UH Innkjøpsforum, Quality Spa & Resort Son Lars Skogan 04.06.2010

1. UH Innkjøpsforum, Quality Spa & Resort Son Lars Skogan 04.06.2010

2. Agenda • Om UNINETT • Avtaler • A/V • Telefoni • PC • Avrop og minikonkurranser

3. Om UNINETT

4. Om UNINETT • 1976: Etablert som prosjekt under SINTEF • 1993: A/S 100 % eid av KD • Lokalisert i Trondheim • 86 ansatte • Hvorav ca 20 jobber med domenenavn (.no) • 190 kunder • 40 UH • 150 forskningsinstitusjoner, private høgskoler, etc.

5. Om UNINETT • Primæroppgaver: IKT-området ”Hvor samordning og samarbeid gir gevinst” • IP-nett (”internett”) • ”Nettnære” tjenester • Feide / sertifikater / Eduroam • Bistand v/campusnett • Tungregning og lagring • Innkjøp • Administrative IT-systemer

7. Om UNINETT

8. Om UNINETT Lasere som blinker… 10.000.000.000ganger i sekundet? - Hva skal vi med det, da?

13. Avtaler

14. Avtaler • 9 avtaleområder • 34 avtaler • 22 leverandører • Omsetning 2009 ≈ 450 mill 35 30 90 8 10 25 180 ?? 50

15. Avtaler

16. UNINETT

17. AV-utstyr

18. AV-utstyr • Nytt avtaleområde innenfor rammeavtalene • Arbeidsgruppe(r): • HiHm - Trond Bakås, Carl Morten Karterud • HiST - Lars Sellie • UiO - Knut Ottersen, Lasse Moer, Kjell-Gunnar Thomsen • NTNU - Astrid Solberg, Frank Børø • UiT - Jon Fagertun • UNINETT - Hege Vanebo, Gunnar Bøe, Roald Torbergsen

19. AV-utstyr • Totalt 4 avtaler: • YIT • AV Design • UmoeIKT • FotoPhono • Kontrakter basert på NS byggkontrakt-maler • Hovedområder • ”Alt” A/V-utstyr • Utstyrskjøp (kamera, prosjektor, skjerm, lydanlegg…) • Totalentreprise (planlegging, installasjon, support)

20. AV-utstyr • Status så langt: • Få minikonkurranser • Lavt omsetningsvolum • Kjøp uten minikonkurranse

21. Telefoni

22. Telefoni • Arbeidsgruppe • UiO - Kjell-Gunnar Thomsen, Kjetil Otter Olsen • UiB - Per Bruvold, Svein Hagen • NTNU - Inger Bråttvik Dale, Terje Buseth • UNINETT - Lars Skogan, Roald Torbergsen, Hege Almås

23. Telefoni Kontrakter: Dato fra: 14.09.2009 Dato til: 14.09.2011 Max opsjon til: 14.09.2013 Ett, elektronisk dokument (pdf) Klarere SLA-betingelser Bedre rapporteringsmuligheter Bedre faktureringsmuligheter Bedre administrativ oppfølging

24. Telefoni - fast

25. Telefoni - fast Besparelser Trafikkvekst til mobiltelefon på 12 % Trafikkostnader 341.000 (april 2009)  169.000 (april 2010) (-50 %) Faste avgifter  -20 % Årlig besparelse: ca. 2.000.000

26. Telefoni - mobil

27. Telefoni - mobil Gammel avtale (NetCom) Sum, 12 måneder 860,24 1128,77 1848,40 2692,69 +31 % +115 % +213 % Besparelse ≈ 31 - 68 %

28. Telefoni - mobil Besparelser (Q1 2009)  (Q1 2010) Trafikkvekst 20 % Fakturerte kostnader -30 % Effektiv besparelse:  50 % Årlig besparelse: ca. 2.600.000

29. PC

30. PC • Stasjonære, bærbare, Mac, servere og skjermer • Avtaledato 25. mars 2010 • Arbeidsgruppe • UiO - Kjell-Gunnar Thomsen, Nina Røisland, Kjetil Kirkebø, Trond Amundsen, Anders Vinger • UiB - Per Bruvold, Tor Lærde, Robert Hetleid • NTNU - Inger Bråttvik Dale, Brynulf Mauring • UNINETT - Lars Skogan, Hege Vanebo, Hege Almås

31. PC

32. PC • Evaluert standardmodeller • 1 stk stasjonær • 3 stk bærbare • Ymse servere • Betydeligå hente på standardisering • 4-5 års levetid • Regnet på strømforbruk

33. PC • E-handel • ”Punch-out” for alle avtaler • Sortimentsbegrensning

34. Avrop og minikonkurranser…hvor vanskelig er det egentlig?

35. Erfaringer fra telefoniavtalene

36. ”Ja, det er jo greit med ny avtale, men…” • - ”Vi har det bra der vi er…” • ”Vi sparer uansett mye i forhold til den gamle avtalen…” • ”Det blir for tungvint å bytte…” • ”De ansatte er ikke innstilt på ny avtale nå…” • ”Det er jo så kjekt med iPhone…” • ”Det er så mange her som har igjen bindingstid…” • ”Vi har ikke gjort noen evaluering, men så litt på tallene…” • ”Det er ikke noe vits i å komme hit på besøk” • ”Vi vet hva som fungerer, og da skal vi ikke ha inn noe nytt” • ”Ja vi skal nok gjøre noe, men det blir ikke nå, i hvert fall”

38. Avrop og minikonkurranser • Mye dialog med leverandørene • Brannslukking • Møter • Tolkningsuttalelser • Kontakt med institusjonene • Utarbeide minikonkurransedokumenter • Se igjennom konkurransedokumenter • Se igjennom innsigelser • Bidra ved svar

39. Avrop og minikonkurranser • Leverandørene er mer bevisst • Kjenner regelverket • Forventer omsetning • Skjerpinger i regelverk • KOFA ”blander seg inn” i minikonkurranser  Vi må ha høyere bevissthet i minikonkurranser

40. Avrop og minikonkurranser • Konsekvenser for UNINETTs arbeid: • Mer forarbeid • Mer nøkkelferdige løsninger • Mindre lokal tilpasning • Mer informasjon • Bedre maldokumenter • Mer ’ferdigsøm’ • Større prosesstøtte ved avrop

41. Avrop og minikonkurranser • Konsekvenser for virksomhetenes arbeid: • ”Pass på” / bistå IT-sjefen • Gjennomfør minikonkurranse • ”Papirbasert” prosess (KOFA 148/09) • Skrive protokoll • Evaluér tilbudene • Begrunne og dokumentere • Informere leverandører (og UNINETT) om beslutning

42. For PC-avtalene

43. Avrop og minikonkurranser Guide til avrop Mal for protokoll Mal for minikonkurranse Mal for tildelingsbrev Mal for avropsavtale Notater fra evaluering Evalueringsskjema Prisskjema Sendt til samtlige virksomheter 4. juni 2010

45. Avrop og minikonkurranser

47. Avrop og minikonkurranser

50. Avrop og minikonkurranser