråd med lov- og regelverk Vurdere om Noark-5-arbeidet vil få konsekvenser for lov- og regelverk og sørge for nødvendige justeringer Utarbeide betenkning med angivelse av ev. behov for lov- og regelverksendringer

23. Noe vet vi allerede Arkivstrukturen i Noark-4 blir lite endret (dvs strukturen med arkiv-arkivdel-sak-journalpost-dokumentlink-dokument) Vi vil ikke foreta store endringer i datamodellen Vi vil redusere antall obligatoriske krav Noark-5 skal ha mer generelt formulerte krav Sikkerhet, logger og frysing av data skal vektlegges Modulbasert oppbygging er nødvendig Vi vil opprettholde kravet om at systemene skal godkjennes av Riksarkivaren for å kunne brukes i offentlig forvaltning.

24. Arkivstrukturen i Noark-5?

26. KS - Integrasjonsprosjektet Oppgave fra KS: Standardisere og forenkle kommunikasjon mellom ulike systemer i kommunene for å sikre gjenbruk av data og muliggjøre automatisert saksbehandling. Hvor var det naturlig å starte? Noark er lovpålagt og har ferdig standardisert semantikk og metadata. Det var et naturlig sted å starte. Redefinerte oppgaven: Ha utviklet krav til integrasjon mellom sak/arkiv-systemer og fagsystemer og grensesnitt mot publikumsorienterte portalløsninger

27. NOARK4 Web Services Kommunikasjon mellom fagsystem og sak/arkiv Lett integrasjon Fagsystem kobler seg mot en WS De mest grunnleggende funksjonene Basert på eksisterende NOARK4-DTD Lett utvidbar

28. Valgte tjenester Hent Sak Journalpost(er) Dokument Fil Ny/oppdater (Sak) Journalpost(er) Dokument Fil Søk Ikke inkludert, men anbefalt videreføring (det er mulig å definere egne søk ved hjelp av sendersKey)

30. Tema til diskusjon Avleveringsformatet vs migreringsformatet Integrasjon med fagsystem ”Blokkimport” av dokumenter Saksnivået i Noark-4 Arkivstrukturen i Noark-4 Detaljeringsgraden i Noark-4 Tilleggsfunksjonalitet Forholdet mellom Noark-4 og saksbehandlingsprosessene Minimumssett av metadata Organbegrepet - etatsdelte løsninger - delte løsninger - dobbeltarkivering - ett eller flere organ Hvordan ESDH-systemen brukes i dansk forvaltning FESD sine interesser i fht. videre Noark-utvikling